SAKSFREMLEGG Saksnummer: 13/20-10 Arkiv: 233 Saksbehandler: Sylvi Bellika Sakstittel: ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN - VERDENSARVSENTER FOR BERGKUNST - ALTA MUSEUM IKS Planlagt behandling: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyret Administrasjonens innstilling: 1. Kommunestyret støtter ikke forslaget om endring av 1 institusjonens navn, fra Verdensarvsenter for bergkunst Alta museum IKS til Alta museum - Verdensarvsenter for bergkunst IKS. 2. Kommunestyret støtter ikke endring av 4 2. avsnitt, vedrørende fastsetting av driftstilskuddet til VAM. En vil komme tilbake til saken etter dialog med Finnmark fylkeskommune vedrørende opprettelse av et verdensarvsenter med statlig og regional finansiering. 3. Kommunestyret foreslår følgende endring av 9: 4 medlemmer og 4 personlige varamedlemmer velges av representantskapet 1 medlem med varamedlem velges av og blant selskapets ansatte Saksutredning: Vedlegg: 1. Selskapsavtalen, datert 05.10.2006. 2. Vedtak fra representantskapet av 27.05.13 3. Fylkesrådmannens saksfremlegg til endring av Selskapsavtalen Andre sak.dok: Kommunestyrevedtak 110/13 evaluering av verdensarvsenter for bergkunst Alta Museum IKS 2007 2013 Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i sak 49/06 å inngå en avtale med Alta kommune om å etablere selskapet Verdensarvsenter for bergkunst Alta museum IKS (VAM). I den forbindelse godkjente også kommunestyret selskapsavtalen. I 2013 iverksatte representantskapet i selskapet en utredning som blant annet konkluderte i et vedtak i representantskapet om å endre selskapsavtalen Saken fremmes nå for å vedta endringer i selskapsavtalen for Verdensarvsenter for bergkunst Alta museum IKS og er et ledd i oppfølging av vedtak i kommunestyret i sak 110/13.
Forslag til endring av Selskapsavtalen fremmes parallelt i Fylkesutvalget, da avtalen er et felles dokument for Finnmark fylkeskommune og Alta kommune som likeverdige eiere. Nasjonalt bergkunstsenter ble etablert som et ledd i forvaltningen av Verdensarvområdene i Alta gjennom vedtak 17.04.02 samt i fylkestinget i sak 04/02 og var et senter som samlet alle fylkeskommunale oppgaver omkring forvaltning av bergkunsten i fylket. Etableringen av selskapet var et ledd i museumsreformen som ble vedtatt av fylkestinget 19. juni 2003 i sak 23/03 hvor en vedtok å opprette 3 konsoliderte enheter i Finnmark slik: Fylkestinget slutter seg til rapportens forslag om tre konsoliderte enheter i Finnmark med den organisering som er foreslått for hver enhet. 1. Enhet for gjenreisning og kystkultur 2. Nasjonalt bergkunstsenter 3. Grensehistorie Fylkestinget vedtok videre 16.04.04 i sak 14/04 Nasjonalt Bergkunstsenter i Alta - Oppfølging og videre framdrift Det nedsettes et utvalg med representanter fra Alta kommune og Finnmark fylkeskommune som skal arbeide videre med etableringen av Bergkunstsenteret og eventuelt delta i et utvalg med ABM- utvikling. Konsolideringsprosessen mellom Alta Museum og bergkunstsenteret/fylkeskommunen videreføres for å komme fram til en avtale vedrørende organisering og drift av en ny konsolidert enhet. Fylkeskommunen deltar i investering av nybygg med inntil 10 mill kroner som finansieres gjennom låneopptak Prosessen videre foregikk i et utvalg og endte i vedtak om opprettelsen av selskapet Verdensarvsenter for bergkunst- Alta museum som skulle ha ansvar for formidling og forvaltning av regionale oppgaver knyttet til bergkunst og lokale oppgaver knyttet til Altas historie. Alta kommune og Finnmark fylkeskommune har årlig avholdt eiermøter med VAM hvor ting av større betydning har vært drøftet. På eiermøte i 2012 fremmet leder i representantskapet forslag om å iverksette en evaluering av etablering og drift som også omfatter samarbeidsavtalen samt alle andre sider knyttet til ansvar, drift og finansiering. Begge eierne var enig i at en slik evaluering burde gjennomføres. Styreleder Kristian Johnsen ble engasjert for å utarbeide en rapport som ble behandlet i kommunestyret 09.12.2013 og hvor en fattet følgende vedtak: Rådmannen gis fullmakt til og reforhandle avtalen med Finnmark fylkeskommune. Avtalen godkjennes av kommunestyret i Alta og fylkesutvalget i Finnmark fylkeskommune. Representantskapet foreslår endring av selskapsavtalen i følgende : 1,4,7,8,9,og 11.
