TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, videokonferanserommet 15.3.2016 12.00 14.45 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad Kristian P. Wilsgård Andre Fra Tromsø kommune: Varaordfører Elin Jørgensen Behandlede saker Sak nr./år Sak 27-38/16 Underskrifter Fra KomRev NORD: Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleven Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Audun Haugan Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kristian P. Wilsgård sign. Gudrun Hansen sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 8.3.2016 som ble enstemmig godkjent. I tillegg tok medlem Gudrun Hansen spørsmål om å føye en sak på saklista. Utvalget vedtok å føye på sak 38/16 Deltakelse på representantskapsmøtene i KomRev NORD IKS og K- Sekretariatet IKS. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 27/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.2.2016 28/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Flyktningetjenesten i Tromsø kommune Deler av rapport, jf. Offl. 13, 1. ledd jf. Fvl. 13, 1. ledd nr. 1 29/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor Flyktningetjenesten - orientering Utsatt off.het, jf. Offl. 5, 2.ledd 30/16 Byggesak - Sameiet Balsfjordvinden 3 - oppfølging 31/16 Henvendelse om barneverntjenesten fra Anni Skogmann 32/16 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang oppfølging 33/16 Bekymringsmelding - Tromsø havn Vedlegg, Fvl. 13 jf. Offl. 24, 1. og 2. ledd 34/16 Skytebane Tromsdalen oppfølging av tidligere sak - refusjon 35/16 Henvendelse fra representant Stein - tilsetting av systemansvarlig 36/16 Beregning av eiendomsskatt drøfting 37/16 Referatsaker 1 vedlegg, jf. Offl. 23 (4) 38/16 Deltakelse på representantskapsmøtene i KomRev NORD IKS og K- Sekretariatet IKS (sak føyd på i møtet)
Blad 3 27/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 16.2.2016 Protokollen fra møtet 16.2.2016 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 16.2.2016 godkjennes. 28/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Flyktningetjenesten i Tromsø kommune Det vises til tidligere vurdering av spørsmålet om kontrollutvalgsleder Rolleiv O. Linds habilitet. Lind er styreleder i revisjonsselskapet KomRev NORD IKS. Habilitetsspørsmålet tas opp fra sak til sak. Habilitetsvurdering av Lind ble oversendt kontrollutvalgets medlemmer til møtet 16.2.2016. Rolleiv O. Lind fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet. Nestleder Kåre Sørensen overtok møteledelsen. Kontrollutvalget gikk direkte til avstemming og fattet følgende vedtak: Rolleiv O. Lind erklæres habil ved behandling av sak 28/16. Vedtatt med 3 stemmer mot 1 stemme. Rolleiv Lind tiltrådte møtet. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering i rapporten Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø - Flyktningtjenesten i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret ber kommunens ledelse vurdere hvorvidt det bør gjøres nærmere undersøkelser av opplevelsene respondentene formidler gjennom spørreundersøkelsen, og vurdere hvorvidt det foreligger brudd på bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.8.2016.
Blad 4 Kontrollutvalgets leder orienterte utvalget om at KomRev NORD har mottatt et tillegg til kommunens høringssvar til rapporten. Revisjonens vurdering er at tillegget bør innarbeides i rapporten. Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: Saken utsettes. Rapporten sendes tilbake til KomRev NORD for innarbeidelse av siste høringssvar. Forslaget vedtatt med 4 stemmer mot 1 stemme. Saken utsettes. Rapporten sendes tilbake til KomRev NORD for innarbeidelse av siste høringssvar. - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 29/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor Flyktningetjenesten - orientering Habilitetsvurdering i sak 28/16, jf. beskrivelse ovenfor. Rolleiv Lind fratrådte møtet. Nestleder Kåre Sørensen ledet møtet. Kontrollutvalget gikk direkte til avstemming og fattet følgende vedtak: Rolleiv Lind erklæres habil ved behandling av sak 29 /16. Vedtatt med 3 stemmer mot 1 stemme. Rolleiv Lind tiltrådte møtet. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 8.3.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor flyktningetjenesten, og tar saken til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt.
Blad 5 Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 8.3.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor flyktningetjenesten, og tar saken til orientering. 30/16 Byggesak Sameiet Balsfjordvinden 3 - oppfølging Byrådsleders redegjørelse tas til orientering. Forslag til tilføyelse fra Jon Arne Jørstad: Kontrollutvalget ber byrådet vurdere om det kan gjøres ytterligere tiltak for å redusere lukt og støy. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Byrådsleders redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget ber byrådet vurdere om det kan gjøres ytterligere tiltak for å redusere lukt og støy. - Tromsø kommune v/ byrådsleder med gjenpart til Sameiet Balsfjordvinden 3 v/ Geir Pedersen 31/16 Henvendelse om barneverntjenesten fra Anni Skogmann Sekretariatet orienterte om at det ble gjennomført forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten i 2015. Det ble også vist til artikkel i Nordlys 13. mars d.å. Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Saken tas inn i vurderingen av og arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019.
Blad 6 Saken tas inn i vurderingen av og arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. - Gruppeleder FrP Anni Skogmann 32/16 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang - oppfølging Kontrollutvalget viser til ny henvendelse fra Lyngen kommune og ber byrådsleder redegjøre entydig på om avtale om refusjon med Lyngen kommune er inngått. Byrådsleder bes også å redegjøre for Lyngen kommunes bemerkninger om at refusjonskrav ikke inneholder de opplysninger som er påkrevd. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til ny henvendelse fra Lyngen kommune og ber byrådsleder redegjøre entydig på om avtale om refusjon med Lyngen kommune er inngått. Byrådsleder bes også å redegjøre for Lyngen kommunes bemerkninger om at refusjonskrav ikke inneholder de opplysninger som er påkrevd. - Tromsø kommune v/ byrådsleder 33/16 Bekymringsmelding Tromsø Havn KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. forvaltningslovens 13 og offentlighetslovens 24, 1. og 2. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket vedtatt med 4 stemmer mot 1 stemme.
