Side 1 av 7 Saksframlegg Saksbehandlar: Ingebjørg Erikstad, kulturavdelinga Sak nr.: 15/3840-1 Økonomiplan 2016-2019 prioriteringar Fylkesdirektøren rår hovudutval for kultur til å gje slikt vedtak: Saka vert lagt fram utan tilråding. Vedlegg: 1. Utgreiingane (samledokument med samandrag, utgreiingar og eksterne innspel). 2. Uttale frå Fylkesting for ungdom/ungdomspolitisk utval Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING ØKONOMISK STATUS FØR KOMMUNEPROPOSISJONEN Ubalanse i økonomiske rammer Arbeidsdokument 3/15 hadde hovudfokus på å vise den økonomiske statusen for fylkeskommunen før framlegg til kommuneproposisjonen: 2016 2017 2018 2019 Ubalanse etter a.dok 2 0,0 0,0 0,0 0,0 Vurderingar i a.dok 3: Reversering av saldering bud2015/økonomiplan 2016 (17-18) -4,0 172,5 190,2 Rullering av økonomiplanen 262,2 Endring i kapitalutgifter som følgje av endring i investeringsprogram 1,2 2,2 1,4-2,0 Vidareføring av kortsiktige innsparingstiltak frå 2016: Forvaltning -10,6-10,6-11,6 Opplæring -5,4-5,3-5,4 Tannhelse -3,0-3,0-3,0 Plan og næring -5,0-5,0-5,0 Kultur -1,3-1,3-1,3 Justering av sektorrammer som følgje av rekneskapsresultat 2014: Opplæring -6,3-6,3-6,3-6,3 Samferdsle: Auka kostnader knytt til omlegging av differensiert AGA 2,4 2,4 2,4 2,4 Samferdsle: Sognebåten - innsparing knytt til endring i materiell -1,4-4,8-4,8-4,8
Side 2 av 7 Ubalanse etter a.dok 3-8,1 140,7 157,8 225,2 Hovudgrunnen til at fylkeskommunen har fått så store salderingsutfordringar ligg i det nye inntektssystemet for fylkeskommunane. Som følgje av dette fekk Sogn og Fjordane fylkeskommune ein reduksjon i det årlege rammetilskotet på 278,5 mill. kr. Det er etablert ei overgangsordning på 5 år for innarbeiding av endringane. Det er også lagt inn ein tapskompensasjon som reduserer den faktiske nedgangen med 54 mill. kr årleg. Justert for tildelt tapskompensasjon får vi no ein nettoreduksjon i rammetilskotet på 1,6 mill. kr i 2015, aukande til 224,5 mill. kr ved fullt utslag i 2019. Strategiar for å skape økonomisk balanse på kort og mellomlang sikt Finansutvalet vedtok som ein del av arbeidsdokument 3/15 at følgjande strategiar er aktuelle å vurdere for å få balanse i økonomien på kort og mellomlang sikt: 1. Halde fram påverknadsarbeid for å betre eksterne rammeføresetnader 2. Arbeide for å redusere kapitalutgiftene gjennom auka lokale inntekter 3. Gjennomføre netto utgiftsreduserande tiltak på sektornivå (all fylkeskommunal drift) 4. Bruke fondsmidlar til å få balanse på kort sikt 5. Vidareføre kortsiktige tiltak på sektornivå til desse kan erstattast av langsiktige tiltak. Om vi ikkje får økonomisk balanse gjennom desse strategiane det enkelte år, må vi nytte kortsiktige tilpassingar som gjerne har høgare prioritet enn dei utgreidde områda men der vi har høve til å styre aktiviteten. Det er difor viktig at prioriteringsarbeidet og iverksetjing av varige tiltak kjem raskt i gang. Med grunnlag i dette har finansutvalet oppfordra hovudutvala til å bidra med prioriteringsarbeidet i høve iverksetjing