1 Navn Representantskapet foreslår å endre navn fra nåværende selskapsnavn «Verdenarvsenter for bergkunst Alta Museum IKS» til «Alta museum og verdensarvsenter IKS». 4 Innskuddsplikt Driftstilskudd til selskapet reguleres i årlige avtaler med Alta kommune og Finnmark fylkeskommune. Driftstilskudd fra Staten overføres direkte til selskapet. 4 Innskuddsplikt og årlige driftsutgifter Selskapets innskuddskapital settes pr 31.12.13 til kr. 1.000.000 som oppnås ved å definere kr. 1.000.000 av opptjent egenkapital til innskuddskapital med 50 % fra hver av eierne. Det årlige driftstilskuddet fra Alta kommune settes for 2014 til 1.974.000 og fra Finnmark fylkeskommune til 1.542.000. Beløpet justeres etter dette årlig i henhold til kommunal deflator. Det forutsettes at det årlige tilskuddet fra staten m.v.f. 2014 blir fastsatt til kr. 5.274.000 og at dette også inflasjonsjusteres tilsvarende det kommunale og det fylkeskommunale tilskuddet. Driftstilskuddet fra Staten overføres direkte til selskapet. 7 Selskapets samlinger og eiendommer Selskapet skal forvalte samlinger og eiendommer som selskapet ved skriftlige avtaler tillegges driftsansvaret for, samt samlinger og eiendommer som selskapet sjøl erverver. Selskapet skal forvalte sine samlinger i samsvar med museumsfaglige anerkjente prinsipper, ICOM s museumsetiske regelverk og vedtatte forvaltningsplaner. Unntaksvis kan selskapet ha forvaltningsoppgaver for samlinger/eiendommer som andre eier. Slik forvaltning må være basert på særskilte skriftlige avtaler. 8, 1. punktum Representantskapet består av 2 representanter fra Alta kommune og 2 representanter fra Finnmark fylkeskommune. Representantskapet består av 2 representanter med personlige varamedlemmer fra Alta kommune og 2 representanter med personlige varamedlemmer fra Finnmark fylkeskommune. 9, pkt. 1, 2. ledd Styrets sammensetning Styret skal bestå av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. Styret velges slik: - 2 medlemmer med varamedlemmer velges etter forslag fra Alta kommune - 1 medlem med varamedlem velges etter forslag fra Finnmark fylkeskommune
- 1 medlem med varamedlem velges etter forslag fra UiT Norges Arktiske Universitet. - 1 medlem med varamedlem velges av og blant selskapets ansatte -3 medlemmer og 3 rangerte varamedlemmer velges av representantskapet. -1 medlem med personlig varamedlem velges av representantskapet etter forslag fra UiT Norges Arktiske Universitet. -1 medlem med varamedlem velges av og blant selskapets ansatte 11 Låneopptak Selskapet kan ta opp lån begrenset oppad til 1 mill. nkr Selskapet kan ta opp lån begrenset oppad til 3 mill. nkr Økonomiske konsekvenser: Selskapsavtalen vil ikke utløse økt tilskudd eller andre økonomiske ytelser. Vurdering: 1. Navn I forslag til endring av navnet for selskapet argumenteres det med at det etter de ansattes mening var uheldig at Alta Museum ble satt sist i navnet og at det er naturlig at både det lokale museumsnavnet og verdensarvsenteret sidestilles. En peker også på at det er viktig at det framkommer at institusjonen er lokalisert i Alta. Alta kommunes rolle i museet er to-delt, både som eier av bygninger og som eier og ansvarlig sammen med Finnmark fylkeskommune for driften av museet og verdensarven. Bergkunsten i Alta er et av tre verdensarvsteder i Norge som nå får en formell autorisasjon som verdensarvsted. Denne autorisasjonen gis av Klima- og miljødepartementet (KMD) og er meget viktig for fremtidig drift og muligheter for å søke statlige tilskudd. Alta kommune er opptatt av at verdensarven Bergkunsten i Alta er en del av det regionale kulturminneansvaret og vil derfor anbefale at dagens navn opprettholdes. Det vil også være nødvendig å ta hensyn til hvordan en slik endring av navnet kan få innvirkning, både på søknadsmuligheter og markedsføringen totalt. Autorisasjonen for verdensarvstedet er selvfølgelig også et viktig element i institusjonens totale drift. Derfor er det kanskje riktig å avvente en navneendring til all informasjon om hvilke krav som ligger til grunn for autorisasjonen. Vi kan derfor ikke slutte oss til forslaget om å endre navn slik det er foreslått fra representantskapet. 4 Innskuddsplikt og driftstilskudd Forslaget her er todelt.