Blad 7 Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget sender bekymringsmeldingen til varslingsgruppen i kommunen. 2. Kontrollutvalget bestiller fra KomRev NORD forvaltningsrevisjon med fokus på områder som fremkommer i meldingen. Utvalget ber om å bli orientert om fremdriften i prosjektet. 1. Kontrollutvalget sender bekymringsmeldingen til varslingsgruppen i kommunen. 2. Kontrollutvalget bestiller fra KomRev NORD forvaltningsrevisjon med fokus på områder som fremkommer i meldingen. Utvalget ber om å bli orientert om fremdriften i prosjektet. - Tromsø kommune v/ varslingsgruppen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 34/16 Skytebane Tromsdalen oppfølging av tidligere sak - refusjon Kontrollutvalget registrerer at det ikke forelå noen skriftlig avtale om kompensasjon og ber om at det påses at kommunens avtaler foreligger i skriftlig form. Saken tas for øvrig til orientering. Felles forslag til tilføyelse: Kontrollutvalget ber sekretariatet utrede grunnlaget for eventuelt videre undersøkelser av saken til neste møte. Innstillingen blir punkt 1 og tilføyelsen punkt 2. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt.
Blad 8 1. Kontrollutvalget registrerer at det ikke forelå noen skriftlig avtale om kompensasjon og ber om at det påses at kommunens avtaler foreligger i skriftlig form. Saken tas for øvrig til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet utrede grunnlaget for eventuelt videre undersøkelser av saken til neste møte. - Tromsø kommune v/ byrådsleder 35/16 Henvendelse fra representant Stein tilsetting av systemansvarlig Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner ikke grunn for å følge opp saken videre da saken allerede er anket inn for fylkesmannen. Kontrollutvalget finner ikke grunn for å følge opp saken videre da saken allerede er anket inn for fylkesmannen. - Jonas Stein 36/16 Beregning av eiendomsskatt - drøfting Brev av 8.3.2016 fra Geir Kilmark til Tromsø kommune var sendt kontrollutvalgets medlemmer per e-post før møtet. Videre ble korrespondanse mellom Åge Jensen og Tromsø kommune referert i møtet av kontrollutvalgets leder.
Blad 9 Kontrollutvalget drøftet saken. Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: Kontrollutvalget bestiller en gjennomgang fra KomRev NORD for å kontrollere om retningslinjene for beregning av eiendomsskatt er fulgt og iht. kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget bestiller en gjennomgang fra KomRev NORD for å kontrollere om retningslinjene for beregning av eiendomsskatt er fulgt og iht. kommunestyrets vedtak. - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 37/16 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 16.2.2016 b) Byrådsmøtet 18.2.2016 c) Byrådsmøtet 23.2.2016 d) Byrådsmøtet 25.2.2016 e) Byrådsmøtet 3.3.2016 f) Byrådsmøtet 7.3.2016 g) Byrådsmøtet 10.3.2016 B. KOMREV NORD IKS MØTE I REPRESENTANTSKAPET a) Brev av 15.2.2016 fra KomRev NORD C. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD IKS a) Brev av 21.2.2016 fra KomRev NORD D. K-SEKRETARIATET IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE FREDAG 29. APRIL a) Brev av 16.2.2016 fra K-Sekretariatet E. TROMS KRAFT AS BEDRIFTSFORSAMLING 29.2.2016 a) Innkalling med saksdokumenter av 18.2. og 24.2.2016 fra Troms Kraft AS (NB! Vedlegg i B-sak 07/2016 er unntatt offentlighet, jf. Offl. 23 (4))
Blad 10 F. FKT s FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 7.-8. JUNI 2016 a) Informasjon fra FKT G. ETATSBESØK 11. APRIL 2016 TROMSØ HAVN KF a) Brev av 26.2.2016 fra K-Sekretariatet Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak F FKTs Fagkonferanse og årsmøte: Medlemmer som ønsker å delta på konferansen tar kontakt med sekretariatet som besørger påmelding. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. 1. Referatsak F FKTs Fagkonferanse og årsmøte: Medlemmer som ønsker å delta på konferansen tar kontakt med sekretariatet som besørger påmelding. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. 38/16 Deltakelse på representantskapsmøtene i KomRev NORD IKS og K- Sekretariatet IKS Medlem Gudrun Hansen tok opp spørsmålet om hennes deltakelse på representantskapsmøtene i KomRev NORD IKS og K-Sekretariatet IKS som «observatør» fra kontrollutvalget. Hansens tidligere sjef er styremedlem i K-Sekretariatet IKS. Når det gjelder deltakelse på KomRev NORDs representantskapsmøte gir Hansen uttrykk for at hun syns det er problematisk som følge av at kontrollutvalgets leder Rolleiv O. Lind er styreleder i selskapet samt at oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor i KomRev NORD sitter i styret som ansattes representant. Felles forslag til vedtak: Medlem Jon Arne Jørstad deltar på representantskapsmøtene i KomRev NORD IKS og K-Sekretariatet IKS. Medlem Jon Arne Jørstad deltar på representantskapsmøtene i KomRev NORD IKS og K- Sekretariatet IKS.
Blad 11 Rett utskrift: Tromsø, den 16. mars 2016 Inger Johansen