Sørlandet sykehus HF Administrerende direktør REFERAT Forslag Til stede: Guro Smith-Tønnessen, Margith Seland, Odd Salen, Liv Holberg, Carl-Viggo Berthelsen, Mai-Britt Mykjåland, Astrid Gustavsen, Lise Kristiansen, Bjørg Svendsen, Ragnhild Thomassen Fra SSHF: Adm. direktør Jan Roger Olsen og FoU direktør Inger Holen Meldt forfall: Dato: 26.04.2011 Referent: Gerd V. Slettedal Kopi til: Ledergruppa SSHF Emne / sak: BRUKERUTVALGET Sak 28/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjent. Sak 29/11 Godkjenning av referat fra møtet 28. og 29.03.11 Referatet ble godkjent. Sak 30/11 Pasient- og brukerombudet årsrapport 2010 Pål Koren Pedersen fra ombudet i Aust-Agder og Siri Guldvog fra ombudet i Vest- Agder, samt jurist Inge Bakken fra SSHF, var til stede under saken. Pedersen startet med en presentasjon av seg selv og Siri Guldvog. Videre orienterte han om mandat for ombudene som bygger på Pasientrettighetsloven 8-1. Videre om bl.a.: Ombudets oppgaver ombudsrollen slik de ser den Informasjon om rettigheter, bistå i klageprosesser, bistå i dialogsamtaler Henvendelser: Totalt mottok ombudene i Agder 507 henvendelser fra spesialisthelsetjenesten i 2010. Tallene fra SSHF stabile de siste årene. Dette utgjør 53% av henvendelsene Hvem klages det på? Dette er satt opp alfabetisk i ombudets årsmelding. Som tidligere er det flest klager fra Ortopedisk avd. Deretter er det mange klager fra psykisk helsevern voksne og kirurgi generelt. Gyn/føde har en økning i antall henvendelser Hva klages det på? (Henvendelsesgrunner) Det er flest klager på pasientskade/komplikasjoner. Det er også mange klager på omsorgsfull hjelp og oppførsel. Videre klages det bl.a på informasjon, forsinket/feil diagnostisering, journal (se hele listen i årsmeldingen) Særskilte erfaringer fra SSHF: Gode erfaringer med dialog mellom pasient og tjenestested med ombud til stede, samhandling viktig, oppfølging av behandlingsfrister, fødselssaker har økt Postadresse Besøksadresse Telefon Administrasjonsadresse Foretaksregisteret Sørlandet sykehus HF Eg +47 38 07 44 00 Sørlandet sykehus HF NO 983 975 240 MVA Administrerende direktør 4615 Kristiansand Telefaks Serviceboks 416 Hjemmeside Serviceboks 416 +47 38 07 44 03 4604 Kristiansand www.sshf.no 4604 Kristiansand Bankkonto Telefon e-post 1644.06.08284 +47 38 07 44 00 postmottak@sshf.no
Sørlandet sykehus HF side 2 av 5 Anbefalinger: Sikre forutsigbare pasientforløp, bedre pasientsikkerheten på vurderinger og fristfastsettelse, bedre kvaliteten på pasientinformasjon, sikre at mennesker med sammensatte problemer får individuelle planer, pasienter tilbys kopi av epikriser og journalnotat etter konsultasjoner Årsrapporten ble kommentert. BU var opptatt av at oppførsel og mangel på omsorg fra ansatte er en gjenganger fra år til år. BU har ønsket presisjon i strategiplanen vedr. dette og verdiarbeid/etikk. BU har også kommentert dette i forhold til årlig melding, uten at det er tatt hensyn til her. Sekretæren sender påminning til styresekretær om at pasientombudet blir invitert for å orientere om sitt arbeid/årsmeldingen. BU takker for nyttig og god informasjon. Sak 31/11 Mediasak vedr. ulovlig innsyn i pasientjournaler SSHF sin jurist, Inge Bakken, og repr. fra pasientombudene var til stede under saken. Bakken orienterte om at en ansatt i SSHF har uten tillatelse sett i mange journaler. Det kom inn en melding gjennom sykehusets avvikssystem (TQM), og Internkontrollsystemet på SSHF fanget opp at noe var galt, og slik ble saken nøstet opp. Vanligvis etterleves taushetsplikten, og de ansatte er godt kjent med at det er ulovlig å lese i journaler en ikke har noe med. Den ansatte som dette gjelder har sluttet ved sykehuset, og SSHF beklager sterkt det som har skjedd. Når det gjelder tilganger til journaler så gjør: Lederen en vurdering av hva den enkelte skal ha tilgang til, alle har ikke tilgang til alt. Eks. leger på vakt i Akuttmottak må ha bred tilgang til journaler. IT ansatte tar stikkprøver for å finne ut om det er ulovlig innsyn i journaler Ledere ber av og til om at det tas kontroller Det er kontinuerlig fokus på taushetsplikten Alt er basert på tillit og holdninger. Etikk er viktig! Oppfølging: Berørte pasienter vil få henvendelse fra sykehuset om at det har vært ulovlig innsyn Opplæringen intensiveres Det er mange prosedyrer rundt håndtering av journaler Ulovlig innsyn som avdekkes meldes alltid til Helsetilsynet (fylkeslegen), saken er også meldt datatilsynet Det settes fokus på ulovlig titting i journaler bl.a på intranett Regner med at det er store mørketall Det har vært drøftet om saken skal politianmeldes, men dette er ikke gjort. Pasienter kan komme til å anmelde saken. Pasientombudet har fått henvendelser om denne saken. Ulovlig innsyn i journaler var et større problem da det var papirjournaler, da var det vanskelig å ha kontroll. I dag ligger det igjen elektroniske spor når journalen har vært åpnet. Det pasientadministrative systemet som sykehuset har heter DIPS og brukes bl.a. i Helse Sør-Øst. Kampanje vil bli kjørt framover i forhold til taushetsplikt og ulovlig innsyn. Det gjøres investering i 2011 vedr. behovsstyrte tilganger. BU takker for orienteringen og bemerker at saken synes godt håndtert i SSHF.
