SAKSFRAMLEGG. Sakshandsamar: Arne Abrahamsen Arkivsaksnr.: 12/305. Beredskapsplan for Balestrand kommune og vidare arbeid med kommunal beredskapsplikt

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Arne Abrahamsen Arkivsaksnr.: 12/305 Arkiv: X26 Beredskapsplan for Balestrand kommune og vidare arbeid med kommunal beredskapsplikt Vedlegg: Mål for beredskapsarbeidet, Beredskapsplan for Balestrand kommune, Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt, februar 2012 Bakgrunn: Delplanar til beredskapsplanen Beredskapsplan for helse- og sosialtenesta Smittevernplan for Balestrand kommune Beredskapsplan for pandemisk influensa Beredskapsplan for vassforsyninga Beredskapsplan for straumrasjonering/langvarig straumbrot Kriseplan for dambrot i Vetlefjorden Beredskapsplan for hendingar som direkte eller indirekte råkar born ROS-analyse for Balestrand kommune Lovheimel: Sivilbeskyttelesesloven Forskrift om kommunal beredskapsplikt Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt, februar 2012 SAKSOPPLYSNINGAR Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) trådte i kraft Med heimel i denne lova er fastsett Forskrift om kommunal beredskapsplikt som trådte i kraft Det er også utarbeidd Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt, februar Dette lovverket strukturerer og samordner krava til kommunal beredskapsplikt, og set med dette også nye krav til kommunane. I denne saka vert det lagt opp til - 1. Å gjere kommunestyret kjent med det nye lovverket, 2. Klargjere ansvarsdeling mellom folkevalde og rådmannen 3. Politisk forankring av Mål for beredskapsarbeidet og Beredskapsplan for Balestrand kommune 4. Å opprette beredskapsråd 5. Skissere vidare arbeid med beredskapsførebuingar. Det er gjort greie for kvart av desse punkta, og er i tillegg gjort vurderingar til punkta 2-5; 1. Det nye lovverket «Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt, februar 2012» (vedlagt) har utdjupande forklaringar og føringar til korleis paragrafane i «Forskrift for kommunal beredskapsplikt» skal

2 forståas, og korleis oppgåvene løysast. Denne er difor lagt ved, og det vert vist til denne for utfyllande informasjon. Kort om hovudtrekka i forskrifta; Føremål, generell beredskapsplikt ( 1) Det nye i loven er at kommunane vert pålagt ei generell beredskapsplikt, noko ein tidlegare ikkje har hatt. Kommunane er ut i frå dette pålagt krav til beredskaps førebuingar ut i frå eit heilskapleg perspektiv. I føremålsparagrafen er det fastslege at kommunen skal ivareta folk i kommunen sin tryggleik. Det er eit krav til at dette skal skje systematisk, heilskapleg og på tvers av sektorar, då med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdiar. Beredskapsplikta er avgrensa til kommunen sitt geografiske område, og gjeld i første rekke dei områda kommunen har ansvar for og mynde i. Kommunen er i tillegg tillagt ei pådrivarrolle overfor andre aktørar innanfor kommunen sitt geografiske område. Dette kan vere eigarar av kritisk infrastruktur, frivillige organisasjonar, nødetatar m.v. Det vert tilrådd å etablere eit beredskapsråd for å samordne det planmessige arbeidet, og møte dei krav som vert stilt i forskrifta. Det er i lovverket også set krav til planstruktur, styringssystem og krav til politisk forankring av dette planverket. ROS-analyse ( 2) Beredskapsarbeidet skal ta utgangspunkt i ei heilskapleg risiko og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse). I 2 i forskrifta er det sett krav til