Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Invitasjon til dialog knyttet til anskaffelse av «IKT- driftstjenester for Oslo kommune». 1
Innhold 1 INNLEDNING... 3 2 OSLO KOMMUNE... 3 2.1 Utviklings- og kompetanseetaten... 3 3 DRIFTSTJENESTER I OSLO KOMMUNE... 4 3.1 Bakgrunn og formål... 4 3.2 Dialogbehovet... 5 3.3 Tema til dialog og refleksjon... 5 4 GJENNOMFØRING... 8 4.1 Dialogkonferanse... 8 4.2 Én-til-én møter... 9 4.3 Skriftlige innspill... 9 5 ETTERFØLGENDE KONKURRANSE... 10 6 FREMDRIFTSPLAN FOR PROSJEKTET... 10 2
1 Innledning Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten inviterer aktører innenfor IKTdriftstjenester til dialog knyttet til Oslo kommunes behov for driftstjenester i fremtiden. Formålet med markedsdialogen er å presentere Oslo kommune sine målsettinger, få økt forståelse for hvordan markedet best ser at behovet kan dekkes og få innspill på konkrete utfordringer. Dialogen vil bli gjennomført i tre deler, hvor leverandørene selv velger hvilke deler de ønsker å delta på (deltakelse på del 2 forutsetter deltakelse på del 1). Del 1 Dialogkonferanse 1 presentasjon av Oslo kommune sine behov og målsettinger Del 2 Én-til-én møte mellom leverandør og Oslo kommune Del 3 Skriftlige innspill - leverandører inviteres til å levere innspill på temaer som Oslo kommune ønsker belyst 2 Oslo kommune 2.1 Utviklings- og kompetanseetaten Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) er en serviceetat i Oslo kommune med ansvar for å utvikle og ivareta kommuneovergripende tjenester, strategier og fellesfunksjoner. UKE gjennomfører utrednings- og utviklingsarbeid samt implementerer vedtatte konsernovergripende strategier og prosjekter. Etaten har blant annet et ansvar for å samordne, videreutvikle og drifte fellestjenester som bidrar til profesjonalisering av Oslo kommunes virksomhet. Som intern leverandør har UKE et ansvar for infrastruktur og driftstjenester innen IKT samt oppgaver knyttet til informasjonssikkerhet og kommunens felles IKT-infrastruktur. Organisatorisk hører UKE under Byrådsavdeling for finans. For mer informasjon om Oslo kommune, se: www.oslo.kommune.no/ 1 Markedsdialogens del 1, dialogkonferanse, vil også bli streamet live, se punkt 4.1 for flere detaljer. 3
3 Driftstjenester i Oslo kommune 3.1 Bakgrunn og formål Oslo kommune skal inngå en ny avtale for IKT-driftstjenester som skal støtte opp under: UKEs hovedmål om å levere sikre, stabile og kostnadseffektive IKT driftstjenester til Oslo kommunes virksomheter Oslo kommune sitt mål om å være en innovativ, åpen og transparent pådriver for samfunnsnyttig digitalisering og IKT-utvikling Oslo kommunes mål om å være en foretrukket partner for kommuner i Norge i forhold til utvikling, forvaltning og drift av digitale løsninger Formålet med den planlagte anskaffelsen vil være å sikre IKT-drift, forvaltning og videreutvikling av Oslo kommunes IKT-tjenester, fordelt på følgende områder: Sentral infrastruktur, herunder sikkerhetsløsninger og datasenternettverk Konsernovergripende, sektorovergripende og virksomhetsspesifikke løsninger og systemer Klientapplikasjoner, brukerflater, skrivere og annet periferiutstyr En ny avtale skal regulere IKT-drift og forvaltning gjennom følgende trinn: 1. Transisjon, overtakelse av IKT-driften fra nåværende leverandør 2. Transformasjon, hvor det legges til grunn en trinnvis overgang fra dagens situasjon, til en modell basert på helhetlige tjenestekjøp Figur 1 Illustrativ overordnet figur som angir en tenkt transformasjon 4
3.2 Dialogbehovet Oslo kommunes digitale tjenesteproduksjon påvirker innbyggerne på en stadig mer direkte måte. Dette stiller krav til tjenestekvalitet og tilgjengelighet som skal reflekteres i avtalte tjenestenivåer i ny avtale for IKT-driftstjenester. Oslo kommune skal gjennom en endringsreise knyttet til: Økt grad av digitalisering o forutsigbarhet og stabil drift må leve i samspill med innovasjon og endring Økt grad av tjenesteorientering innenfor IKT-drift og utvikling Økt grad av sentralisering av: o drift og forvaltning av systemporteføljen o drift og forvaltning av lokal og sentral IKT-infrastruktur o brukerstøtte for hele kommunen Å utnytte gevinstene skytjenester gir Med dette som bakgrunn er det nødvendig at avtalen for IKT-driftstjenester i Oslo kommune innehar nødvendig fleksibilitet for å ivareta fremtidige endringer (inntil 10 års avtaleperiode). Det er behov for dialog med markedet for å opparbeide mer kunnskap om og forståelse for hvordan denne fleksibiliteten kan innarbeides i avtalen, samtidig som at Oslo kommune ønsker mest mulig forutsigbarhet for begge parter i avtaleperioden. 