Administrasjonsutvalget Medlemmer (varamedlemmer inviteres fast til møtene i utvalget) Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, Universitetet i Oslo (leder) Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen Adm. direktør Ole Hope, Norges Handelshøyskole Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen, Universitetet i Agder, vara Direktør Beate Pettersen, Det teologiske Menighetsfakultet, vara Høgskoledirektør Carl-Morten Gjeldnes, Høgskolen i Østfold, vara Høgskoledirektør Kari Kjenndalen, Høgskolen i Lillehammer, vara Fra UHRs sekretariat: Generalsekretær i UHR, Ola Stave under sak 19/12 Sekretær for administrasjonsutvalget Sigrid Tollefsen Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Andre : Ekspedisjonssjef Toril Johansson og avdelingsdirektør Arne Lunde, Kunnskapsdepartementet under sak 19/12 Ekspedisjonssjef Per Engeseth og avdelingsdirektør Stein Jahren, Riksrevisjonen under sak 19/12 Forfall: Høgskoledirektør Leon Aurdal, Høgskolen i Ålesund Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (nestleder) Universitetsdirektør Lasse Lønnum, Universitetet i Tromsø, vara Forslag til referat Møtedato: 04.05.2012 Møtetid: Kl. 10.00-13.00 Møtested: UHRs lokaler, Pilestredet 46 Saksnr.: Saksliste Sak 12/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 13/12 Referat fra forrige møte Sak 14/12 Handlingsplan 2012 og struktur for utvalget Sak 15/12 SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid. Nye tiltak Sak 16/12 Oppfølging. Strategi og styring av felles administrative systemer. Etablering av et Arkitekturråd- IKT Sak 17/12 Arbeidsgruppe for håndtering av aktivitets- og redegjørelsesplikten om likestilling innstilling fra arbeidsgruppen 1
Sak 18/12 Sak 19/12 Sak 20/12 Sak 21/12 Arbeidsgruppe for på forsikring og erstatningsrettslige spørsmål vedrørende studenter i UH sektoren Møte mellom Kunnskapsdepartementet, Administrasjonsutvalget og Riksrevisjonen Orienteringssaker Eventuelt Saksnr. 12/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr. 13/12 Referat fra forrige møte Referat fra møte 23. januar 2012 er godkjent på sirkulasjon og lagt ut på web på: http://www.uhr.no/rad_og_utvalg/utvalg/administrasjonsutvalget/motereferat Saksnr. 14/12 Handlingsplan 2012 og struktur for utvalget Revidert handlingsplan Administrasjonsutvalget 2012 1. Handlingsplan Administrasjonsutvalget gjennomgikk utkast til revidert handlingsplan for 2012-2013. Utvalget ønsker en oversikt som konkretiserer oppfølgingen av handlingsplanen slik at utvalget sikrer fremdrift på de ulike områdene, samt ansvarliggjør enkeltmedlemmer av utvalget i forhold til oppfølging av enkelte saksfelt. 2. Struktur i administrasjonsutvalget Utvalget ønsket å ta diskusjonen om underutvalg og arbeidsform opp igjen til høsten og se dette i sammenheng med arbeidsgruppen som ser på UHRs funksjon og rolle, jfr o-sakrapporten UHRs rolle og arbeidsoppgaver. 3. Møteplan 2012 1. Handlingsplan ble vedtatt med endringer som fremkom i møtet. Sekretariatet utarbeider en oppfølgingsplan med aksjonspunkter på de enkelte saksområdene. 2. Administrasjonsutvalget inviterer lederne av underutvalgene til et møte i utvalget for å diskutere struktur og hensiktsmessigheten av underutvalg og kontakten med Administrasjonsutvalget. Utvalget vil se dette i sammenheng med oppfølgingen av arbeidsgruppen som ser på UHRs rolle og oppgaver. 2
3. Møteplan. Administrasjonsutvalget ønsker å legge en plan for 2012 og 2013. Tentative datoer settes for hele perioden, inkludert plan for en lunsj-til-lunsj samling for utvalget til høsten. Saksnr. 