HiGs kommunikasjonsstrategi

Transkript

1 HiGs kommunikasjonsstrategi Kommunikasjon og utvikling Begrepet kommunikasjon handler i vår sammenheng om gjensidig utveksling av informasjon mellom høgskolen, studenter, ansatte og omverdenen, som grunnlag for dialog, samspill og utvikling. Begrepet informasjon betyr ensidig formidling av et budskap. Målet med kommunikasjonsplanen er å synliggjøre høgskolens verdigrunnlag, kvaliteter og virksomhetsområder internt og overfor omverdenen, og styrke relasjonene med ulike kompetansemiljøer, næringsliv og andre viktige samfunnsinstitusjoner. Kommunikasjonsplanen skal understøtte de mål som er satt i strategisk plan innenfor prioriterte satsingsområder, men også bidra til fremme god dialog med studenter, ansatte og ulike samfunnsaktører som grunnlag for formidling, innovasjon og utvikling. God intern informasjon og kommunikasjon er en viktig forutsetning for å skape en offensiv ekstern kommunikasjon. HiG har iverksatt et arbeid for å meisle ut en egen plan for å styrke høgskolens interne informasjonsflyt. Mål og verdier Høgskolen i Gjøvik (HiG) skal bidra til et bærekraftig og trygt samfunn gjennom utdanning, forskning og formidling på høyt internasjonalt nivå. HiGs virksomhet skal kjennetegnes av en åpen og tverrfaglig kultur basert på en høy faglig standard og etisk yrkesutøvelse. Samfunnsoppdraget Gjennom samfunnsrelevant og profesjonell virksomhet skal HiG bidra til bærekraftig vekst, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Høgskolen skal være en fleksibel aktør og samfunnspartner, og en arena der studenter og forskere i dialog med samfunns- og arbeidsliv fungerer som innovatører og pådrivere for verdiskaping. Faglig satsing Høgskolen skal satse videre på fagområdene som allerede er etablert. For å sikre samfunnsrelevans og kvalitet i utdanning og forskning skal samarbeid med samfunns- og arbeidsliv videreutvikles. Styrket internasjonalisering er en viktig del av denne strategien. HiG skal ha sin basis i bachelor- og masterutdanninger innen helse og omsorg, teknologi, informatikk, media, økonomi og ledelse. HiG skal være: en anerkjent utdanningsinstitusjon og attraktiv samarbeidspartner for samfunns- og arbeidsliv en internasjonalt anerkjent aktør på informasjonssikkerhet og medieteknologi en nasjonalt anerkjent aktør innen: o innovasjon i omsorgsfeltet o universell utforming Side 1 av 5

2 o bærekraftig teknologi og ledelse i teknologibedrifter en attraktiv campus i et fremtidig universitet i Innlandet Interessen for de fagområder Høgskolen i Gjøvik kan tilby er sterkt voksende. Studenttallet har passert 3000, som er en fordobling på fem år. HiG har nå 330 ansatte, fra rundt 30 nasjoner. Det er et mål å rekruttere enda flere forskere og studenter fra det internasjonale samfunn. Høgskolen i Gjøvik samarbeider i dag med 70 universiteter og høgskoler i land i alle verdenshjørner. Den viktige åpenheten Høgskolen i Gjøvik ser på kommunikasjon som et strategisk virkemiddel for involvering, menneskelig vekst, og faglig utvikling. Det forutsetter full åpenhet og løpende dialog om virksomheten, mulighetene og utfordringene, noe som også bygger tillit, trygghet og troverdighet. Informasjon om viktige veivalg eller prosesser som er iverksatt må gis på et tidlig stadium slik at ansatte og studenter kan involveres og påvirke beslutningene. Det er et lederansvar å skape klima for god og offensiv kommunikasjon. Høgskolen i Gjøvik skal i all sin virksomhet være åpen for innsyn fra omverdenen, og praktisere meroffentlighet i forhold til gjeldende lover og forskrifter. Dette forutsetter blant annet et godt system for arkivering av inngående og utgående post, og at talspersoner for høgskolen er lett tilgjengelige overfor omverdenen. Målgrupper Høgskolen i Gjøvik har mange målgrupper å forholde seg til. For å lykkes må høgskolens profil, identitet og verdigrunnlag kommuniseres med tydelighet, tilpasset ulike miljøer og grupper det er viktig å nå fram til. Det gjelder: - Studenter og potensielle studenter - Ansatte - Styret - Staten som eier - Partnere i inn- og utland - Forskningsmiljøer i inn- og utland - Næringsliv lokalt og nasjonalt - Politikere og beslutningstakere - Lokalsamfunn / Gjøvikregionen - Region Innlandet - Norge og verden Kanaler og verktøy Informasjonsstrømmen i vårt samfunn er enorm. Mediesektoren er inne i en dyptgripende strukturell endringsfase, med framvekst av digitale nyhetskanaler og elektroniske møteplasser. Den sterke fragmenteringen i nyhets- og informasjonsbildet gir oss nye muligheter, men også store utfordringer. Det er lettere enn noen sinne å komme ut med informasjon, samtidig som det blir stadig mer krevende å nå fram, både til spesielle målgrupper og allmenheten. Derfor er det viktig å jobbe aktivt med formidling og kommunikasjon på ulike plattformer, kanaler og møteplasser.