av strategi nr. 3 «Gjennomføre netto utgiftsreduserande tiltak på sektornivå». «BESTILLING» FRÅ FINANSUTVALET Den innarbeidde arbeidsdelinga mellom finansutvalet og hovudutvala tilseier at hovudutvala - som sektorspesialistar - får høve til å prioritere mellom utgreiingane på eigen sektor, medan finansutvalet tek ansvar for å prioritere mellom sektorane. Med grunnlag i ei slik arbeidsdeling vert hovudutvala no invitert til å gje innspel på følgjande punkt: 1. Gje ei prioritert rekkefølgje på dei utgreidde tiltaka på eigen sektor. Der utgreiingane er bygd opp slik at dei viser ulike nivå/tersklar for gjennomføring av tiltaket, skal hovudutvala handsame kvart nivå som eiga «prioriteringseining» i den samla prioriteringa. 2. Hovudutval som har utgreiingar som ikkje er ferdigstilte kan med grunnlag i statusrapportane og førebels kunnskap om tiltaket gje ei verbal vurdering av kva prioritet utgreiingsområdet (ev. tenesta som dekker utgreiingsområdet) har i høve dei ferdigstilte utgreiingane. I tråd med framdriftsplan vert saka fremja utan administrativ tilråding. Ein mal for utforming av vedtaket kan vere følgjande: 1. Hovudutvalet tilrår at ei eventuell iverksetjing av utgreidde tiltak på eigen sektor vert realiserte i slik rekkefølgje: a. b. c. 2. Hovudutvalet gjev følgjande vurdering av dei ikkje ferdigstillte utgreiingane/ utgreiingsområda:
Side 3 av 7 GRUNNLAG FOR PRIORITERINGANE Som grunnlag for prioriteringane vert det generelt vist til framlagt materiale i arbeidsdokument 4/15. Sektoren sine spesifikke utgreiingar følgjer denne saka som del av vedlegg 1, med følgjande utgreiingsnummer: 47: Kulturarv 48: Frivillig sektor 49: Kunstproduksjon 50: Kulturformidling Som vedlegg 2 følgjer innspel frå ungdommens fylkesting og ungdomspolitisk utval. SEKTOROVERGRIPANDE UTGREIINGAR seinare fristar Under følgjer ein status på sektorovergripande utgreiingar med seinare utgreiingsfristar; jf. pkt 6 i a.dok 4/15 til finansutvalet 6.mai 2015: «6.12. Sektorovergripande; Folkehelsearbeidet (#51) Våren 2015 starta fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor det samla folkehelsearbeidet i fylkeskommunen. Folkehelseplanen vert lagt til grunn for arbeidet. Utgreiingsarbeidet skal gje eit grunnlag for å klargjere fylkeskommunen si rolle i folkehelsearbeidet i fylket framover. Ein skal særleg kartleggje og vurdere følgjande problemstillingar, og desse kan reviderast noko etter fylkestinget si endelege handsaming av folkehelseplanen: Kva har vi samla sett av direkte folkehelseretta arbeid i organisasjonen i dag (kartleggingsdel)? Korleis kan vi sjå avgrensa og konkrete deler av dette arbeidet i ein større samanheng? Bør fylkeskommunen vidareføre praksis med å gje økonomisk støtte på kr. 150.000,- til kvar kommune som har ein folkehelsekoordinator, eller kan/bør vi nytte denne ressursen meir effektivt? Kva ser vi av innsparingspotensiale og mulegheiter framover? Det skal i utgreiinga setjast søkelys på kva rolle det er særleg viktig at fylkeskommunen tek i høve å støtte kommunane. Vidare