TIMEFLEX LEDERMODUL BRUKERVEILEDNING

TIMEFLEX LEDERMODUL BRUKERVEILEDNING

I Timeflex Ledermodul Innholdsfortegnelse 1 Del I Introduksjon 1 Om Timeflex... ledermodul og datavarehus 1 2 Komme... i gang 1 4 Del II Full oversikt over ansattdata 1 Innstillinger... 4 2 Forside... med varsler 4 3 Datavarehuset... - informasjon slik du vil ha den 6 Eksem pel på bruk... av Excel til å bearbeide data. 7 4 Ferie &... permisjoner 10 Timeflex Administrator brukerveiledning

Introduksjon 1 Introduksjon 1.1 Om Timeflex ledermodul og datavarehus 1 Timeflex ledermodul er et støtteverktøy for lederen, og en modul i Timeflex Pluss. Verktøyet gir informasjon om ting som det er viktig for en leder å følge opp som f.eks. sykefravær, overtid og ferieplanlegging. Det består av en forside med enkle oversiktsgrafer, et datavarehus hvor man kan gjøre utvalg av all informasjon fra Timeflex, en ferie- og permisjonsadministrasjonsdel og en innstillingsdel hvor man kan definere verdier. Det leveres data til ledermodulen hver natt. Data kan også leses inn manuelt. 1.2 Komme i gang For å komme i gang må følgende være gjort. Hvis du benytter Timeflex på nettskyen: Send bestilling om igangsetting til support@timeflex.no Hvis du drifter Timeflex selv fra eget utstyr eller fra egen ASP leverandør: All informasjon om igangsetting finner du under https://timeflex.no/prikunde. (Se fliken Ledermodul & App)

2 Timeflex Ledermodul Oppdater alle arbeidstidgrupper med gjeldende AML regler. Arbeidsmiljøvernloven har ulike grenser for hva som er alminnelig arbeidstid og overtid, avhengig av arbeidets art. Dette beskrives i lovens 10-4 til 10-6. Alle arbeidstider i Timeflex settes i utgangspunktet opp etter den 10-4-1, med at grensen er ni timer i løpet av et døgn og 40 timer i løpet av 7 dager. Har dere avtalt/fått godkjent av arbeidstilsynet å bruke de andre, endres dette inne på arbeidstidsgruppen. Høyreklikk på arbeidstidsgruppen i Timeflex Admin, og velg åpne. Trykk på avtale og velg riktig nederst i bildet. For ansatte i ledende stilling som er fritatt fra loven velges "Bruk arbeidstid fra Timeflex". Gi lederne tilgang til Timeflex ledermodul Høyreklikk på navn i ansattlisten i Timeflex Admin, og velg tilganger. En leder er vanligvis systemansvarlig for egen avdeling. Huk av for tilgang til Timeflex Ledermodul også.

Introduksjon 3 Finnes fraværskode FS (Feriesøknad) og PS (Permisjonssøknad)? I Timeflex ledermodul er det mulighet for å ta i bruk en ny ordning for å søke ferie og permisjoner. Dette er ordning som kan benyttes, men som ikke må benyttes. Da må det foreligge en kode for feriesøknad/permisjonssøknad som ansatte skal sette på de dagene de ønsker seg ferie. De kan f.eks. hete FS og PS, og må settes opp på følgende måte: Endre deretter eksisterende FML kode (ferie m/lønn) og permisjonskoder (PML, PUL) slik at den ikke kan settes av den ansatte.

