Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 16/01/13 SAK NR 04-2013 Årlig melding 2012 Forslag til vedtak: 1. Årlig melding 2012 for Pasientreiser ANS oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. 2. På grunnlag av den samlede rapportering for 2012, herunder også beslutninger som er fattet av styret og den samlede planlegging og styring av virksomheten, anser styret for Pasientreiser ANS at selskapets hovedoppgaver innenfor pasientreiseområdet har vært ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt i oppdragsdokument 2012 samt andre styrende dokumenter, og at sørge for -ansvaret som selskapet utøver på vegne av RHFene innenfor pasientreiseområdet samlet sett er oppfylt for 2012. regnskapsmessig viser selskapet også for 2012 et positivt økonomisk resultat. fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på eiers føringer, demografisk utvikling og rammevilkår for øvrig for selskapet. ved videre utforming av tjenestetilbudet vektlegges lik praksis for like saker i hele landet. 3. Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets evt kommentarer i møtet.
Skien 09. januar 2013 Marit Kobro Administrerende direktør
1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Med henvisning til fremlagt forslag til årlig melding for 2012 anbefaler administrerende direktør at styret konkluderer som følger når det gjelder virksomheten i 2012: Selskapets hovedoppgaver nedfelt i selskapsavtale, oppdragsdokument og andre styrende dokumenter har vært ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt og det sørge for -ansvaret som selskapet utfører på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet er samlet sett oppfylt for 2012. Selskapet har arbeidet godt med effektiviseringstiltak, økonomistyring og resultatoppfølging i 2012. Gjennomførte revisjoner i 2011/2012 er fulgt opp med styrebehandlede tiltaks- og handlingsplaner. Det forutsettes at prinsippene for god virksomhetsstyring følges opp på alle nivåer. Fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på beslutninger fattet av eierne. Styret vil fortsatt legge vekt på at videre utvikling av selskapets tjenester skal ha et klart bruker- og kundeperspektiv som hovedfokus inkludert målsettinger om likebehandling og effektivitet i saksbehandlingen. Det anbefales at styret sier seg tilfreds med de samlede resultater som er presentert i årlig melding for 2012. Det er også grunn til å berømme medarbeiderne for stor innsats og engasjement i et år preget av en driftssituasjon med tydelige krav til effektivisering som er gjennomført på en god måte. Det anbefales at styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets eventuelle kommentarer i møtet og at årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS med styrets plandokument oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Det vises til vedlagte dokument: Årlig melding for 2012 for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. I h.t. oppdragsdokumentet og melding fra de fire eierne skal selskapet utarbeide årlig melding og oversende denne til eierne innen 1. februar 2013. Meldingen skal inneholde rapport for foregående år og styrets plandokument for de nærmeste 2-3 år. 2.2 Hovedpunkter Rapportering gjennom regelmessig virksomhetsrapportering til styret skal gjennom året gi eierne informasjon om måloppnåelse i forhold til selskapets mål. Foreliggende årlig melding er utarbeidet iht. mal mottatt fra eierne og er inndelt i tre hovedkapitler: 1. Innledning - Visjon, verdigrunnlag og mål for virksomheten inkl kort beskrivelse av måloppnåelsen. Saker styret har hatt særlig fokus på i 2012 og sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer.