vil det vere relevant å kort sjå nærare på kva for ansvars og oppgåvefordeling det er mellom fylkeskommunen og andre organisasjonar (kommunar, NAV, Helse Førde, fylkesmannen m.fl.) knytt til fagområdet folkehelse. Budsjett for folkehelsearbeid (helseovervaking, program og satsingar) innan plan og samfunnsavdelinga er i 2015 på 1,400 mill. kr. I denne posten ligg m.a. helseovervaking som er lovpålagt arbeid. Innsparingspotensialet vil vi anslå til om lag 0,700 mill. kr. Per no har vi ikkje oversikt over budsjettpostar og innsparingspotensialet ved dei andre sektorane, og dette skal greiast nærare ut her. Lova stiller ikkje klare krav til økonomisk støtte til kommunane i folkehelsearbeidet, men per i dag løyver fylkeskommunen 3,350 mill. kr. til folkehelsekoordinatorressurs i kommunane. Sjølv om den direkte økonomiske støtta skulle bli kutta heilt, må vi rekne med noko kostnader til fylkeskommunen sitt ansvar i høve lova. Maksimalt innsparingspotensiale vert på noverande tidspunkt vurdert til om lag 3,100 mill. kr. Det er gjennomført ei spørjeundersøking retta mot kommunane som vil bli lagt til grunn for det vidare analysearbeidet. Utgreiinga har leveringsfrist 01.10.2015. 6.13. Sektorovergripande; IKT-tenestene (#53) Våren 2015 starta fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor dei samla IKT-tenestene i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Ansvars- og oppgåvefordelinga mellom IKT-tenesta, dei vidaregåande skulane, tannhelsetenesta og andre tenesteeiningar skal i dette arbeidet særskilt vurderast nærare m.o.t. eit muleg innsparingspotensiale. Ein skal særleg kartleggje og vurdere følgjande hovudområde: IKT-drift: Vurdering av framtidig funksjons- og oppgåvefordeling mellom sentraladministrasjonen, dei vidaregåande skulane, tannhelsetenesta og ev. andre aktuelle einingar inkl. ekstern tenesteleveranse. Standardar for utstyr og innkjøp.
Side 4 av 7 Det skal særleg setjast søkelys på kva rolle det særleg er viktig at IKT-ressursen ivaretek for å tilby ei kvalitativt god vidaregåande opplæring og kva ansvars- og oppgåvefordeling bør det vere mellom IKT-tenesta og skulane. Fylkesrådmannen er i gang med å kartlegge korleis vi i organisasjonen i dag handterer alle ulike IKT-driftsoppgåver. Det vert sett fokus på å sjå breitt på alle mulegheiter for alternative måtar å handtere all IKT-drift og -utvikling, utan at dette skal gå ut over kvaliteten som vert levert til brukarane våre. Fokuset er å sjå nærare på om det er eit effektiviseringspotensiale å ta ut ved å endre måten vi handterer IKT-drifta på i forhold til dagens arbeidsmetodikk, teknologi og organisering. Prosessen framover mot hausten vil innebere å analysere den informasjonen vi hentar ut, setje opp ulike driftsscenario, samt å sjå på kva for innsparingspotensiale dei ulike modellane gjev oss. Det vert også lagt på å få fram kva for konsekvensar dei ulike løysingane vil ha for drifta og tenestene vi leverer til brukarane våre. Utgreiinga har leveringsfrist 01.10.2015. 