FUNKSJONSANALYSE KHM 2013-2015 PLAN FOR ARBEID MED IMPLEMENTERING
Delplaner 1. Lokalisering, flyttinger og fysisk oppgradering 2. Endringer IT-verktøy 3. Tilsettinger, bemanning, innplassering 4. Kompetanse- og rekrutteringsplan 5. Råd, møter, utredninger 6. Tverrseksjonelle team 7. Retningslinjer, rutiner, adm.utvikling 8. Utrede KHMs forretningsdrift/randsone 9. Ny strategi 2020
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 A B C D E F G H I J K L M N O P Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 Column16 DETALJPLAN OPPGAVE 1 - LOKALISERING, FLYTTINGER OG FYSISK OPPGRADERING 1.1. Behovsanalyse 1.1 sak til ledermøtet 15/10 HM 15.08.2013 15.10.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Fr.gt.3 15.08.2013 15.10.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt St.Olavsgt.29 15.08.2013 15.10.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Økern Pågår 01.09.2013 KNI KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.2. Fordele kontor/ arealer 1.2 sak til ledermøtet 19/11 HM 15.10.2013 19.11.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Fr.gt.3 15.10.2013 19.11.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt St.Olavsgt.29 15.10.2013 19.11.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Økern Pågår 19.11.2013 KNI KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.3. Kartlegge behov for og planlegge oppgradering 1.3 sak til ledermøtet 17/12 HM 15.08.2013 17.12.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Fr.gt.3 15.08.2013 17.12.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt/sentralt St.Olavsgt.29 15.08.2013 17.12.2013 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Økern Pågår 17.12.2013 KNI KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.4. Fysisk oppgradering HM 01.02.2014 30.06.2014 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Trolig lite behov, Mulig: "røde loft", evt. dele kontorer Fr.gt.3 01.02.2014 30.06.2014 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt/sentralt Vinduer, ventilasjon, Berørte sek.ledere + EA-lokalt radon (?) St.Olavsgt.29 01.02.2014 30.06.2014 KNI JSJ Berørte sek.ledere + EA-lokalt Trolig lite behov, Økern 1 (2. etg.) 01.02.2014 30.06.2014 KBj KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt Økern 2 (1. etg./kj.) 01.08.2014 15.12.2014 KBj KBj Brukergruppe/prosjektgr. + EA-sentralt Eget EA-prosjekt 1.5. Flyttelogistikk planlegges HM 01.02.2014 30.05.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere Fr.gt.3 01.02.2014 30.05.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere St.Olavsgt.29 01.02.2014 30.05.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere Økern 1 (2. etg.) 01.02.2014 30.05.2014 KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw Økern 2 (1. etg./kj.) 01.08.2014 15.12.2014 KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw 1.6. Flytting HM 15.08.2014 15.09.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere +transp.byrå (EA-avt.)
5 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 A B C D E F G H I J K L M N O P Fr.gt.3 01.08.2014 15.10.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere +transp.byrå (EA-avt.) St.Olavsgt 29 01.08.2014 15.10.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw Berørte sek.ledere +transp.byrå (EA-avt.) Økern 1 (2. etg.) 01.08.2014 15.10.2014 KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw Tid/fr.drift usikker Økern 2 (1. etg./kj.) 15.01.2015 15.03.2015 KBj KBj Berørte sek.ledere + br.gruppe +JSJ/MSw Tid/fr.drift usikker 1.7. Skilting HM 01.08.2014 31.08.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw JB lager tekster i Modulex Fr.gt.3 01.08.2014 30.09.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw JB lager tekster i Modulex St.Olavsgt.29 01.08.2014 30.09.2014 JSJ/MSw JSJ/MSw JB lager tekster i Modulex Økern 1 (2. etg.) 01.08.2014 30.09.2014 KBj KBj JB lager tekster i Modulex Økern 2 (1. etg./kj.) 15.01.2015 15.03.2015 KBj KBj JB lager tekster i Modulex
