Systembeskrivelse av foretakssystem i Mestergruppens huskjeder

Transkript

1 Systembeskrivelse av foretakssystem i Mestergruppens huskjeder Dokumentasjon av hvordan Cerum foretaksystem, med lovpålagte rutiner og sjekklister bidrar til oppfyllelse av lov og forskriftskrav Tilpass og bruk dette dokumentet,samt fysisk demonstrasjon, ved et eventuelt tilsyn 1

2 Eierskap Cerum foretakssystem leveres av Cerum SMB i Mo i Rana med innholdspakke fra Mestergruppen Bolig kvalitetsforum. Mestergruppen eier alle dokumenter og maler utarbeidet i kvalitetsforum, men som tilgjengeliggjøres for samarbeidene huskjeder, deres huskjedekunder og egeneide arkitektkontorer til bruk i deres næringsvirksomhet. Denne systembeskrivelsen orienterer om styringssystemets oppbygging og innhold. 2

3 Formål Formålet med styringssystemet er å kvalitetssikre byggeprosesser i henhold til offentlig regelverk med vekt på plan- og bygningsloven og HMS-regelverket. Styringssystemet er et modellsystem for bedrifters kvalitetssikring av egne leveranser. 3

4 Ansvar for dokumenter og maler Dokumenter og maler i foretakssystemet eies og vedlikeholdes av ulike parter. 1. Bransjedokumenter /maler eies og vedlikeholdes av bransjeorganisasjonene. Bransjedokumentene omfatter rutiner og hjelpemidler som er tolkninger av regelverk, og hvor bransjeforeningene er ansvarlig for innholdet når rutinene og hjelpemidlene brukes uendret. 2. Avtaledokumenter fra Norsk Standard og Husbanken som eies og vedlikeholdes av disse, og er implementert i Cerum etter avtale med rettighetshaver. (Bla. alle privatrettslige kontrakter) 3. Mestergruppen sine dokumenter /maler som tilbys huskjedene tilknyttet Mestergruppen eies og vedlikeholdes av Mestergruppen kvalitetsforum og ligger inne i Cerum 4. Kjedespesifikke dokumenter/maler vedlikeholdes av de enkelte tilknyttede huskjeder 5. Bedriftens dokumenter/maler som er egenutviklet eller utviklet ved tilpasninger og endringer av dokumenter i Cerum foretakssystem vil ansvaret for innholdet være bedriftens, og bedriften må selv sørge for at disse oppdateres. 4

5 Innhold i Cerum foretakssystem - Alt i ett foretaksystem for boligbyggere og arkitektkontorer Kundeoppfølging (CRM) Kontaktregister Prosjektmodul Kalender Fremdriftsplan Kommunikasjon (brev, SMS, MMS e-post) Avvikshåndtering HMS /SHA Dokumentstyring/arkiv Lovpålagte rutiner/sjekklister - m/versjonshåntering Sjekklister tilpasset også uavhengig kontroll Kobling til blankettpakke fra Standard Norge Linket til Sintef/Byggforsk kunnskapssystem (Byggdetaljblader) Kobling mot Byggsøk Kompetanseoversikt medarbeidere, firma, prosjekt 5

6 Lovpålagte områder hvor styringssystemet brukes Skriftlige rutiner/sjekklister Avvikshåndtering Dokumentstyring Sporbarhet Avfallshåndtering Byggesøknader Ansvarsretter Årlig revisjon HMS Uavhengig kontroll 6

7 10-1 a I SAK 10) - Organisasjonsplan med faglige ansvars- og myndighetsfordelingen og kompetanseoversikt i Prosjektet 1. Organisasjonsplan eget dokument 2. Faglig ansvars og myndighetsfordeling vises i gjennomføringsplan 3. Kompetansemodul i Cerum med følgende dokumentasjon Kompetanseoversikt for Person Foretaket Hvert enkelt prosjekt Kvalifikasjoner Utdannelse Erfaring Ansatthistorie Kurs/videreutdannelse 7

8 10-1 b) Hvordan andre foretak som foretaket knytter til seg, styres I Cerum løses kravet gjennom Rutine og sjekkliste som beskriver hvordan foretaket styrer andre foretak og tar inn og prekvalifiserer underleverandører. Maler for underentreprenørkontrakter som regulerer HMS ansvar, oppstartmøte, byggemøter, avviksbehandling etc. Verktøy som gjør det mulig å registrere ansvarsforhold og kompetanseoversikt for også underentreprenørens ansatte, på samme måte som man registrerer kvalifikasjoner til egne ansatte. På den måten kan entreprenører som selv står ansvarlig for tekniske installasjoner forsikre seg om at underentrepriser blir utført av kvalifisert personell. 8

