ARKIVBESKRIVELSE I ATOM 21.11.2016 KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT
Arkivbeskrivelse i AtoM DIAS forvaltingsforum 8.11.2016 Stig Narve Bruntad
Registreringsbildet i AtoM Skjemabasert Det samme skjemaet benyttes for alle nivå av beskrivelsen (Fonds, Series, Files og Item) Inndelt tematisk etter ISAD(G)s oppbygging, med noen tillegg: Access points, for å knytte andre beskrivelser tematisk, geografisk eller navn Administration area, for status (per skjema) draft, published. Og visingsstandard f.eks. ISAD(G), DC, m.fl. Ca. 50 felt i skjemaet Alle felt har en beskrivelse som er synlig når feltet er «valgt» Referanse til standard Tekstbeskrivelse av intensjon
Produksjon og visning av arkivbeskrivelser i AtoM AtoM er verktøy både for produksjon og publisering av arkivbeskrivelser Arkivbeskrivelsen som førstelinje i tilgjengeliggjøring av arkiv er sterkere i AtoM enn i vårt lokale verktøy. Balansen mellom beskrivelse av innhold (kontekst, historikk o.l.) og innholdets organisering fremstår som svært god. Arkivbeskrivelsens funksjon er tydelig og gir gode resultat (selv med liten erfaring). Vi har testet tre ulike tilnærminger To for produksjon av arkivbeskrivelser En for å tilføre eller gjøre tilgjengelig en arkivbeskrivelse produsert av andre Case 1 Næringsmiddeltilsyn og avdeling for miljørettet helsevern i Bergen kommune Arkivbeskrivelsen produsert i AtoM Case 2 Ramm Salbu Arkitekter Arkivbeskrivelsen produsert delvis i andre verktøy Case 3 St. John the Evangelist Catholic Youth Organization Arkivbeskrivelsen produsert hos andre
Case 1: Næringsmiddeltilsyn og avdeling for miljørettet helsevern i Bergen kommune Arkivbeskrivelsen er laget i AtoM Data fra fagsystem Uttrekk fra database og mappestruktur Journalsystem (ikke Noark), primært papirarkiv All utgående korrespondanse tilgjengelig elektronisk Inngående korrespondanse elektroniske kun for noen år Arkivet skal slåes sammen med papirarkivet når det avleveres (dvs. inngå i samme arkivbeskrivelse)
Bra og ikke fult så bra Bra: Skjematilnærming, nærhet til standard (ISAD(G)) og beskrivelse av alle felt Ikke utelukke å lage sin egen veiledning for å beskrive hvordan feltene skal benyttes på de ulike nivåene, kontrollerte vokabular o.l. Lurt å kikke på EAD (kodebiblioteket) Ikke fult så bra: Nettleser som applikasjon Sesjon time-out Ingen funksjon for «lagre og fortsett redigering» eller autolagring. Lagre tar deg til «toppen»
Case 2 Ramm Salbu Arkitekter Arkivbeskrivelsen delvis laget i AtoM Bruker eksport/import av EAD.xml for å veksle mellom verktøyene vi benyttet Nyttig når mange Files (mappe/sak) og Items (dokument) skal registreres Mappe arkiv, noen tusen mapper med ca. 80.000 filer Arkiv etter hele virksomheten, noen mindre deler på papir (ikke med i arkivbeskrivelsen) Vi gjorde følgende: Registrering av de øverste nivåene (Fonds og Series) i arkivbeskrivelsen i AtoM Eksportere arkivbeskrivelsen som en EAD.xml-fil Lage Files nivå i ead.xml med Excel og teksteditor, data hentet fra uttrekksbehandling Klippe inn i EAD.xml Importere ferdig arkivbeskrivelse som EAD.xml tilbake til AtoM
Bra og ikke fult så bra Bra: Eksport/import, kun et klikk Fungerer fra alle nivå (Fonds, Series, Files og Items) EAD! Passer godt for digitalt skapt materiale Ikke fult så bra: Praktisk talt ubeskrevet Mangler «profil» som angir hvordan AtoM tolker verdier som importeres Feilsituasjoner håndteres kun med melding om at noe er feil
Case 3 St. John the Evangelist Catholic Youth Organization Arkivbeskrivelsen er laget av noen andre et annet sted Denne «lånte» jeg fra noen Lastet ned EAD.xml og importerte til vår AtoM Import til AtoM Arkivbeskrivelsene er ikke knyttet til AtoM, egne formater, ugjennomtrengelige brukermanualer, tilpasninger utover kjente standarder Arkivbeskrivelser fristilt og portable Gjør AtoM til en publiseringsplattform, lokalt og «sentralt»
Vil vi bruke AtoM på Bergen Byarkiv? Vi bruker ASTA til det meste Arkivkatalog, aktørregister, depotstyring og publisering av arkivbeskrivelser (til Arkivportalen) Men: Vi planlegger å benytte AtoM til produksjons av EAD.xml- og EAC(cpf).xml-filer som inngår i DIAS-arkivinformasjonspakke Kunne vært spennende å sette opp en AtoM for Bergen Byarkiv på Bergen kommunes nettsider som et alternativ til arkivportalen