15/12 SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid. Nye tiltak Rapportering og redegjørelse for SAK-prosjekter tilknyttet Administrasjonsutvalget. Brev av 1. mars 2012, vedlagt Skisse til nye SAK-prosjekter fra UHR. Epost fra Ola Stave sendt 2. mars 2012, vedlagt Det vises til behandling på forrige møte 23. januar der administrasjonsutvalget ble orientert om status og fremdrift i eksisterende SAK-prosjekter og vedtok budsjettfordeling. I tillegg besluttet utvalget å sende inn nye forslag til SAK-tiltak. Sekretariatet sendte KD en rapport over status for SAK-prosjektene 1. mars 2012 og det arbeides etter planen på de forskjellige prosjektene. Sigrid Tollefsen orienterte muntlig om siste utvikling på noen av enkeltprosjektene innen Arbeidsmiljø og Forskningsadministrasjon/ eksternt finansierte prosjekter. UHR sendte en skisse til KD 2. mars med forslag til nye SAK-tiltak, inkludert forslag fra Administrasjonsutvalget innen Robust administrasjon og fikk en orientering fra Ola Stave om status ift oppfølging av de foreslåtte tiltakene. Administrasjonsutvalget tar saken til orientering og blir involvert igjen når vi får tilbakemelding på de innmeldte SAK-forslagene. Saksnr. 16/12 Oppfølging. Strategi og styring av felles administrative systemer. Etablering av et Arkitekturråd- IKT Saksfremlegg lagt frem for UHRs styre til behandling 26. april Det vises til forrige møte og korrespondanse på epost i forbindelse med forslag til sammensetning av Arkitekturråd IKT. UHRs styre behandlet saken 26. april, men sendte den tilbake til sekretariatet og ønsket nytt forslag til sammensetning. Ola Stave redegjorde for styrets diskusjon og behandling. Administrasjonsutvalget diskuterte kompetanse som bør være representert i rådet. Ole Hope fratrådte utvalgets behandling av denne saken ettersom han er kandidat til å lede Arkitekturrådet-IKT. UHRs styre vil behandle nytt forslag til sammensetning på sirkulasjon. Administrasjonsutvalget tar saken til orientering og avventer styrets vedtak når det gjelder sammensetning. 3
Saksnr 17/12 Arbeidsgruppe for håndtering av aktivitets- og redegjørelsesplikten om likestilling behandling av første utkast til rapport + videre fremdrift Oversendelsesbrev fra Arbeidsgruppens leder, vedlagt Innstilling fra arbeidsgruppen, vedlagt Det vises til behandling på forrige møte der administrasjonsutvalget ønsket at arbeidsgruppen jobbet videre med rapporten, blant annet for å tydeliggjøre hva som skal til for å tilfredsstille lovens krav samtidig som rapporteringen ikke skal bli for omfattende. I oversendelsesbrevet skriver leder av arbeidsgruppen blant annet: Utvalget har mottatt flere synspunkter i forhold til omfanget på rapporteringen. Arbeidsgruppen har drøftet ulike tilnærminger til mandatets føring på å være tydelig på minimumskrav samtidig som ARP skal være et relevant og hensiktsmessig verktøy for å bedre likestilling i institusjonene. Dette har vi forsøkt å løse gjennom å skille mellom hva som er krav til redegjørelsen, hva som er veiledning til arbeidet og hva som er anbefalinger til områder som den enkelte institusjon bør vurdere å inkludere i sin redegjørelse. Det er likevel slik at kravene til rapportering er relativt omfattende. Arbeidsgruppen anbefaler derfor at det jobbes videre med å tilrettelegge for å forenkle rapportering/datagrunnlag. Vi ser i den sammenheng arbeidsgruppen som er under oppnevning for å gjennomgå og videreutvikle personaldata i DBH som en viktig arena for å jobbe videre med de anbefalinger som vår arbeidsgruppe gir ift. et mer enhetlig og enkelt tilgjengelig datagrunnlag for ARP. Når det gjelder hvordan det rapporteres så anbefaler arbeidsgruppen, med henvisningen til lovgivningen, at det skal rapporteres i det årlige rapport og plandokumentet. Det anbefales her en kombinasjon av innhold i rapport og som vedlegg. LDO peker på at det er viktig at likestillingsredegjørelsen behandles på samme måte og av samme instans som behandler årsbudsjett/årsberetning og er offentlig tilgjengelige. Likestillings- og diskrimineringsombudet har deltatt i arbeidet med en ressursperson for arbeidsgruppen og gitt innspill og anbefalinger til malen. LDO kan likevel ikke gi noen forhåndsgodkjenning på likestillingsredegjørelser som følger malen. Den enkelte redegjørelse må vurderes konkret. Arbeidsgruppen ønsket med dette å avslutte arbeidet, og legge oppfølgingen til de enkelte institusjoner. Rapporten vil kunne fungere som en konkret veileder for dette. Arbeid med hensiktsmessighet og omfang av rapportering er et av områdene i UHR As handlingsplan. Administrasjonsutvalget diskuterte den fremlagte rapporten og synes at forslaget fra arbeidsgruppen nå nærmet seg ferdigstillelse. Utvalget mente at det i tillegg til selve rapporten vil være fornuftig om det lages en tydeligere kortversjon/sammendrag foran som kort oppsummerer de områdene institusjonene må rapportere på. Administrasjonsutvalget takker arbeidsgruppen og spesielt leder og sekretær for 4
