Rapport fra tilsyn 3.juni 2015 med Samfunnssikkerhet og beredskap Rendalen kommune

Transkript

1 Fylkesmannen i Hedmark Samfunnssikkerhet og beredskap Rapport fra tilsyn 3.juni 2015 med Samfunnssikkerhet og beredskap Rendalen kommune Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov av 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tema for tilsynet er Rendalen kommune sin oppfyllelse av beredskapspliktene etter loven ( 14 og 15) og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Vi ville spesielt undersøke om kommunen i tråd med kravene i loven har: en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) lagt ROS-analysen til grunn for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kommunen, også ved utarbeidelse av planer etter plan- og bygningsloven. utarbeidet overordnet beredskapsplan på grunnlag av ROS-analyse oppdatert ROS-analyse og beredskapsplanverk Hovedinntrykk Kommunen ga en god statusgjennomgang om arbeidet siden forrige tilsyn. Arbeidet syntes å være i fin utvikling, og Fylkesmannen fikk et godt inntrykk av kommunens ambisjoner innen fagområdet. Dog oppfyller ikke kommunen kravene i lov og forskrift til helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). Kommunen må fortsatt ha fokus på utvikling innen arbeidet knyttet til samfunnssikkerhet og beredskap, og spesielt utviklingen og bruken av CIM. Drøfting Kommunens ledelse har gode intensjoner innen arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, men de har ikke evnet helt å oppfylle disse. Det er viktig at det settes av nok tid og ressurser til ferdigstillelse av arbeidet. Kommuneplanens samfunnsdel er under behandling, og er for tiden ute til høring. Fylkesmannen fikk fremlagt et eksemplar, og denne inneholder gode og relevante målsetninger, rutiner og retningslinjer for arbeidet innen samfunnssikkerhet og beredskap. Kommuneplanens arealdel ble vedtatt i 2014, og gjelder for perioden Denne inneholder en planbeskrivelse med bestemmelser og retningslinjer for arbeidet med utvikling av kommunen. Kommunen har i dag en Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) som er knyttet til utvalgte hendelser, samt til kommuneplanens arealdel. ROS-analysen mangler noen viktig elementer knyttet til forskriftenes 2, punkt B ved at den ikke omhandler risiko og sårbarhetsfaktorer utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. Det samme gjelder punkt C; kommunens vurderinger knyttet til hvordan de ulike risiko- og sårbarhetsfaktorene påvirker hverandre. Punkt E; kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse, og gjennom dette hvordan kommunen prioriterer sine tjenester. Det samme

2 gjelder punkt F; hvor kommunen må vurdere behovet for befolkningsvarlig og evakuering. I tillegg kunne kommunen fremlegge ROS analyser som er knyttet til handlingsplaner. Disse handlingsplanene, sammen med ROS analysene er gode, og bør videreutvikles som tiltakskort i CIM. En ny veileder for kommunal ROS-analyse foreligger, og kommunen anbefales å benytte denne ved utvikling og revidering av eksisterende ROS-analyse. En helhetlig ROS-analyse skal ha som hensikt å kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, og hvordan disse kan påvirke. I tillegg må kommunen vurdere usikkerhet knyttet hver enkelt uønsket hendelse i analysen, samt at det må beskrives hvordan ulike sårbarhetsfaktorer påvirker hverandre. I tillegg må kommunen beskrive hvordan de skal opprettholde sin virksomhet (tjenester) når de utsettes for en uønsket hendelse. ROS-analysen skal gi et så komplett risikobilde som mulig innenfor kommunens geografiske område. Den skal ikke begrenses til de ansvarsområder som er tillagt kommunen gjennom øvrig lovgivning. Dette tilsier at analysen bør gjennomføres av en tverrfaglig gruppe med fagpersoner og ansvarlige aktører på de ulike fagfelt. Kommunens overordnede beredskapsplan er ikke behandlet politisk, men ble sist rullert i Planen er et av flere dokumenter kommunen har valgt å samle i en beredskapsperm. Dette systemet fremstår som komplisert, og bør i større grad forenkles. Den overordnede beredskapsplanen fremstår som funksjonell, og den inneholder minimumskravene gitt i sivilbeskyttelseslovens 15 og forskriftenes 4. Beredskapsplanen bør dog forenkles og konkretiseres før den fremmes for politisk behandling i neste valgperiode. Informasjonsdelen av planen bør videreutvikles slik at den beskriver informasjonsrutiner for fremmedspråklige. Planens evakueringsdel må videreutvikles, og det må utpekes en leder til denne. Evakueringsdelen bør også øves. I tillegg må planen gjøres kjent, slik at de som har en rolle blir øvd og trent og gjennom dette skape trygghet i sine oppgaver og forventninger. Underliggende fagplaner som er listet opp i planen er relevante, men det må fremkomme hvem som har ansvaret for rullering i tillegg til dato for siste rullering. Kommunen har beskrevet beredskapsrådet i beredskapsplanen. Rådet bør møtes årlig for gjensidig informasjonsutvikling. Dette er et naturlig samarbeidsorgan for samhandling i kommunens beredskapsarbeid. Medlemmene i rådet vil også være naturlige samarbeidspartnere i forbindelse med utvikling av kommunens helhetlige ROS-analyse. Jfr. forskriftens 9 må kommunen sørge for at egen øvingsaktivitet og at nødvendig opplæring blir dokumentert skriftlig. Opplæringen skal sikre at alle som har en tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta sine roller og oppgaver. Dette gjelder spesielt utvikling i bruken av CIM. Resultater fra tilsynet Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad: Funn det er grunn til å påpeke for å sikre forbedring i oppfølging av bestemmelsene om beredskapsplikten.

