SJEKKLISTE PLANMANUAL Sjekkliste Brekka, Kjerringøy
Avklaringsfase: Oppretting og tildeling av sak: Saken registreres i ephorte og tildeles saksbehandler Sakstittel sjekkes mot rutine for plantittel Saken føres opp på oversikt planoppgaver Kontoret orienteres Før avklaringsmøte: Saksbehandler fastsetter møtedato slik at saken kan tas opp på pl.gj.gang før møtet Møteinnkalling sendes eksterne deltakere og interne deltakere etter behov Med informasjon om tema, tid og sted Saken tas opp på plangjennomgang - I avklaringsmøtet: Saksbehandler redegjør for plangrunnlag - Saksbehandler gjennomgår planprosessen - Tiltakshaver redegjør for prosjektet - Konklusjon, kan saken føres videre ja/nei - Saksbehandler skriver referat - Etter avklaringsmøtet: Saksbehandler legger referatet til byplansjefen for godkjenning innen - 2 uker Saksbehandler orienter planlegger om kommunens maler og - veiledninger Referat og tilbakemeldingen legges på saken - Oppstartsfase: Før oppstartsmøte: Vurdering av type sak og prosess, se planmanual Mottak av anmodning om oppstartsmøte se planmanual Saksbehandler kontrollerer anmodning om oppstartsmøte: Hvem møter fra planlegger / forslagstiller med kontaktinformasjon Eventuelle ønsker fra planlegger om deltakelse fra andre kommunale kontor Forslag til avgrensing av planområdet Informasjon om tanker og ideer for reguleringen Eventuelle referanser til tidligere kontakt med kommunen Møteinnkalling: Møte berammes slik at saken først kan vurderes på plangjennomgang Innkalling til byplansjefen er obligatorisk Leder byteknikk innkalles hvis ansvarsområdet blir berørt /utbyggingsavtale Leder for geodata inviteres Rådgiver Kristin Stavnes Jordbru inviteres - Eventuell innkalling til eiendomskontoret, hvis kom.eiendommer berøres Andre kontorer eller andre berørte innkalles / inviteres ved behov Møterom må bestilles Innkalling til oppstartsmøte sendes tiltakshaver Med orientering om hvem som er invitert til å delta fra kommunen Side 2 av 8
Side 3 av 8 Husk tid og sted Plangjennomgang: Saken legges frem på plangjennomgang før møte, se planmanual - Sjekkliste og aktuelle temaer i saken - Etter plangjennomgang: Referat fra plangjennomgang registreres på saken - Planlegger orienteres om aktuelle problemstillinger fra plangjennomgangen - Planlegger orienteres om bruk av sjekkliste - Gjennomføring av oppstartsmøte: Se planmanual om gjennomføring av oppstartsmøte 16.04.15 Etter oppstartsmøtet: Byplansjef og saksbehandler vurderer om saken bør legges frem som prinsippsak - Saksbehandler legger møtereferat til byplansjefen for godkjenning innen 2 uker Saksbehandler skal bestille planavgrensning hos geodata, bestillingen inneholder: Navn på saksbehandler Arkivsaksnummer Plantittel, se rutine for plantittel Plan ID Plan ID fås hos ansvarlig for planarkiv Stig Solli Forslag til planavgrensning Geodata utarbeider planavgrensning på sosifil som sendes saksbehandler Saksbehandler videresender sosifil til planlegger når den foreligger Adresseliste / eierliste / standard adresseliste sendes til planlegger Dersom det går 1 år fra oppstartsmøte og det ikke er mottatt planleveranse sendes - brev fra byplan om at saken avsluttes. Planforslag: Mottak og gjennomgang av planleveransen kontroll: Planleveransen for en ny eller endret plan skal bestå av følgende dumenter: 26.01.16 Kopi av annonse for oppstart plansak Plankart på pdf og sosifil Planbestemmelser Planbeskrivelse med ROS og eventuell KU / oppsummering av KU Evt. andre dumenter avtalt tidligere i prosessen, f.eks digital 3D modell - Alle dumenter unntatt kart skal leveres som tekstdument i ODF - For sentrumsområdet kreves modell i 1:500 - Mindre enn 12 måneder mellom planleveranse og oppstartsmøte - Planleveranse for mindre og små endringer: Se planmanual Saksbehandlers gjøremål etter kontroll: Utkast til plan legges fram på plangjennomgang, se planmanual 15.02.16 Plankart (pdf) og SOSI fil er sendt geodata for plankontroll 15.02.16 Plankontroll ikke godkjent 19.02.16 tilbakemelding sendt 24.02.16 Sendt plankontroll 01.03.16 Plankontroll godkjent 04.03.16 Gebyr lages i Visma, se rutine e-ordre 07.03.16 Det gis tilbakemelding til planlegger om utkast til plan er, eller om det må foretas 08.03.16 endringer i plan, bestemmelser og beskrivelse
Dato for behandlingsfrist noteres i sjekklista Side 4 av 8