6.14. Sektorovergripande; Løn- og rekneskapstenestene (#54) Våren 2015 starta fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere ei muleg innsparing innanfor den samla løns- og rekneskapsfunksjonen i fylkeskommunen. Fylkesrådmannen skal vurdere nærare om det er eit effektiviserings- og samordningspotensiale mellom løn- og rekneskapsfunksjonen sentralt (LOR) og dei vidaregåande skulane, tannhelsetenesta og eventuelt andre sektorar og einingar. Ein skal særleg kartleggje og vurdere om det er eit potensiale for innsparingar gjennom ein meir effektiv bruk av løns- og rekneskapssystemet (standardisering/effektivisering), samt om det er vinstar å hente på ei omorganisering eller større samordning av løns- og rekneskapsfunksjonen. Det skal særleg setjast søkelys på arbeidsdelinga i rekneskapsfunksjonen mellom løn- og rekneskapstenesta sentralt og dei «ytre einingane». Like eins skal kvaliteten i tenesta oppretthaldast minst på dagens nivå. Utgreiinga må også sjåast i samanheng med utgreiinga Sentraladministrasjonen roller og storleik. Våren 2015 er det inngått avtale med Visma Unique om bistand i utgreiingsarbeidet. Oppstart for sjølve utgreiingsarbeidet vert i løpet av mai. Det all vesentlege av kostnadane innan løn og rekneskapstenesta er personalkostnader. På løn- og rekneskapstenesta (LOR) er det per i dag 8 årsverk: 3 årsverk løn og 5 årsverk rekneskap. På dei ulike sektorar/avdelingar er det mindre stillingar jobbar med/legg til rette for løn- og rekneskapsfunksjonen. I tillegg kjem kostnader/lisensar etc. til nødvendige dataprogram etc. Det vert ikkje lagt til grunn at utgreiinga vil vise til vesentlege økonomisk innsparing her. Ei overordna målsetjing med arbeidet er at alle data skal registrerast berre ein gong, så tidleg som muleg, samt ved bruk av elektronisk saksgang. Det er lagt opp til ein arbeidsprosess med vekt på tre hovudelement: a) Kartlegging av nosituasjonen, b) Endrings- og gevinstanalyse og c) Framlegging av nye arbeidsprosessar knytt til løn- og rekneskapsfunksjonen. Det vert sett fokus på følgjande arbeidsprosessar: 1. Datafangst frå tilsetjing til løn. 2. Datafangst hovudbok frå A til Å. 3. Datafangst frå bestilling til betaling. 4. Datafangst frå utført teneste til fakturering/oppfølgjing. Visma Unique leier utgreiingsprosessen, og det vil vere behov for at interne arbeidsgrupper i fylkeskommunen bidreg i kartlegginga av nosituasjonen, samt gjev råd til føreslegne endringar. Leiargruppa vedtek ev. endringstiltak. Utgreiinga har leveringsfrist 01.10.2015: Arbeidsprosess 2, 3, og 4 har levering innan juni 2015. Arbeidsprosess 1 oppstart august 2015. 6.15. Sektorovergripande; Driftsteknikar-/vaktmeistertenestene (#55) Frå august 2015 startar fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere ei muleg innsparing innanfor bygge- og eigedomstenesta. Fylkesrådmannen vil greie nærare ut om det kan vere føremålstenleg å etablere nye og/eller forbetra rutinar for driftstenestene knytt til alle fylkeskommunale bygg. Bygge- og eigedomssjefen leier dette utgreiingsarbeidet.
