Dokumentdato Vår referanse 13/407

Transkript

1 Rapport Tilsyn Fyresdal kommune 25.september 2013 Bakgrunn for tilsynet Føremålet med tilsynet var å kontrollere at kommunen oppfyller føresegnene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet vart gjennomført med heimel i lov av 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tema for tilsynet Risiko- og sårbarheitsanalysar (Forskriften 2) Heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap (Forskriften 3) Beredskapsplan (Forskriften 4) Tilsynet vart avgrensa til gjennomgang av hovudtrekka i ovannemnde område på bakgrunn av at dette er fyrste runde med tilsyn etter sivilbeskyttelsesloven med forskrift. Hovudinntrykk Innsendt dokumentasjon og sjølve tilsynet syner at kommunen har eit godt grunnlag for det vidare arbeidet med heilskapleg og systematisk beredskapsarbeid. I Fyresdal er det tenkt mange og gode tankar om samfunnstryggleik og beredskap, men framleis er det fleire delemne som må på plass før kommunen har ein fullgod ROS-analyse og ein overordna beredskapsplan. Samfunnstryggleik og beredskap et tema i kommunestyret kvart år. Leiargruppa blir òg brukt aktivt. Det er fokus på ROS-analyser i de ulike sektorene. Telemark kommunerevisjon IKS har gjennomført forvaltningsrevisjon på tema «Risikovurdering og internkontroll i 2012, ref. rapport nr ROS-analysen frå 2013 tar for seg aktuelle uønskte hendingar som kan førekome i kommunen. Analysen skal vere eit dokument som gir oversikt over risiko og sårbarheit som utfordrar kommunen på tvers av sektorane samt korleis risiko og sårbarheit påverkar kommunen; med andre ord konsekvensane for kommunen. Konsekvensane av hendingar er omtalt meir på eit generelt grunnlag enn korleis desse konkret påverkar kommunen, til dømes at fleire sentrale ferdselsårar går gjennom kommunen og mogleg stenging av nokon av dei. Likeins konsekvensane av bortfall av EKOM (tele og IKT). Kommunen har elles «Svikt i straumforsyninga» som ei viktig hendig i ROS-analysen, men opplyser samstundes at straumbrot ikkje syner seg som eit alvorleg problem på grunn av tilførsel av mange kraftliner i området. Utfordringar som mellom anna reiseliv/ turistkommune, farlege stoff på veg eller bedrifter med farlege stoff er ikkje med i analysen. Desse temaa blei diskutert under tilsynet. Analysen skal òg innehalde risikoreduserande tiltak - tiltak som reduserer risikoen, og tiltak for å bli meir robust dersom det kjem uønskte hendingar. Det er lite fokus på tiltak i ROS-analysen. Tiltak skal følgjast opp i handlingsplanen (tiltaksplan). Dette arbeidet har kommunen starta opp. ROS-analysen skal innehalde ei vurdering av behovet for varsling av befolkninga og for evakuering. Dette manglar. 1

2 ROS-analysen har vore diskutert internt i kommunen. Eksterne aktørar har i nokon grad teke del i arbeidet. Kommunen har kommunalt beredskapsråd som kallast inn årleg. Rådet kan brukast meir aktivt for å få etablert ei god samordning av heilskapleg ROS-analyse og overordna beredskapsplan. Overordna beredskapsplan skal bla innehalde ei liste over ressursar kommunen sjølv har til rådighet og over eksterne aktørar. Vi anbefaler at det blir inngått avtaler med sentrale eksterne aktørar om bistand for å sikre at vedkommande institusjon kan stille med nødvendige ressursar ut i frå eit definert behov, til dømes avtaler med frivillige organisasjonar. Det er allereie gjort avtala med Pinsemenigheten, som eiger det lokale hotellet. Det ligg òg føre utkast til avtale med Fyresdal Røde Kors. Kommunen har utarbeidd kommunal planstrategi der samfunnstryggleik er omtalt. Samfunnsdelen er frå 2005 (K-sak 37/05). Plan for kriseleiing er eit eldre oppdatert dokument. Kommunen har ikkje ein overordna beredskapsplan, men gjeldande plan inneheld fleire av minimumskrava forskrifta krev, til dømes etablering av kriseleiinga, fullmakter, varslingsliste. Kommunen nyttar Fylkesmannens øving for varsling /CIM-øving som CIM-trening. Elles vert det opplyst at det gjennomførast små og store øvingar kvart år, mellom anna saman med Røde Kors. Resultat frå tilsynet Definisjonar Avvik: Kommunen etterlever ikkje krav fastsette i føresegnene om kommunal beredskapssplikt i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad: Funn det er grunn til å peike på for å sikre forbetring i oppfølging av føresegnene i beredskapsplikta. Avvik Følgjande avvik blei avdekt under tilsynet: Avvik nr. 1 Den heilskapelege ROS-analysen er mangelfull når det gjelder korleis de ulike hendingane kan påverke kommunen. Sivilbeskyttelsesloven 14 og forskrift 2, 1. ledd En ROS-analyse inneheld ulike element. For dei ulike hendingane som kan inntreffe i kommunen, skal det drøftast korleis den einskilde hendinga kan påverke kommunen, mellom anna kva for negative konsekvensar dette kan få. Dette gir grunnlaget for aktuelle risikoreduserande tiltak, førebyggjande og skadeavgrensande, som er nødvendige for å redusere risikoen, og plan for oppfølging. 2