utarbeiding av slik analyse og minimumskrav til kva analysen ska innehalde. Kravet er omfattande då det skal gjelde alt areal og alle typar hendingar. For alle aktuelle uønskte hendingar skal det skal utførast ei analyse med sikte på identifisere førebyggande og skadeavgrensande tiltak. ROS-analysen skal forankrast i kommunestyret. Det lagt opp til at kommunestyret vert involvert både ved oppstart og ved handsaming av ferdig analyse. Det vert tilrådd at arbeidet med ROS-analysen vert organisert som eit prosjekt med eit klart mandat, der rammer, forventningar og ressursar vert presiserte. ROS-analysen skal oppdaterast i takt med revisjonen av kommunedelplanar ( 6). Slik vurdering av planbehovet skal skje gjennom kommunal planstrategi ein gong kvart 4. år. For at dette skal kunne vurderast på område knytt til samfunnstryggelik, er det ein føresetnad at ROS-analysen er gjennomført/revidert før planstrategien vert vedteken. Heilskapleg og systematisk arbeid for samfunnstryggleik og beredskap ( 3) Med utgangspunkt i ROS-analysen skal det utarbeidast langsiktige mål, strategiar, prioritering og plan for oppfølging av beredskapsarbeidet. Dette er eit systemkrav der beredskapsarbeidet skal integrerast i kommunen sitt plan- og budsjettarbeid. Konkret kan dette bety at beredskapsområdet skal ha ein eigen plass i kommuneplanen og/eller at det skal utarbeidast ein eigen kommunedelplan for beredskapsområdet. Dette skal følgjast opp med handlingsplanar/tiltaksplanar som vert integrert i budsjettprosessen. På denne måten vil kommunen kunne gjennomføre tiltak som førebygger og ev. reduserer konsekvensar av uønskte hendingar. Kommunane har også ei generell plikt til å vurdere forhold kytt til samfunnstryggleik og beredskap i høve alle planar/all planlegging etter Plan- og bygningslova. Beredskapsplanverket vert med dette vedteke av kommunestyret i samband med vedtak av kommuneplanar og budsjett. Systemkravet og etablering av eit eige ansvarsområde fører også til krav om internkontroll og dokumentasjon, jf. også 9. Dette betyr at kommunen skal ha skriftleg dokumentasjon av målstruktur, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging. Det skal utarbeidast prosedyrar som sikrar at arbeidet vert følgt. Dette gjev også grunnlag for tilsyn frå fylkesmannen, jf. 10. Beredskapsplan ( 4)

3 Med utgangspunkt i ROS-analysen skal det utarbeidast ein overordna beredskapsplan. Denne planen er ein operasjonell plan som skal tre i kraft når kriser oppstår, og som skal sikre tverrsektoriell og samordna handtering av hendinga. Beredskapsplanen skal med dette sikre at skadeavgrensande tiltak vert sett i verk når kriser først oppstår. Planen skal som minimum omhandle plan for kriseleiing, roller og fullmakter, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplanar og plan for krisekommunikasjon med lokalbefolkning, media og eigne tilsette. Beredskapsplanen skal til ein kvar tid vere oppdatert, og skal reviderast minimun ein gong kvart år. Dette er eit moment som må ligge til grunn for vurdering av kven som har fullmakt til revisjon av beredskapsplanen. Dersom kommunen har ein kommunedelplan for samfunnstryggleik og beredskap er det opna for at beredskapsplanen kan vere ein handlingsdel til denne planen. Dette vil i så fall sikre ei årleg politisk rullering og forankring av beredskapsplanen. Lovverket opnar vidare for interkommunalt samarbeid, set krav til øvingar, til evaluering etter hendingar, og som tidlegare nemnt, krav til dokumentasjon og internkontroll. 