Bergen en kommune i vekst og endring

Bergen en kommune i vekst og endring Dialogkonferanse 14. mars 2014

Deltakende representanter Leverandører Internt i Bergen kommune Andre interessenter Acos Bouvet CapGemini Ciber CSC Evry KPMG NXC PWC Software Innovation Repr. fra styringsgruppen (SAS) Repr. fra prosjektgruppen (SAS) Repr. fra IKT Drift Repr. IKT konsern Oslo kommune KS Riksarkivet

Agenda Tid Kl 11 30 12 00 Tema Registrering og kaffe Kl 12 00 12 30 Kl 12 30 13 45 Kl 13 45 14 00 Innledning v/avdelingsleder Steinar Carlsen (IKT-konsern) Beskrivelse av utfordringer, fokusområder og behov v/pl Randi Vindegg (IKT-konsern) Pause med kaffe og frukt Kl 14 00 15 00 Spørsmål og informasjon

Dagens dialogkonferanse Hovedformålet med konferansen er å: Gi leverandørmarkedet foreløpig informasjon om anskaffelsen Utvide Bergen kommunes kunnskap om hva leverandørmarkedet kan tilby og levere innenfor aktuelle områder Utfordre markedet Annonsering Veiledende kunngjøring på Doffin Invitasjon sendt til potensielle leverandører og relevante interessenter Dokumentasjon Bergen kommune vil skrive referat fra dialogkonferansen som inkluderer anvendt presentasjon. Dette vil bli tilgjengeliggjort etter konferansen på Doffin.

Etter dialogkonferansen: en-til-en møte En-til-en møte Bergen kommune ønsker innspill og tilbakemelding fra leverandørene i forhold til de behov og utfordringer som blir presentert på dialogkonferansen. Det vil derfor bli avholdt en-til-en møter med de leverandører som melder sin interesse for dette. Leverandører kan melde sin interesse på dagens dialogkonferanse eller sende e-post til sasprosjektet@bergen.kommune.no Leverandører som ikke har deltatt på dialogkonferansen kan også melde sin interesse for en-til-en møte. For at Bergen kommune skal være best mulig forberedt til en-til-en møtene oppfordres leverandørene til å sende inn en skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som blir presentert i dialogkonferansen. Forslagene bør være beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå og bør ikke overskride 4-5 sider.

Fakta Bergen kommune 8 bydeler ca. 268.000 innbyggere, forventet økning til ca. 319.000 innen 2030 Ca. 17.000 ansatte + 12.000 midlertidige Bergen kommune styres etter en parlamentarisk modell - bystyret som ledes av ordfører og byråd med byrådsleder og byråder 6 byrådsavdelinger mer enn 500 enheter

Økonomi 2012

IKT-strategi: Rammebetingelser og krav «. for byrådet er effektivisering et arbeid som foregår hver eneste dag, i alle deler av kommunen. Det skal alltid jobbes for å gjøre tjenestene bedre, enklere og mer effektivt i alle ledd. Hovedmålet med effektiviseringsarbeidet er å oppnå en høyere tjenestekvalitet og mer fornøyde brukere.» Politisk grunnlag for videreføring av Bergensbyrådet

IKT-strategi: Rammebetingelser og krav Pt. > 400 tjenestebeskrivelser

Innbygger Næringsliv Organisasjoner Samhandling/dialog Tjenesteleveranser Tjenesteproduksjon Prosess Teknologi Organisasjon

Dagens situasjonsbilde samhandling/dialog

1 2 Tverrsektorielle løsninger og tjenester 3

Rammebetingelser og krav Altinn ID-Porten Enhetsregister Folkeregister Matrikkel SvarUt SDP