2. Rapportering på krav i oppdragsdokument 2012 - Hvordan pålegg og bestemmelser som er gitt i oppdragsdokumenter i 2012 er fulgt opp. 3. Styrets plandokument, som er strategisk og overordnet, og som viser: - Utviklingstrender og rammebetingelser, herunder utviklingstrekk som påvirker selskapet, økonomiske rammeforutsetninger, personell og kompetanse samt investeringer status og utfordringer. - Plan for strategisk utvikling, strategisk fokus og mål 2013-14 for Pasientreiser ANS. Enkelte av punktene i årlig melding for 2012 er iht mal omtalt relativt kortfattet eller utelatt idet malen for enkelte punkters del kun krever rapportert ved behov. Rapporteringen er basert på den løpende virksomhetsrapportering til styret. Kravene i oppdragsdokument har vært gjennomgått halvårlig med tilbakemelding til styret via virksomhetsrapporteringen i september 2012. Status har inngått i vurderingsgrunnlag for en gjennomgående risikovurdering i forbindelse med fremlegging av denne for styret i oktober 2012. 2.3. Rapportering om virksomheten i 2012 og overordnet vurdering av måloppnåelse og oppfyllelse av sørge for -ansvaret innenfor pasientreiseområdet I henhold til selskapsavtalen skal Pasientreiser ANS på vegne av de regionale helseforetakene oppfylle sørge for ansvaret på området pasientreiser. Selskapsavtalen presiserer også nærmere hvilke øvrige oppgaver selskapet skal utøve. I tillegg er vedtatt strategiplan og mottatt oppdragsdokument retningsgivende for selskapets drift. Kundelinjen ivaretas gjennom egen tjenesteleveranseavtale (SLA-avtale) inngått mellom de fire regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. Sørge for -ansvaret stiller generelt krav om at det skal utøves en overordnet organisering og styring slik at tjenesten som tilbys og ytes er forsvarlig. Dette innebærer bl.a. at følgende styringsfunksjoner/-elementer skal ivaretas: Planlegge, herunder vurdere og analysere, hvordan befolkningen skal få tilstrekkelig og forsvarlig helsetjeneste. Idenne sammenheng vil dette si pasientreisetilbud for pasienter som ikke er i stand til å reise på egen hånd og refusjon ihht gjeldende regelverk for reiser foretatt i egen regi av dem som er i stand til dette. Dette forutsetter bl.a. at selskapet kjenner reglene som gjelder innenfor pasientreiseområdet, har oversikt over behov og tilbud for pasientreiser, samt har oversikt over eventuelle områder med svikt eller fare for svikt. Ved utarbeidelse av planer/tiltak må det foretas risiko- og sårbarhetsanalyser knyttet til iverksettelse av tiltakene og det må planlegges hvordan eventuell fare for svikt og svikt ved gjennomføringen av planer/tiltak skal håndteres. Selskapets ansvarsområder er i hovedsak relatert til reiser uten rekvisisjon, idet de enkelte helseforetak organiserer reiser med rekvisisjon. Pasientreiser ANS er imidlertid systemeier og databehandlingsansvarlig for saksbehandlingssystemet NISSY som benyttes ved planlegging av reiser med rekvisisjon. Selskapsavtalen legger også opp til at selskapet skal kunne utføre tjenester relatert til reiser med rekvisisjon. Sørge for -ansvaret innebærer også ansvar for å gjennomføre egne planer og tiltak som forutsatt og til fastsatt tid, slik at tjenesten som tilbys og ytes er forsvarlig. Videre skal gjennomføringen av planene og tiltakene evalueres; om planene/tiltakene følges, effekten av planene/tiltakene og om gjennomføringen av planene/tiltakene har medført at det
har oppstått områder med fare for svikt eller svikt som må håndteres for at det skal kunne gis et forsvarlig tjenestetilbud. Dette innebærer også innhenting av styringsinformasjon. Sørge for ansvaret innebærer også et ansvar for å korrigere uforsvarlige forhold, dvs å iverksette korrigerende tiltak på eget initiativ dersom det ikke tilbys eller ytes tilstrekkelige og forsvarlige tjenester. Innenfor pasientreiseområdet innebærer dette bl.a. gjennomgang av internkontroll i helseforetakenes bruk av NISSY og at initiativ tas overfor helseforetak eller regionale helseforetak fra selskapets side når ulike forhold skulle tilsi dette, f eks når enkelte helseforetak ikke etterlever vedtatte målsettinger om saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon. Videre tilbyr selskapt opplæring og andre kvalifiserende tiltak for ansatte ved pasientreisekontorene for å høyne kompetanse ved disse enhetene. Ansvaret innebærer også plikt til å gjennomgå rutiner og systemer for intern kontroll hos eksterne leverandører av IKT-tjenester relatert til saksbehandlingssystemene PRO og NISSY. I den foreliggende årlig melding for 2012 er det redegjort for hvordan selskapet har løst