Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Tysdag 25.02.2014 Tid: Kl. 11:00 Stad: Nordfjord Folkemuseum, Sandane MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Laura Kvamme, Asbjørn Tyssen, Arild Hartman Eriksen, Olin Johanne Henden, Kristian Systad og Olve Grotle Harry Mowatt hadde meldt forfall, vara Hilde Kvamsås Aa kunne ikkje møte. Direktør, fagsjef Arnt Otto Øygarden og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. SAKLISTE: 01/2014: Godkjenning av innkalling og sakliste 02/2014: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet 03.12.2013 03/2014: Orienteringar 04/2014: Rekneskap 2013 05/2014: Årsmelding 2013 06/2014: Budsjettsøknad 2015 til Norsk kulturråd 07/2014: Ymse SAK 01/2014: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste med utvida liste over orienteringssaker vert godkjent Olin J. Henden meldte sak under 09/2014 Ymse SAK 02/2014: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET 03.12.2013. Protokoll frå styremøtet 03.12.2013 vert godkjent 1
Protokoll frå styremøtet 03.12.2013 vert lagt fram for godkjenning på neste møte. SAK 03/2014: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN HMS/internkontroll/sjukefråvær Besøkstal 2013 o /. Vedlegg: Besøkstala pr. 31.12.2013 Tilsetting av avdelingsdirektør i MiSF/Norsk Kvernsteinsenter Franziska Rüttimann er tilsett som ny avdelingsdirektør i MiSF/Norsk Kvernsteinsenter Fellesmagasinet MiSF Status I løpet av 2014 vil ein avklare om kommunane er villige til å vere med på å fullfinansiere prosjektet. Dette må avklarast før det kan søkjast om statleg medfinansiering. Den fylkeskommunale delen av finansieringa er lagt inn i investeringsplanen for 2016. o /. Vedlegg: Økonomiplan 2014-2017 Investeringsdel/Prosjektomtale Norsk Reiselivsmuseum Status Møte med Balestrand kommune 10.01.2014 Framdrift av byggjeprosjektet - Status NRM er i full gong med førebuing av utstillingsprosjektet. o /. Vedlegg: Notat 20.01.14 Utstill. i NRM Utkast til framdrift Måløyraidsenteret Avslag frå Kulturdepartementet på søknad om driftsstøtte til Måløyraidsenteret. Buene i Kalvåg Lisethbua og Vamråk sildesalteri Initiativ frå næringsinteresser i Kalvåg om kjøp av Lisethbua og Vamråk sildesalteri som i dag er eigd og drifta av MiSF/avd. Kystmuseet. Møte mellom Bremanger kommune, Kalvåg Kystlag, Knutholmen, lokalt næringsliv og administrasjonen i MiSF og avd. Kystmuseet o /. Vedlegg: Møtereferat av 16.12.2013 Søknad til stiftinga Kystmuseet i Sogn og Fj. om overtaking av buene Forhandling med kommunane i Sogn og Fjordane om nye driftsavtalar for musea På oppdrag frå Sogn og Fjordane fylkeskommune har administrasjonen fått ansvar for å forhandle fram nye driftsavtalar mellom kommunane og musea, gjeldande frå 2015 og med endra fordelingsnøkkel for å vere samkøyrd med fordelinga mellom fylke og kommune elles i landet. Aktivitetsrapport avdelingane /. Vedlegg Aktivitet alle avd. komplett Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane vert tatt til vitande 2