2. Organisering av kommunen sitt beredskapsarbeid fordeling av ansvar og gjeremål Direktoratet for sivilt beredskap i samarbeid med Kommunal- og arbeidsdepartementet og KS utarbeidde i si tid eit normalreglement for kommunane sitt beredskapsarbeid. Dette reglementet inneheld element som tydeleggjer ansvars- og arbeidsdelinga i det kommunale beredskapsarbeidet som rådmannen med dette ønskjer å tydeleggjere. 1. Folkevalde organ sine oppgåver Kommunestyret trekkjer opp hovudlinjene for arbeidet med kommunen sine beredskapsoppgåver i samsvar med Lov om beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret og forskrifta til denne. Kommunestyret vedtek risiko- og sårbarheitsanalyse for kommunen, kommuneplan og eller kommunedelplan med handlingsdel og beredskapsplan med utgangspunkt i denne analysen. Formannskapet fører tilsyn med og samordnar beredskapsarbeidet i kommunen og godkjenner årleg revisjon av beredskapsplanen. Hovudutvala skal sjå til at spesifikke beredskapsplanar etter særlovgjeving innanfor deira ansvarsområde blir utarbeidde og ajourførte. 2. Administrasjonen sine oppgåver Rådmannen er dagleg leiar for beredskapsarbeidet i kommunen. Rådmannen er ansvarleg for at beredskapsarbeidet blir følgt opp i samsvar med lov og forskrift, tilfredsstillande samordna, at beredskapsmessige omsyn blir tekne ved planlegging i kommunen, at den overordna berdeskapsplanen blir revidert kvart år, at dei sektorvise kommunale beredskapsplanane blir haldne ajour og at beredskapsplanen blir øvd på annakvart år. Rådmannen har ansvaret for oppbevaring av alle dokument og for distribusjon og behandling av graderte dokument. Generelt er administrasjonssjefen etter kommuneloven 23, nr 2 ansvarleg for at kommunen vert driven i tråd med lover og forskrifter. Beredskapsarbeidet nasjonalt bygger vidare på prinsippene

4 om nærhet, likhet og ansvar. Likheitprinsippet går her ut på at organiseringa i ei krise skal vere mest mogeleg lik den daglege organiseringa. Også Fylkesmannen har påpeikt at det er mest vanleg med ei ansvarsdeling der rådmannen er leiar for kriseleiing og har det daglege ansvaret for beredskapsarbeidet. Ut i frå dette vil ein tilrå at ansvarsdelinga i hovudtrekk følgjer fordelinga i dette punktet. Slik endring må også bli innarbeidd i kommunen sitt arbeids og delegasjonsreglement. 3. Politisk forankring Mål for beredskapsarbeidet og Beredskapsplan for Balestrand kommune Det vert vist til dokumenta Mål for beredskapsarbeidet og Beredskapsplan for Balestrand kommune (vedlegg). Desse dokumenta har tidlegare og i samsvar med normalreglement for kommunane sitt beredskapsarbeid (KS) vore utarbeidd og revidert av rådmann og ordførar, seinast i november Mål for beredskapsarbeidet er lagt fram utan endringar frå sist revisjon. I Beredskapsplanen er det gjort nokre endringar av redaksjonell art i tillegg til at overordna ansvar for kriseleiing vert flytta frå ordførar til rådmann, jf. punktet om organisering og ansvarsdeling. Ordførar vil etter dette få ansvar for informasjon og handtering av media. Det er ikkje krav om beredskapsvakt for kriseleiinga verken i eige planverk eller i lova og forskrifta. Ut i frå mellom anna evaluering etter Ekstremveret «Dagmar» ser ein likevel behov for å etablere ordningar som i alle høve sikrar at både politisk og administrativ leiing kan tiltre kriseleiinga på kort varsel. I dag tiltrer både varaordførar og assisterande rådmann automatisk kriseleiinga ved