DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 1 av 11 PREKVALIFISERING FOR DELTAKELSE I KONKURRANSE MED FORHANDLING ETTER FORUTGÅENDE KUNNGJØRING REGLER FOR KVALIFISERINGEN Over EØS terskelverdi iht. FOSA.
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon... 3 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen... 3 1.3 Om anskaffelsen... 3 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Fremdriftsplan... 5 2.2 Kontaktperson... 6 2.3 Rettelse, supplering eller endringer vedrørende anskaffelsen... 6 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader... 6 2.5 Sikkerhet... 6 3 SØKNAD OM DELTAKELSE - PREKVALIFISERING... 7 3.1 Søknadsstruktur... 7 3.2 Søknadsformat... 7 3.3 Adresse og leveringssted... 8 3.4 Søknadsfrist... 8 3.5 Forbehold... 8 3.6 Retur av søknad... 8 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 9 4.1 Innledning... 9 4.2 Obligatoriske krav... 9 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 10 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 10 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 4.6 Miljø... 11
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 3 av 11 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca 23 000 personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og 83 000 ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLOs oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, Cyberforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet «logistikk» mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyning, avdeling Driftsanskaffelser. Heretter betegnet «Kjøper» eller «Oppdragsgiver». Brukere under rammeavtalen(e) er følgende: Forsvarsdepartementet (FD) Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) Forsvaret er hovedbruker av rammeavtalene. Andre departementer kan benytte rammeavtalen ved behov. Deres behov er ikke innkalkulert i estimert omfang. Brukerne skal kunne gjøre avrop på avtalen på samme linje som Oppdragsgiver. 1.3 Om anskaffelsen 1.3.1 Formål Formålet med denne anskaffelsen er å møte Brukerens behov for flytransport av personell med bagasje på spesifiserte ruter og uspesifiserte ruter i Norge og på uspesifiserte ruter i utland, der Oppdragsgiver selv ikke kan dekke behovet gjennom egen organisasjon og tilknyttede avtaler eller gjennom militære forsyningskanaler. Behovet dekkes gjennom etablering av parallelle rammeavtaler.
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 4 av 11 1.3.2 Omfang og verdi Rammeavtalene skal dekke behovet for forflytning av passasjerer i forbindelse med permisjoner og frakt til/fra øvelser i Norge. De spesifiserte rutene i Norge er tur/retur Oslo-Kirkenes og tur/retur Oslo-Bardufoss. I Norge er det også behov for frakt på uspesifiserte ruter. Tur/retur Norge-utland skal rammeavtalen særlig dekke oppdukkende behov i forbindelse med frakt til og fra øvelser og internasjonale oppdrag. Majoriteten av de uspesifiserte rutene i utland gjelder Europa, men andre verdensdeler er også aktuelt. Behovet vil variere avhengig av Norges deltakelse i internasjonale operasjoner. Bagasjen til personell er normalt ca. 25 kg inkludert håndbagasje, og passasjerantallet varierer mellom 50 og 400 på hver flyvning avhengig av strekning i Norge. Ledig lastekapasitet vil bli nyttet til last og andre passasjerer. Utenfor Norge omfatter behovet både frakt av personell med bagasje og lastefrakt, på uspesifiserte ruter. Kjøper leier hele flyet ved avrop. Ledig lastekapasitet vil bli nyttet til last og andre passasjerer. Ytterligere informasjon følger av konkurransegrunnlaget. Rammeavtalens verdi er estimert til NOK 17 MNOK over 4 år eksklusive merverdiavgift. Angitt volum tilknyttet omfang og verdi er kun estimater gjort etter Kjøpers beste skjønn. Kjøper tar uttrykkelig forbehold om at estimatene ikke er ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen, og skal følgelig ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters skiftende behov i avtaleperioden. Kjøper betinger seg retten til å tegne helt eller delvis overlappende rammeavtaler, gjennomføre forsyninger fra egne kanaler og/eller benytte allerede inngåtte avtaler, dersom dette finnes hensiktsmessig. 1.3.3 Varighet Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen(e) en eller flere ganger inntil 60 måneder. Rammeavtalens maksimale varighet vil være 7 år. 1.3.4 Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende og forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser («FOSA») fastsatt ved kgl.res. 4. oktober 2013 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) 9 og 16. Kommunikasjon under anbudsprosessen og ved gjennomføring av minikonkurranser, herunder inngivelse av kvalifikasjonsdokumenter og tilbud inkludert tilbud i minikonkurransen, kan skje på norsk og på engelsk.