IKT i kommunal sektor Storbynettverket K10 IKT-samarbeid

Samspill ny sak- arkivløsning

Forprosjektet Mars April Mai Juni Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Jan. Febr. Kartlegging og analyse av dagens prosesser Fremtidsprosesser, krav Prosess Kartlegging, krav - byggesak og plan og geodata Teknisk kartlegging og analyse (integrasjoner, system, infrastruktur) Teknisk Teknisk: fremtidsløsning, krav Arkiv- og info.struktur: kartlegging og analyse Innholdsstruktur Arkiv- og info.struktur: fremtidig struktur, krav Løsningsalternativ Anbef. Markedsanalyse, markedsdialog Koordinering, informasjon- og kommunikasjon, planlegging Planlegging fase 2, anskaffelsesstrategi

Dagens situasjon

Dagens situasjon Dagens sak- og arkivløsning brukes til saksbehandling, arkiv, styrende dokumenter, politiske møter og utvalg og er utgangspunkt for dokumentproduksjon innenfor administrativ og politisk virksomhet. Antall journalposter i BkSak ca 420 000 (2013) Antall arkiverte dokumenter i BkSak ca 590 000 (2013) Antall dokumentmaler ca 425 Antall tilgangsgrupper ca 900 Antall databaser Bksak ca 17

Dagens identifiserte utfordringer Datafangst manuelle løsninger for mottak av post og epost Arbeidsflaten er lite fleksibel og dynamisk Mangler arbeidsflyt Liten grad av standardisering og automatisering Håndterer kun journalpliktig informasjon Tidkrevende gjenfinning, dårlig søk Liten mulighet for digital samhandling på tvers av roller og enheter Mangelfull integrasjon mot andre systemer og register Arkiv og informasjonsstruktur desentralisert og fragmentert Flere instanser av sak-arkivsystemet samt et uoversiktlig antall arkivdeler i hver av disse Samme saksforløp behandles og arkiveres i både sakarkiv og fagsystem Store mengde arkiv- og journalverdig dokumentasjon i sidesystemer Utilstrekkelige og utdaterte klassifikasjonssystemer Saksmengde og organisering- samlesaker med mange og ulike saksforløp gir redusert tilgjengelighet og saksopplysning Arkiv Teknisk Dårlig fleksibilitet i standardløsning (tilrettelegging av lokale tilp) Mange databaser Mangelfull sporbarhet - mangler feilhåndtering og logging Mangler løsning for avlevering til depot Utfordrende å etablere nye integrasjoner Manuell registrering og vedlikehold av brukere, roller og tilgangsgrupper

Fremtid

Hva vil Bergen kommune oppnå? Økt digital samhandling Økt kontroll og styring Økt brukertilfredshet Bedre informasjonssikkerhet Økt effektivitet og kvalitet i saksbehandling og arkivering Reduserte driftsutgifter Redusert saksbehandlingstid Økt arkivering Endring system Endring arbeidsprosess

Overordnede krav pt. Tjenesteorientering - Understøtte effektive adm. og pol. saksbehandlingsprosesser og sikre kvalitet (samhandling, arbeidsflyt, rapporter, m.m.) - Understøtte ny arkiv- og informasjonsstruktur - Håndtere journalverdig informasjon (arkivstruktur) - Også håndtere ikke-journalpliktig informasjon (informasjonsstruktur) - Understøtte automatisk overføring av lukkede saker til egen historisk kjerne Interoperabilitet - Understøtte samhandling med andre IT løsninger, felleskomponenter, databaser, osv. - Åpne, tekniske standarder ønskes brukt - Standardiserte integrasjonslag - Etterstrebe lisensuavhengig tilgang på data (kontorstøtte) Tilgjengelighet - Understøtte elektroniske tjenester i BK både internt og eksternt - Støtte universell utforming - Stabil og høy oppetid - Effektivt mottak og tilgjengeliggjøring av data Sikkerhet - Håndtere både sensitive og ikke-sensitive data - Sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av data Fleksibilitet - Understøtte økt modularisering for mer fleksibel løsning - Skille saksbehandling og Noark5 arkivkjerner - Standardiserte integrasjonslag - Søkeløsning mot arkivkjerner - Enkel forvaltning og endring av arkiv- og informasjonsstruktur - Enkel forvaltning og endring av organisasjonsendringer og brukeradministrasjon, del-automatisert håndtering Skalerbarhet - Understøtte potensielt 15 000 brukere, stort volum - God responstid Åpenhet - Dokumentere og spore alle handlinger