3 - HiGs hjemmeside for intern og ekstern informasjon og kommunikasjon - Tradisjonelle medier lokal og riks for allmenheten - Faglige medier som forskning.no etc - Sosiale arenaer facebook, twitter etc - Blogging for intern og ekstern kommunikasjon, dialog og ideskaping (se vedlegg) - Presentasjoner til møter med ulike miljøer Mediehåndtering God mediehåndtering forutsetter avklaring av roller og ansvar, men også takhøyde og romslighet internt, der det er lov å feile. Utrygghet er viktigste bremse for en aktiv og offensiv kommunikasjon. Rolleforståelse og ansvar for kommunikasjon er knyttet til hvordan organisasjonen fungerer, om ulike miljøer og personer har fått avklart sin plass og sine oppgaver i organisasjonen. Rektor: Hovedansvar for all informasjon og kommunikasjon internt og eksternt. Skal ha en aktiv rolle overfor omverdenen, bidra til å sette dagsordenen, og fungere som pådriver for at høyskolen skal synliggjøres i mediene. Rektor er talsperson av overordnede saker av mer politisk karakter. Leder «rektoratets blogg» Prorektor: Talsperson for eget ansvarsområde (utdanning, studiekvalitet og læringsmiljø) Viserektor: Talsperson for forskning. Dekaner: Talspersoner for egne avdelinger. Forskere, vitenskapelig ansatte: Ansvar for å fremme kunnskap om eget fagområde, og delta i samfunnsdebatten på vegne av høgskolen, der det er relevant. Egne blogger Høgskoledirektør: Talsperson i saker av økonomisk og administrativ art, personal, drift etc. Studie og forskningsdirektør: Talsperson innenfor sitt ansvarsområde Seksjonsledere: Talspersoner for sine seksjoner/ansvarsområder Andre avdelingsledere: Talspersoner på sine områder, der det er naturlig. Vi viser for øvrig til HiGs etiske retningslinjer og retningslinjer for sosiale medier file:///c:/users/gurooe/downloads/6.0.11d+etiske+retningslinjer-1%20(2).pdf Myndighetskontakt God myndighetskontakt lokalt, regionalt og nasjonalt er en forutsetning for at høgskolen skal få gjennomslag for og ressurser til å virkeliggjøre sine strategisk krevende vedtak. Det statlige eierskap stiller store krav til kvalitet og profesjonalitet. HiG opplever det som stadig mer krevende å nå fram med sine planer og prosjekter i konkurranse universiteter, andre høgskoler og forskningsmiljøer. Til enkelte viktige prosjekter kan det være nødvendig å kjøpe tjenester fra kommunikasjonsbyråer eksternt, men det beste er å bygge opp mer av denne kompetansen internt. HiG bør derfor, eventuelt sammen med andre aktører regionalt, danne en ressursgruppe som spesialiserer seg på myndighetskontakt.

4 Organisering Kommunikasjon og informasjon er et strategisk kompetanse- og innsatsområde for utvikling av Høgskolen i Gjøvik. Kommunikasjon og informasjon må stå sentralt i ledergruppens arbeid og det er behov for å øke kommunikasjonsressursene knyttet til toppledelsen, rektor og ledergruppa. Dette kan skje gjennom en nyansettelse, på hel eller deltid, eller ved omorganisering av dagens kommunikasjons- og markedsenheten og andre støttefunksjoner. Kommunikasjons- og markedsenheten består av tre hele stillinger og er i dag underlagt studiedirektør, som en del av fellesadministrasjonen. I høgskoledirektørens stab er det en hel stilling som primært et tilsatt som støttefunksjon til rektoratet. Avdelingene er ulikt organisert i forhold til administrative støttefunksjoner. Vitenskapelig arkiv HiG har et institusjonelt arkiv for faglige og vitenskapelig arbeider utført av Høgskolens studenter og ansatte. Det er viktig at disse arbeidene blir bedre kjent, både av faglige grunner, men også fordi oppgavene og faglige artikler synliggjør og styrker HiGs renommé som en forskningsinstitusjon. Særlig masterarbeidene, men også enkelte vitenskapelige artikler, kan egne seg til videre bearbeiding og mer aktiv bruk, dvs. kanskje første og fremst gjennom popularisering av oppgavene i forskning.no etc. Antallet nye mastergrader i arkivet i fjor var 24 stykker så mengden er overkommelig. Intern informasjon Høgskolen i Gjøvik har et omfattende system for intern informasjon, men også på dette området er det behov for fornyelse og tilpasning til ledelsesstruktur, organisasjon, driftsmodell og nye brukerbehov. Interne informasjonskanaler skal bidra en god kommunikasjonskultur og underbygge strategier og måloppnåelse ved å gi medarbeiderne kunnskap og eierskap i forhold til virksomhetens mål. Den interne kommunikasjonen er også en viktig forutsetning og redskap for å skape god ekstern kommunikasjon. Det er svært krevende å skape et godt system for intern informasjon og kommunikasjon og vi anser dette som en oppgave som ligger utenfor arbeidsgruppens mandat. HiG vil derfor, som en del av en pågående prosess rundt ledelsesstruktur og organisasjon, iverksette et arbeid for å styrke høgskolens interne informasjonsflyt En offensiv kommunikasjonsstrategi Kommunikasjon skal fungere som strategisk virkemiddel for å bygge et godt omdømme og skape vekst og utvikling ved høgskolen. Det forutsetter høyere prioritering av ulike kommunikasjonstiltak, og økt bevissthet om hvordan de fungerer. HiG har allerede betydelig kompetanse på området. De tiltak vi her foreslår handler om å bruke kommunikasjon mer offensivt, både for å bygge sterkere relasjoner mot samfunnet og for å nå strategiske mål. - Policy for åpenhet. Høgskolen i Gjøvik skal i all sin virksomhet være åpen for innsyn fra omverdenen, og praktisere meroffentlighet i forhold til gjeldende lover og forskrifter. Dette forutsetter blant annet et godt system for arkivering av inngående og utgående post, og at talspersoner for høgskolen, forskere og akademiske fagmiljøer er lett tilgjengelige overfor omverdenen.