4 2 Timeflex Ledermodul Full oversikt over ansattdata Ledermodulen gir deg tilgang på det meste av informasjon som finnes i Timeflex, satt opp sånn som du ønsker det. Den kan også gi deg varsler når det skjer ting som du som leder må følge opp. Systemet virker slik at data lastes inn til datavarehuset hver natt, og dataene i varehuset er månedlige. For avsluttede måneder er det situasjon ved månedsslutt, for inneværende måned er det inntil i går. Du velger selv hvilke data du vil se, og alle rapporter kan eksporteres til Excel eller PDF. 2.1 Innstillinger Under innstillinger kan du stille inn slik at utformingen på siden blir slik du vil ha den. En leder må legge inn bestilling på de varslingene man vil ha. Trykk på innstillinger, og bestill varslinger. Her kan du hake ut de varslingene som er viktig for deg. 2.2 Forside med varsler Meningen med forsiden er at den skal gi lederen et oversiktsbilde. Vil du se detaljene må du inn i datavarehuset. Det første bildet viser status på godkjente lister. Dette bildet viser at her har de fleste ansatte godkjent sine timelister, men at noen fremdeles ikke har gjort det. I datavarehuset kan du finne ut hvem det gjelder.

Full oversikt over ansattdata 5 Det neste bildet varsler fare for brudd på AML. Når pilen står på grønt viser det at noen nærmer seg grensen. Når den går over på rødt er det noen som faktisk har jobbet for mye, og at det må handling til. Detaljene bak finner du i datavarehuset. Det er viktig at det på arbeidstidsgruppene er satt opp riktig regel for hvilken paragraf i AML som gjelder, og at ledere som er fritatt settes opp slik at de ikke teller med (se komme i gang). Du kan vise brudd på regel for 7 dager, 4 uker og 52 uker, og slå disse av og på med knappene nederst. Den tredje grafen viser utvikling i sykefravær. Den viser utviklingen siste år, sammenlignet med året før det. Dette forutsetter selvfølgelig at Timeflex har vært i bruk i denne perioden. Den siste viser sykemeldinger, og gir en indikasjon på hvordan situasjonen for oppfølging av sykemeldte bør være i forhold til regelverket. Datavarehuset gir svar på hvem dette gjelder.

6 Timeflex Ledermodul Nederst på siden kommer det varsler om ting leder må passe på. Disse varslene vil komme avhengig av hva du har valgt under innstillinger. 2.3 Datavarehuset - informasjon slik du vil ha den Data lastes inn til datavarehuset hver natt, og dataene i varehuset er månedlige. For avsluttede måneder er det situasjon ved månedsslutt, for inneværende måned er det inntil i går. Du velger selv hvilke data du vil se, og alle rapporter kan eksporteres til Excel eller PDF. Velg periode: Legg periode til og periode fra og trykk "Vis data". Da kommer de dataene du "bestiller" opp. Velg felt: Trykk på knappen "Velg Felt", og du får opp alle felter som er mulig å se. Dobbeltklikk på dem eller bruk musen for dra feltene over, og du får dem inn i oversikten i datavarehuset. Du kan fjerne dem igjen ved å dobbeltklikke på feltnavnet i overskriftsraden. Du lukker "velg felt" vinduet ved å trykke på X. Ser du ikke hele feltnavnet kan du dra kolonnen større med musen, eller å dobbelklikke på den vertikale streken mellom feltene. Lagre kolonneinnstillinger: Når du har laget et oppsett som viser den informasjonen du ønsker å følge med på, kan du lagre kolonneinnstillingene. Da vil det samme oppsettet med felt komme opp neste gang du går inn i ledermodulen. Gjenopprett kolonneinnstillinger: Setter kolonneinntillingene tilbake til standardoppsett. Filter: bak alle feltnavn står det en trakt, eller et filter. Trykker du på en av disse kan du sette på et filter, og velge en av forekomstene. Si at du har data for mange måneder i tabellen, og bare vil se en måned. Eller at du har data fra flere måneder, og bare vil se ansatt. Da bruker du filter. Når du har satt på filter skifter trakten farge. Hvis du har satt på flere filtere og vil fjerne alle på en gang, trykker du på knappen "Fjern Filter". Alle data kan eksporteres til Excel for evt. videre bearbeiding eller til PDF.