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 Column16 DETALJPLAN OPPGAVE 2 - ENDRINGER IT-VERKTØY 2.1. Ny stedkode- 22.07.2013 01.10.2013 KK/KNI RS IT, personal og arkiv Sak på ledermøtet 13/8 struktur el. 20/8; grunnlag for andre tilpasninger, høy prioritet sak på lederm. også 01.10.13 2.2. Behovsanalyse 15.0813 01.10.2013 KK/KNI Arul Arkiv, øk., personal Kan stedssegmentet benytny mappestruktur tes for å skape bedre orden i IT-tilgangene? Må koordineres mot 2.1. 2.3. Tilpasse adm it- 01.10.2013 30.11.2013 RS/IKAa MKv IT, arkiv, SA/Blindern Må fungere fra 01.01.14 systemer til ny sted- seksj.ledere kodestruktur (HR, Basware, innkj., ephorte) 2.4. Endre individuelle 01.10.2013 30.11.2013 MKv MKv IT, SA-Blindern Må fungere fra 01.01.14 plasseringer i SAP i samsvar seksj.lederne ny stedkodestruktur (PPOSE) 2.5. Flyttinger av PC'er/ 01.08.2014 15.03.2015 Arul Arul USIT/Blindern Følger planene for fysisk telefoni flytting, se pkt. 1.5 og 1.6 2.6. Endring av 01.08.2014 15.10.2014 JSJ JSJ EA-lokalt/vaktsjef, Følger planene for fysisk korttilganger seksj.lederne flytting, se pkt. 1.5 og 1.6
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DETALJPLAN OPPGAVER 3 - TILSETTINGER, BEMANNING, INNPLASSERING sak på lederm. 15.10.13 3.1. Tilsetting i nye 15.07.2013 15.10.2013 KK/KNI IKAa Seksj.lederne Fire still. kunngj. og ledige stillinger samlet medio aug. 3.2. Intern utlysning 15.10.2013 15.11.2013 KK/KNI IKAa ASL, SUM avd.leder konservering 3.3. Innplassering i 15.11.2013 15.12.2013 IKAa IKAa Seksjonsledere Nye still.beskr. må nye still.funksjoner være på plass før iht. FA og ny still.beskr. innplassering 3.4. Midlertidige Pågående 03.12.2013 Kst. dir LAG Personal, Tj.m.org., Pågående utredning, arkeologer - tilsettings- "Mark" konklusjoner ila. forhold nov-13. sak på lederm. 03.12.13 3.5. Stillingsbeskrivelse 15.08.2013 15.11.2013 KK/KNI + IKAa Seksj.lederne Må følges stramt, for alle stillinger seksj. tidsplan nødv., ledere bistand prosj.gr.
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DETALJPLAN OPPGAVE 4 - KOMPETANSE - OG REKRUTTERINGSPLAN 4.1 Lage struktur 15.11.2013 13.01.2014 KNI/IKAa KNI/IKAa Ledergruppen og tidsplan for prosessen. 4.2. Behovs- 15.01.2014 15.03.2014 KNI/IKAa KNI/IKAa Ledergruppen kartlegging 4.3. Utarbeide plan 15.03.2014 15.05.2014 KNI KNI Mus.dir., ledergr. personal 4.4. Beslutte plan 15.05.2014 20.06.2014 Mus.dir./ KNI KNI Ledergruppen Styret fatter vedtak juni 2014 4.5. Utarbeide plan 01.06.2014 01.09.2014 KNI/IKAa IKAa Ledergruppen for gjennomføring opplæring, komp.utv. 4.6. Gjennomføring 01.09.2014 30.06.2015 IKAa IKAa Ledergruppen Kjøp av eksterne opplæring, komp.utv. oppl.tjenest. iht. plan og budsj.
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DELPLAN OPPGAVE 5 - RÅD, MØTER, UTREDNINGER 5.1 Opprette utstillingsråd, pågår 03.09.2013 Ledergruppen TW KK, IKVA Høyt prioritert fastsette mandat sak lederm 13.08 og 03.09.13 oppnevne medlemmer 5.2. Ny møtestruktur KHM- 01.10.2013 12.11.2013 Ledergruppen MGM/ KK, KNI Iverksetting fra ledelsen, detaljering, CAH 01.01.2013 utarbeiding møteplan(er) sak lederm 12.11.13 5.3. Arbeidsgruppe Økern- 15.09.2013 15.12.2013 KNI KBJ Egen arb.gr., EA Ledergruppen bygget - ledelse, organi- ledergruppen nedsetter arb.gr. i sering, driftsrutiner, logi- sept-13, konsekv. stikk ift. budsj./årspl. 2014 følges opp 5.4. Masterplan lokalisering 15.09.2014 15.12.2014 Styret KNI Ledergruppen, KBj, EA Samordnes arb. med av museumsfunksjoner ny KHM-strategi (jfr. iht. 3-lokasjonsmodellen pkt. 9).