3.3 Tema til dialog og refleksjon Nedenfor følger tema som ønskes belyst. Dette skal ikke forstås uttømmende og leverandørene står fritt til å komme med tematikk og spørsmål man mener er relevant. 1. Tjenester som kan digitaliseres, skal digitaliseres nye tjenestekomponenter Dette gjelder bl. annet innføring av: Velferdsteknologi Læringsteknologi Selvbetjening generelt Vi antar en økning i løsninger og volum i alle lag av infrastrukturen som skal driftes. Videre er det et mål at Oslo kommunes løsninger og infrastruktur også kan være plattform for fremtidige nasjonale og interkommunale felleskomponenter. På motsatt side kan deler av plattformen som driftes fra 5
avtaleinngåelse forsvinne ut for å bli produsert hos andre offentlige aktører i løpet av avtaleperioden på grunn av økt tilgang til standardkomponenter fra offentlige aktører (eks. SvarUt fra KS). Særskilt moment: Volumendringer i avtaleperioden. Hvilken grunnlagsinformasjon bør vi fremlegge for å sette tilbyderne i stand til å foreslå gode løsninger og gjennomføringsmodeller for endringsreisen vi står foran? Hvordan kan det legges til rette for prismodeller som understøtter behovet for skalering «opp og ned»? Hvordan oppnå forutsigbarhet for både kunde og driftspartner ved kontraktsinngåelse og gjennom endringsprosessene over år? 2. Oslos innbyggere skal få et heldigitalt møte med kommunen Oslo kommunes IKT-enhet vil sammen med sin driftspartner være ansvarlig for forvaltning og drift av en helhetlig IKT-plattform for de digitale tjenestene. IKT-plattformen vil møte et stadig økende krav til endring, innovasjon og samhandling. Alle kommunens virksomhetsområder er berørt av digitalisering og høy endetil-ende tjenestekvalitet vil være suksessfaktor for god brukeropplevelse. Digitale tjenester vil både i dag og i fremtiden utvikles av flere leverandører. Parallelt med dette skal både fagsystemer og administrative systemer som inngår i den totale digitale tjenesteproduksjonen driftes som er del av helhetlig IKT-plattform. For å ivareta både smidig utvikling, kontinuerlig produksjonssetting og stabil drift, bør samhandling mellom driftsleverandøren og øvrige programvare- og utviklingsleverandører fungere som et «partnerskap». Særskilt moment: Dynamikk og samhandling mellom utviklings-, system-, og driftsleverandører. Hvordan legge til rette for god samhandling mellom utviklingsleverandører og driftspartner, samt med systemeiere og systemleverandører? Hvilken grunnlagsinformasjon bør vi fremlegge for å sette tilbyderne i stand til å måle og rapportere oppnådd tjenestekvalitet? 6
Hvordan bør Oslo kommune organisere seg for å legge til rette for en god og effektiv utvikling over tid? Hvilke samhandlingsarenaer bør etableres? Hvilke fag- og kompetanseområder bør legges til/utvikles hos henholdsvis Oslo kommune og driftspartner? 3. Overgang fra «eie» til tjenestekjøp Oslo kommune har som mål å utnytte gevinstene som skytjenester og offshoreleveranser gir, innenfor lovverk og føringer som Oslo kommune er underlagt. Skybaserte tjenester skal kunne inngå som en integrert del av det samlede tjenestetilbudet. Infrastruktur og servere kommunen i dag eier skal over tid kunne frigjøres, i en prosess der IKT-tjenestene gradvis leveres fra en annen infrastruktur enn den kommunen eier. Vi ønsker forslag til gjennomføringsstrategier knyttet til den videre utviklingen av en helhetlig IKTplattform og hvordan verdier kan hentes ut over tid ved å omdisponere eid infrastruktur. Oslo kommunes IKT-enhet skal også i fremtiden bygge kompetanse på sentrale områder som strategi, arkitektur, informasjonssikkerhet, operativ bestillerkompetanse og prosjektledelse. Særskilt moment: Styring og informasjonssikkerhet. Omdisponering av infrastruktur. Hvilken grunnlagsinformasjon bør vi fremlegge for å sette tilbyderne i stand til å foreslå gode gjennomføringsmodeller ved overgang til tjenestekjøp? Hvordan kan gevinster realiseres gjennom omdisponering av infrastrukturen man eier i dag? Hvordan kan det legges til rette for prismodeller som understøtter endringer i leveransemodeller i avtaleperioden? Hvordan ivareta tilfredsstillende sikkerhetsnivå i hele avtaleperioden? 7