fråvær av ordførar og rådmann. Det kan likevel oppstå uønska situasjonar der både ordførar/varaordførar og/eller rådmann/assisterande rådmann av ulike grunnar er ute av bygda. I høve ferieavvikling skal likevel ordførar/varaordførar og rådmann/assisterande rådmann så langt det er praktisk mogleg avvikle ferie på ulike tidspunkt. Det blir difor etablert ei liste med varafolk som tiltrer kriseleiinga i tilfelle slikt fråvær. Desse må få nødvendig opplæring og tiltrer i tillegg kriseleiinga som observatørar ved beredskapsøvingane annakvart år. Samstundes må det etablerast eit varslingssystem ved fråvær for ordføraren og rådmannen. Når desse er ute av bygda og reiseavstanden er meir enn 3 timar, skal varaordførar og assisterande rådmann varslast og overta deira funksjonar i kriseleiinga ved uønska hendingar som måtte oppstå i ordføraren og/eller rådmannen sit fråvær. Dersom desse er i same situasjonen, skal ordførar og/eller rådmann varsle neste på lista. Formannskapet peikar ut vara for ordførar/varaordførar i kriseleiinga. Ut i frå nye lovkrav er det viktig at desse styrande dokumenta er forankra i kommunestyret. Det er også viktig å få fastslege endra organisasjon og fordeling av mynde i kriseleiinga. Ideelt sett skulle kommunen ha gjennomført og oppgradert ROS-analysen i forkant av denne forankringa. Dette er derimot eit omfattande arbeid som vil ta nok tid før det kan bli ferdigstilt. Det vil difor vere nødvendig å sjå på dette som ein løpande prosess, der mål og strategiar vert innarbeidd i kommuneplanen og/eller i ein eigen kommunedelplan etter at ROS-analysen er vedteken. På same måte må beredskapsplanen også bli rullert/revidert på bakgrunn av vedteken ROS- analyse. Slik ein vurderer det er både mål for beredskapsarbeidet og beredskapsplanen som no ligg føre innanfor krava i forskrifta. Vidare forbetring, særskild av mål, strategi og handlingsdelen i

5 kommuneplansamanheng, men også beredskapsplanen med mellom anna utarbeiding av tiltakskort, vert å komme attende til ved neste hovudrullering og på bakgrunn av ny ROS-analyse. 4. Beredskapsråd Kommunestyret oppnemner eit beredskapsråd som skal vere kommunen sitt samarbeidsorgan i beredskapsspørsmål. Rådmannen rår til rådet får slik samansetjing: Ordførar (leiar) Rådmann Komunalsjefane Fylkesmannen Politi/lensmann Det lokale sivilforsvaret Forsvaret Vegetatane fylkeskommunen og Statens vegvesen Sognekraft Sogn brann og redning Røde Kors Andre offentlege etatar og frivillige organisasjonar blir kalla inn ved behov. Leiaren kallar inn til møte minst ein gong i året. Rådet sine oppgåver vil vere: Treffe avtalar om samarbeid Finne felles løysingar Gje gjensidig informasjon om beredskapstilhøve Gje råd til kommunen Ta initiativ til beredskapsførebuingar Ein finn det viktig å reetablere beredskapsrådet og gje dette ei rolle i det samla beredskapsarbeidet. 5. Arbeidet vidare Arbeidet med beredskapsplanlegging er ein løpande prosess. For Balestrand kommune vil neste trinn vere utarbeiding av ei heilskapleg ROS-analyse. Som det går fram av forskrifta og veilederen til denne, er dette eit omfattande arbeid. Det har vore teke initiativ frå ordførar til å få gjennomført dette arbeidet som eit interkommunalt prosjekt i regi av Sogn Regionråd, ev andre kommunar. Beredskapsplanlegging både i form av kommuneplan (mål, strategiar og tiltaksdel) og beredskapsplan må vidare tilpassast og integrerast i det kommunale planarbeidet gjennom arbeidet med kommunal planstrategi.