arbeidsgruppen, Lars Petter Mathisrud, for arbeidet og mener at rapporten vil bidra til klargjøring av hva som bør inngå i institusjonenes redegjørelser for likestilling. UHR As sekretariat følger opp ønsket om å få laget en kortversjon. Deretter vil rapporten bli distribuert til UHRs medlemsinstitusjoner og lagt tilgjengelig på UHRs websider. Saksnr 18/12 Arbeidsgruppe for på forsikring og erstatningsrettslige spørsmål vedrørende studenter i UH sektoren Innstilling fra arbeidsgruppen, vedlagt. Administrasjonsutvalget oppnevnte i juni 2011 en arbeidsgruppe som skulle utrede status og problemstillinger knyttet til forsikring og erstatningsrettslige spørsmål vedr. studenter i UHsektoren. Arbeidsgruppen anbefaler at rapporten brukes som en håndbok/veiledning for institusjonene med informasjon om gjeldende regelverk. I tillegg anbefaler gruppen at det også for studenter vurderes å innføre en yrkesskadeforsikringsordning som kan gi dekning utover folketrygden, slik arbeidstaker og elever i grunn- og videregående skole har. Administrasjonsutvalget takker arbeidsgruppen for et godt og ryddig arbeid innen et vanskelig oversiktlig område. Rapporten distribueres UHRs medlemsinstitusjoner og legges tilgjengelig på UHRs websider. Administrasjonsutvalget vil følge opp spørsmålet om innføring av yrkesskadeforsikring for studenter. Saksnr 19/12 Møte mellom Kunnskapsdepartementet, Administrasjonsutvalget og Riksrevisjonen Administrasjonsutvalget hadde møte med Riksrevisjonen for første gang i 2010 og ble da enig om å ha et årlig møte på våren for å diskutere og få et bilde av sektorens utfordringer. I 2011 var også Kunnskapsdepartementet invitert inn til møtet og dette ble gjentatt nå i 2012. Riksrevisjonen presenterte de viktigste utfordringene for sektoren og KD hadde på forhånd utarbeidet et notat til møtet med utgangspunkt i Riksrevisjonens foreløpige kommentarer til institusjonene. Representantskapsmøtet i Molde vil bli orientert om diskusjonene i møtet slik at institusjonsledelsen blir tidlig informert om hvilke områder Riksrevisjonen mener institusjonene bør følge tettere opp. Administrasjonsutvalget takker Riksrevisjonen og KD for møtet og konstruktiv dialog. Utvalget legger opp til nytt tilsvarende møte neste vår. Saksnr 20/12 Orienteringssaker 5
Endringsvarsel for håndtering av reiseregninger i SAP DFØ varslet i kundenotat 8/2012 endringer ved kostnadstilordning av reiser. Omleggingen ville medføre at det ikke lenger ville være mulig for godkjennere (attestasjonsansvarlige/utøver av budsjettdisponeringsmyndighet) å endre kostnadstilordning på reiseregninger på vegne av tilsatte. Dersom konteringen ikke var korrekt måtte reiseregningen returneres fra godkjenner til den tilsatte for korrigering. Denne endringen var ikke gjennomførbar for universitets- og høgskolesektoren. Administrasjonsutvalget behandlet denne saken på sirkulasjon og UHR ba Kunnskapsdepartementet ta et initiativ overfor DFØs ledelse for å stoppe endringen. Kundenotat lønn nr 13/2012 viser at DFØ fant en løsning på saken. Kopinor UHR har informert alle institusjoner om at avtalen med Kopinor utløper 30.6, men at UHRs forhandlingsutvalg har foreslått prolongering for en kort periode for å kunne forberede seg ti forhandlinger. UHR og Kopinors forhandlingsutvalg skal ha møte 3. mai. Ola Stave orienterte fra møtet sammen med Kari Kjenndalen, som sitter i UHRs forhandlingsutvalg, og Sigrid Tollefsen. Direktørsamling Programkomiteen som ble oppnevnt på forrige møte vil snart ta stilling til når en samling skal arrangeres. UHRs rolle og funksjon. UHRs styre har oppnevnt en arbeidsgruppe som utreder UHR s rolle og funksjon. Resultat fra en spørreundersøkelse vedlagt. Arbeidsgruppen fortsetter sitt arbeid og saken følges opp både av styret og på representantskapsmøtet. Saksnr. 21/12 Eventuelt Ingen saker. 6