4. Overvåking roller, ansvar og eierskap Oslo kommune har behov for å overvåke hele IKT verdikjeden fra nettverk sentralt og lokalt, via servere til pcer/devicer i kommunens virksomheter (ca. 1300 lokasjoner). Produksjonen av digitale tjenester til borgere og næringsliv må også overvåkes. Vi ønsker markedets innspill og vurderinger på overvåkning av infrastruktur, system/applikasjon- og hele den digitale tjenesteproduksjonen. Særskilt moment: Ansvar og eierskap. Hvordan kan vi best levere full ende-til-ende overvåking helt ut til sluttbruker på både system og tjenestenivå? Er det aktuelt for deg som leverandør å levere hele verdikjeden? Hvordan bør man best håndtere/organisere overvåking i situasjonen med flere leverandører av skytjenester, infrastruktur, nettverk og applikasjoner, samt ulike konstellasjoner av eid og leid infrastruktur? Hvilke synspunkter på og eventuelt også erfaringer har markedet med et felles overvåkingssenter der representanter fra flere leverandører jobber sammen med Oslo kommune om ende-til-ende overvåking? Hvilke modeller for eierskap av overvåkingsverktøy gir best effekt? Evt også vurdert mot eid og leid infrastruktur. 4 Gjennomføring 4.1 Dialogkonferanse Det vil bli avholdt dialogkonferanse 08. september 2016 kl 08:30 i Strømsveien 102, det vil også være mulig å følge konferansen via live-streaming. Dialogkonferansen vil bli gjennomført på Norsk. Formålet med dialogkonferansen er å etablere åpen dialog med markedet og presentere Oslo kommunes behov og få markedets umiddelbarere respons på behovet. Målgruppen for dialogkonferansen er leverandører av IKT-driftstjenester. Program for konferansen: 08:30 09:00 Registrering og servering av enkel frokost 09:00 09:15 Innledning Marit Forseth/ etatsdirektør 09:15 10:00 Formål og behov Tor Fjellstad/ avdelingsdirektør, Tor Arild Sunnevåg/ 8
leder teknologi og forvaltning, Maria T. Sanna/ prosjektleder 10:00 10:35 Diskusjon og spørsmål - svar Maria T. Sanna/ prosjektleder 10:35 10:45 Kort informasjon om videre prosess og gjennomføring av én-til-én møter André J. Frank/ teamleder innkjøp Påmelding til konferansen og én-til-én møter gjøres ved å sende epost med navn på deltakere til: dna-prosjektet@uke.oslo.kommune.no Det gjøres oppmerksom på at antall plasser på dialogkonferansen er begrenset til 3 per leverandør av plasshensyn. Ytterligere deltakere henvises til å følge konferansen via livestreaming. Merk tydelig i påmeldingen om den gjelder kun konferanse eller både konferanse og én-til-én møter. Spesifiser også om det gjelder konferanse eller live-streaming. Link til live-streaming vil bli sendt ut i forkant av konferansen. Frist for påmelding til dialogkonferanse og én-til-én møter er 7.september 2016 kl. 1000. For spørsmål vedrørende dialogkonferansen kan Utviklings- og kompetanseetaten ved André Joachim Frank kontaktes, dna-prosjektet@uke.oslo.kommune.no 4.2 Én-til-én møter Alle leverandører inviteres til å delta på én-til-én møter. Leverandører bes om å forberede seg til møtene basert på spørsmålene i kapittel 3.3. UKE vil sette av inntil 45 minutter pr. én-til-én møte. Møtene vil bli gjennomført i Strømsveien 102 den 8. og 9.september. Leverandører som kommer utenbys fra vil prioriteres for én-tilén møter den 8.september. Møteplan for øvrig vil i utgangspunktet basere seg på påmeldingsrekkefølge. Tidsplan for gjennomføring av møtene vil bli sendt ut til påmeldte på ettermiddagen den 7. september. 4.3 Skriftlige innspill Uavhengig av tidligere deltakelse i markedsdialogen, inviteres alle leverandører til skriftlig å komme med innspill til temaene som Oslo kommune ønsker belyst jf. kapittel 3.3. Skriftlige innspill skal være på maks 10 sider. Skriftlige innspill sendes til: dna-prosjektet@uke.oslo.kommune.no innen 21. september kl 1200. Merk epost med «Skriftlig innspill dna» i tittelfeltet. 9
5 Etterfølgende konkurranse Etterfølgende konkurranse vil bli gjennomført i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Det planlegges å gjennomføre konkurransen etter prosedyren konkurranse med forhandling. Oslo kommune forbeholder seg retten til å benytte innspill fra dialogprosessen i utarbeidelse av kravspesifikasjon for etterfølgende konkurranse. Det presiseres at innspill gitt i denne åpne dialogprosessen ikke anses for å være i strid med FOA 3-8 om bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner. 6 Fremdriftsplan for prosjektet UKE AKTIVITET 35 Kunngjort invitasjon til dialogkonferanse 36 Dialogkonferanse 36 Én-til-én møter 38 Frist for å komme med skriftlige innspill I løpet av Kunngjøring av konkurranse (kvalifikasjon) 2016 Planen er tentativ. 10