SFJ 2019: RETNINGSLINER FOR INTERNKOMMUNIKASJON OG SAMLA ARENAOVERSYN

Transkript

1 30. oktober 2014 SFJ 2019: RETNINGSLINER FOR INTERNKOMMUNIKASJON OG SAMLA ARENAOVERSYN MÅL FOR INTERNKOMMUNIKASJON Med utgangspunkt i kommunikasjonsplattforma skal det løpande arbeidast med utvikling og gjennomføring av kommunikasjonsplanar både samla og sektorvis innanfor SFJ Interne målgrupper er tilsette, einingsleiarar, tillitsvalde og verneombod. Aktivitetsplanen er hovudgrunnlaget for ei løpande vurdering av no-situasjonen, behovet for internkommunikasjon og oppdaterte kommunikasjonsplanar. Vi har fire overordna mål for internkommunikasjonen: 1. Tillit mellom og til leiarar, tilsette og tillitsvalde/verneombod: Leiinga må basere sin kommunikasjon på dei same grunnverdiane (les: kommunikasjonsplattforma), og stå fram samla og koordinert i informasjonsarbeidet. 2. Skape forståing og erkjenning av samla omstillingsbehovet i fylkeskommunen, innan sektorane og overfor dei tilsette sine arbeidsoppgåver. Medverknad og god kommunikasjon gjev større toleranse og aksept for endringar, og bidreg til betra resultat og stabilitet. 3. Kommunikasjon skal handterast på ein profesjonell måte der vi viser respekt for tilsette si auka uvisse. Grunngjeving for omstillinga, prosessar, gjennomføring og mulegheiter for medverknad må kommuniserast. 4. Ivareta omdøme som ein ansvarleg arbeidsgjevar. GRUNNPRINSIPP Styringsgruppa har det samla hovudansvaret for all internkommunikasjon. Omstillingsarbeidet skal vere ein open og synleg prosess. Styringsgruppa må samstundes, innanfor sine ansvarsområde, bevisstgjere organisasjonen om skiljet mellom intern informasjon og offentleg, eksternt retta informasjon. Omstillinga gjev oss kjensla av mindre kontroll og at framtida er mindre føreseieleg. Dette aukar behovet for dialog og involvering. Det må skapast rom og kanalar for å imøtekomme dette behovet. Difor skal leiarar som grunnprinsipp legge større vekt på personleg dialog og informasjon. Sektorleiar skal ha kunnskap om utfordringane innan dei ulike sektorane, og skal formidle dette på ein høveleg måte innan sitt ansvarsområde. Intern informasjon skal vurderast først, og tilsette skal alltid vere dei første som får informasjon som vedkjem dei direkte. Dei skal aldri uvitande lese nyhende om eigen jobbsituasjon i media. Det er viktig å informere sjølv om det ikkje er mykje nytt å informere om. Tidspunkt, omfang, kanal og frekvens skal alltid vurderast, og ei hovudsmålsetting er å vere i forkant med informasjon ikkje på etterskot. Det er også viktig at ein samordnar internkommunikasjonen mellom sektorane og dei ulike målgruppene. Vi skal bruke eit klart og forståeleg språk. Det skal vere lett tilgang til informasjonen gjennom ei eiga fane på portalen. Prosjektadministrasjonen har hovudansvar for at aktivitetsplanen er løpande oppdatert på intranettet. 1

2 A) EININGSLEIARAR Einingsleiarar og mellomleiarar er nøkkeltilsette med omsyn til endringsarbeidet framover. Sektorleiar må difor ha tett dialog med sine næraste leiarar, og ha nødvendige møteplassar. Alle leiarar er kommunikasjonsleiarar for sine tilsette. B) TILLITSVALDE/VERNEOMBOD Det er viktig å ha eit tilstrekkeleg sett med informasjons- og drøftingsmøte med tillitsvalde. Det skal vere faste informasjons- og drøftingsmøte for alle fylkeshovudtillitsvalde og fylkestillitsvalde innanfor dei ulike sektorane. Frekvensen må vurderast ut frå behov og effektiv ressursbruk. På desse møteplassane må det også avklarast korleis og kven av dei tillitsvalde som skal medverke i ulike delar av omstillingsarbeidet. SFJ 2019 skal vere fast tema i HSU- og -møta i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Sektoransvarleg har hovudansvar for at avtalar og prosedyrar m.o.t. dialog og møteverksemd med lokaltillitsvalde og vert følgd opp. Prosjektadministrasjonen skal i samarbeid med fylkeshovudverneombodet sikre at arbeidsmiljøet og kommunikasjonsansvaret på sektornivå vert følgd opp. Arbeidsgjevar har hovudansvaret for Hovudavtalen og Arbeidsmiljølova vert følgd m.o.t. informasjon og drøftingar, og at ein i handteringa er tydelege på dette skiljet ved innkallingar, gjennomføring av møter og krav til referat og protokollar. Der omstillingsarbeidet er prosjektorganisert, og dette grip direkte inn i ein sektor, skal informasjon- og drøftingsmøte samordnast mellom sektorleiar og prosjektleiing. Fylkestillitsvalde/fylkesverneombodet skal ha medverknad med omsyn til å definerte strukturar for møteplassar knytt til SFJ 2019, jf. vedlegg. C) TILSETTE Fylkesrådmannen har eit overordna kommunikasjonsansvar med omsyn til status og framdrift i omstillingsprosessen, men mykje av det daglege informasjonsarbeidet vil skje ute i den enkelte sektor/eining. Det vert lagt til rette for oppdatert informasjon under ei eiga fane på portalen. Der er det også tilgjengeleg ein fellespresentasjon som kan nyttast av styringsgruppa og prosjektadministrasjonen. Presentasjonen kan nyttast som grunnlag for vidare tilpassing av meir detaljinformasjon om eigen sektor. Lineansvar: Som hovudregel skal kommunikasjonsansvaret overfor mellomleiarar og tilsette følgje lina. Sektorleiar har hovudansvaret for informasjon og kommunikasjon knytt til sitt ansvarsområde. Arbeidet med kommunikasjon skal vere ein integrert del av planarbeidet i den enkelte sektor. Informasjonstenesta er støttespelar for styringsgruppa og prosjektadministrasjonen, og bidreg med løpande råd, rettleiing og tilrettelegging i kommunikasjonsarbeidet. Informasjonstenesta har ansvaret for ein oppdatert kommunikasjonsplan basert på styringsgruppemøta. 2