Side 5 av 7 Bygge- og eigedomstenesta er frå 01.01.2015 organisert i tre regionvise avdelingar. Med ei så nyleg omorganisering kan det vere særlege omsyn å ta når ein set i gang eit arbeid for å sjå nærare på innsparingspotensiale og mulege tiltak for å drive meir effektivt. Gjennom denne omorganiseringa har ein allereie peika på sentrale faktorar for å drive tenesta effektivt. Dette er i hovudsak knytt til eit teknisk hovudfokus og kompetanseutvikling, god informasjonsflyt og kommunikasjon samt effektiv resursutnytting i tenesta. Det er naturleg at ein byggjer vidare på desse hovudpunkta i utgreiingsarbeidet og at ein samstundes gjer vurderingar omkring utvikling av dagens rutinar. Det er knytt stor uvisse til eit ev. innsparingspotensiale då den totale ressursbruken i tenesta også vesentleg er knytt til innkjøp av varer og tenester. Dette kan vi i mindre grad påverke utanom å ha effektive innkjøpsrutinar og gode konkurransar. Dersom utgreiingsarbeidet kan peike på mulege optimaliseringar, vil det og være tenleg for å få levert betre tenester innafor dagens rammer. I utgreiingsarbeidet vil det være naudsynt å involvere representantar for driftsteknikarane, samt ha ein dialog med dei som brukar bygga våre. Ein har så langt teke utgangspunkt i at vi skal særleg kartleggje og vurdere følgjande problemstillingar: Er fordelinga av oppgåver og ansvarsområde mellom bygge- og eigedomstenesta og brukar/skuledrift tydelege og rett? Korleis kan vi forbetre samhandling og rutinar mellom bygge- og eigedomstenesta og brukar av fylkeskommunale bygg? Er arealansvar og ansvarsområde per driftsteknikkar forsvarleg og rett i høve gjeldane normer? Ligg vi på rett nivå i høve rettleiande normer for vedlikehald i den fylkeskommunale bygningsmassen? Utgreiinga skal gjerast med utgangspunkt i mål og grunnprinsipp som tenesta arbeider etter. Dette inneber m.a. målsettinga om at verdien av eigedomsmassen ikkje skal forringast. Det skal leverast driftstekniske tenester som sikrar effektiv drift og godt fysisk arbeidsmiljø, og ressursinnsatsen knytt til driftsteknikar-/vaktmeistertenestene skal vere tilpassa desse grunnprinsippa. Utgreiinga har leveringsfrist 15.03.2016. 6.16. Sektorovergripande; Reinhaldartenestene (#56) Frå august 2015 startar fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor reinhaldartenestene. Fylkesrådmannen vil vurdere å greie nærare ut om det kan vere føremålstenleg å etablere ein felles standard for reinhaldartenestene knytt til alle fylkeskommunale bygg. Dette utgreiingsarbeidet vert gjennomført i ein tett dialog mellom bygge- og eigedomssjefen og driftssjefen i sentraladministrasjonen. Ein skal særleg kartleggje og vurdere følgjande problemstillingar: Er dagens reinhaldsrutinar tydelege og like hjå alle institusjonar (kartleggingsdel)? Ligg det føre reinhaldsplanar hjå alle institusjonar (konkrete reinhaldsplanar for kvart enkelt bygg)? Er arealansvar per reinhaldar forsvarleg og rett i høve gjeldane normer? Er det lagt til rette for god drift av tenestene (t.d. kompetanse, fysiske løysingar, utstyr, ergonomi m.m.)? I kva grad nyttar vi generelle reinhaldsstandardar, og er det trong for kvalitetssikring og kontrollrutinar? Utgreiinga skal særleg setje søkelys på følgjande grunnprinsipp: Rett reinhald gjev godt inneklima og gode lokalitetar. Rett reinhald tek vare på eigedommane. Resursinnsatsen må være tilpassa desse grunnprinsippa. Fylkesrådmannen har alt vore i kontakt med andre fylkeskommunar som har etablert ein felles standard for reinhaldartenestene knytt til alle eigne bygg. Ei rask kartlegging av praksis og erfaringar andre stader gjev oss ein kunnskap som vil vere nyttig i utgreiingsarbeidet framover. Utgreiinga har leveringsfrist 15.03.2016. 6.17. Sektorovergripande; Sentraladministrasjonen: roller og storleik (#57) Sommaren 2015 startar fylkesrådmannen ei utgreiing som skal vurdere eit innsparingskrav i høve programområdet «Administrasjon». Dette området er dominerande (60%) innafor budsjettområdet «Forvaltning». Utgreiingsramma for «Forvaltning» vart på forsommaren 2014 auka frå 17 til 30