1. En foreslår at 1 mill av opptjent egenkapital omdefineres til selskapets innskuddskapital med 50 % fra hver av eierne. 2. Det årlige driftstilskuddet fastsettes til en bestemt sum fra hver av eierne og justeres årlig i henhold til kommunal deflator. Rådmannen støtter punkt 1 i forslaget og kan ikke se noen juridisk hindring for å omdefinere egenkapital til innskuddskapital. Når det gjelder punkt 2 vurderes dette slik: Etter at representantskapet vedtok en endring av selskapsavtalen har som nevnt KMD besluttet å etablere verdensarvsenter 3 steder i landet, hvorav Bergkunsten i Alta er ett slikt senter. Autorisasjon som verdensarvsenter innbefatter en årlig statlig bevilgning til drift av senteret. I den forbindelse vil det også bli stilt krav om regional medfinansiering på 40 %. Rådmannen vurderer det slik at Alta kommune vil gå i en dialog med Finnmark fylkeskommune om en fordeling av et eventuelt regionalt driftstilskudd til verdensarvsenteret. Dette må igjen sees i sammenheng med tilskuddet til den lokale museumsdelen og det tilskuddet som allerede bevilges. En eventuell økning av det regionale tilskuddet vil bli vurdert i sammenheng med økonomiplanprosessen for 2016. Rådmannen tilrår derfor ikke at man avtalefester en konkret tilskuddssum, men avklarer hvilke relative andeler Alta kommune og fylkeskommune går inn med. Saken tas opp igjen i forbindelse med budsjettbehandlingen i desember. Rådmannen vil derfor ikke endre 4 før en slik prosess er avsluttet. 7 Selskapets samlinger og eiendommer Det foreslås her å omarbeide 7 slik at den blir mer i samsvar med ICOM s (International Council of Museums) etiske standard og at VAM overtar eiendomsretten til deler av samlingen. Dette pkt. vil tas hensyn til når Samarbeidsavtalen mellom Alta kommune og Verdensarvsenter for bergkunst Alta museum IKS skal endres i løpet av høsten 2015. Her vil også husleiekontrakten være et viktig dokument. 8, 2. punktum I henhold til gjeldende avtale er det ikke presisert at det også skal velges vararepresentanter til representantskapet. For å sikre at dette skjer i framtida foreslås en omformulering. Fylkesrådmannen ser at det vil være bra å nedfelle dette i avtalen og støtter forslaget. 9, pkt 1, 2. ledd Rådmannen er enig i at representantskapet skal stilles fritt til å velge medlemmer og varamedlemmer til styret, uten forutgående forslag fra eierne. Det vises her til IKS loven 7 og 10,2. Rådmannen mener imidlertid at dette også må gjelde for Universitetet i Tromsø som også har hatt forslagsrett til styret.
Ny formulering blir derfor: 4 medlemmer og 4 rangerte varamedlemmer velges av representantskapet. 1 medlem med varamedlem velges av og blant selskapets ansatte. 11 Rådmannen støtter forslaget om låneopptak begrenset oppad til 3 mill. NKR Med denne gjennomgangen som bakgrunn fremmes foranstående innstilling. Alta, 22.05.15 Bjørn-Atle Hansen rådmann Mads Stian Hansen kommunalleder oppvekst- og kultur