Full oversikt over ansattdata 2.3.1 7 Eksempel på bruk av Excel til å bearbeide data. Si at man ønsker å analyserer sykefraværsprosenten siste kvartal 2015. Velg periode fra/til og feltet sykefraværsprosent. Her ser man at snitt sykefraværsprosent er 8,20 for hele bedriften. Man kan velge en avdeling, eller en ansatt, og få utviklingen her. Vi har valgt å la Timeflex vise data pr. måned. Ønsker dere å se data for flere ansatte over en periode kan disse slås sammen i Excel. Trykk på knappen "Til Excel". Du kommer nå over i et regneark. Stå i overskriftsraden og velg sett inn

8 Timeflex Ledermodul pivottabell i menyen. Hold shift tasten nede og trykk en pil opp. Du velger da område uten sumraden i slutten. Trykk så OK. Sett hake på navn, og dra den ned til radetiketter. Sett så hake på År-måned, og dra feltet til kolonneetiketter. Trykk så på sykefraværsprosent, trekk over til feltet til "verdier" og trykk på pilen til høyre, velg innstillinger for verdifelt og gjennomsnitt. Trykk ok. Formater utregningstallene til to desimaler.

Full oversikt over ansattdata 9 Spesielt om datokolonnen Alle data i ledermodulen er fra månedslutt i måneden, eller fra i går i inneværende måned. Når År-Måned feltet eksporteres så vises det som et datofelt i Excel. Det betyr at 01 kommer som dato. Eksempelvis slik: 01.03.2016, selv om dataene er fra siste dag i måneden. Dette er normalt i Excel. Dette er vanligvis ikke et problem for videre bearbeiding av data, men utseendemessig så ser kolonnen litt rar ut. Dette kan gjøres noe med: A) For å det samme utseende som i Timeflex Ledermodul bruk en formel for å vise innholdet i en ny kolonne =ÅR(A1)&"-"&MÅNED(A1) (A1=angi adressen til cellen i Excel) B) Eller legge inn en egendefinert formatering ved å merke cellene, høyreklikke og velge formater celler og så benytte egendefinert format slik:

10 2.4 Timeflex Ledermodul Ferie & permisjoner Dette er en modul man kan bruke, men ikke må bruke. For at den skal virke må fraværskode for feriesøknad og permisjonssøknad være satt opp, og under innstillinger må kode for feriesøknad og permisjonssøknad være definert. Det vanligste vil være at de heter FS - Feriesøknad og PS Permisjonssøknad. Ansatte søker ferie/permisjon med koden dere har satt for feriesøknad. Dette gjøres i timelisten. Enten ved å sette inn koden pr. dag, eller bruke funksjonen sett inn fremtidig ferie og fravær. I kommentarfeltet i timelisten kan man legge inn en forklaring som vil vises for lederen. Se eks. "Begravelse fetter" i bilde under. I ledermodulen velges Ferie & permisjoner. Her kommer alle søknadene opp. Trykker man på ferieoversikt rapport får man opp "søkt om" ferie, godkjent ferie, samt helligdager og annet planlagt fravær. Det gir en god oversikt over at man har rett bemanning i ferieperioder. Rapporten kan sendes til skjerm, Excel eller PDF. Når ansatte har søkt ferie kommer dette opp i lederens oversikt.

Full oversikt over ansattdata 11 Hvis bemanningen ser fornuftig ut (Se Ferieoversik t rapport), kan du merke dag for dag eller trykke på knappen "Merk alle søknader". Når du haker av endrer kommentaren seg til "Innvilget søknad: Ferie". Du må trykke behandle merkede søknader for å oppdatere timelisten. Når dette er gjort forsvinner linjene fra oversikten. Hvis du har på "Varsle ansatte via min postkasse", Får de ansatte melding når de logger seg på Timeflex på PC. I App'en må de sjekke timelisten. Hvis du ikke ønsker å godkjenne, eller f.eks. vil innvilge Permisjon uten lønn i stedet for Permisjon med lønn høyreklikker du på fraværskode i kolonnen "Godkjennes som" før du setter på hake. Velg fra listen over fraværskoder. Nederst i listen står det "Søknad ikke innvilget". Du kan skrive over standardkommentaren med din beskjed til ansatte om du ønsker det. Det vil kanskje se ut som dette: Trykk så "Behandle merkede søknader". Den ansatte får da opp følgende melding ved pålogging. Detaljene pr. dag sees i timelisten.