Rutine for kontroll av OEP For saksbehandler Innhold 1. Innledning... 2 1.1 Kvalifikasjonskrav for kontrollør:... 2 2. Brukerveiledning OEP for kontrollør... 3 2.1 Tilbakemelding og tidsfrister... 3 2.2 Hva skal kontrolleres:... 4 2.3 Slik gjør vi/trinn for trinn brukerveileding... 5 2.3.1 Hente opp offentlig journal... 5 3 OEP terminologi... 6 3.1 Forhåndsklassifisering... 6 3.2 Meroffentlighet... 6 3.3 Nøytralisering:... 6 3.4 Skjerming:... 6 3.5 Tagging/markering av personnavn:... 7 3.6 Sladding av opplysninger:... 8 3.7 Publisere/tilgjengeliggjøre journal:... 8 Side 1 av 9
1. Innledning OEP- offentlig elektronisk postjournal er en felles publiseringstjeneste for statlige virksomheters postjournaler på internett 1. Journalene vil til en hver tid være tilgjengelige for alle med tilgang til internett 2, http://www.oep.no/. OEP ble lansert 18 mai 2010, 01.04.2011 startet Arkivverket publisering av journaldata på OEP. Formålet med OEP er framhevet i Stortingsmelding nr. 19 (2008-2009): Den elektroniske postjournalen skal effektivisere gjennomføringa av offentlegprinsippet i forvaltninga og gjere det enklare for allmenta å få tilgang til journalane til alle verksemdene som tenesta omfattar. Dette gjeld alle departementa, Statsministerens kontor, dei store landsomfattande verksemdene (til dømes direktorata og tilsyna) og fylkesmennene Plikten til å publisere/tilgjengeliggjøre journalen på OEP er fastsatt i offentlegforskrifta 6 3. Riksarkivaren har besluttet at hele Arkivverket skal publisere en felles journal, all den tid vi har et felles arkiv. Dette medfører at også Statsarkivene, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv publiserer på OEP. I og med at Arkivverkets arkiv er fullelektronisk, har vi kun en journal som genereres i ephorte. Det er denne som blir publisert på oep.no. Alle saks- og journalpostopplysninger som blir journalført i ephorte har vi derfor plikt til å offentliggjøre, men i noen av postene kan det være behov for å foreta skjerming før offentliggjøring. Ansvaret for forvaltning og administrasjon av OEP-løsningen tilligger DIFI. 1.1 Kvalifikasjonskrav for kontrollør: Som et minimum må den som utfører kontrollen ha god kjennskap til: Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker (forvaltningsloven), følgende deler: o 13 Taushetsplikt Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlighetsloven) (hele loven) Rutine for behandling av graderte dokumenter i Arkivverkets arkivtjeneste 4, følgende deler: o 2.2 Skjematisk oversikt over sikkerhetsgraderinger og forholdet til ephorte o 3.1 Journalføring Rutinebeskrivelse for registrering i ephorte 5 og rutine for kontroll av OEP. Alfabetisering og skriving av navn 6, nærmere skriveregler 7 Regler for markering av personnavn 8 Samtlige tilgangskoder i ephorte 9, og lovhjemlene som disse dekker 10. 1 Offentlig elektronisk postjournal Håndbok for innholdsleverandørene, versjon 1.0. Kapittel 1.2 - DIFI 2 Veiledning For innholdsleverandørene til OEP, versjon 0.2. Side 6 - FAD 3 6 er ikke trådt i kraft enda, men i brev av 09.07.2009 fra KUD er vi bedt om å publisere på OEP. 4 Saksnummer 2010/1507 i ephorte 5 Se på SARA, under Faglige ressurser, Arkivtjenesten, Instruksen og rutiner, Instruksen (Vedlegg 1 til Instruksen) 6 Instruks for elektronisk saksbehandling og arkivdanning i Arkivverket, side 43: 8.2 VEDLEGG 2: Alfabetisering og skriving av navn 7 Instruks for elektronisk saksbehandling og arkivdanning i Arkivverket, side 44: 8.3 VEDLEGG 3: Nærmere skriveregler 8 Instruks for elektronisk saksbehandling og arkivdanning i Arkivverket, side 48: 8.4 VEDLEGG 4: Regler for markering av personnavn 9 Instruks for elektronisk saksbehandling og arkivdanning i Arkivverket, side 50: 8.5 VEDLEGG 5: Aktive tilgangskoder i ephorte 10 Instruks for elektronisk saksbehandling og arkivdanning i Arkivverket, side 50: 8.6 VEDLEGG 6: Tilgangskoder og lovhjemler i ephorte Side 2 av 9