3 VEDLEGG: DAGENS ARENAER FOR INFORMASJON OG DRØFTING (KARTLEGGING PER ) Sektor/tenesteområde Tilsette Einings-/mellomleiarar Tillitsvalde/verneombod 1 Forvaltning/ tenesteeiningane Stabsmøte ved behov (FRM-stab) Leiarsamlingar FRM/ASS.FRM: Utviklingssamtale Møte m. plasstillitsvalde ved behov 2 Kultur Faste avdelingsmøte, måndagsmøte, personalmøte Leiarsamlingar : Ytre kulturetat: 4 møte per år 3 Næring Faste avdelingsmøte 4 Plan og samfunn Faste avdelingsmøte 5 Samferdsle Faste avdelingsmøte 6 Tannhelse Personalmøte: 1 møte per år Leiarsamlingar Drøftingsmøte ved behov Kontaktmøte tillitsv.: 2 møte pr. år 7 Opplæring Tilsette Einings-/mellomleiarar Tillitsvalde/verneombod Fylkesdirektøren Avdelingsmøte (2-3 pr. år) Kontormøte (kvar veke) Team-/stabsmøte (jamleg) Møte i utvida leiargruppe OA (kvar 14. dag) Leiarsamlingar i sektoren Fylkesrådmannen si Utvida leiargruppe (frm) Informasjons- og drøftingsmøte med tillitsvalde i opplæringssektoren (fast før kvart HO-møte, elles etter behov) HSU 3

4 Styringsdialog med skulane Rektormøte Ulike fagsamlingar Dei vidaregåande skulane Personalmøte Møte i leiargruppene Leiarmøte Fylkesrådmannen si Avdelings-/seksjonsmøte (fagmøte) Leiarsamlingar i sektoren Fellesmøte for pedagogisk Rektormøte personale (pedagogisk utviklingsarbeid) Regionmøte (rektorane, utvida leiargruppe) PPT-kontora Kontormøte (kvar veke) Leiarsamlingar i sektoren Fylkesrådmannen si Drøftingsmøte (leiing og tillitsvalde) Skuleutvalet Skulemiljøutvalet 8 Fellesmøteplassar Leiarsamlingar Hovudsamarbeidsutvalet (HSU) Fylkeshovudtillitsvalde Tabell: Informasjons- og drøftingsarenaer i Sogn og Fjordane fylkeskommune per Felles informasjons- og drøftingsarenaer (kommentar) Sogn og Fjordane fylkeskommune har eit hovudsamarbeidsutval (HSU) som er eit kombinert samarbeids- og hovudarbeidsmiljøutval. Hovudsamarbeidsutvalet er eit sentralt, sektorovergripande samarbeidsutval. Hovudsamarbeidsutvalet dekkjer oppgåvene som administrasjonsutval etter hovudavtalen kommunalt tariffområde del B, 4, kommunelova 25, og oppgåver som hovudarbeidsmiljøutval etter arbeidsmiljølova 7-2. HSU bør ha temaet på dagsorden i kvart møte framover. Det er elles eit framlegg at alle -utvala set temaet på dagsorden kvar gong det vert lagt ut endringar/nye dokument på portalen. lokalt bør også sjølve få ansvar for å hente inn relevant informasjon. Sjå elles arbeidsmiljølova sine bestemmelser om omstillingar (døme): 1-1 Målsetting 7-2 (1 og 2) AMU sine oppgåver 4-2 (2e) og (3) Krav ved endring og omstilling (info, kompetanse, medverknad) 2-1 Arbeidsgjevar sine plikter 3-1 (2) Krav om systematisk kartlegging og planlegging 4

5 5