5 - Kommunikasjon og informasjon er et strategisk kompetanse- og innsatsområde for utvikling av Høgskolen i Gjøvik. Det er behov for å styrke kommunikasjonsressursene knyttet til toppledelsen, rektor og ledergruppa. En kommunikasjonsmedarbeider må fungere som rådgiver og pådriver på området, og være delaktig i ledergruppens arbeid. - Stimulering til medieframstøt. Det handler om at ledelse og ulike ressurspersoner på vegne av høgskolen engasjerer seg aktivt i samfunnsdebatten, gjennom kronikker og nyhetsinnspill i lokal- og rikspressen, ulike fagmedier og andre kanaler. Høgskolen må lage en konkret plan for medieframstøtene og fordele oppgaven mellom ledere og fagmiljøer. - Blogging og andre sosiale medier egner seg godt til mer uformell kommunikasjon, dialog og ideutveksling. Disse kanalene tar gjerne opp dagsaktuelle saker, og fanger opp synspunkter som rører seg ute blant folk. Aktive brukere av sosiale medier må ha høy bevissthet om sine roller, at de ytrer seg som ledere ved høgskolen eller ikke. Et konkret tiltak: Høgskolen bør lage er ideverksted for ledere og andre interesserte, med ressurspersoner på f. eks. blogging og bruk av sosiale medier. - God myndighetskontakt er en viktig forutsetning for at høgskolen skal nå fram med sine planer og prosjekter. Hig bør, eventuelt sammen med andre aktører i regionen, danne en ressursgruppe som bygger kompetanse på dette området. - Vitenskapelig arkiv har mange gode faglige og vitenskapelige arbeider som fortjener offentlig oppmerksomhet, ikke minst fordi oppgavene synliggjør og styrker HiGs renommé som forskningsinstitusjon. Det er viktig å kartlegge hva som her foreligger av allmenn interesse. - Åpne møter og seminarer med aktuelle temaer for høgskolen og region er viktige forum for kommunikasjon med spesielt interesserte. Slike møteplasser samler ikke mange, men er likevel uhyre viktige for å befeste og styrke høgskolen som regional aktør. De kan brukes mer aktivt enn i dag til å presentere forskningsnyheter og utviklingsprosjekter med relevans til næringsliv, lokalsamfunn, region og storsamfunn. - Faglige nettverk mellom forskere og ulike fagmiljøer ved høgskolen knyttet til regionale, nasjonale og internasjonale nærings- fag- og forskningsmiljøer må vedlikeholdes og videreutvikles. Det er samtidig viktig at slike nettverk, som i stor grad er personavhengig, også på en god måte forankres ved institusjonen. - Intern informasjon må til enhver tid tilpasses ledelsesstruktur og organisasjon. Vårt mandat omfatter ikke en vurdering av den interne informasjonsflyt. Men HiG bør, som en del av den pågående prosess rundt ledelsesstruktur og organisasjon, iverksette et arbeid for å få tilpasset de interne informasjonsprosesser til organisasjonen og nye brukerbehov. HiGs kommunikasjonsstrategi er vedtatt av rektor, etter en grundig prosess i organisasjonen og i HiGs ledergruppe. Et bredt sammensatt utvalg bestående av Klaus Jøran Tollan, Guro Wang Øverli, Kristian Martinsen, Morten Irgens, Jens Olai Jenssen, leverte sin innstilling til rektor 4. april, og i etterkant har den vært til behandling i høgskolens ulike avdelinger. Gjøvik 27. juni 2014 Jørn Wroldsen Rektor