6 Kommunen må også utarbeide eit internkontrollsystem med prosedyrar og rutinar for å sikre at krava i lov og forskrifter vert følgt. Den heilskapelege ROS-analysen er grunnlaget for all anna beredskapsplanlegging. Kommunen har i dag ein ROS-analyse som ikkje er oppdatert og heller ikkje tilfredstillar krava i forskrifta. Då dette er ei oppgåve med nytt omfang for kommunane kan det vere fornuftig å få til eit felles interkommunalt prosjekt kring dette arbeidet. Sjølv om problemstillingar vil vere ulike mellom kommunar, vil tema og systematikk i stor grad kunne vere lik. Når dette er avklart må kommunetyret få ei sak om oppstart av arbeidet med ROS-analyse. Løpande beredskapsplanlegging og utarbeiding av internkontrollsystem følgjer av forskrifta. Innkjøp av kvalitetsstyringssystemet til TQM-partner vil hjelpe til med handtering av dokumentasjon, rutinar og prosedyrar. Det som er viktig framover er å ta høgde for at dette no vert eit vesentleg ansvarsområde, som både vil ta tid og krevje at det vert avsett ressursar til både administrasjon og konkrete tiltak. Rådmannen si tilråding Balestrand kommune skal integrere beredskapsarbeidet i kommunen si samla verksemd i i samsvar med krava i Sivilbeskyttelseslova og Forskrift om kommunal beredskapsplikt. For å ivareta dette vert følgjande vedteke; 1. Generell ansvarsdeling mellom folkevalde og rådmannen (administrasjonen) Folkevalde organ sine oppgåver Kommunestyret trekkjer opp hovudlinjene for arbeidet med kommunen sine beredskapsoppgåver i samsvar med Lov om beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret og forskrifta til denne. Kommunestyret vedtek risiko- og sårbarheitsanalyse for kommunen, kommuneplan og eller kommunedelplan med handlingsdel og beredskapsplan med utgangspunkt i denne analysen. Formannskapet fører tilsyn med og samordnar beredskapsarbeidet i kommunen og godkjenner årleg revisjon av beredskapsplanen. Hovudutvala skal sjå til at spesifikke beredskapsplanar etter særlovgjeving innanfor deira ansvarsområde blir utarbeidde og ajourførte. Rådmannen (administrasjonen) sine oppgåver Rådmannen er dagleg leiar for beredskapsarbeidet i kommunen. Rådmannen er ansvarleg for at beredskapsarbeidet blir følgt opp i samsvar med lov og forskrift, tilfredsstillande samordna, at beredskapsmessige omsyn blir tekne ved planlegging i kommunen, at den overordna berdeskapsplanen blir revidert kvart år, at dei sektorvise kommunale beredskapsplanane blir haldne ajour og

7 at beredskapsplanen blir øvd på annakvart år. Rådmannen har ansvaret for oppbevaring av alle dokument og for distribusjon og behandling av graderte dokument. 2. Forankring av Mål for beredskapsarbeidet og Beredskapsplan for Balestrand kommune Mål for beredskapsarbeidet, (vedlegg) og Beredskapsplan for Balestrand kommune, (vedlegg) vert vedtekne i medhald av Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 og Oppretting av beredskapsråd Det vert oppnemnt eit beredskapsråd som skal vere kommunen sitt samarbeidsorgan i beredskapsspørsmål. Rådet får slik samansetjing: Ordførar (leiar) Rådmann Komunalsjefane Fylkesmannen Politi/lensmann Det lokale sivilforsvaret Forsvaret Vegetatane fylkeskommunen og Statens vegvesen Sognekraft Sogn brann og redning Røde Kors Andre offentlege etatar og frivillige organisasjonar blir kalla inn ved behov. Leiaren kallar inn til møte minst ein gong i året. Rådet sine oppgåver vil vere: Treffe avtalar om samarbeid Finne felles løysingar Gje gjensidig informasjon om beredskapstilhøve Gje råd til kommunen Ta initiativ til beredskapsførebuingar 4. Vidare arbeid med beredskap. Det skal bli utarbeidd ei heilskapleg ROS-analyse i samsvar med Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2. Denne oppgåva skal ha førsteprioritet i beredskapsarbeidet. Sak om oppstart for dette arbeidet vert å legge fram for kommunestyret. Beredskapsplanlegging både i form av kommuneplan (mål, strategiar og tiltaksdel) og beredskapsplan skal vidare tilpassast og integrerast i det kommunale planarbeidet gjennom arbeidet med Kommunal planstrategi. Kommunen skal vidare også utarbeide eit internkontrollsystem med prosedyrar og rutinar for å sikre at krava i lov og forskrifter vert følgt.