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 5 av 11 1.3.4.1 Prekvalifisering Oppdragsgiver vil vurdere de innkomne søknader om deltagelse i konkurransen i henhold til kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver vil maksimalt gi 15 kvalifiserte leverandører mulighet til å inngi tilbud. Dersom det er flere enn 15 kvalifiserte leverandører, vil Oppdragsgiver sortere søknadene etter «best konkurranse» prinsippet. Hva som vil gi «best konkurranse» avgjøres både på bakgrunn av oppfyllelse av kvalifikasjonskravene samt på bakgrunn av graden av konkurranse på de ulike deler av leveringsomfanget. Kjøper skal inngå rammeavtale med minst 3 leverandører og maksimalt 15 leverandører, forutsatt at tilstrekkelig antall deltagere og tilbud er kvalifisert. 1.3.4.2 Avrop på rammeavtalen Oppdragsgiver vil evaluere de innkomne tilbud, og vil deretter gjennomføre forhandlinger, jfr. FOSA 5-1 (1). Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med flere leverandører for å dekke sitt behov. Avrop blir tildelt etter følgende prosedyre: - Minikonkurranse. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende tentative fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring 29.10.2014 Frist for innlevering av søknad om deltakelse - Prekvalifisering 01.12.2014 Kl. 13:00 Evaluering av kvalifikasjonskrav - Prekvalifisering 01-02.12.2014 Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører, og utsendelse av avslagsbrev til ikke-kvalifiserte leverandører. 01-02.12.2014 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 08.12.2014 Frist for innlevering av tilbud 16.12.2014 kl 13:00. Tilbudsåpning Uke 51 Evaluering av tilbud Uke 51 Forhandlinger med kvalifiserte tilbydere Uke 51/uke 1 Tildeling av rammeavtale Uke 51-uke 2 Klagefrist 10 dager etter tildeling Kontraktsignering Januar 2015
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 6 av 11 2.2 Kontaktperson Kjøpers kontaktperson for denne anskaffelsen er: Merkantil saksbehandler Anne-Berit Østby Urke Telefon 63 80 81 17 Mobiltelefon: 97 95 91 80 E-post: aurke@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til merkantil saksbehandler jfr. pkt. 2.2, med kopi til: Førstekonsulent Guro Forseth gforseth@mil.no. Spørsmålene skal være skriftlige og merkes med følgende referanse: «Spørsmål 2014022874 Leie - flytransport». Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på www.doffin.no. 2.3 Rettelse, supplering eller endringer vedrørende anskaffelsen Rettelser, suppleringer eller endringer legges ut på Doffin. Det anbefales på det sterkeste at tilbydere holder seg oppdatert med eventuelle endringer vedrørende anskaffelsen på Doffin. 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av prekvalifiseringsdokumenter, tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere Oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Sikkerhet 2.5.1 Sikkerhetsavtale Dersom det er nødvendig å utlevere sikkerhetsgradert informasjon for å gjennomføre en anskaffelse, må leverandøren og eventuelle underleverandører sikkerhetsklareres før utlevering av gradert informasjon skjer. Det skal i slike tilfeller inngås en separat sikkerhetsavtale mellom partene for behandling av gradert informasjon. 2.5.2 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser Leverandøren er ansvarlig for å få nødvendige besøkstillatelser og sikkerhetsklareringer for sine representanter til møter, forhandlinger og/eller tilbudskonferanser innenfor Forsvarets områder. Leverandørens utenlandske statsborgere skal sende besøksanmodninger gjennom Leverandørens ambassade til den norske forsvarsstaben, jf. Vedlegg D «Guide For Clearance of Foreign Citizens Visiting Norway» til konkurransegrunnlaget. Dersom Leverandøren allerede har en gyldig sikkerhetsklarering, må dette eksplisitt meddeles Kjøpers kontaktperson jfr. pkt. 2.2.