Side 6 av 7 mill. kr. Desse beløpa inkluderer alt gjennomførte tiltak, som t.d. ein reduksjon i tal medlemer i fylkestinget frå 39 til 31, ei inndraging av stillingar i sentraladministrasjonen tilsvarande 7 mill.kr mv. Vidare har «Administrasjon» i seg den kompleksitet at ein god del utgifter som nok blir oppfatta som sentraladministrative blir ført på programområde utafor «Forvaltning». Dette siste er ei tilpassing til dei føringskrava SSB set gjennom Kostra. Utgreiinga om sentraladministrasjonen bør ut frå dette sjå på alle relevante programområde innafor «Forvaltning». Vidare bør ein ta med utgifter frå andre budsjettområde som vert oppfatta som sentraladministrative og/eller er nært knytt til tenesteeiningar i administrasjonen. For dei samla sentraladministrative funksjonane har fylkesrådmannen som rettesnor at dei må vere tilpassa dei tenestene vi skal yte mot politiske organ, mot eigen driftsorganisasjon og mot eksterne partar (bedrifter, organisasjonar og innbyggjarar). Administrasjonen må og vere driven på ein måte som gjer at ein stettar norsk lov og elles følgjer opp dei krav og forventningar fylkestinget til ei kvar tid set, til dømes ved handsaminga av ulike forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det at sentraladministrasjonen må vere tilpassa fylkeskommunen si verksemd elles, er eit uttrykk for at administrativ verksemd ikkje er eit mål i seg sjølv. Vi må heller vurdere dette som ein aktivitet vi må ha for å stette andre og meir primære sider ved fylkeskommunen si verksemd. Det er og forklaringa på at denne utgreiinga har 15.03.16 som leveringsfrist og såleis må kunne byggje på/tilpassast andre utgreiingar. Meir konkret vil ein i denne utgreiinga sjå nærare på følgjande: a. Korleis skal sentraladministrasjonen organiserast? Aktuelle element i dette er tal avdelingar (5) og korleis stabsfunksjonane hos fylkesrådmannen er organiserte. b. Arbeidsdelinga mellom sentraladministrasjonen og den fylkeskommunale driftsorganisasjonen. Her vil det på område som løn/rekneskap og ikt truleg vere slik at meir sentraliserte løysingar vil kunne bidra til å få ned dei samla utgiftene, samtidig som dette vil kunne møte motstand ute. c. Om vi kan kutte utgifter/stillingar i administrasjonen parallelt med at fylkeskommunale oppgåver vert tekne bort eller reduserte. Her må vi byggje på pågåande sektorutgreiingar. d. Den samla dimensjoneringa av sentraladministrative funksjonar. Her har FT nyleg teke bort stillingar tilsvarande 7 mill.kr, utan å fase ut oppgåver, leggje opp til noko ny arbeidsdeling eller organisasjonsendringar. I utgreiinga må ein vurdere om ein kan gå vidare langs denne vegen og kva konsekvensar dette ev. vil få. Utgreiinga har leveringsfrist 15.03.2016.» AGENDA 13. MAI Det vert vist til eiga innkalling for møte 13.mai. VIDARE FRAMDRIFT Det er vidare lagt opp til slik framdrift i økonomiplansaka: Dato 26.05.15 Arbeidsoppgåver Fylkesrådmannen legg ut si tilråding til økonomiplan med tanke på handsaming i hovudutval, fylkesutval og fylkesting. Politisk nivå Adm. nivå FRM 01.06.15 Politikardag 02.06.15 Hovudutvala si handsaming HU 03.06.15 Fylkesutvalet si handsaming FU 16.06.15 Fylkestinget si slutthandsaming FT
Side 7 av 7 OPPSUMMERING Hovudutvala vert gjennom denne saka inviterte til å prioritere mellom ferdigstilte utgreiingar på eigen sektor. I tillegg vert det gjeve rom for å gje ei verbal omtale av ikkje ferdigstilte utgreiingar. I den grad hovudutvala vel å ikkje prioritere mellom tiltaka i denne omgang, vil dette måtte gjerast som ein del av den vidare prosessen fram mot vedtak av økonomiplanen i juni 2015.