Et mulig fremtidsbilde SAKSBEHANDLING Generell saksbehandling Plan, byggesaksbehandling Kontorstøtte Møte og utvalgsbehandling Papirløse politikere Sende inn Registrere Motta Fordele Saksbehandling SvarUt Andre fagsystemer BK nettsider Internett, Intranett edialog Roller og rettigheter Tilgjengeliggjøre data/gjenfinning - metadata eskjema Samhandling/datautveksling/webtjenester Integrasjonsløsning/SOA ARKIV Arkivkjerne (Noark5) Produksjon Arkivkjerne (Noark5) Historisk Automatisk overføring av lukkede saker

Et mulig fremtidsbilde Løsning for sentralisert arkiv- og informasjonsstruktur og lagring Ny arkiv- og informasjonsstruktur - journalpliktig informasjon og ikke-journalpliktig informasjon skal lagres - nye klassifikasjonssystemer Sentraliserte Noark5-arkivkjerner: en for administrativ sone og en for historiske data. Avsluttede saker - automatisk overføres til ny historisk arkivkjerne Løsning for delvis automatisert bruker- og tilgangsstyring Det skal tilbys en løsning hvor organisatoriske data (org.struktur) og brukere hentes i fra kommunens Master Data Management system («Fellesdata»). Data skal brukes til å automatisk opprette brukere og rettigheter. Teknisk løsning må avklares. SAKSBEHANDLING Generell saksbehandling Plan, byggesaksbehandling Kontorstøtte Møte og utvalgsbehandling Papirløse politikere Sende inn Registrere Motta Fordele Saksbehandling SvarUt Andre fagsystemer BK nettsider Internett, Intranett edialog Roller og rettigheter Tilgjengeliggjøre data/gjenfinning - metadata eskjema Samhandling/datautveksling/webtjenester Integrasjonsløsning/SOA ARKIV Arkivkjerne (Noark5) Produksjon Arkivkjerne (Noark5) Historisk Automatisk overføring av lukkede saker

Et mulig fremtidsbilde Løsning for å tilgjengeliggjøre data fra ny arkiv- og informasjonsstruktur Det skal etableres søkeløsninger som kan søke etter data både i de nye arkivkjernene, og i løsninger for metadata. Løsningen skal kunne benyttes i flere ulike systemer slik at data blir enkelt tilgjengelig både innenfor og utenfor kommunen (f.eks. i portalen, intranett, «mine saker»/innsynsløsning, m.m.). Kommunen har en teknisk søkeløsning (Solr) som kan benyttes. Søk skal gi treff både på selve dokumentene, men også gi informasjon om hvilken kontekst dokumentet befinner seg i (f.eks. type sak, fagområde, avdeling). Det skal etableres en metadatastruktur som skal ha tett samvirke med fagsystemer, løsning for gjenfinning (søk) og roller og rettigheter. Roller og rettigheter Det skal etableres roller og rettigheter som skal regulere tilgang til både arkiv- og informasjonsstruktur og metadatastruktur. Løsning for å utvikle felles standardiserte grensesnitt (integrasjonsløsning) Det skal tilbys standardiserte grensesnitt som skal sikre at arkivkjernene og systemene kommuniserer. En viktig standard vil være GeoIntegrasjonsstandarden. Bergen kommune har integrasjonsløsninger som skal benyttes. Kontorstøtte SAKSBEHANDLING Generell saksbehandling Møte og utvalgsbehandling Sende inn Registrere Motta Fordele Plan, byggesaksbehandling Papirløse politikere Saksbehandling SvarUt Andre fagsystemer BK nettsider Internett, Intranett edialog Roller og rettigheter Tilgjengeliggjøre data/gjenfinning - metadata eskjema Samhandling/datautveksling/webtjenester Integrasjonsløsning/SOA ARKIV Arkivkjerne (Noark5) Produksjon Arkivkjerne (Noark5) Historisk Automatisk overføring av lukkede saker