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 7 av 11 3 Søknad om deltakelse - prekvalifisering 3.1 Søknadsstruktur Søknaden skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres med skilleark iht. angitt seksjonsnummer jfr. matrisen under: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Utfylt Vedlegg A Søknad om deltagelse 2 Skatteattester jfr. punkt 4.2. 3 HMS erklæring, jfr. punkt 4.2. 4 Signert vedlegg C Etikk 5 Organisatoriske og juridiske stilling, jfr. punkt 4.3. 6 Økonomiske og finansielle stilling, jfr. punkt 4.4. 7 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt 4.5. 8 Miljø, jfr. Punkt 4.6 9 Eventuelle forbehold jfr. punkt 3.8 10 Eventuell taushetsbelagt informasjon jfr. pkt. 2.5. 11 Eventuell Morselskapsgaranti, vedlegg D- «Morselskapsgaranti» 12 Eventuell Forpliktelseserklæring(er), jfr. pkt. 4.1.1. 3.2 Søknadsformat 3.2.1 Innbinding 1. Søknaden med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med følgende: PREKVALIFISERING - «2014022874 Leie flytransport» og «Leverandørens navn». 3. Permen skal inneholde den dokumentasjon, og følge den disposisjon som følger av pkt 3.1. 4. Det skal være skilleark merket med samme seksjonsnummer som følger av pkt 3.1 for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 3.2.2 Antall kopier Søknaden skal leveres i 2 originalkopier. En elektronisk versjon av det komplette tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-Rom eller minnepinne (USB). Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid.
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 8 av 11 3.2.3 Pakking og merking Søknaden (ringpermene) skal pakkes forsvarlig i lukket konvolutt/innpakning. Konvolutt/innpakningen skal merkes med følgende: «PREKVALIFISERING 2014022874 Leie flytransport» og «Leverandørens navn». 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse Søknaden skal sendes til følgende postadresse: FLO/Forsyning Postboks 10 2027 Kjeller Att: Anne-Berit Østby Urke 3.3.2 Leveringsadresse Søknaden kan også leveres direkte til adressen under mellom kl. 09-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler jfr. pkt 2.2: FLO/Forsyning Fetveien 80-84, Bygning 11 2007 Kjeller Att: Anne-Berit Østby Urke 3.4 Søknadsfrist Søknad om deltakelse i konkurranse med forhandling etter kunngjøring skal være Oppdragsgiver i hende senest innen: 01.12.2014 kl. 13:00. 3.5 Forbehold Dersom leverandøren ønsker å ta risiko med eventuelle forbehold skal forbeholdet angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere oppfyllelse av samtlige kvalifikasjonskrav uten å ta kontakt med leverandøren. Eventuelle forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i Prekvalifiseringen (dette dokument), og må vedlegges søknaden som et eget vedlegg merket: «Forbehold». Forbehold vil kunne medføre avvisning av leverandøren. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil ikke få tilsendt konkurransegrunnlag og således ikke delta videre i konkurransen om rammeavtalen. 3.6 Retur av søknad Innsendt søknad vil ikke bli returnert av Oppdragsgiver.
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 9 av 11 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav som er listet nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som får tilsendt konkurransegrunnlaget og mulighet til å innlevere tilbud i konkurransen. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for oppfyllelse de krav som er stilt. Manglende og/eller avvikende dokumentasjon vil kunne medføre avvisning. 4.1.1 Forpliktelseserklæring Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på et annet foretak for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav fastsatt i matrisen under skal det vedlegges en signert forpliktelseserklæring eller tilsvarende dokumentasjon fra det foretak som støtter leverandøren. Det skal fremkomme klart hvilket/hvilke kvalifikasjonskrav foretaket vil støtte leverandøren på. Tilsvarende krav gjelder selv om det støttende foretaket er i samme konsern som leverandøren. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogden for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMS- HMS egenerklæring jfr. vedlegg B skal fylles ut.
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 10 av 11 system. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kredittvurderingen fra anerkjent kredittvureringsinstitusjon, ikke eldre enn 3 mnd. Kjøperen forbeholder seg retten til å kreve både morselskapsgaranti og en erklæring fra en førsteklasses bank/finansinstitusjon. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom Leverandøren ønsker å støtte seg på morselskap for oppfyllelse av kravet om økonomisk og finansiell stilling, skal det vedlegges en morselskapsgaranti i henhold til Vedlegg D «Morselskapsgarant» 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen. Kort beskrivelse av leverandørens kapasitet. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Leverandøren bes å vedlegge dokumentasjon, som for eksempel matrise, over relevante ressurser. Det skal leveres en liste over lignende leveranser fra de siste fem (5) år. Hver leveranse som presenteres i listen skal inneholde en beskrivelse av leveransens
DEL 1 REGLER FOR KVALIFISERINGEN Side 11 av 11 art og omfang samt opplysninger om hvem som har vært/er leveransemottaker. Det skal leveres en liste med navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse over leveransemottaker. Kjøper forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte leveransemottakere. Leveransemottakere skal på forhånd orienteres om en slik mulig kontakt. 4.6 Miljø KRAV Leverandøren skal ha et system for å sikre lavere utslipp av klimagasser. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal redegjøre for eksisterende rutiner.