HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 19.september 2011 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Høylandet kommune. Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 018/11 Status/oppsummering Turnus og vikarbruk innen pleie og omsorg sommer 2011 019/11 Referatsaker 020/11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 021/11 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden 2007-2011 022/11 Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 023/11 Revisjonsstrategi 2011 024/11 Revisors uavhengighetserklæring 025/11 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2011 Eventuelt Grong 12.09. 2011 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS, avd. Grong
SAK 018/11 STATUS / OPPSUMMERING TURNUS OG VIKARBRUK INNEN PLEIE OG OMSORG SOMMER 2011 Kontrollutvalget 19.09.2011 Gunnhild Berg 018/11 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker en orientering angående bruk av vikarer innen pleie og omsorgssektoren sommeren 2011. Kontrollutvalget er kjent med at denne sektor tidligere har hatt problemer med å få sommerturnus til å gå rundt uten bruk av vikarbyrå. Dette igjen gir kommunen ekstra utgifter. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding hvordan sommerturnus 2011 har vært gjennomført mhh. vikarer og vikarutgifter. SAK 019/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 19.09. 2011 Gunnhild Berg 019/11 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Høylandet kommune 05.07. 2011 Møteprotokoll, Formannskapet Telefonmøte 2 Høylandet kommune 24.06. 2011 Møteprotokoll, Eiendomskattefondet 3 Høylandet kommune 30.06. 2011 Møteprotokoll, Kommunestyret 4 Høylandet kommune 10.06. 2011 Møteprotokoll, Eldrerådet 5 Høylandet kommune 30.06. 2011 Møteprotokoll, utvalg for plan,
næring og miljø 6 Høylandet kommune 30.06. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 7 Høylandet kommune 16.06. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 8 Høylandet kommune 16.06. 2011 Møteprotokoll Kommunestyret 9 Høylandet kommune 14.06. 2011 Møteprotokoll Formannskapet Telefonmøte 10 Høylandet kommune 14.06. 2011 Møteprotokoll, utvalg for plan, næring og miljø 11 Høylandet kommune 14.06. 2011 Møteprotokoll Utvalg for barnehage, skole og kulturskole. 12 Høylandet kommune 10.06. 2011 Møteprotokoll Rådet for funksjonshemmede 13 Høylandet kommune 14.06. 2011 Møteprotokoll Utvalg for familie, helse og omsorg 14 Høylandet kommune 26.05. 2011 Møteprotokoll Ungdomsklubben 15 Høylandet kommune 27.05. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 16 Høylandet kommune 24.05. 2011 Møteprotokoll Valgstyret 17 Høylandet kommune 24.05. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 18 Høylandet kommune 13.05. 2011 Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 19 Høylandet kommune 13.05. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 20 Høylandet kommune 13.05. 2011 Møteprotokoll Valgstyret 21 Høylandet kommune 05.05. 2011 Møteprotokoll Kommunestyret 22 Høylandet kommune 02.05. 2011 Møteprotokoll Utvalg for plan, næring og miljø 23 Høylandet kommune 03.05. 2011 Møteprotokoll Utvalg for barnehage, skole og kulturskole 24 Høylandet kommune 02.05. 2011 Møteprotokoll Utvalg for familie, helse og omsorg 25 Høylandet kommune 14.04. 2011 Møteprotokoll Eldrerådet 26 Høylandet kommune 14.04. 2011 Møteprotokoll Rådet for funksjonshemmede 27 KomSek Trøndelag IKS 14.07. 2011 Tilbakeføring av mindreforbruk 2010 28 Høylandet kommune 11.05. 2011 Melding om politisk vedtak Antall medlemmer i kontrollutvalget neste valgperiode 29 KomRev Trøndelag IKS 18.05. 2011 Prosjektplan Offentlig anskaffelser Høylandet 30 KomRev Trøndelag IKS 13.04. 2011 Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Offentlige innkjøp
SAK 020/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Kontrollutvalget 19.09.2011 Gunnhild Berg 020/11 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Oversikt over kontrollutvalgets saker i 2011 deles ut i møtet Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: For å tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar for oppfølging av egne vedtak framlegges det her en oversikt over status for saker behandlet i kontrollutvalget frem til dags dato. Vurdering Med bakgrunn i framlagte oversikt gis kontrollutvalget mulighet til å sjekke ut at disse sakene enten er avsluttet eller er sendt videre til behandling, og hvordan dette er fulgt opp. SAK 021/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I PERIODEN 2007 2011 Kontrollutvalget 19.09.2011 Gunnhild Berg 021/11 427-1743-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode 2007-2011 er det nå naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. En slik gjennomgang kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene:
Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at den kommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering: Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm. SAK 022/11 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2012 Kontrollutvalget 19.09.2011 Gunnhild Berg 022/11 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Høylandet kommune, med en total ramme på kr. 438.200,-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Høylandet kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 23.5.2011.
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * 2012-2015 2011 2012 2013 2014 2015 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 36 800 37 200 37 200 37 200 37 200 Kjøp av sekretariatstjenester 98000 101000 101000 101000 101000 Kjøp av revisjonstjenester 290000 300000 Total ramme kontrollutvalget 424 800 438 200 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2012 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i
forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2012) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet. SAK 023/11 REVISJONSSTRATEGI 2011 Kontrollutvalget 19.09.2011 Gunnhild Berg 023/11 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon 4. Internasjonal revisjonsstandard ISA 300 5. Internasjonal revisjonsstandard ISA 315
Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 024/11 REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 19.09.2011 Gunnhild Berg 024/11 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Høylandet kommune 2. Vandelsattest legges frem i møte Ikke trykte vedlegg 6. Kommuneloven kap 12 7. Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor sin årlige egenvurdering vil bli delt ut i møte.
Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Da det nå er en del år siden kontrollutvalget sist fikk seg forelagt vandelsattest ønsker oppdragsansvarlig revisor også å legge denne frem for kontrollutvalget. SAK 025/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 19.09.2011 Gunnhild Berg 025/11 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret for orientering. Rapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2011. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår 2011 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Vurderinger Revisjonen har ingen kommentarer til de saker som er behandlet i formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2011. Rapporten sendes til kommunestyret til orientering Grong 12.09. 2011 Gunnhild Berg Kontrollsekretær