2. Brukerveiledning OEP for kontrollør Det overordnede ansvaret for at hvert statsarkiv/seksjon/avdeling kontrollerer offentlig journal er tillagt enhetens leder. Leder er ansvarlig for at OEP er korrekt og bestemmer organiseringen av journalkontrollen innad i sin enhet. 2.1 Tilbakemelding og tidsfrister Den som har fått ansvaret for å kontrollere offentlig journal, må gi tilbakemelding til den lokale arkivtjenesten (for Riksarkivet og SAO er dette ARKI, oep@arkivverket.no) om det må gjøres endringer eller rettelser i journalen. Slik beskjed gis pr epost eller med utskrift av journalen. Tilbakemeldinger om endringer i journalen må være tydelige. De skal inneholde hvilken enhet, hvem som har kontrollert, hvilke datoer som er kontrollert, hvilke endringer som må utføres og hva det skal endres til. Om det er usikkerhet om noe i journalen, rådfør deg med nærmeste leder/saksansvarlig. Når journalen er rettet og korrekt må det gis beskjed til arkivseksjonen på epost (oep@arkivverket.no). Eposten må inneholde hvilken enhet det gjelder og hvilke dager som er kontrollert. De enkelte statsarkiv/ samisk arkiv utarbeider selv rutiner for hvem som gir denne tilbakemeldingen. 2.1.1 Tidsfrist - for bekreftelse av endelig kontroll av OEP til arkivseksjonen : Senest klokken 15.00, 5 dager (ikke virkedager) etter journaldato, og tidligst en dag etter journaldato. NB: Arkivseksjonen må ha beskjed om den enkelte enhet ligger mer enn 5 dager etter med kontrollen. Side 3 av 9
2.2 Hva skal kontrolleres: 1. Skjerming av sensitive opplysninger (vises som stjerner i journalen). 2. Markering av personnavn (vises som svart fet skrift i journalen). 3. Skrivefeil - Dette gjelder for: Sakstittel, journalposttittel og avsender/mottaker 11. 4. Forespørsler på nynorsk, samisk eller utenlandsk skal ha søkeord på bokmål i tillegg i sak- og journalposttittel. 12 F.eks Eiendom / Eigedom Gnr/bnr 1/23 Oslo 11 Skriveregler Instruksen 8.2 og 8.3 NB SJEKK referansen 12 Se Instruksen 1.3.2.1 side 9 Side 4 av 9
2.3 Slik gjør vi/trinn for trinn brukerveileding 2.3.1 Hente opp offentlig journal 1. Gå inn i ephorte, velg Rapporter i venstremenyen 2. Velg Journaler -> Avstemmingsrapport OEP 3. Sett inn dato/datointervall (Man kan velge datointervall ved å klikke på forstørrelsesglasset på høyresiden av linjen journaldato) og adm.enhet og trykk søk nå: 4. Offentlig journal for valgt administrasjonsenhet på aktuell dato/datointervall kan nå leses på skjerm eller skrives ut. Om journalen er uten journalposter å kontrollere, vil ingen kriterier vises i avstemmingsrapporten. (Dette er en feil som er tatt opp med leverandør) Side 5 av 9
3 OEP terminologi 3.1 Forhåndsklassifisering: Det at man skjermer en journalpost i ephorte før publisering på OEP, for å vise at dokumentet helt eller delvis vil bli unntatt ved innsynskrav. Etter gjeldende retningslinjer skal forhåndsklassifisering begrenses til de tilfeller der: -det er klart at dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger, eller - der hele dokumentet, eventuelt deler av det, faller inn under en annen unntaksregel i offentlighetsloven, og det er klart at det ikke er aktuelt å utøve meroffentlighet. 