NS 8450:2011 Tillegg Z Krav til styringssystem for kvalitet hos kontrollforetak (Normativt) Z1. Omfang Z1.1 Generelt Styringssystem for kontrollforetak skal: a) sikre systematisk planlegging, gjennomføring, analyse og oppfølging av kontrollprosessen. b) bekrefte at krav i aktuelle lover og forskrifter oppfylt c) bekrefte at krav fra oppdragsgivere er oppfylt. Z1.2 Anvendelse Alle kravene i dette normative tillegget er generelle og anvendelige for alle kontrollforetak uavhengig av type, størrelse og tjeneste som leveres. MERKNAD Kravene til styringssystemet tar utgangspunkt i NS-ISO 9001:2008 Z2 Normativ referanse Følgende er nødvendige for anvendelsen NS 8450:2011 Kontroll av prosjektering av prosjektering og utførelse av byggearbeider. NS-EN ISO 9000:2005 Systemer for kvalitetsstyring. Grunntrekk og terminologi NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring. Krav NS-EN ISO 19011:2002 Retningslinjer for revisjon av kvalitets- og /eller miljøstyringssystemer Z3 System for kvalitetsstyring Z3.1 Generelle krav Kontrollforetaket skal etablere, dokumentere, iverksette og holde ved like et system for planlegging, gjennomføring, analyse og oppfølging av kontroll ha nødvendige ressurser og kvalifikasjoner for å drive kontrollvirksomheten. kontinuerlig forbedre hvordan systemet virker Når et kontrollforetak velger å kjøpe en tjeneste som skal inngå i kontrollen, skal dette skje som beskrevet i foretakets system Z3.2 Dokumentasjon Z3.2.1 Dokumentasjon av systemet Følgende informasjon skal være tilgjengelig for foretakets personell og berørte parter: a. kontrolltjenester som foretaket kan gjennomføre med egne og med innleide ressurser b) kvalitetspolitikk og kvalitetsmål, c) organisasjonens oppbygging og ansvar, oppgaver og myndighet for hver enkelt stilling/funksjon som påvirker utførelse av kontroll d) organisasjonens rutiner for å planlegge, gjennomføre, følge opp og dokumentere kontroll. Dokumentasjon skal synliggjøre hvilke deler av systemet som viser at alle relevante krav i regelverk og krav fra oppdragsgiver er ivaretatt 1
MERKNAD Omfanget av dokumentasjon av systemet kan variere med størrelsen på kontrollforetaket, kontrollklasser og kontrollform som forutsettes benyttet. Z 3.2.2 Sammenfatning av systemet Foretaket bør vurdere å utarbeide en overordnet sammenfatning av styringssystemet til bruk for oppdragsgivere og myndigheter. Sammenfatningen bør omfatte: a) Hvilke kontrolltjenester som foretaket kan gjennomføre med egne og med innleide ressurser b) Prinsippene for organisering av kontroll og tilhørende prosesser. c) Henvisning til dokumentasjon av organisasjonen d) Henvisning til dokumentasjonen av prosessene f.eks. i form av flytdiagram. Z3.2.3 Dokumentstyring Kravene til styring av dokumenter i dette avsnittet omfatter både styrende dokumenter, dokumenter mottatt utenfra, dokumenter produsert internt og registreringer internt. For dokumenter som foretaket produserer selv og for dokumenter som organisasjonen mottar utenfra skal det etableres dokumenterte rutiner for a) å godkjenne at dokumenter er tilstrekkelige før de utgis, b) å gjennomgå og hvis nødvendig oppdatere og godkjenne dokumenter på nytt, c) at endringer og gjeldende utgave av dokumenter fremgår, d) at riktige utgaver av aktuelle dokumenter er tilgjengelige der de brukes, e) at dokumenter er lesbare og lette å identifisere, f) å sikre at dokumenter som kommer utenfra er registrert og tatt inn i systemet g) å forhindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter og anvende passende kjennetegn på dem hvis de beholdes. h) å identifisere, lagre, beskytte, gjenfinne, beholde og slette registreringer MERKNAD styrende dokumenter kan være både eksterne pålagte (lover, forskrifter, vedtak, standarder etc.), avtalte (kontrakter) og interne (organisasjonskart, stillings-/funksjonsbeskrivelser, prosedyrer, instrukser, sjekklister etc.) resultatdokumenter kan generelt