3 Avvik Følgende avvik ble notert under tilsynet: Avvik nr 1: Helhetlig ROS-analyse Regelhenvisning: Sivilbeskyttelseslovens 14, og forskriftens 2 b, c, e og f. Utdypende kommentarer: Kommunen har i dag en Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) som er knyttet til utvalgte hendelser, samt til kommuneplanens arealdel. ROS-analysen mangler noen viktig elementer knyttet til forskriftenes 2, punkt B ved at den ikke omhandler risiko og sårbarhetsfaktorer utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. Det samme gjelder punkt C; kommunens vurderinger knyttet til hvordan de ulike risiko- og sårbarhetsfaktorene påvirker hverandre. Punkt E; kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse, og gjennom dette hvordan kommunen prioriterer sine tjenester. Det samme gjelder punkt F; hvor kommunen må vurdere behovet for befolkningsvarsling og evakuering. En ny veileder for kommunal ROS-analyse foreligger, og kommunen anbefales å benytte denne ved utvikling og revidering av eksisterende ROS-analyse. Merknader Følgende merknader/forbedringspunkter ble notert under tilsynet: Merknad nr. 1 Overordnet beredskapsplan Utdypende kommentar Den overordnede beredskapsplanen fremstår som funksjonell, og den inneholder minimumskravene gitt i sivilbeskyttelseslovens 15 og forskriftenes 4. Beredskapsplanen bør dog forenkles og konkretiseres før den fremmes for politisk behandling i neste valgperiode. Informasjonsdelen av planen bør videreutvikles slik at den beskriver informasjonsrutiner for fremmedspråklige. Planens evakueringsdel må videreutvikles, og det må utpekes en leder til denne. Evakueringsdelen bør også øves. I tillegg må planen gjøres kjent, slik at de som har en rolle blir øvd og trent og gjennom dette skape trygghet i sine oppgaver og forventninger. Underliggende fagplaner som er listet opp i planen er relevante, men det må fremkomme hvem som har ansvaret for rullering i tillegg til dato for siste rullering. Kommunen har en meget god handlingsplan som er et supplement til beredskapsplanen. Denne bør videreutvikles gjennom tiltakskort i CIM. Andre forhold Kommunen må sørge for at nødvendige ressurser blir benyttet for å videreutvikle arbeidet innen samfunnssikkerhet og beredskap, også med fokus på bruk av CIM.

4 Vedlegg 1 Dokumenter Oversikt over dokumenter som ble benyttet under tilsynet: 1. Kommunens ROS analyse, behandlet politisk i Kommunens kriseplan, rullert Kommuneplanens areal og samfunnsdel 4. Kommunens planprogram 5. Kommunens handlingsplaner med ROS analyser 5. Fylkesmannens tilsynsrapport med kommunen fra Fylkesmannens rapport fra kommuneøvelse avholdt i 2013.

5 Åpnings møte Intervju Sluttmøte Vedlegg 2 Deltakere Navn Funksjon/rolle Virksomhet Norvald Illevold Ordfører Rendalen kommune X X X Anne Lise Trøen Rådmann Rendalen kommune X X X Mari Holien Beredskaps- Rendalen kommune X X X koordinator Halgrim Breie Plansjef/virksomhetsleder Rendalen kommune X X X Per Ivar Strømsmoen Informasjonsansvarlig Rendalen kommune X X X Knut Anders Fossum Direktør Fylkesmannen i X X X Hedmark Espen Berntsen Tilsynsleder/rådgiver Fylkesmannen i Hedmark X X X