SAK 04/2014: REKNESKAP 2013 Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Den samla resultat- og balanserekneskapen med notar pr. 31.12.2013 for stiftinga leggast her fram for styret. Rekneskapen er bokført etter felles mal og bokføringsprinsipp, både samla og på avdelingsnivå, gjennomgått og godkjent av avdelingsdirektørane. For ikkje avslutta prosjekt er det avsett inntekter tilsvarande bokførte kostnader, noko som ikkje gjev utslag på det ordinære resultatet. På avslutta prosjekt vil positive/negative avvik mellom faktiske inntekter og faktiske kostnader påverke det ordinære resultatet. Det samla rekneskapen syner eit årsresultat på kr. 4.075.626,- som gjev eit resultat på 8,2 %. Netto finanspostar var kr. 637.416,- mot kr. 807.867,- året før. Årets resultat er føreslege overført til eigenkapital. Nøkkeltal År 2013 År 2012 År 2011 År 2010 År 2009 Samla offentlege tilskot 43921986 39879740 38273445 36097372 34166128 Samla lønskostnader 29225743 25612152 23343020 21495821 19618691 Andre driftskostnader 14783146 14388235 18057632 12236428 12488978 Eigenkapital 16268709 11950233 11784946 10896520 5494010 Samla offentlege tilskot til drift og prosjekt har frå 2012 til 2013 auka med i overkant av 4 mill. (10,1 %). Lønskostnadane har auka med 3,6 mill. (14,1%) mens andre drifts-kostnadane har auka med 0,4 mill. (2,7%) I perioden frå konsolideringa i 2009 fram til og med 2013 har dei samla offentlege tilskota auka med 9,75 mill. (28,5%). Samstundes har lønskostnadane i perioden auka med 9,60 mill. (49,0%) mens driftskostnadane har auka med 2,29 mill. (18,4%) Rekneskapa for dei seks driftsavdelingane syner eit samla overskot i 2013 på kr. 3.671.322,- etter netto finanspostar. Dette gjev eit samla akkumulert resultat for perioden 2009 til 2013 på kr. 4.386.196,-. Avdeling Res. 2009/2010 Resultat 2011 Resultat 2012 Resultat 2013 Disponible midlar Nordfjord Folkemuseum 391 942 237 273 96 860 764 818 1 490 893 Kystmuseet i Sogn og Fjordane 174 658-142 617 199 117-625 900-394 742 Sunnfjord Museum 821 575 53 154-238 279 469 587 1 106 037 DHS-Sogn Folkemuseum 65 365-424 237 133 092 830 324 604 544 Sogn og Fjordane Kunstmuseum 584 429 270 756-1 008 868 1 508 215 1354532 Norsk Kvernsteinsenter - - - 724 279 724 279 Sum 2 037 969-5 672-190 790 3 671 322 4 386 196 Alle avdelingane i MiSF står ovanfor kostnadskrevjande oppgåver og vedlikehaldsprosjekt 3
som ikkje kan løysast utan å setje av driftsmidlar over fleire år. Oppsparte disponible midlar blir sett av til bruk i 2014/2015: Nordfjord Folkemuseum Nytt ventilasjon/klimasystem eldfast bygg Restaurering av Heggdalsloftet Kystmuseet i Sogn og Fj. Flytting/mellombels lagring av båtsamling Reguleringsplan for areal til ny båthall Sunnfjord Museum Nytt ventilasjon/klimasystem administrasjon Eventuell ny fundamentering Sersjantløa DHS-Sogn Folkemuseum Nybygg og utstillingar Norsk Reiselivsmuseum Sogn og Fj. Kunstmuseum Markering av 150-års jubileum Anders Svor Norsk Kvernsteinsenter Utviklingsplan og driftsfasilitetar Kvernsteinparken Desse prosjekta må i utgangspunktet finansierast/delfinansierast med oppsparte og ordinære driftsmidlar. Kystmuseet i Sogn og Fjordane har kostnadsført sin del av utbetringskostnadane på brua over Keilevågen med 0,7 mill. kroner. Sogn og Fjordane Kunstmuseum har fått redusert husleigekostnadar for 2013 på nybygg i Førde (1,5 mill. avklart i desember 2013) og reduserte driftskostnader ved Sogn Kunstsenter i Lærdal for både 2012 og 2013 (avklart januar 2014). /. Vedlegg: Rekneskap 2013med notar til rekneskap Spesifisert rekneskap 2013 Avdelingsrekneskap 2013 Styret for MiSF vedtar framlagt rekneskap for 2013 Styret for MiSF vedtar framlagt rekneskap for 2013 SAK 05/2014: ÅRSMELDING 2013 Saksansvarleg: Saksutgreiing: Framlagt