Vår ref. 14/448-2 033 /KASB Medlemmer og varamedlemmer Dato 10.09.2014 Vennesla kommune - kontrollutvalget Det blir med dette kalla inn til møte: Dato: 17.09.2014 Tid: 14.00 Sted: Vennesla herredshus Dersom man ikke kan møte må det snarest meldes i fra til sekretær for kontrollutvalget Benedikte Vonen, på e-post: benedikte.vonen@temark.no eller tlf 90 58 90 43. På selve møtedagen 17.09 vil sekretær for kontrollutvalget være Øystein Bergh, som kan kontaktes på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97 64 66 06. Vara møter berre etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 12/14-19/14 for Leder Oddbjørn Hagen Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 73 98 93 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Vennesla kommune - kontrollutvalet Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 12/14 14/438 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 07.05.2014 13/14 14/443 ORIENTERING OM SALG AV VENNESLA PRESTEGÅRD 14/14 14/442 ORIENTERING OM DOM I FORBINDELSE MED NY SVØMMEHALL 15/14 14/441 ENDRING AV AVFALLSFORSKRIFTEN - RETURKRAFT AS 16/14 14/439 OPPSUMMERING AV GJENNOMFØRT REVISJON AV REGNSKAPET FOR 2013 17/14 14/444 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 17.09.2014 18/14 14/446 BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I VENNESLA KOMMUNE 19/14 14/447 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 17.09.2014
Sak nr. 12/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 07.05.2014 Arkivsaksnr.: 14/438 Arkivkode: 033 12/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Protokollen fra møte 07.05.2014 godkjennes. Protokollen fra møte i kontrollutvalget 07.05.2014 legges frem for godkjenning i møtet. Vedlegg: Protokoll 07.05.2014 Sak 12/14 Side 3 av 12
Sak nr. 13/14 ORIENTERING OM SALG AV VENNESLA PRESTEGÅRD Arkivsaksnr.: 14/443 Arkivkode: 210 13/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken legges frem utan innstilling. Kontrollutvalget ba i forrige møte om at rådmannen orienterer utvalget om salg av Vennesla prestegård. Administrasjonen vil orientere i møtet. Sak 13/14 Side 4 av 12
Sak nr. 14/14 ORIENTERING OM DOM I FORBINDELSE MED NY SVØMMEHALL Arkivsaksnr.: 14/442 Arkivkode: 210 14/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken legges frem uten innstilling. Vennesla kommune har tapt sak mot Skanska i forbindelse med bygging av ny svømmehall, og dommen er nylig klar. Administrasjonen vil orientere om saka i møtet. Sak 14/14 Side 5 av 12
Sak nr. 15/14 ENDRING AV AVFALLSFORSKRIFTEN - RETURKRAFT AS Arkivsaksnr.: 14/441 Arkivkode: 216 15/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Klima- og miljødepartementet har nå fastsatt ny avfallsforskrift, som skal sikre at kommunale avfallsgebyrer ikke brukes til å subsidiere kommersiell avfallshåndtering (håndtering av næringsavfall). Endringene i avfallsforskriften berører blant annet Returkraft AS, som Vennesla kommune indirekte er eier av gjennom sitt eierskap i Avfall Sør. Kristiansand revisjonsdistrikt IKS vil orientere om saka i møtet. Vedlegg: 1) Diverse informasjon om endring i avfallsforskriften 2) Pressemelding fra Klima- og miljødepartementet, 08.09.2014 Sak 15/14 Side 6 av 12
Sak nr. 16/14 OPPSUMMERING AV GJENNOMFØRT REVISJON AV REGNSKAPET FOR 2013 Arkivsaksnr.: 14/439 Arkivkode: 210 16/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Kristiansand revisjonsdistrikt IKS vil gjennomgå oppsummeringsbrevet som er sendt kommunen i forbindelse med revisjon av regnskapet for 2013 i møtet. Vedlegg: 1) Brev fra Kristiansand revisjonsdistrikt IKS, datert 03.09.2014 Sak 16/14 Side 7 av 12
Sak nr. 17/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 17.09.2014 Arkivsaksnr.: 14/444 Arkivkode: 210 17/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Kristiansand kommunerevisjon IKS vil orientere om det løpende revisjonarbeidet i møtet. Sak 17/14 Side 8 av 12
Sak nr. 18/14 BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I VENNESLA KOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/446 Arkivkode: 151 18/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2015 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Vennesla Kommune med en ramme på kr 1 139 600,-. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2015 i Vennesla kommune. Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Vennesla Kommune for 2015. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve drifta av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall og noe på anslag. Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for tilstrekkelig kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok med ressurser til dette. Det er blant annet viktig at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er bra i denne sammenhengen. Det skal holdes lokalvalg i 2015, noe som kan medføre endret sammensetning av utvalget og andre behov. Det må være rom for dette på kontrollutvalgets budsjett. Sak 18/14 Side 9 av 12