Offentlig ettersyn: Vedtak om høring og offentlig ettersyn: Politisk vedtak - Delegert vedtak Vedtak om høring og offentlig ettersyn vedlegg: Saksbehandler skriver saksframlegg som godkjennes av byplansjefen bruk 09.03.16 mal Plankart Bestemmelser Planbeskrivelse med ROS og eventuell KU / oppsummering av KU Eventuelt illustrasjoner det er knyttet bestemmelser til - Eventuelt andre vedlegg / dumenter / rapporter - Ved delegert vedtak oppretter byplansjefen referat til komiteen Høring og offentlig ettersyn: Ny adresseliste utarbeides Saksbehandler skriver høringsbrev og internt notat Byplansjefen godkjenner høringsbrev og internt notat 14.03.16 Oppdatert adresseliste(excel) er sendt - SvarUt Margareth.Torkildsen@bodo.kommune.no Annonse / felles annonse bestilles Kjetil innen arbeidsdagens slutt tirsdag. Se mal 2.4 Annonsemaler Planforslaget bindes inn i blå mappe for utlegging på servicetorgene: Forside Høringsbrev m) adresseliste Vedtak Plankart Bestemmelser Eventuelt andre vedlegg / dumenter / rapporter - Oversendes servicetorgene via internpost til: Servicetorget Postgården- alltid Stormen bibliotek Servicetorget Misvær - ved behov - Nærmiljøkontoret Saltstraumen ved behov - Nærmiljøkontoret Kjerringøy ved behov Planforslaget klargjøres for publisering på borgerportalen: Brødtekst, innhold som i utgående brev/høringsbrevet Illustrasjon Vedtak Plankart Bestemmelser Planbeskrivelse med ROS KU og eventuelt andre vedlegg / dumenter / rapporter - Beskjed om utlegging på web sendes minst 3 arbeidsdager før utlegging: Kari.Valberg@bodo.kommune.no - Kristoffer.Seivag@bodo.kommune.no - David.Losvik@bodo.kommune.no 14.03.16 Den som legger ut på web skal gi tilbakemelding til saksbehandler Saksbehandler skal sjekke om saken riktig utlagt / riktig utlagt Side 5 av 8
Saksbehandler sender sosifil til Nordlandsatlas. epost: plannordland@kartverket.no 14.03.16 Vedtaksfase Etter høringen Mottatte høringsuttalelser sendes planlegger for vurdering og kommentering Saksbehandler oppsummerer merknadene. Se planmanual. Eventuelle innsigelser må avklares. Se planmanual - Ved større endringer av planen må det vurderes ny høring / ny begrenset - høring Saksfremlegg, se planmanual Saksframlegg med vedlegg skal legges til byplansjefen i ephorte og i «gul 100516 mappe» Plankart Bestemmelser Planbeskrivelse med ROS Eventuelt illustrasjoner det er knyttet bestemmelser til Eventuelt andre vedlegg / dumenter / rapporter - I gul mappe skal det også vedlegges et plankart i målestk signert av saksbehandler Saksdumentene er lagt til kvalitets-sikrer for kontroll Kjetil Utfylt sjekklister er lagt i saksmappa Utfylt sjekklister er skannet inn på saken Byplansjefen godkjenner saksfremlegget Avslutning av sak og underretning Politisk sekretariat justerer bestemmelsene dersom det er vedtatt endringer Politisk sekretariat returnerer saksmappa til byplan innen 10 dager etter vedtak Gul mappe skal inneholde de samme dumentene som ved byplankontorets oversendelse + vedtak Saksbehandler kvalitets sikrer dumentene: Originalt kart med signaturer fra byplan Sjekker vedtaket Sjekker eventuelle endringer i bestemmelsene Saksbehandler legger gul mappe til ansvarlig for planregister Geodata arkiverer epost med vedtatte plandumenter i ephorte Skanner originaldumentene og legger disse i planregisteret Sender planene til NFK og FM på epost Legger epost med vedlegg i ephorte under mappe «endelig vedtatt plan» Legger sosifil i planbasen Kunngjøringsbrev Saksbehandler lager ny kvalitetssikret adresseliste 210616 Saksbehandler skriver kunngjøringsbrev, se planmanual om brevets innhold 210616 Mottakere: Adresseliste; berørte parter og myndigheter, og de som har gitt uttalelser Byplan - kopimottaker Geodata - kopimottaker Side 6 av 8
Eiendomskontoret - kopimottaker - Annonse Se planmanual og mal annonse Annonse er bestilt - Kjetil Side 7 av 8
Notater Notater Borgerportalen Aktuelle dumenter legges på N:byplan/WEB Brødtekst, innhold som i utgående brev Illustrasjon Utskrift fra protoll Vedlegg til plansaken Eventuelt annet Beskjed om utlegging sendes minst 3 arbeidsdager før utlegging til: Kari.Valberg@bodo.kommune.no Kristoffer.Seivag@bodo.kommune.no David.Losvik@bodo.kommune.no Den som legger på web ut skal gi tilbakemelding til saksbehandler Saksbehandler skal sjekke om saken er utlagt og riktig utlagt Kunngjøringsbrev, annonse og utlegging på web samme uke Klage Eventuell klage mottas og behandles, se planmanual - Saksbehandler avslutter saken når eventuell klage er ferdigbehandlet Alle dumenter i saken på ephorte ferdigstilles Saken avsluttes i ephorte 10.08.16 Senest ved avslutning skal saksbehandler rydder i mappe for utlegging web Side 8 av 8