være produkter/leveranser av enhver type, tegninger, beskrivelser, rapporter, produktdokumentasjon etc. For kontrollforetak vil resultatdokumenter stort sett være kontrollrapporter. registreringer er informasjon som registreres på en gjenfinnbar måte internt for å bekrefte samsvar med krav. Z4 Ledelsens ansvar Z4.1 Ledelsens ansvar Ledelsen er ansvarlig for at a) det utarbeides en kvalitetspolitikk b) det identifiseres hensiktsmessige kvalitetsmål som lar seg følge opp c) det etableres en organisasjon der oppgaver og myndighet er klart definert og fordelt d) det etableres og dokumenteres rutiner for alle prosesser og arbeidsoppgaver som påvirker kvaliteten av kontrolltjenestene e) politikken, målene, organisasjonen og rutinene kommuniseres og forstås i foretaket 2
f) systemet utvikles og forbedres som følge av erfaringer g) det sørges for tilstrekkelige ressurser h) det foretas interne revisjoner i) det foregår systematisk oppfølging og gjennomgåelse av systemet i ledelsen Z4.2 Ledelsens representant En representant for ledelsen i kontrollforetaket skal ha ansvar for og myndighet til å sørge for; a) at rutinene i styringssystemet etableres, iverksettes og holdes ved like b) at bevissthet rundt krav fra oppdragsgivere og myndigheter fremmes i hele kontrollforetaket c) jevnlig rapportering til ledelsen om hvordan styringssystemet virker og kan forbedres Z4.3 Ledelsens gjennomgåelse Virksomhetens ledelse skal minst en gang i året gjennomgå systemet for å sikre hensiktsmessighet, tilstrekkelighet, effektivitet, identifisere muligheter for forbedringer og behov for endring i systemet. Gjennomgåelsen skal omfatte: a) resultater fra revisjoner b) tilbakemelding fra oppdragsgiver og myndigheter c) status for forebyggende og korrigerende tiltak d) tiltak for oppfølging fra ledelsens tidligere gjennomgåelser e) endringer i krav fra myndigheter og oppdragsgivere som kan innvirke på systemet f) forslag til forbedringer g) beslutning om tiltak Z5 Ressursstyring Z5.1 Menneskelige ressurser Z5.1.1 Kvalifikasjoner, personlige egenskaper og opplæring for kontrollpersonell Z5.1.1.1 Kvalifikasjoner Kontrollforetaket skal samlet sett ha kvalifikasjoner, som er tilpasset godkjenningsområdet for kontroll slik at offentligrettslige krav i lover, forskrifter og andre vedtak, oppdragsgivers krav samt virksomhetens kvalitetspolicy, organisering og rutiner ivaretas. For å lede og utføre kontroll skal kontrollforetaket disponere personell med relevante kvalifikasjoner (utdannelse, erfaring og ferdigheter) til å vurdere om arbeid og kontroll er riktig planlagt og utført. Relevante kvalifikasjoner skal dokumenteres: a) utdannelse, b) erfaring grunnutdannelse tilleggsutdannelse eksterne kurs internopplæring fra prosjektering fra utførelse fra gjennomføring av kontroll 3
fra vurdering av styringssystemer c) kunnskaper om styringssystemer om aktuelle prosesser om kontrollformer om relevant lovverk om standarder, byggdetaljblader o.a. eksterne styrende dokumenter d) ferdigheter i gjennomføring av kontrollprosesser og anvendelse av NS 8450 Z5.1.1.2 Personlige egenskaper, Personell som utfører kontroll skal ha slike personlige egenskaper at: Kontrollarbeidet utføres strukturert og systematisk Kontrollarbeidet blir utført objektivt, faktabasert og med integritet forutsetninger, kontrollresultat og vurderinger av dette blir systematisk kommunisert med alle parter veiledning blir gitt slik at man forebygger og løser konflikter Z5.1.1.3 Spesielle kunnskaper og ferdigheter For å bedømme styringssystemet til foretak som kontrolleres må kontrollforetaket ha kvalifikasjoner innen: kvalitetsbegreper prinsipper og verktøy for kvalitetsstyring og anvendelse av dem og Gjeldende standarder for kvalitet (NS-EN ISO 9000 og 9001) og revisjon (NS-EN ISO 19011) For å kontrollere fagområder må kontrollforetaket ha kvalifikasjoner innen de aktuelle fagområdene og kontrollklassene, og som kan omfatte: bransjespesifikke begreper tekniske egenskaper for prosesser og produkter bransjespesifikke prosesser og praksis For kontroll med prosjektering kreves kvalifikasjoner om og erfaring fra prosjektering For kontroll med utførelse kreves kvalifikasjoner om og erfaring fra prosjektering For kontroll med prosjektering og utførelse, kreves kvalifikasjoner fra begge områdene, Z5.1.1.4 Opplæring Kontrollforetaket skal kartlegge behov for opplæring og utarbeide og dokumentere plan for kontinuerlig oppdatering av nødvendig kvalifikasjoner i eget foretak. Gjennomført opplæring skal registreres på den enkelte person. Z5.2 Øvrige ressurser Kontrollforetaket skal fremskaffe og holde ved like nødvendig utstyr (maskinvare, programvare og måleutstyr) som trengs for å kontrollere samsvar med krav i lover, forskrifter og standarder, oppdragsgivers krav, samt henholdsvis prosjekteringsgrunnlag og utførelsesgrunnlag. 4
Måle- og overvåkingsutstyr skal kalibreres og verifiseres mot målestandarder eller anerkjente metoder etter fastsatte intervaller eller før bruk Der det oppdages at utstyret ikke er i samsvar med kravene, skal kontrollforetaket bedømme og registrere gyldigheten av tidligere måleresultater. Registreringer av resultater av kalibrering og verifisering skal oppbevares. Z5.3 Underleverandører Underleverandører skal velges der det er nødvendig å supplere egne kvalifikasjoner eller kapasitet i henhold til kontrollforetakets krav og type kontrolloppdrag. Kriterier for bedømmelse og valg skal etableres slik at underleverandøren tilfredsstiller de samme krav som kontrollforetaket, innen de tjenester underleverandøren skal yte. Kontrollforetaket skal følge opp at underleverandørens tjenester oppfyller kontrollforetakets spesifiserte krav. Bedømmelse og oppfølging av underleverandører skal dokumenteres. Z6 Kontrollprosessen Kontrollforetaket skal etablere rutiner for kontrollprosessen. Kontrollprosessen forutsetter et samarbeid mellom kontrollforetaket, oppdragsgiver og partene som skal kontrolleres og det skal ikke gå ut over kontrollforetakets integritet Z6.1. Planlegging Z6.1.1 Kontrollforetakets kartlegging og avtale om kontrolloppdraget a) prosjektets/tiltakets omfang og organisering (kontraktsform og de involverte aktørenes organisasjonsplan), (prosjektets kvalitetsplan - der den foreligger) b) prosjektets/tiltakets fremdriftsplan c) hva kontrolloppdraget omfang og organisering: kontrollobjekter: Anleggsdeler, bygninger, bygningsdeler, systemer kontrollområder: Fagområder eller del av fagområde: spesielle krav, risikomomenter og grensesnitt innen kontrollområdet d) tilby kontrollpersonell med akseptable kvalifikasjoner for kontrolloppdraget e) meddele forhold som kan innvirke på habiliteten i forhold til arbeidet som skal utføres til oppdragsgiver og for uavhengig kontroll til kommunen f) inngå skriftlig avtale om kontrolloppdraget Z6.1.2 kontrollforetakets kartlegging og planlegging i detalj Z6.1.2.1 Generelt: a) Identifisere hvilke offentligrettslige krav og oppdragsgiverkrav det skal kontrolleres mot. b) Identifisere avgrensning mot andre uavhengige kontrollerende og mot objekter og fag som ikke skal underlegges uavhengig kontroll c) identifisere kontrollforetakets uavhengighet når det gjelder arbeidet som skal kontrolleres d) Identifisere kontrollklasser for aktuelle fagområder 5