Sørlandet sykehus HF side 3 av 5 Sak 32//11 Orientering om SSHF sitt engasjement på Haydom Klinikksjef Anders Wahlstedt var til stede under saken. Wahlstedt orienterte om Haydoms historie, hvor sykehuset ligger i Tanzania, og om samarbeidet med SSHF. Sørlands misjonærer bygde sykehuset i 1955 med 50 senger, det er nå vel 400 senger. For ca 10 år siden ble Wahlstedt invitert til et møte med adm. overlege Ole Hallgrim Evjen-Olsen, og det ble etter hvert lagd en samarbeidsavtale som ble bygget på likeverd. Bl.a. inneholdt avtalen: Utveksling av personell Sende utstyr til Haydom Forskningssamarbeid Fredskorpsavtale, betaler for utvekslingen (denne avtalen reforhandles nå) Det ble laget en organisasjonsplan for Haydom som Wahlstedt hadde ansvar for. Wahlstedt har sittet i styret for Haydom. Adm. direktør Jan Roger Olsen støtter dette samarbeidet. Det er ca. 250 faste giver som gir kr. 100-200 pr måned til Haydom, og det er et eget Haydom utvalg på SSHF som administrerer hva pengene skal brukes til. Barnelege Jorunn Uliksen har gjort et stort arbeid på Haydom. Arbeidet med nyfødte er blitt bra. Det er også et godt arbeid med laboratoriet på SSHF, og laboratoriearbeidet er nå velfungernde på Haydom. Det foregår et godt arbeid innenfor rus. Levering av utstyr er velfungerende med Ole Petter Bergmann som ansvarlig. Bjørn Enes har skrevet bok om Haydoms historie. Psykiatri: Det er få psykiatere og psykologer i Tanzania, og det er kun psykiatriske sykepleiere på Haydom, disse har videre fullmakter en tilsvarende sykepleiere i Norge. Det som ikke har fungert godt nok er bl.a. rapporteringen til ambassade og fredskorps. Korrupsjon er en del av den afrikanske kulturen, og den oppleves også på Haydom. Det er håp om å få med flere som faste givere fra SSHF til arbeidet. Det er opprettet et nasjonalt helsenettverk med Wahlstedt som styreleder. Dette er spennende arbeid. BU takker for en engasjert og interessant orientering Sak 33/11 Direktørens informasjon Adm. direktør Jan Roger Olsen orienterte. Samlet sett leverer SSHF gode tjenester. SSHF har nå fått gjennomsalg i forhold til inntektsfordelingsmodellen. Langtidsplanen sier at det vil bli brukt ca 200 millioner kroner årlig på vedlikehold og IKT oppgradering. Det planlegges tatt opp lån til å bygge nytt psykiatribygg, og å flytte rehabiliteringen (Kongsgårdheimen) til Eg. Det er i denne forbindelse god dialog med Helse Sør-Øst om lån av penger. Langtidsplanen skal styrebehandles i junimøtet 2011. Adm. direktørs orientering til styret legges nå ved skriftlig ved utsendelse av styrepapirene. Når det gjelder saken om deltid, er SSHF verst i klassen. Helse- og omsorgsdepartementet har kommet med pålegg om å redusere andelen deltid med 20% i løpet av 2011. Målsettingen er å redusere ufrivillig deltid, og det arbeides systematisk for å øke stillingsstørrelser og redusere ufrivillig deltid. Ressursplanleggingssystem (RAPS) innføres nå. Dette skal gi bedre mulighet for å styre og ha oversikt over stillinger og bl.a. ledig tid hos ansatte. Ansatte som ikke har fulle stillinger kan selv gå inn i systemet for å gi beskjed om at de kan ta vakter.