den samlede oppgaven og hvordan de forskjellige styringsfunksjoner/-elementer innenfor sørge for -ansvaret er ivaretatt. I momentene nedenfor trekkes forhold av særlig betydning frem: Gjennomføring av vedtatt strategiplan 2012 har representert et år med fokus på drift, forbedringsarbeid og videreutvikling av Pasientreiser ANS der den positive utvikling fra de foregående årene er videreført og forsterket. Sentrale elementer i strategiplanen er gjennomført eller tiltak er igangsatt og under oppfølging. I statsbudsjettet for 2013 er det bl.a. vedtatt at det skal igangsettes arbeid med sikte på forenkling og effektivisering innenfor pasientreiseområdet der selskapet skal involveres. Videre er det implementert permanente tiltak innenfor konseptet kontinuerlig forbedring som har bidratt vesentlig til selskapets gode resultatmål. Det er arbeidet målrettet for å sikre større grad av likebehandling og lik praksis, inkl opplæring via e-læring i tillegg til tradisjonelle opplæringstiltak. Tjenesten med leveranser av analyse og rapportering innenfor pasientreiseområdet er innarbeidet i løpet av 2012 og etterspørselen etter statistikk og rapporter er økende. De samlede utfordringene i 2012 er håndtert på en god måte. Aktivitet, tilgjengelighet og kvalitet Antall saker som gjelder reiser uten rekvisisjon ligger stabilt og var i 2012 omtrent på samme nivå som 2010 og 2011. Selskapet har gjennom 2012 etterlevd kravene i tjenesteleveranseavtalene med de fire regionale helseforetakene der helseforetakene er tjenestemottakere. Som i 2011 er nasjonalt mål for saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon oppnådd også i 2012, men fremdeles er det stor ulikhet mellom de enkelte kontorene. Enkelte kontor har ligget langt over definerte mål for saksbehandlingstid gjennom flere perioder i 2012. Overordnet målsetting om likebehandling og lik praksis er derfor i behov av ytterligere tiltak for å kunne nås. Nedetid i saksbehandlingssystemene for reiser med og uten rekvisisjon er redusert vesentlig i løpet av året. Dette har betydd økt tilgjengelighet for kjørekontor mht å rekvirere nødvendig transport til behandling og bidradd til redusert saksbehandlingstid for pasienter med refusjonssøknader for reiser uten rekvisisjon. Antall ansatte i Pasientreiser ANS redusert gjennom 2012 og er i gjennomsnitt lavere enn i 2011. Samtidig er antall behandlet saker tilnærmet likt som i 2011. Arbeidsmiljø og HR-innsats Pasientreiser ANS har i 2012 hatt en tilstedeværelse på 94,2% (pr november 2012) mot en målsetting på 95%, noe som vurderes som er godt resultat. Gjennomførte medarbeiderundersøkelser og oppslutningen om trivselstiltak i selskapet understøtter vurderingen av et godt arbeidsmiljø i selskapet. Pasientreiser ANS er IA-bedrift og etterlever
avtaleverket i så måte. Omtalte trivselstiltak skjer i regi av egen etablert gruppe blant medarbeiderne i selskapet. Økonomi Selskapet finansieres av eierne med basis i en allokeringsmodell. Fordelingen mellom eierne skjer dels etter eierandel, dels etter forbruk av tjenester. Selskapet leverer et resultat for 2012 som er bedre enn budsjett 2012 inkl gjennomførte effektiviseringstiltak. 2.4. Styrets plandokument I siste kapittel redegjøres det for utviklingstrekk og forventede ressursmessige konsekvenser av dette. Tidshorisont er 2-3 år. Det gis en nærmere omtale av utvikling og utfordringer innenfor selskapets ansvarsområde med basis i strategiplanen. 3. Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør mener årlig melding 2012 til eierne gir et dekkende bilde av virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS i 2012. Måloppnåelsen vurderes som gjennomgående god. Sett i sammenheng med oppdragene fra eierne for 2012, slik de fremkommer i oppdragsdokument og styrende dokumenter forøvrig anses årlig melding å svare opp hvordan selskapet har løst sine oppgaver i 2012. Det vurderes videre at Pasientreiser ANS er i stand til å møte nye utfordringer også i årene som kommer. Gjennom strategiplanen ønsker Pasientreiser ANS å bli enda tydeligere mht sin rolle med måloppnåelse og med å videreutvikle pasientreiseområdet. Gjeldende strategiplan er nå under revisjon i tråd med styrets vedtak og revidert plan legges frem til behandling i styremøtet i april 2013. God og helhetlig virksomhetsstyring kreves for å oppfylle krav i lov og regelverk og for å oppnå god økonomistyring, samtidig som overordnede styringskrav og egne mål og krav for selskapet skal oppfylles. Årlig melding for 2012 utgjør et viktig dokument i denne sammenheng. Trykt vedlegg: Årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2012