Sak 18/14 Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse Budsjett 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Møtegodtgjørelse m.v. 18 000 18 000 18 500 Bilgodtgjørelse 5 000 5 000 6 000 Opplæring og kurs 40 000 40 000 41 500 Bevertning m.v. 5 500 5 500 5 500 Kontorutgifter og reise 3 500 3 500 3 500 Diverse 5 000 5 000 5 000 Sum kontrollutvalg 77 000 77 000 80 000 Kjøp fra IKS a. Revisjon (revisjonshonorar) 770 000 800 000 830 000 Revisjon (møtedeltagelse og forberedelse) 50 500 53 000 55 000 b. Selskapskontroll 52 000 55 000 57 000 c. Sekretariat (Temark) 78 000 96 000 1 117 600 2 Sum kjøp IKS 950 500 1 004 000 1 059 600 Totalutgifter 1 027 500 1 081 000 1 139 600 Økonomiplan 2016-2018 Det er ikke budsjettert med forventet lønns-/prisvekst i økonomiplanperioden. Dette forutsettes lagt inn av kommuneadministrasjonen i forbindelse med utarbeidelse av kommunens samlede budsjett og økonomiplan. Kommentar til noen av postene i budsjettet: En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Vennesla kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar 2015, samt dagskonferanse Vår og Høst i regi av sekretariatet. Vennesla kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll og tilsynsoppgavene. Dette er Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. Sekretariatstjenester Vennesla kommune er fra 1. juli d.å., medeier i Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir endelig fastlagt av representantskapet. Revisjonstjenester 1 Arendal revisjonsdistrikt IKS har levert sekretariats tjenester frem til Temark overtok 01.07.14. Dette er det opprinnelige budsjettallet. 2 Beregningen som ligger til grunn for sekretariats tjenesten i 2015 er kr. 113 600 + 3,5% (deflator). Side 10 av 12
Sak 18/14 Vennesla kommune er medeier i Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Kostnader i selskapet blir fordelt etter vedtatt fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet (ref. vedlegg 1). Kristiansand revisjonsdistrikt IKS har lagt til grunn en utgiftsvekst på 3,75%, og kostnadene til revisjon er justert tilsvarende. Selskapskontroll og evt. andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at det bevilges nok penger til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller. Med andre tjenester menes situasjoner der skulle oppstå behov for å kjøpe inn ekstern bistand/kompetanse i form av for eksempel advokat, ekstern konsulent/revisjon eller kjøp av ekstra tjenester fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Det er i budsjettforslaget kun tatt høyde for planlagt kjøp av selskapskontroll fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Konklusjon: Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr 1 139 600,- for kontrollutvalget for 2015, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år Det er tatt høyde for en lønnsvekst på 3,5%, i tråd med regjeringens Kommuneproposisjon, som ble lagt frem i mai. Noen poster er justert med mindre enn 3,5%, basert på de erfaringstall som foreligger per dato. Kristiansand revisjonsdistrikt IKS har lagt til grunn en utgiftsvekst på 3,75%. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse eller kjøpe ekstra tid fra Kristiansand revisjonsdistrikt IKS, kan behovet for tilleggsbevilgninger til Kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Side 11 av 12
Sak nr. 19/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 17.09.2014 Arkivsaksnr.: 14/447 Arkivkode: 033 19/14 Vennesla kommune - kontrollutvalet Saken tas til orientering. Her kan sekretariatet og medlemmane i kontrollutvalet ta opp og orientere om aktuelle saker/møter/annet. Sekretariet har følgende tema til møtet: 1) Status Temark IKS Temark (Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS) ble største kontrollutvalgssekretariat i landet fra 01.07.2014. Sekretariatet omfatter nå 34 kommuner og fylkeskommuner i Telemark, Aust- og Vest- Agder. Det er ansatt 2 personer som skal ha kontorsted på Fylkeshuset i Arendal; Alexander Etsy Jensen og Benedikte Vonen. Begge hadde oppstart 01.09.2014. 2) Representantskap og Høstkonferanse 2014 Første representantskap etter utvidelsen av selskapet holdes mandag 10. november på Brokelandsheia. Det jobbes med planlegging av møtet/konferanseprogram. 3) Møtekalender ut 2014 Det er i møtekalenderen for Vennesla KU satt av møter 15.10 og 03.12. Det må avklares når det skal avholdes møter ut året. 4) Andre saker/eventuelt Sak 19/14 Side 12 av 12