LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 6. september 2016 Tid: Kl. 09:00 Sted: Levanger rådhus Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. Saksliste Sak nr. Sakstittel 020/16 Referatsaker 021/16 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 022/16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 023/16 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2016 024/16 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 025/16 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2017 Eventuelt Steinkjer, 30.08.16 Hans Heieraas leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 020/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.09.16 Paul Stenstuen 020/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Asbjørn Folkvord Saka Levanger kommune- Svein Olav Skogstad. Vedlagt Steinkjer 30.08.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
Asbjørn Folkvord. Til kontrollutvalget i Levanger kommune. Saka Levanger kommune- Svein Olav Skogstad. Denne saka har no versert i meir enn halvanna år, og det er nødv endig for kontrollutvalget å få full oversikt over situasjonen pr i dag. Den har vore behandla i det forrige kontrollutvalget, og vqaqr otgså oppe på siste møte i dette kontrollutvalget- Saka er delvis kjent gjennom pressa, men for kontrollutvalget er det viktig å ha tilgang til alle dokument. Sidan siste møte har det skjedd ein del, og det er no nødvendig at kontrollutvalget snarast får framlagt ein del sakspapir: 1. På siste møte opplyste rådmannen at det vart arbeidd med eit brev til Skogstad, men at dette enno ikkje var ferdig. 2. Kommunen har fått brev frå sivilombudsmannen med bl a vurdering av kommunens behandling av saka. 3. Det foreligg brev frå Skogstad som svar på kommunens brev (pkt 1) Det kan også vere andre dokument som angår saka, og alle desse må i tillegg til 1-3 ovanfor leggast fram for utvalget. - Det er no på høg tid at denne saka blir fullstendig belyst og at den kan bringast til avslutning. Konklusjonar må vente til all dokumentasjon er på bordet. Asbjørn Folkvord
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 021/16 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.09.16 Paul Stenstuen 021/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets møteplan for 2016 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2016 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 30.08.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/16 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.09.15 Paul Stenstuen 022/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Revisors uavhengighetserklæring Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er nylig blitt fremlagt. Vurdering Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer 30.08.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 023/16 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.09.16 Paul Stenstuen 023/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Revisor skal i samsvar med gjeldende revisjonsstandarder utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Regnskapsrevisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2016 i møtet. I forbindelse med dette vil regnskapsrevisor gi en orientering for å: Sette kontrollutvalget bedre i stand til å forstå hva vesentlighetsgrensene er og hva disse konkret innebærer herunder forstå hva regnskapsrevisor gjør og ikke gjør Gi kontrollutvalget et innblikk i regnskapsrevisors arbeidsmetodikk og kontrollenes «maskevidde» Bidra til at kontrollutvalget forstår omfanget av regnskapsrevisors kontroll med kommunens økonomiforvaltning herunder kommunens etterlevelse av aktuelle lovregler og kommunale vedtak Bidra til at kontrollutvalget forstår omfanget av særattestasjoner mv, samt regnskapsrevisors rådgivning og veiledning av kommunen Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.
Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 30.08.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 024/16 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.09.16 Paul Stenstuen 024/16 417-1719-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest skal fremlegges i forbindelse med at revisor påtar seg oppdraget, og ellers ved behov. Vurdering Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer 30.08.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
Kontrollutvalget Levanger kommune v/komsek Trøndelag IKS Postboks 2560 7735 STEINKJER Deres ref.: Vår ref.:uro Saksnr.:16/1017 Arkiv:O13-15 Dato: 12.08.16 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Levanger kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Levanger kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Levanger kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
som er egnet til å påvirke revisors habilitet vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Levanger kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Levanger kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Levanger kommune Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, 12.08.16 Unni Romstad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 025/16 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 06.09.16 Paul Stenstuen 025/16 417-1719-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2017 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr. 1 691 000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 3. Kontrollutvalget stiller en forholdsmessig del av ressursbehovet mht. forvaltningsrevisjon i Innherred samkommune til disposisjon for kontrollutvalget i Innherred samkommune. Dette punkt forutsetter at Verdal kontrollutvalg treffer tilsvarende vedtak mht. ressursavståelse til Innherred samkommunes kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Kontrollutvalget i Innherred samkommune, sak 20/16 2. Budsjettvedtak i representantskapene for 2017 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS 3. Samkommunestyrets sak 17/13 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 5. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 6. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner.
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Kjøp av sekretariatstjenester og revisjon er budsjettert iht. vedtak i de 2 selskapenes respektive representantskap. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2017 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden 2019-2020: Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag 2017-2020 2017 2018 2019 2020 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 91 000 91 000 91 000 91 000 Kjøp av sekretariatstjenester 235 000 235 000 235 000 235 000 Kjøp av revisjonstjenester 1 365 000 1 365 000 1 365 000 1 365 000 Total ramme kontrollutvalget 1 691 000 1 691 000 1 691 000 1 691 000 Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. 2
Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave, og det er ikke gjort unntak for samkommunene. I samkommunestyrets vedtak i sak 17/13 blir det forutsatt at forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter i regi av kontrollutvalget i Innherred samkommune ikke skal øke de samlede kostnader til kontroll og tilsyn i de 2 kommunene. Samkommunens overføring til KomRev Trøndelag IKS er i utgangspunktet kun ment å dekke kostnadene knyttet til regnskapsrevisjon. Ved behandlingen av budsjettforslaget for 2017 forutsatte derfor kontrollutvalget i Innherred samkommune at kostnadene knyttet til forvaltningsrevisjon kan dekkes ved en forholdsvis resursavståelse fra kontrollutvalgene i Verdal og Levanger, jf. kontrollutvalget i Innherred samkommune sak 20/16. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har over tid hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at fortsatt fokus på kommunens internkontroll kan løses innenfor den foreslåtte ramme. En vil tilrå at kontrollutvalget overfører en forholdsvis andel av nødvendige ressurser knyttet til forvaltningsrevisjon i Innherred samkommune, slik at kontrollutvalget i Innherred samkommune kan ivareta sine lovpålagte oppgaver. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer 30.08.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3