Et mulig fremtidsbilde Løsning for saksflyt og saksbehandling. Det er et mål å skille arkivløsningen og saksbehandlerløsningen(e) for å oppnå økt modularisering og fleksibilitet Det må tilbys en eller flere løsninger eller komponenter som dekker kommunens krav for saksbehandling Håndtere rollene saksbehandler, leder, arkivar, møtesekretær, systemadministrator, ekstern (innbygger, samhandlingsaktører), politiker - med tilhørende oppgaver/prosesser. Noen viktige behov knyttet til adm. og pol. saksbehandling generelt er: elektronisk dokumentfangst arbeidsflyt/prosessflytstøtte enkle og komplekse prosesser fordeling og godkjenning statistikk, rapportering, - oversikt enkle og porteføljer av saker og prosesser samhandlingsfunksjonalitet (internt og eksternt) maler kobling til SvarUt (sentralisert og elektronisk utsending) håndtere styrende dokumenter Innsynshåndtering papirløse politikere/papirløs forvaltning Støtte fagprosessene møte og utvalgshåndtering plan og byggesakshåndtering arkivering

Dagens integrasjoner - videreføres

Dagens integrasjoner

Forprosjektet Mars April Mai Juni Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Jan. Febr. Kartlegging og analyse av dagens prosesser Fremtidsprosesser, krav Prosess Kartlegging, krav - byggesak og plan og geodata Teknisk kartlegging og analyse (integrasjoner, system, infrastruktur) Teknisk Teknisk: fremtidsløsning, krav Arkiv- og info.struktur: kartlegging og analyse Innholdsstruktur Arkiv- og info.struktur: fremtidig struktur, krav Løsningsalternativ Anbef. Markedsanalyse, markedsdialog Koordinering, informasjon- og kommunikasjon, planlegging Planlegging fase 2, anskaffelsesstrategi

Spørsmål?

Informasjon

Gjennomføring en-til-en møte Gjennomføring Bergen kommune gjennomfører en-til-en møte med de leverandører som har meldt sin interesse i uke 15. Møtets varighet: 1 time. Maks 3 deltaker (lev.) Bergen kommune bruker en fast agenda for alle møtene, med de samme punktene/spørsmålene Leverandøren presenterer løsningsforslaget muntlig I møtet snakkes det kun om innsendte dokumentasjon Det vil bli skrevet referat fra møtet som skal anvendes internt (konfidensielt) Bergen kommune vil i de individuelle møtene ikke gi opplysninger om konkurransen utover det som blir gitt i plenum på dialogkonferansen.

Leverandørens beskrivelse Bergen kommune ønsker at leverandørens beskrivelse skal omfatte: 1. Hvordan leverandør(er) kan ivareta Bergen kommunes fremtidsbilde 2. Hva som kan ivaretas av standardsystemer og hva som må utvikles 3. Hvordan leverandør(er) kan ivareta fremtidige integrasjoner 4. Beskrivelse av et mulig samarbeid mellom tilbydere på ulike deler i fremtidsbildet 5. Informasjon om prismodeller og kostnadsdrivere 6. Risikovurdering

Fremdriftsplan Dato 14. mars Bergen kommune gjennomfører dialogkonferanse 21. mars Leverandørens frist for påmelding til en-til-en møte 04. april Leverandørens frist for innsending av en skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som ble presentert i dialogkonferansen Uke 13 Uke 15 Bergen kommune sender innkalling til en-til-en møter med møtetidspunkt og møtested Bergen kommune gjennomfører en-til-en møter med de leverandører som har meldt sin interesse Høsten 2014 Bergen kommune planlegger en konkurranse som skal lyses ut i løpet av høsten 2014