Side 1 av 5 Samferdsleavdelinga Notat Sakshandsamar: Ole Ingar Hagen Hæreid E - post: Ole.Ingar. Hagen. Hereid@sfj.no Tlf. : 41530954 Vår ref. Sak nr.: 16 / 3944-2 Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr. 2238 / 17 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, 18.01.2017 Frå: Fylkesrådmannen Til: Einar Ulla, SEK Kopi til: Tryggleik og beredskap Hausten 2012 vedtok fylkestinget plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016. Tryggleik og beredskap er femte prosjekt i denne planen. I KU - sak 24/13 bestilte Kontrollutvalet gjennomføring av forvaltningsrevisjon av Tryggleik og beredskap. Revisor leverte rapport etter gjennomført prosjekt 04.03.14 med 14 tilrådingar til fylkeskommunen. Føremålet med å gjennomføre denne forvaltningsrevisjonen var å få undersøkt i kva grad fylkeskommunen oppfyller sitt ansvar for beredskap og om dette arbeidet er organisert og følgt opp på ein god måte. Samferdsleområdet (veg og transport) og ansvaret for dei vidaregåande skulane var peika på som sentrale område å undersøke. I møte den 18.03.2014, sak 15/14, handsama Kontrollutvalet rapport på forvaltningsrevisjon av tryggle ik og beredskap og vedtok følgjande tilråding til fylkestinget: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan 31.12.14 I møte den 11.06.14, sak 7/14 gjorde fylkestinget følgjande endelege vedtak: 1. Fylkestingetek rapporten et ter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomførin g og plan for eventuelt vidare arbeid innan 31.12.14 I notat til Kontrollutvalet datert 10.02.2015 har assisterande fylkesrådmann Paal Fosdal gjort greie for fylkesrådmannen sitt vidare arbeid for å følgje opp revisjonsrapporten. Her går det m.a. fram føl gjande: Tilrådingane (kap. 6) i rapporten etter forvaltningsrevisjonen er i 14 punkt, der risiko - og sårbarheitanalysen er særleg omtalt i punkt 3 og 4: Besøk s adresse : Postadresse : E - post: post@sfj.no Fylkeshuset Askedalen 2 Heimeside: 6863 LEIKANGER www.sfj.no Telefon: 57638000 Bankgiro: 4212 02 02000 Org.nr : NO 941 388 841 MVA
Side 2 av 5 ROS - analyse Hausten 2016 er det gjennomført forenkla ROS - analysar på alle avdelingar, med unntak av opplæringsavdelinga, samt på tenesteeiningane bygg - og eigedom, tannhelse, løn, rekneskap, innkjøp, FRM - økonomi og drift. Det er ikkje gjennomført ROS - analyse for opplæringsavdelinga då alle vidaregåande skulane har ROS - analysar av nyare dato. P å bakgrunn av desse analysane skal kvar enkelt skule utarbeide eigen beredskapsplan for å handtere uønskte hendingar i tråd med analysane. På opplæringsavdelinga er det eit «beredskapsråd» som skal hjelpe den enkelte rektor ved ei hending på skulen. Dersom hendinga er av eit slikt omfang at skulen/opplæringsavdelinga ikkje kan handtere hendinga, vil fylkesrådmannen sette i verk sin beredskapsorganisasjon. IKT - tenesta har eige opplegg for risikovurdering av alle system som fylkeskommunen har i bruk. Denne t enesta har godt fungerande rutinar for rapportering og handtering av avvik. Fylkesrådmannen har konkludert med at det ikkje er behov for ny ROS - analyse på dette feltet. Fylkesrådmannen har i arbeidet med ROS - analysen lagt til grunn ein enklare og meir avg rensa ramme for arbeidet. Avdelingane er bedne om å vurdere dei mest risikoutsette områda innanfor sitt ansvarsområde med vektlegging på konsekvens. Sannsynlegheit er ikkje tillagt like stor vekt som ved førre ROS - analyse. Hensikta er å få auka fokus på ko nsekvens for dei mest alvorlege hendingane likegyldig med kva frekvens dei kan inntreffe. Det er gjennomført ROS - analysar på følgjande område: Beredskapsplan for sentraladministrasjonen Med utgangspunkt i dei gjennomførte ROS - analysane har fylkesrådm annen utarbeidd ny beredskapsplan for sentraladministrasjonen. Den nye beredskapsplanen bygger på den same
Side 3 av 5 oppbygginga som fylkesmannen sin kriseplan og er sterkt forenkla i høve til tidlegare beredskapsplan. Den byggjer på eit prinsipp om forsterka leiing ved kriser og er meir tydeleg på ansvar og oppgåver enn i den gamle planen. I den nye beredskapsplanen går fylkesrådmannen bort frå dagens organisering av overordna kriseleiing og legg i staden til at fylkesrådmannen si leiargruppe skal fungere som ove rordna kriseleiing. Den overordna kriseleiinga vert dermed forankra i den administrative leiinga i fylkeskommunen. I tillegg skal plan - og beredskapsleiar vere fast i kriseleiinga. Dersom nokon av avdelingsdirektørane er forhindra frå å delta, skal assiste rande fylkesdirektør eller fast vikar overta oppgåva. I tillegg skal ein representant for IKT - tenesta inngå i fylkesrådmannen si kriseleiing med ansvar for ikt, rigging i ein oppstartfase, deretter loggføring og teknisk bistand. Fylkesrådmannen avgjer i kvart tilfelle kven av fylkesdirektørane som treng å møte når kriseleiing vert etablert. Dette ut i frå omfanget på krisa. Fylkesrådmannen skal ha fortløpande kontakt med fylkesordførar for å orientere om status på krisa og korleis den vert handtert av kr iseleiinga. Deltakar Avløysar Ansvar Fylkesrådmannen Overordna leiing og pårørandeansvar Assisterande frm. Overordna leiing og pårørandeansvar Fylkesdirektør(ar) assisterande fylkesdirektør(ar) Overordna leiing og pårørandeansvar. Særskilt ansvar for å handtere ei krise innan sitt ansvarsområde. Beredskapsleiar Tore Stølen Operativt ansvar Informasjonssjef Birthe Finstad Informasjonsstøtte til fylkes - Ingvild Ramstad rådmannen, fylkesdirektørane og evt. Fylkesordførar, loggføring Tom Sølve Myklebus t IKT Stein Helge Hellebø Ansvar ikt, rigging i ein oppstarts - fase, deretter loggføring og teknisk bistand I den nye kriseplanen innfører fylkesrådmannen ein observasjonsfase for enkelte typar hendingar. Ved enkelte hendingar, som t.d. varsel om uver, k an fylkesrådmannen sette kriseleiinga/delar av kriseleiinga i ein observasjonsfase. Personell i ein observasjonsfase skal følgje utviklinga av hendinga fortløpande og vurdere om det kan verte aktuelt å etablere kriseleiing. Dei som er sett inn i observasjo nsfasen bør ikkje legge ut på lengre reiser/tenestereiser og vere tilgjengeleg på telefon. I ein observasjonsfase kan det også vere aktuelt å klargjere kriserom i tilfelle kriseleiing vert etablert. Det er også avgjort at vi skal ha det nye møterommet U tla i 4. etg. Som nytt kriserom. Det nye kriserommet er sentralt plassert i høve til fylkesordføraren og fylkesrådmannen sine kontor. For større krisar er det utarbeidd ein informasjonsplan som ligg i beredskapsplanen. Denne skal vere grunnlag for kommun ikasjon til media, publikum, samarbeidspartar og eigne tilsette på ein rask og god måte, for å: Redde liv og helse Avgrense dei miljømessige og materielle skadeverknadane Førebygge uvisse og uro Hjelpe innbyggjarane og offentlege instansar til å kunne ta rette og rasjonelle val Skaffe best mogleg oversikt over hendinga og konsekvensane Bidra til arbeidsro, slik at hendinga kan handterast på ein best mogleg måte Ivareta fylkeskommunen og andre involverte instansar sitt omdøme og truverde Det er viktig at informasjonen når alle som treng den, og arbeidet må koordinerast med kommunar, fagetatar og andre som er involvert i handteringa av hendinga, for å sikre best mogleg deling av informasjon og ein heilskapleg bodskap. Tiltakskort
Side 4 av 5 Med bakgrunn i gjennomførte ROS - analysar har fylkesrådmannen plukka ut 7 hendingar/område der det er/vil bli utarbeidd tiltakskort. Dette gjeld: Etablering av kriseleiing Ekstremvær Langvarig stenging av veg Ulukke på fylkeskommunale ruter Brann i fylkeskommunale bygg Informasjonsberedskap Beredskapskaier Som ein del av arbeidet med ROS - analyse og ny beredskapsplan for sentraladministrasjonen er det også gjennomført ei kartlegging av offentlege og private kaier som kan nyttast i ein beredskaps - samanheng. Alle kommunan e er kontakta og oppmoda om å registrere kaier i den enkelte kommune etter eit oppsett skjema. Det er nokre få kommunar som ikkje har levert inn oversikt over private og offentlege kaier som kan nyttast i ein beredskapssamanheng. Fylkeskommunen vil ha ein gjennomgang med dei aktuelle kommunane i løpet av 2017. I tillegg må vi kvalitetssikre ein del av datagrunnlaget for registrerte kaier då dette grunnlaget har manglar. Dette gjeld m.a. rett geografisk plassering, eigartilhøve m.m. Dette vil også bli gjen nomført i 2017. Fylkesrådmannen meiner likevel det er rett å leggje fram denne kartlegginga for kontrollutvalet no i samband med framlegging av ROS - analysane og ny kriseplan. Kartlegginga av kaier til beredskap er utarbeidd som ei kartteneste. I tillegg til å vise lokalisering av kaiene er det også informasjon om m.a. tilstand på kai, djupneforhold, fendring, eventuelle hinder for inn/utsegling til/frå kai. For ein del kaier v il det også vere bilete som syner tilhøva på kaien. Summen av denne informasjonen medfører at denne tenesta vil ha avgrensa tilgang for beredskapsorganisasjonar i fylkesberedskapsrådet.
Vedlegg 1) ROS - analysar 2) Ny beredskapsplan 3) Kartlegging av kaier til beredskap (Er utarbeidd som ei kartbasert teneste og vil ikkje vere offentleg tilgje ngeleg. Vil bli presentert for Kontrollutvalet i møte). Side 5 av 5