Kragerø kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 02.12.2013 Møtested: Møteleder: Forfall: Nestleder Til stede: Leder Medlem Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Rådhuset, Formannskapssalen Gotfred Nilsen Unni Wærstad Gotfred Nilsen Unn Kristin Nygaard Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen Merete Valstad Øystein Bergh Oppdragsrevisor Trond Gundersen Helsesjef HMS & Kvalitetsrådgiver Anne Skaug Grøgaard Anders Sandaas Innkallinga blei godkjent. Arne Kristiansen har tidligere etterlyst annonsering av møtene i avisa på same måten som andre møter i kommunen. Dette møtet var annonsert. Kontrollutvalget er ikke profilert på kommunens hjemmeside i hht kommuneloven. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 33 39/2013 Kragerø, 03.12.2013 Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 33/13 13/603 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 14.10.2013 34/13 13/605 ORIENTERING FRA ENHET FOR HELSE- OG REHABILITERING 35/13 13/620 ORIENTERING OM VARSLINGSSAKER OG QM+ 36/13 13/618 SALGSPROSESSEN KNYTTET TIL EIENDOMMEN LØKKA 20 37/13 13/607 SERVICEN I KOMMUNENE 38/13 13/606 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 2014 39/13 13/604 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 02.12.2013 Side 2 av 7
Sak nr. 33/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 14.10.2013 Møteprotokollen fra 14.10.2013 godkjennes. Leder la fram protokollen. Vedtaket var enstemmig. Møteprotokollen fra 14.10.2013 godkjennes. Sak nr. 34/13 ORIENTERING FRA ENHET FOR HELSE- OG REHABILITERING Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for Helse- rehabilitering Helsesjefen delte ut: Enhet for helse og rehabilitering/ administrasjon, Enhetens ansvarsområde. Følgende tema ble tatt opp: Generell orientering om Enhet for helse og rehabilitering. Økonomi Økonomien i barnevernet er vanskelig å budsjettere og styre. Kommunen har hatt bistand fra Telemarksforskning og tilsyn fra Fylkesmannen som har bidratt og gitt gode forslag på forbedringer. Dette har bidratt positivt til driften. Bruk av boliger kontra tiltak hjemme påvirker økonomien. Boliger tilhører Omsorg. Tilbudene kan dekke samme behov for bruker. Enheten har hatt ekstra kostnader i forbindelse med flytting. Husleien har økt sterkt. Tjenestekvalitet Sykemeldinger I praksis er det vanskelig å gjennomføre Individuell plan for bruker og hente inn koordinator. Dette har også en økonomisk side. Spesielt er det vanskelig å få dekket behovet til unge brukere. Side 3 av 7
Vedtaket var enstemmig. Etaten har meget lavt sykefravær, siste rapporten viste 3,7%. Det blir arbeidet aktivt med sykefraværet. Bl.a. er det etablert «Pusterommet» som har gitt gode resultater. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for Helse- rehabilitering Sak nr. 35/13 ORIENTERING OM VARSLINGSSAKER OG QM+ Kontrollutvalget tar informasjon om Varslingssaker og bruken av kvalitetssystemet Qm+ Kontrollutvalget ber kommunestyre vurdere om det skal redegjøres for eventuelle varslingsaker i kommunens rapporteringssystem, tertialrapporten. Saken sendes kommunestyret. HMS & Kvalitetsrådgiver gikk inn på kommunens intranett og presenterte Kvalitetssystemet Qm+. Systemet er primært et kvalitetssystem. Det blir registrert totalt ca 1400 1500 store og små hendelser (uønskete) i systemet. Dette brukes aktivt for å forbedre kvaliteten på tjenesteproduksjonen. Det er lagt til rette for melding av Varslingssaker gjennom systemet. Det er satt kriterier for definisjon av Varslingssak. Så langt i 2013 er det i Kragerø kommune ikke registrert varslingssak. Varslingssaker kan også tas opp på annen måte, bl.a. via hovedverneombud og tillitsmann. Dette er det redegjort for i rutinebeskrivelsen. Det er ingen rapportering om varslingssaker. Gotfred Nilsen satte fram følgende tilleggsforslag: Kontrollutvalget ber kommunestyre vurdere om det skal redegjøres for eventuelle varslingsaker i kommunens rapporteringssystem, tertialrapporten. Saken sendes kommunestyret. Innstilling med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Side 4 av 7
Kontrollutvalget tar informasjon om Varslingssaker og bruken av kvalitetssystemet Qm+ Sak nr. 36/13 SALGSPROSESSEN KNYTTET TIL EIENDOMMEN LØKKA 20 Kontrollutvalget tar informasjon om salgsprosessen knyttet til eiendommen Løkka 20 til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at en eventuell omregulering av eiendommen foregår på normal måte. Saken sendes kommunestyret til informasjon. Leder presenterte saken og tok for seg de spørsmålene kontrollutvalget hadde stilt og rådmannen sitt svar. Kontrollutvalget diskuterte hvert enkelt punkt i rådmannens svar. Arne Kristiansen satte fra følgende tilleggsforslag som falt mot en stemme: Kontrollutvalget mener salgsprosessen har vært uheldig. Gotfred Nilsen satte fram følgende tilleggsforslag som ble vedtatt mot en stemme: Kontrollutvalget forutsetter at en eventuell omregulering av eiendommen foregår på normal måte. Saken sendes kommunestyret til informasjon. Kontrollutvalget tar informasjon om salgsprosessen knyttet til eiendommen Løkka 20 til orientering. Sak nr. 37/13 SERVICEN I KOMMUNENE Kontrollutvalget tar Forbrukerrådets test av servicen i kommunen Side 5 av 7
Sekretæren presenterte saken og hovedtrekkene i resultatet av testen. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar Forbrukerrådets test av servicen i kommunen Sak nr. 38/13 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 2014 Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for 2014: 10.02, 22.04 (tirsdag), 02.06, 01.09, 13.10 og 08.12. Møtene holdes normalt mandager kl 1700-2000. Datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møtene de ønsker. Sekretæren presenterte saken. Møtedatoene ble diskuterte og følgende ble satt opp: 10.02, 22.04 (tirsdag), 02.06, 01.09, 13.10, 08.12. Temaene ble diskutert. For 10.02 tok utvalget ut orientering fra revisor og ønsket en orientering fra Enhet for skole. Dette med bakgrunn i den lave scoren på Forbrukerrådets test (se sak 37/2013). 22.04 reserveres regnskapet 2013. Kontrollutvalget forutsetter at utvalgets uttalelse til regnskapet følger regnskapssaken via formannskapet til kommunestyret. Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for 2014: 24.02, 07.04, 02.06, 01.09, 13.10 og 08.12. Møtene starter normalt kl 1700. Datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møtene de ønsker. Sak nr. 39/13 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 02.12.2013 Side 6 av 7
Saken blir tatt Gotfred Nilsen meldes på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse Følgende saker ble tatt opp: NKRF inviterer til Kontrollutvalgskonferanse 05 06.02.2014 på Gardermoen. Gotfred Nilsen meldes på. Leder viste til avisartikkel om kontroll av fjordbåtselskapet. Kontrollutvalget avventer saken til de mottar eventuell henvendelse. Sekretær orienterte om forespørsel om sekretariat i Agder for 16 kontrollutvalg. Sak er sendt kommunestyret. Saken blir tatt Side 7 av 7