utkast til styrets årsmelding for 2013 for Musea i Sogn og Fjordane er utarbeidd i nær dialog med avdelingane og revisor. Lov om rekneskap 3-3 «Årsberetningens innhald for små foretak» er lagt til grunn for innhaldet og krav til offentleg årsrapportering. Årsmelding for 2013 har same form og disposisjon som føregåande år. Som vedlegg til årsmeldinga følgjer ei samla framstilling av den faglege drifta i museet Den er utarbeidd med bakgrunn i rapportar frå avdelingane. /. Vedlegg: Utkast til styrets årsmelding for 2013 Før drøftingane tok til la direktøren fram skriftleg forslag til endringar i teksten for sidene 4 og 5. Styremedlem Kristian Systad la også fram skriftleg forslag til endring av tekst i framlagt årsmelding. 4
Styret for MiSF vedtar framlagt årsmelding for 2013 Styret for MiSF vedtar framlagt årsmelding for 2013 med dei endringar som kom fram i møtet SAK 06/2014: BUDSJETTSØKNAD 2015 TIL NORSK KULTURRÅD Saksansvarleg: Saksutgreiing: Avdelingsdirektørane har utarbeidd oversikt over søknadsprosjekt til budsjett-søknaden. Administrasjonen og avdelingsdirektørane har utarbeidd ein budsjett-søknad for 2015 med utgangspunkt i arbeidsbudsjett for 2014. På leiarmøte den 18.02.2014 vart budsjett, grunnlag og fordeling av offentlege tilskot gjennomgått. Økonomiske råmer: Dei samla driftstilskota til MiSF i 2015 (i 2014 kroner) er berekna til kr. 51,6 mill. Fordelingnøkkel for løns- og driftskostnader er uendra frå arbeidsbudsjett 2014. Det er lagt inn 3,5 mill. i statstilskot til dekking av husleige for nytt reiselivsmuseum i Balestrand, ei forventa kommunal auke på 0,250 mill. til å dekke husleige for nybygg i Førde, samt 1,4 mill. i tilskot frå fylket for å dekke låneopptak i samband med utstillingskostnader i Balestrand, reparasjon av betongskade administrasjonsbygg ved kystmuseet og ny båthall. Det vert vesentlege endringar i fordelingsnøkkel mellom fylkeskommunale og kommunale driftstilskot i perioden 2015 til 2017. Grunnen til dette er vedtak i Sogn og Fjordane fylkeskommunen sitt «Budsjett 2014 økonomiplan 2014-2017». I perioden 2015-2017 er det budsjettert med ein reduksjon i det fylkeskommunale driftstilskotet på 3,3 mill. (frå 31% til 25% av samla tilskot) med tilsvarande forventa auke i dei kommunale driftstilskota (frå 9% til 15% av samla tilskot). Samla driftstilskot frå stat og fylke blir frå og med driftsåret 2017 avgrensa til 85% (60%+25). Skal museumseiningane kunne oppretthalde dagens aktivitet, er det ei føresetnad at alle kommunane aukar sine driftstilskot opp til 15% for å oppnå dagens driftsnivå. Eventuelle manglande kommunal auke i driftstilskot vil kunne gje vesentlege utfordringar i den framtidige drifta. I budsjettsøknaden for 2015 er det lagt inn følgjande tilskot (i 2014-tall): Stat: kr. 30,7 mill. (30,5 mill.) Sogn og Fjordane fylkeskommune: kr. 14,7 mill. (15,8 mill.) Kommunane: kr. 6,1 mill. ( 4,8 mill.) Nøkkeltal ADM NFM KSF SUM DHS-SF SFKM NKS Ord.driftstilskot (mill) 7,38 5,35 6,99 4,54 14,67 10,46 2,17 Del av tilskot % 14,32 10,38 13,56 8,81 28,45 20,28 4,2 5