e) Innhente informasjon om styringssystemet og kvalitetsplanen for foretaket som skal kontrolleres herunder hvordan foretaket: identifiserer relevante krav identifiserer risiko for avvik Organiserer sitt arbeid Planlegger sitt arbeid Bemanner sin organisasjon med kvalifisert personell, med tilstrekkelig tilgjengelig kapasitet (bemanningsplan) og uavhengighet når det gjelder arbeidet som skal kontrolleres Bruker og vedlikeholder utstyr (datasystemer, måleutstyr etc.)som påvirker kvaliteten av det utførte arbeidet eller kontrollen av det. Kontrollerer sine leveranser og dokumenterer kontrollen f) Vurdere styringssystemet og kvalitetsplanen til den virksomheten som skal kontrolleres mot kravene til intern kontroll i NS 8450 g) Innhente informasjon om prosjektets detaljerte fremdriftsplan og den kontrollerte virksomhetens leveransetidspunkter (offentligrettslige i forhold til søknader og privatrettslige i forhold til prosjektets planlagte fremdrift) Utarbeide plan for kontroll som ivaretar prosjektets og den kontrollerte virksomhetens fremdriftsplan, evt. avtaler hvordan disse må endres for at forsvarlig kontroll skal kunne gjennomføres. h) Gjennomgå plan for kontroll med oppdragsgiver, med ansvarlig søker og med virksomheten som skal kontrolleres i) Fastlegge rutine for tilbakemelding om avvik fra uavhengig kontrollør, behandling av avdekkede avvik hos virksomheten som skal kontrolleres og tilbakemelding til uavhengig kontrollør om gjennomførte tiltak og resultatet av dem. j) Fastlegge rutine for tilbakemelding til oppdragsgiver og ansvarlig søker hvis avvik ikke lukkes Z6.1.2.2 Kontroll av prosjektering a) Fastlegge rutine for kontroll av prosjekteringsforutsetninger, prosjekteringsgrunnlag fra andre og resultatdokumenter, herunder: Hva skal oversendes for kontroll, hvilken kontrolldokumentasjon fra intern kontroll skal følge med, på hvilken form og når, og hvordan skal kontrollresultat presenteres. Resultatdokumentenes presentasjonsform Oversendelsesmåte Tidsfrister for kontroll: Seneste levering for uavhengig kontroll ift. planlagt leveringstidspunkt når man tar hensyn til kalendertid for uavhengig kontroll, retting, og kontroll av retting) b) Fastlegge rutine for behandling av løsningsendringer etter at resultatdokumenter er kontrollert og funnet i orden første gang (Varsling, tidsfrister) Z6.1.2.3 Kontroll av utførelse a) Planlegge hvilke objekter/delobjekter som skal inspiseres b) Planlegge kontrolltype, og kontrollomfang c) Identifisere spesielle arbeidsoperasjoner og trinn i arbeidet der uavhengig kontrollør skal være til stede under arbeidet («witness points») uavhengig kontrollør skal inspisere arbeidet før det kan fortsette («hold points») 6
uavhengig kontrollør skal ta spesielle prøver utførende skal ta spesielle prøver utførende skal oversende prøveresultater til uavhengig kontrollør utførende skal oversende dokumentasjon av sin interne kontroll til uavhengig kontrollør utførende skal dokumentere arbeidet spesielt for uavhengig kontrollør (målinger, bilder, video) d) Fastlegge rutine for varsling av uavhengig kontrollør før spesielle arbeidsoperasjoner eller trinn, e) Fastlegge rutine for oversendelse av dokumentasjon av prøver, prøveresultater og spesiell dokumentasjon f) Fastlegge rutine for presentasjon av kontrollresultater MERKNAD Kontrolltype kan være visuell inspeksjon, måling, kontroll av prøveresultater, kontroll av kontrolldokumentasjon. Kontrollomfang kan være 100 % kontroll, stikkprøvekontroll, statistisk kontroll, etc. Z6.2 Gjennomføring a) Registrere og bekrefte mottak av dokumentasjon som legges til grunn for gjennomføring av kontroll b) Gjennomføre kontrollen iht. gjeldende plan for kontrolloppdraget. c) Registrere utført kontroll og utfallet av kontroll (I orden, spørsmål, avvik) etter hvert som kontrollhandlinger gjennomføres d) kommunisere utfallet av utført kontroll til virksomheten som kontrolleres, og til oppdragsgiver etter avtalt rutine (forskriftskrav er minimum). e) Rapportere hva som er kontrollert og hvilke funn og avvik som er gjort, ved avtalte milepeler (kontrollrapport) f) Følge opp påviste avvik overfor foretaket som kontrolleres fram til lukking. Z6.3 Sluttrapportering a) oppsummere i sluttrapport all gjennomført kontroll, påviste avvik og behandlingen av dem b) rapportere til oppdragsgiver og ansvarlig søker og kommune hvis avvik ikke lukkes c) Innhente oppdragsgivers bekreftelse på at oppdraget er gjennomført iht. avtale. d) oversende kontrollerklæring og sluttrapport til ansvarlig søker Z6.4 Avslutning a) Innhente oppdragsgivers tilbakemelding til kontrollforetaket på gjennomføringen b) Innhente det kontrollerte foretakets tilbakemelding til kontrollforetaket på gjennomføringen c) Evaluere egen gjennomføring av kontrolloppdraget i sin helhet. d) overføre og innarbeide erfaring fra kontrolloppdraget til kontrollforetakets styringssystem Z7 Måling, analyse og oppfølging i kontrollforetakets styringssystem 7
