Fylkesmannen i Møre og Romsdal. Rapport etter tilsyn. Kommunal beredskapsplikt

Transkript

1 Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Midsund kommune Tilsynsdato: Rapportdato:

2 Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG PÅLEGG OM GJENNOMFØRING TILSYNSTEMA GRUNNLAGSDOKUMENTASJON GJENNOMFØRING HOVUDINNTRYKK RESULTAT FRÅ TILSYNET AVVIK MERKNADER VIDARE OPPFØLGING... 9 Side 2 av 9

3 1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: (formøte) (tilsyn) 6475 Midsund Kommunenummer: 1545 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Astrid Lovise Abelseth Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Atle Morsund Ketil Matvik Foldal Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: Endeleg tilsynsrapport sendt: Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Midsund kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2014 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i Side 3 av 9

4 1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet (dokumenta 1-6) og under tilsynet (dokumenta 7-19): Nr. Dokument Datering 1. Risiko- og sårbarheitsanalyse 2014 Under arbeid 2. Beredskapsplan Plan for beredskapssekretariatet Beredskapskort Midsund kommune Risikovurdering av HMS-forhold, heimebasert omsorg Risikovurdering av HMS-forhold. Midsund sjukeheim Kommunal planstrategi for Midsund kommune Kommuneplan samfunn. Midsund 2020 på veg mot toppen Planprogram for kommuneplanens arealdel Notat om gjennomgang av skredhending Ikkje datert 11. Oppsummeringsrapport etter krisehandteringsøving Handlingsplan for gjennomføring av pålegg frå Arbeidstilsynet etter tilsyn Lokal sikkerhetsinstruks for NAV Midsund Plan for sikkerheit og beredskap for Midsund vassverk Klassifisering av Dam Midsundvatn og inntaksdam i Bakkelva Brannordning Midsund kommune Ikkje datert 17. Brannvernplan Beredskapsplan mot akutt forurensing for Romsdal Trafikktryggingsplan Ikkje datert Som grunnlag for tilsynet fekk fylkesmannen også tilgang til kommunen sin CIM-installasjon. Side 4 av 9

5 Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Midsund kommune Gjennomføring Formøte med Midsund kommune vart gjennomført Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Einar Øien Ordførar X X X X Ketil Ugelvik Rådmann X X X X Astrid Lovise Abelseth Beredskapskoordinator X X X X Inge Rakvåg Teknisk sjef X X X Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X X Atle Morsund Rådgjevar X X X X Side 5 av 9

6 2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viste at Midsund kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen har god forståing av status for beredskapsarbeidet også forbetringspotensialet. Dei fleste elementa i den kommunale beredskapsplikta er på plass. Arbeidet med heilskapleg ROSanalyse er nesten fullført. Føreliggande dokument har nokre manglar, men det er realistisk å få retta desse innan planlagt framlegging for kommunestyret i september. Koplinga mellom beredskapsorganisasjonen/-dokumentasjonen og dei overordna strategiske planane (planstrategi og kommuneplan) er noko svak, og kommunen bør nytte kommunestyret si handsaming av den heilskaplege ROS-analysen til også å fastsette langsiktige mål, strategiar og prioriteringar for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen bør også vurdere utarbeiding av ei meir praktisk oversikt over beredskapsdokumentasjon og aktivitetar i beredskapsorganisasjonen. Side 6 av 9

7 3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte fire avvik. To forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Midsund kommune har ikkje sluttført arbeidet med heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 Utdjupande kommentar: ROS-analysen er under arbeid, og skal etter planen leggast fram for kommunestyret i september I føreliggande versjon er særleg krava i forskrifta 2, tredje ledd e) og f) mangelfult ivaretekne. Dette gjeld vurderingar av kommunen si evne til å oppretthalde verksemd under påkjenningar og behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Vi minner også om kravet i fjerde ledd, om at kommunen skal sjå til at relevante offentlege og private aktørar vert inviterte med i arbeidet. Avvik nr. 2 Midsund kommune har ikkje med utgangspunkt i heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse utarbeidd langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 Utdjupande kommentar: Temaet er nemnt i kommuneplanen sin samfunnsdel, men det er ikkje fastsett målformuleringar mv. Kommunen bør nytte kommunestyret si handsaming av den heilskaplege ROS-analysen til også å fastsette langsiktige mål, strategiar og prioriteringar for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Avvik nr. 3 Kommunen sin kriseplan oppfyller ikkje forskriftskravet om å samordne og integrere anna beredskapsplanverk i kommunen. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, første ledd, andre punktum Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt fastset i 4 ei rekkje minimumskrav til beredskapsplanen sitt innhald og planen sin funksjon. Beredskapsplan for kommunal kriseleiing er det øvste strategiske og operative beredskapsplanverket i Midsund kommune. Verken denne planen eller andre dokument som er knytte til planen gir Side 7 av 9

8 tilfredsstillande oversikt over det samla beredskapsplanverket i kommunen. Midsund kommune sin beredskapsplan oppfyller alle andre minimumskrav. Avvik nr. 4 Midsund kommune kan ikkje dokumentere skriftleg at krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt er oppfylte. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 9. Utdjupande kommentar: Dei langt fleste forskriftskrava er oppfylte, og dette byggjer sjølvsagt på at det føreligg skriftleg dokumentasjon av ulike typar. Kommunen har likevel ikkje dokumentasjon på alle forskriftskrav er oppfylte verken enkeltvis eller i ei samla framstilling. Kravet i forskrift om kommunal beredskapsplikt må elles sjåast i samanheng med kommunelova 23 nr. 2 som pålegg administrasjonssjefen eit generelt internkontrollansvar. Administrasjonssjefen skal sørgje for at administrasjonen vert driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar, og at den er gjenstand for tilfredsstillande kontroll. 3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Kommunen bør vurdere utarbeiding av ein plan eller anna styringsdokument som kan fungere som ei operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Fleire av dei konkrete avvika som er avdekte i tilsynet gjeld forhold som kan ivaretakast gjennom ei slik overbygning. Det same gjeld andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar «Administrative» deler av kriseplanen kan inngå i ein slik plan. Rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet for eksempel. Merknad nr. 2 Kommunen bør vurdere ein gjennomgåande revisjon av beredskapsplanverket. Plan for kriseleiing/sektorplanar. Sannsynlegvis eit potensial for forenkling. Kommunen bør i denne samanhengen vurdere om heile planverket plan for kriseleiing og del- /fagplanar bør løftast over på CIM. Side 8 av 9

9 4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis det avdekte avviket skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, / Side 9 av 9