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DELPLAN OPPGAVE 6 - TVERRSEKSJONELLE TEAMS 6.1 Identifisere 15.08.2013 15.10.2013 Ledergruppen Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Arb.gr. i ledergr. og beslutte opp- TW,MRAV) forbereder sak rettelsen av teams for ledermøtet sak lederm 15.10.13 6.2. Velge ut test- 15.08.2013 17.09.2013 Ledergruppen Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Arb.gr. i ledergr. team, fastsette TW,MRAV) forbereder sak mandat, oppnevne for ledermøtet medl. sak lederm 17.09.13 6.3. Nedsette teams 15.10.2013 19.11.2013 Ledergruppen Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Arb.gr. i ledergr. TW,MRAV) forbereder sak for ledermøtet sak lederm 19.11.13 6.4. Teams i arbeid, 15.11.2013 01.03.2014 Teamledere Prosj.gr. FA Arb.gr. (SUM, ASL, ØF utprøve, justere TW,MRAV) 6.5. Levere anbefaling, 01.03.2014 15.03.2014 Arb.gr. (SUM, ASL, ØF Prosj.gr. FA Ledergruppen Ledergruppen beslutte rammer for TW,MRAV) beslutter videre drift av team
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 Column16 DELPLAN 7 - RETNINGSLINJER, RUTINER, ADM. UTVIKLING 7.1. Oppfølging ny 15.08.2013 12.11.2013 KK/KNI KNI IKAa, RS Se pkt. 2.1. Arb. stedkode-struktur - samordnes med tydeliggjøring av 3.5 (still. beskr.) fullmakter og ansvar sak lederm 12.11.13 seksj., avd. og grup. 7.2. Prosjektkontor, Pågår 15.12.2013 IKAa, RS MKv Ledergruppen Gradvis implemenavslutn. rutineutv., tering høst-13 iverksetting, opp- iht. plan fra arb.gr. læring 7.3. Retningslinjer 01.09.2013 30.10.2013 KNI/IKAa IKAa Ledergruppen, OPA Må være klart til tilsetting, valg, utnev- valg av SENK-ledere ning av ledere og koordi- i nov. Forarbeid til natorer i enhetene pkt. 7.6 7.4. Gjennomføring av 15.11.2013 15.12.2013 ØF ØF KNI, IKAa Foregår i samme valg av seksj.leder/ tidsspenn som innavd.leder(e) i SENK plasseringer (jfr. pkt. 3.3) 7.5 Utnevning av 15.11.2013 15.12.2013 Aktuelle Prosj.gr. KK + ledergruppen Seksjonslederne gruppekoordinatorer seksjonsledere FA oppnevner etter samråding i ledergruppen 7.6. Administrasjons- 15.01.2014 15.03.2013 KNI/IKAa KNI Ledergruppen Samler alle formelle reglement endringer (jfr. bl.a. 7.1 og 7.3) i et eget adm.reglement, fastsettes av styret vår 2013
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 DETALJPLAN 8 - UTREDE KHMs FORRETNINGSDRIFT/RANDSONE 8.1 Avklaringer med 01.09.2013 01.11.2013 KK/KNI, KNI TW, AMM, RS, IKAa Det må etableres NHM og UiO-ledelsen styreleder enighet med NHM om rammene for en og UiO om grunnprosess for randsone- laget, evt. må UiO organisering bestemme; styrebehandling KHM nødv. 8.2 Utarbeide mandat 01.11.2013 15.12.2013 Universitets- KNI TW, AMM, RS, IKAa Hvis ikke felles UiOfor felles utrednings- direktøren, NHM, prosjekt, må saken gruppe museenes KK/KNI vurderes på nytt. forr.drift 8.3 Felles utrednings- 15.01.2014 15.05.2014 Mus.dir./ KNI Seksj.leder SPU, Forretningsmodell, gruppe KHM, NHM, UiO KNI AMM, RS, IKAa, styringsordning m.v. i arbeid NHM, UiO-sentralt, utredes. Endelige Unirand AS styrebeslutninger før sommer-14 8.4 Detaljplanlegg 15.08.2014 30.12.2014 KNI/SPU- AMM RS, IKAa, NHM Økonomi, pers., KHM og NHM leder UiO-sentralt, formalia, infra- Unirand AS struktur m.m. 8.5 Iverksetting 01.01.2015 30.06.2015 AMM AMM Seksj.leder SPU, Ny organisering av og implemen- KNI, RS, IKAa, UiO-museenes teringsfase NHM, UiO-sentralt, forr.virks. iverk- Unirand AS settes fra 1. jan 2015. Implementeringsfase vår-15.
Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11 Column12 Column13 Column14 Column15 DETALJPLAN 9 - NY STRATEGI 2020 9.1. Avklare rammene 01.04.2014 30.06.2014 Ny museums- Styret, ledergruppen for ny strategiprosess direktør 9.2 Utarbeide utkast 01.09.2014 31.10.2014 Ny museums- KNI Ledergruppen til ny Strategi 2020 direktør 9.3 Intern hørings- 31.10.2014 15.12.2014 Seksjons- KNI KHMs ansatte runde lederne 9.4 Styrebehandling Jan/febr. Jan/febr. Ny museums- KNI Styret ny Strategi 2020 2015 2015 direktør