9 10-1 c og d) Hvordan foretaket ivaretar de plikter og oppgaver som følger av foretakets ansvar og funksjon Rutiner og sjekklister for Ansvarlig søker, Ansvarlig Prosjekterende, Ansvarlig Utførende og ansvarlig kontrollerende. For ansvarlig søkerfunksjonen ivaretas kravet videre gjennom bruk av Byggsøk koblet til Cerum I Cerum Prosjekthåndbok ligger alle verktøy i de forskjellige faser av byggeprosessen. I Cerum distribueres rutiner og håndbøker til rett person 9

10 10-1 e) Hvordan foretaket sikrer at det har nødvendige og oppdaterte kunnskaper om krav gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven som er relevante for foretakets godkjenningsområde Cerum har egen modul for kompetanseoversikt med opplæringsplan på alle ansatte i bedriften. Denne registreres og oppdateres kontinuerlig. Denne funksjonen tilfredsstiller samtid kravene i SAK 10 kapittel 11 om krav til utdanning og praksis. I Cerum registreres og arkiveres kompetanse på innleide bedrifter som ikke søker egen ansvarsrett. 10

11 10-1 f) Rutiner for å identifisere, behandle og lukke avvik, herunder hindre gjentagelse av avvik, fra krav gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven Egen elektronisk avviksmodul integrert i Prosjekt Alle krav i forskrift/veiledning til registrering, behandling og lukking av avvik ivaretas. Ved oppdagelse av avvik, fravik, manglende dokumentasjon eller kontroll av plan- eller tekniske løsninger, sendes avviksrapport til kommunen. 11

12 10-1 g) Rutiner for hvordan foretaket ivaretar registrering, versjonshåndtering, videreformidling og oppbevaring av dokumentasjon som viser at krav gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven er oppfylt. Registrering og versjonshåndtering av dokumenter (rutiner, sjekklister, etc.) er innebygd i Cerum dokumentstyring. Videreformidling skjer gjennom Cerum kommunikasjon (brev, SMS, MMS, e-post) Beskrivelser, arbeidstegninger og kopi av offentlige dokumenter skal ha en styrt distribusjon og fordeles iht. distribusjons- og tegningslister. Oppbevaring av dokumenter skjer i Cerum arkivfunksjon Overlevering av FDV til Byggherre (Perm eller elektronisk) Dokumentasjon på Overtagelsesprotokoll 12

13 Styrte maler/dokumenter i foretaket Styrte dokumenter i form av Rutiner, sjekklister og andre hjelpedokumenter (bransje-, kjede- og firma) ligger tilgjengelig for brukerne i en faseinndeling tilpasset byggeprosessen. Lovpålagte dokumenter/maler må godkjennes av daglig leder i bedriften før de er gyldig som et bedriftsdokument. Andre (ikke lovpålagte) maler/dokumenter i Cerum styres rett inn i Cerum malbank til bruk i prosjektene 13

14 Dokumentstyring i et prosjekt -Alle dokumenter og kommunikasjon i byggeprosessen loggføres og arkiveres. Identifikasjon av tillatelser og bestemmelser gjøres gjennom Identifikasjon av plankrav gjøres ved at reguleringsplan lastet opp i Prosjekthåndbok i Cerum Fordeling av referat fra forhåndskonferanse sendes alle berørte parter gjennom Cerum Igangsettingstillatelse lastes opp i Prosjekthåndbok i Cerum. Fordeles til alle berørte parter gjennom Cerum. Identifikasjon av tekniske krav i pbl. gjøres gjennom bruk av sjekkliste med angivelse av detaljerte krav. Identifikasjon av krav til saksbehandling i PBL gjennom aktiv bruk av Byggsøk Identifikasjon av HMS krav gjennom egne sjekklister og rutiner 14

15 Foretaket skal ha rutiner for å sikre jevnlig gjennomgang og oppdatering av systemet I Cerum løses dette gjennom Egen rutine for jevnlig revisjon av foretakssystemet Mestergruppen s jevnlige Kvalitetsforumsmøter hvor det overordnede systemet oppgraderes i forhold til nye myndighetskrav, og forbedringsprosjekter av systemet. 15