Z7.1 Generelt Kontrollforetaket skal planlegge og iverksette de prosessene for overvåking, måling, analyse og forbedring som er nødvendige for: a) å dokumentere at kontrolloppdrag er utført i overensstemmelse med myndighetskrav og oppdragivers ønske b) å dokumentere at kontrolloppdrag er utført i henhold til rutiner som beskrevet i styringssystemet c) kontinuerlig forbedring Metodene for å evaluere kontrollvirksomheten skal fastsettes. Evalueringen skal omfatte oppdragsgiveres og myndighetenes bedømmelse av om kontrollforetaket har tilfredsstilt aktuelle behov og krav, basert på for eksempel kundeundersøkelser og tilsynsrapporter fra myndigheter. Evalueringen skal omfatte hele kontrollprosessen, fra tilbud til gjennomført oppdrag og alle prosesser utenom oppdrag som påvirker kvaliteten av oppdragene Z7.2 Analyse av data Kontrollforetaket skal samle og analysere data som er egnet til å bevise at systemet virker og er hensiktsmessig. Analysen skal gi informasjon om: a) oppdragsgiveres tilfredshet b) tilbakemeldinger fra myndigheter. c) omfang og resultatet av utførte kontrolltjenester d) erfaringer med underleverandører for kontrolltjenester. Z7.3 Intern revisjon i kontrollforetaket Kontrollforetaket skal gjennomføre interne revisjoner av eget system minst en gang pr. år for å undersøke dets virkning og at det samsvarer med: a) krav fra myndigheter og oppdragsgivere b) kravene i denne standarden, NS 8450 c) kravene til styringssystemet i kontrollforetaket, og d) at det er virkningsfullt iverksatt og holdt ved like. Årlig program for intern revisjon skal fastsette hva som skal revideres og tidspunkt. Denne skal dekke alle deler av dette tillegget. Gjennomføring av hver enkelt intern revisjon skal omfatte: utnevnelse av intern revisor(er) varsling om og plan for revisjonen åpningsmøte intervjuer sluttmøte med presentasjon av resultater rapportering Ansvaret for og krav til gjennomføring av revisjoner, registreringer og resultatrapportering skal dokumenteres. Resultatene av revisjoner skal oppbevares og legges fram ved eksterne tilsyn. MERKNAD: Kravene til revisjon tar utgangspunkt i NS-EN ISO 19011 Z7.4 Behandling av avvik i kontrollforetaket Avvik skal identifiseres og rettes. Tiltak skal gjennomføres for å forebygge gjentakelse. 8
Det skal etableres dokumentert rutine for å definere prosesser for behandling av avvik: a) registrere og dokumentere avvik (inkludert klager fra oppdragsgivere og myndigheter), b) iverksette tiltak for å lukke avviket, c) bestemme årsaker til avvik, d) evaluere behovet for tiltak for å forebygge at avvik oppstår igjen e) bestemme og iverksette nødvendig tiltak, f) følge opp og dokumentere gjennomføring av iverksatte tiltak, og g) gjennomgå effektiviteten av iverksatte tiltak. Registreringer av avvik og påfølgende tiltak som er iverksatt skal oppbevares. Z7.5 Forebyggende tiltak i kontrollforetaket Kontrollforetaket skal bestemme tiltak for å eliminere årsakene til potensielle avvik for å hindre at de oppstår. Dokumentert rutine skal etableres for å: a) identifisere potensielle avvik og deres årsaker, b) bedømme behovet for tiltak for å hindre at avvik oppstår, c) bestemme og iverksette nødvendige tiltak, d) følge opp og dokumentere gjennomføring og resultater av iverksatte tiltak e) gjennomgå effektiviteten av de forebyggende tiltak som er iverksatt. Z7.6 Kontinuerlig forbedring i kontrollforetaket Det skal utarbeides rutiner for kontinuerlig forbedring av kontrollvirksomheten. 9