13 3.2 Meroffentlighet: Etter offentlighetsloven 14 skal forvaltningsorganet vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet". Dersom forvaltningsorganet ikke bruker den unntaksadgang det har etter loven, omtales det gjerne som meroffentlighet. Offentlighetsloven pålegger altså forvaltningen en plikt til å vurdere om det skal utvises meroffentlighet. Bakgrunnen for dette er at lovens unntaksregler kan gi adgang til å gjøre unntak i tilfeller hvor det ikke foreligger reelle unntaksbehov. Plikten til å vurdere meroffentlighet har etter hvert blitt et sentralt prinsipp i offentlighetsloven. Det er en saksbehandlingsfeil dersom spørsmålet om meroffentlighet ikke har blitt vurdert. Det bør også fremgå av et eventuelt avslag at spørsmålet om meroffentlighet er vurdert. 15 3.3 Nøytralisering: At man utformer journalposttittelen så nøytralt som mulig. Man kan enten unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlige (nøytralisere teksten), eller man kan skjerme disse opplysningene. Den siste metoden er å anbefale fra et arkivfaglig synspunkt. Journalens funksjon som framfinningssystem for arkivet ville blitt vesentlig forringet hvis man ikke skulle kunne føre inn de opplysninger som gir mest informasjon om dokumentet. 16 Arkivverkets praksis er at vi skjermer opplysninger og fraråder å bruke nøytralisering. 3.4 Skjerming: Innebærer at man unntar en eller flere obligatoriske journalopplysninger fra offentlighet, helt eller delvis. Skjerming krever hjemmel i lov eller forskrift med hjemmel i lov. 17 Skjerming vil være å 13 Veiledning For innholdsleverandørene til OEP, versjon 0.2. Kapittel 15, side 20. FAD 14 11 15 NOU 2003:30, Kapittel 3.2.7 16 Arkivhåndboken for offentlig forvaltning kapittel 6.4.5 s. 168 17 Veiledning For innholdsleverandørene til OEP, versjon 0.2. Kapittel 10, side 15. FAD Side 6 av 9
foretrekke fremfor nøytralisering fordi det vil opprettholde søkbarheten i journalen. 18 Navn eller andre journalopplysninger som skjermes i ephorte vil synes som rød tekst for de som har tilgang i ephorte,, for de som ikke har tilgang vil teksten være synlig som stjerner. På OEP vil teksten se ut som stjerner: 3.5 Tagging/markering av personnavn: Offentlig elektronisk postjournal (OEP) skal etter offentlegforskrifta 19 innrettes slik at man ved søk ikke får treff på personnavn i innføringer som er eldre enn ett år. I praksis skal dette skje ved at journalinnføringene med personnavn blir markert med en såkalt tag og senere underlagt en bestemt behandling i OEP-databasen. Dette betyr da at personnavn som er tagget/markert er (fullt synlige) søkbare i ett år. Etter et år settes det inn en søkesperre som gjør at navnet ikke blir søkbart, men navnet vil allikevel være synlig om man går inn på den enkelte sak eller journalpost på oep.no. I ephorte: På OEP.no: 18 Veiledning For innholdsleverandørene til OEP, versjon 0.2. Kapittel 9, side 14. FAD 19 6 fjerde ledd tredje punktum Side 7 av 9
På notater vil avsender/mottaker vises som Internt, navn på saksbehandlere blir ikke offentliggjort: 3.6 Sladding av opplysninger: Ved delvis innsyn i et dokument må opplysninger unntatt offentlighet sladdes. Dette gjøres ved å printe ut dokumentet, stryke over opplysningene med svart sprittusj skanne det sladdete dokumentet og legge det inn i ephorte. 20 Det må gå tydelig frem hvilke deler av dokumentet som er sladdet. 3.7 Publisere/tilgjengeliggjøre journal: Å publisere på OEP betyr å legge ut offentlige journalopplysninger, dvs. sakstittel, journalposttittel, saks- og dokumentnummer, dokumentdato og navn på mottaker/avsender i de tilfeller dette IKKE er skjermet. Hjemmel for skjerming vil vises på OEP der dette er lagt på. Pr i dag legges ikke dokumenter for Arkivverket ut på OEP.no. En leser av OEP.no kan ved enkle tastetrykk få opp hele saker, og slik se alle journalposter som er registrert i en sak. 20 Se mer om dette i Instruksen side 34, 6.7.3. Side 8 av 9
Eksempel- Ved søk på innsyn og prosjekt: Leser kan deretter klikke på sakstittel, og få oversikt over journalposter som er publisert: Side 9 av 9