Vurderingar og konsekvensar Musea i Sogn og Fjordane vil prioritere å arbeide vidare med fleire delmål definert i MiSF sin Strategiplan 2011 2014. Viktige oppgåver som er definert i planen, samlingsforvaltning, forsking, formidling og fornying vil bli prioritert. Dette er også i tråd med kulturdepartementet sin føringar. Avdelingane sine driftsbudsjett er i balanse, oppsummering av søknadsprosjekt frå kvar avdelingane på prioriterte tiltak følgjer som vedlegg. Administrasjonen aukar midlar knytt opp mot bygningsvern, som presisert i tidlegare tilskotsbrev frå Kulturdepartementet. Søknad om ekstraløyving / prosjekt til budsjettsøknad, prioritert liste Avdelingane har kvar for seg utarbeidd forslag på tiltak til budsjettsøknaden som ein ynskjer finansiering på. Her er oversikt over det viktigaste tiltaka: Båtmagasin (MiSF/KSF/felles) totalsum kr.3.500.000,- søknadssum kr. 1.000.000,- Felles skilting (MiSF/felles) totalsum kr. 350.000,- søknadssum kr. 200.000,- Holvikejekta (NFM) totalsum kr. 850.000,- søknadssum kr. 500.000,- Husmannsplassen (SUM) totalsum kr. 425.000,- søknadssum kr. 300.000,- Etableringsmidlar (NRM/DHS-SF) totalsum kr.2.260.000,- søknadssum kr. 2.260.000,- Astruptunet/hageanlegg (SFKM) totalsum kr.2.000.000,- søknadssum kr. 2.000.000,- Liseth-bua (KSF) totalsum kr.7.000.000,- søknadssum kr. 7.000.000,- Kontor/publikumsmottak (NKS) totalsum kr.1.000.000,- søknadssum kr. 1.000.000,- Prioritering av ekstratiltak i budsjettsøknaden 2015 byggjer på tiltak i tidlegare budsjettsøknader. Innspela frå avdelingane er kvar for seg nødvendige tiltak som det må arbeidast vidare med for å kunne bli gjennomført på sikt. Musea i Sogn og Fjordane skal stå fram som ei samla eining, og både einskildtiltak og fellestiltak skal prioriterast i budsjettsøknaden. Tiltak for å styrke arbeidet innan all samlingsforvaltning skal prioriterast, dette gjeld i ulik grad, alle avdelingane. MiSF har over tid arbeidd aktivt og brukt store ressursar på å skaffe finansiering både frå offentlege og private instansar til investering og produksjon av utstillingane i Norsk Reiselivsmuseum. Fram mot opninga av nybygget i 2015, vil MiSF arbeide vidare med å få på plass eit finansieringsnivå som på sikt kan realisere dei føreliggande utstillingsplanane. Ein har likevel vald ikkje å søke kulturrådet om midlar til utstillingsprosjektet fordi kulturdepartementet har løyvt husleigedekning for heile driftsåret 2014 og opna for at det som ikkje vert nytta til husleige, avhengig av når museet kan ta i bruk bygget, skal delfinansiere utstillingane. /. Vedlegg: Budsjett 2015 Budsjettprosess Budsjett 2015 Samla spesifisert Budsjett 2015 Oppsummering med avdeling Budsjett 2015 Fordeling av off. tilskot Budsjett 2015 Søknadsprosjekt prioriterte tiltak Styret gir administrasjonen fullmakt til å rangere prosjektsøknadane etter å ha avklart prosjektkriteria med kulturdepartementet. I samband med drøftingar om saka la direktøren fram nytt framlegg til vedtak: 6
Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2015 med slik fordeling på avdelingane som går fram av saksutgreiinga. Styret gir administrasjonen fullmakt til å rangere prosjektsøknadane. Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2015 med slik fordeling på avdelingane som går fram av saksutgreiinga. Styret gir administrasjonen fullmakt til å rangere prosjektsøknadane. SAK 09/2014: YMSE Olin Johanne Henden ynskte at MiSF vurdere betre tilrettelegging for papirlaus handsaming av styredokument. Styret slutta seg til forslaget og ber administrasjonen legg fram forslag til neste møte. Laura Kvamme Fungerande styreleiar Direktør Olin Johanne Henden Olve Grotle Asbjørn Tyssen Kristian Systad Arild Hartman Eriksen 7