3 Avvik nr. 2 Analysen inneheld ikkje bortfall av elektrisk kommunikasjon. Sivilbeskyttelsesloven 14 og forskrift 2, 3. ledd, pkt. d Heilskapleg ROS-analyse skal mellom anna innehalde tap av kritisk infrastruktur, medrekna elektronisk kommunikasjon, (telefon, internett, radio). Fråvær av denne infrastrukturen kan raskt gi store konsekvensar og må difor få spesiell fokus i arbeidet med heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Avvik nr. 3 I den heilskaplege ROS-en er det ikkje vurdert om evakuering og varsling av befolkninga er aktuelt. Forskrift 2, 3. ledd, pkt. f. Mange uønskte hendingar kan føre med seg behov for varsling og evakuering av befolkninga innanfor eit område. Omfanget kan variere og kan vere avhengig av mange faktorar. Institusjonar og stader der det tidvis oppheld seg mange personar kan gi spesielle utfordringar. Vurderingar av dette skal inngå i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Avvik nr. 4 Kommunen har ikkje utarbeidd strategi, mål eller handlingsplan/prioriteringar med grunnlag i heilskapleg ROS-analyse. Forskrift 3 Kommunen har forslag til kommunal planstrategi. Denne inneheld lite om samfunnssikkerheit og beredskap. Revisjon av samfunnsdelen har vært på høring, men er førebels «lagt på is». Fylkesmannen har gitt innspel til denne, sjå brev av Den heilskaplege ROS-analysen er grunnlaget for dei mål og strategiar kommunen må ha for å møte utfordringar innafor fagområdet samfunnstryggleik og beredskap. Plan for oppfølging (handlingsplan) skal gjere synleg tiltaka og korleis desse kan bidra til å redusere risikoen og ansvaret for oppfølging av tiltaka i kommunen si verksemd og planlegging. Avvik nr 5 Det ligg ikkje føre ein overordna beredskapsplan med utgangspunkt i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. 3

4 Sivilbeskyttelsesloven 15 og Forskrift 4 Kommunen har en oppdatert plan for kriseleiinga, samt varslings- og ressursoversikter, som er deler av en overordna beredskapsplan. Dette bygger ikkje på heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse og må gåast gjennom. Overordna beredskapsplan har en rekke minimumskrav; nemnde dokument er ein deil av desse samt til dømes plan for kommunikasjon og evakueringsplan. Kravet til samordning internt og med eksterne aktørar er heller ikkje oppfylt. Merknader Merknad nr.: 1 Tiltakskort for hendingar I tillegg til krava til beredskapsplan anbefaler Fylkesmannen at det vert utarbeidd tiltakskort for særskilte hendingar, til dømes ulykker på veg, ulykke med båt og ulykker innafor barne- og skulesektoren. Oppfølging av avvik Fylkesmannen viser til tilbakemelding frå kommunen om oppfølging av avvika innan Dokumenter Oversikt over dokument som blei nytta under tilsynet: Kommunal planstrategi for Fyresdal og samfunnsdel frå 2005 Beredskapsplan for kriseleiinga Fyresdal kommune Overordna ROS (denne har vorte behandla i kommunalt beredskapsråd) Risikovurdering og internkontroll Fyresdal kommune Samarbeidsavtale mellom kommunen og Røde Kors Varslingslister 4

5 Åpnings møte Intervju Sluttmøte Dokumentdato Vår referanse 13/407 Deltakarar Navn Funksjon/rolle Verksemd Erik Skjervagen Ordførar Fyresdal kommune X X X Ketil Kiland Rådmann Fyresdal kommune X X X Arild Metveit Teknisk sjef/beredskaps- Fyresdal kommune X X X koordinator Kjersti Bergland Sektorsjef for øk. og fellestj. Fyresdal kommune X X X Svånaug Dyrland Ansvar for informasjon Fyresdal kommune X X Valseth Berit Ramsvatn- Kst. Sektorsjef for helse og Fyresdal kommune X X X Kemp omsorg Elisabeth Danielsen Fylkesbered -skapssjef Fylkesmannen i X X X Telemark Willy Frogner Beredskaps- rådgjevar Fylkesmannen i Telemark X X X 5