Sørlandet sykehus HF side 4 av 5 Det er kommet til enighet i Nevro/slag saken. Det blir beredskapsvakt av nevrologer som tilkalles ved behov. Styret skal orienteres om saken vedr. ulovlig innsyn i journaler. I HAMU møtet 26.04.11 ble det orientert om verdens arbeidsmiljødag 28.04.11. Brosjyrer ble vist. Når det gjelder sommerstenging av Barneavdelingen i Arendal så gjennomføres dette også i 2011. Dette gjøres for å få en rasjonell avvikling av ferien i Arendal, og det gjøres mht pasientsikkerhet. Dette ble bestemt allerede høsten 2010. Barn fra Arendal blir ivaretatt. Fra 2012 er det enighet om at en ikke sommerstenger Barneavdelingen i Arendal. Sak i dagens utgave av Agderposten vedr. ultralyd undersøkelse av hjertepasienter. BU ønsker mer informasjon om saken, og vil invitere inn forsker til et senere møte. Karkirurgiinnstillingen er ikke avgjort for SSHF sin del, men fokus holdes på saken. Økonomien er stort sett i rute på SSHF. Høykostmedisin (medisiner til bl.a. leddgikt- og MS pasienter) er tatt ut fra Medisinsk klinikk sitt budsjett, og følges nå opp av adm.dir/økonomidirektøren. Svarbrev til pasienter skal nå gi timeavtale, og ikke bare melding om at en vil få time. Dette er det store forventninger til. Sak 34/11 Pasienttilfredshetsundersøkelser status FoU direktør Inger Holen orienterte. Det er pasienttilfredshetsundersøkelser på 2 nivåer. Både lokalt og nasjonalt (PassOpp). Den lokale stafettpinnen gir resultater, og det er håp om enda større svarprosent i SSHF. Det skal være en stor nasjonal undersøkelse, hvor ca 400 pasienter fra SSHF vil få henvendelse om å være med på undersøkelsen. Det er fint om BU er med for å få folk til å svare på denne henvendelsen når den kommer. Når det gjelder Helsebussen så er det ikke i dag en lokal undersøkelse. Saken er under arbeid, og det må tilpasses et eget skjema. Det stilles spørsmål ved om skjemaet som brukes i dag er for vanskelig og formelt, om det er for mange avkryssingsruter, og selve avkryssingen kan, f.eks for gamle folk, være problematisk. Det synes fremdeles som om det er få pasienter som får henvendelse fra personalet om å fylle ut skjema. Dette fungerer bra når det er en dedikert person som følger opp, bl.a. fungerer dette på Pasienthotellet. Det kan være en mulighet å ta prevalensundersøkelse, eks 2 ganger pr år for å få et øyeblikksbilde. Dette kan gjøres i tillegg til dagens måte, men det kan også erstatte måten det gjøres på i dag. Sak 34/11 Brukerrepr. til Lærings- og mestringssenteret LMS LMS ønsker en brukerkontakt. Mai-Britt Mykjåland utpekes fra Brukerutvalget. Sekretæren gir beskjed til LMS. Sak 35/11 Summing/siden sist På grunn av tidsnød gikk saken ut. Sak 36/11 Eventuelt Styremøte 28.04.11
Sørlandet sykehus HF side 5 av 5 Astrid går på styremøtet i SSHF torsdag 28.04.11 på DPS Strømme. Det avklares om BU kan stille med to representanter i styremøtene. Felles legevakt/akuttmottak Carl-Viggo tok opp sak vedr. felles Legevakt/Akuttmottak. Arbeidet har stoppet opp, og det synes som bruk av felles journal er problemet. Det er den lovmessig side som må på plass. Det vil måtte åpnes for noe i forbindelse med Samhandlingsreformen. Oppdragsdokumentet Ragnhild tok opp sak vedr. spesialisthelsetilbudet til eldre, og oppmerksomhet på Helsetilsynets rapport om risikobildet i norsk kreftbehandling. Hva gjør SSHF? Fagdirektør Per Engstrand inviteres til et senere møte for å snakke om saken. Busser uten plass til rullestoler Brukerkontoret har fått henvendelse vedr. busser uten plass til rullestoler. Det jobbes med at alle busser skal få plass til rullestoler. BU representanter til klinikkene Sekretæren vil purre på klinikksjefene slik at BU representantene blir innkalt til møter. I disse møtene kan BU representantene bl.a. purre på bruk av skjema for pasienttilfredshetsundersøkelsen. Margith tar saken opp i psyk. ledergruppe. Det er viktig at både de ansatte på SSHF følger opp saken, men BU sine representanter må også legge påtrykk på avdelingene. Nye saker til BU: Undervisning og selvskading. Ingrid Heimark inviteres til et møte Invitere Kåre Danielsen/Bjørn Lerdal HABU for å orientere om autisme Hindre feilmedisinering. SSHF er pilot i nasjonal sammenheng. Info i BU møte 1 t Ventetid i forhold til kreftbehandling hvordan er dette i SSHF. Få orientering i BU Pasientsikkerhetsarbeid. Kampanje i hele landet. Invitere fagdirektør Per Engstrand til møte 12. mai 2011 er det vårkonferanse i eldrerådet: Tema Rett medisin til rett person på rett tid Sak vedr. mat og ernæring på neste BU møte i mai Nytt møte Neste møte er 25. mai 2011 i Kristiansand. Blått møterom. Gerd V. Slettedal referent