Nordlandsykehuset HF Arkivseminar Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge 9.11.2011
Martin hvem? Fra dato Sted Rolle 1.9.2011 CiberNorge Seniorrådgiver, elektronisk arkiv og dokumentbehandling 1.11.2006 ErgoGroup/ EDB ErgoGroup Rådgiver, fagkonsulent ephorte. Foreleser Arkivakademiet, arkivstudiet ved UiO, og Høgskolen på Lillehammer 1.6.2005 Riksarkivet Rådgiver, tilsynsavdeligen 1.11.2004 Høgskolen i Oslo Førstelektor, arkiv- og dokumentbehandling 1.2.1998 Riksarkivet Rådgiver, Avdeling for elektronisk arkiv 15.6.1993 Universitetet i Oslo Student fullført hovedfag i historie 1.10.1990-1998 Diverse arbeidsgivere Arkivmedarbeider,bedriftshistoriker, forskningsassistent 11/9/2011 2 2010 CIBER, Inc.
Jeg gjennomførte 2 dager for UNN i januar/februar Opprinnelig bestilling: Kurs i prinsippetom fullført saksbehandling for alle direktørene og klinikksjefene Skrudd om til en mer omfattende variant av det jeg skal gjøre i dag Resultat Sterk økning av bruken av ephorte Langt flere dokumenter kommer inn Økt bevissthet om forsvarlighetskrav Interesse for og deltakelse i forbedrede dokumentfangstrutiner Resultat? Forbedret kvalitet på den administrative saksbehandlingen 11/9/2011 3 2010 CIBER, Inc.
Hva Arkivansvaret og dokumentasjonsplikten en mer overordnet tilnærming til recordsmanagement (dokumentasjonsforvaltning, arkivdanning) En del krisemaksimering Hvordan kan man ivareta dokumentasjonsplikten på en forsvarlig måte med eksisterende løsninger Utfasing av e-postbasert felles postmottak Sentralisering av postmottak for all post Mulige integrasjoner mellom ephorte og Agresso E-postklienten til ephorte Pasientekstranett / elektronisk postkasse som kommunikasjonsform Hva skal hvor en repetisjon Helse-og omsorgsdepartementets veiledning knyttet til forsvarlig arkivering og arkivering av helseopplysninger i administrative saker 11/9/2011 4 2010 CIBER, Inc.
Form Medopp til 40 / 50 personer i et auditorium Monolog, med repetisjon av sentrale punkter i ulike former Noen spørsmål fra salen Pause når det passer i forhold til innholdet Nok pauser 11/9/2011 5 2010 CIBER, Inc.
Et par viktige påminnelser Jeg har snakket med Helse-og omsorgsdepartementet 27.10.2011 (Spilling) Arkivloven og forskriften gjelder jf lov om helseforetak Forvaltningsloven gjelder jf den samme loven Forsvarlighetskravene i forhold til dokumentasjon etter disse bestemmelsene gjelder Enkeltsaksbehandling skal aldri foregå i pasientjournaler Noark-systemene (for eksempel ephorte) skal brukes til enkeltsaksbehandling 11/9/2011 6 2010 CIBER, Inc.
Forsvarligdokumentasjonsforvaltning Er en grunnleggendedel av alle virksomheters aktiviteter Gjelder ikke bare pasientene Gjelder også det administrative arkivet Gjelder også spesialiserte fagsystemer Gjelder forskningsregistre, behandlingsrelaterte registre og systemer 11/9/2011 7 2010 CIBER, Inc.
Hva er greia? Tilfeldige nyheter 11/9/2011 8 2010 CIBER, Inc.
Applisertpå mer kjente forhold 11/9/2011 9 2010 CIBER, Inc.
Hva har dårlige rutiner ført til! 11/9/2011 10 2010 CIBER, Inc.
En litt mindre sak, som sannsynligvis er mer realistisk 11/9/2011 11 2010 CIBER, Inc.
Eller en ny sak franrk Nyhetsoppslag om postrutiner fra spesialist til sykehus 11/9/2011 12 2010 CIBER, Inc.
Hvorfor skjer dette? Fordi man mangler gode og praktiske systemer og rutiner for den administrative saksbehandlingen Og arkiveringen Eller man lar være å følge dem Eller de anses ikke for å være viktige 11/9/2011 13 2010 CIBER, Inc.
Enadministrativ arkivfunksjon Er like virksomhetskritisk som journalarkivet Like strenge krav til forsvarlighet Like strenge krav til behandling 11/9/2011 14 2010 CIBER, Inc.
Hva dreier dette seg om Compliance(etterlevelse) av lovpålagte og andre krav til en forsvarlig dokumentasjonsforvaltning 11/9/2011 15 2010 CIBER, Inc.
Lover, forskrifter og bestemmelser som dere er underlagt og som plikter dere å arkivere (ikke fullstendig) Helsepersonelloven Lov av 18. mai 2001 nr24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger helseregisterloven Pasientrettighetslovgivningen Forvaltningsloven Bokføringsloven Helseforetaksloven Lovene som regulerer utdanning- og forskning Arkivloven... 11/9/2011 16 2010 CIBER, Inc.
Lovbestemmelsene her regulerer 3 hovedtyper aktiviteter Helsebehandling Administrativ saksbehandling Utdanningstilbudet (sykepleierutdanningen) 11/9/2011 17 2010 CIBER, Inc.
Hvordan gjøre den administrative delen av saksbehandlingen forsvarlig? Gode rutiner Som må følges Dyktige medarbeidere Gode systemer for håndtering av administrativ saksbehandling Tilstrekkelig og enkel tilgang til beslutningsunderlag og historikk Gode og enkle systemer for arkivering og dokumentfangst 11/9/2011 18 2010 CIBER, Inc.
Temaetfor denne gjennomgangen er tilstedeværelsen av en forsvarlig dokumentasjonsfunksjon Som dekker hele virksomhetensdokumentproduksjon ikke bare den kliniske og behandlingsrettede Dokumentasjonskravene ved enkeltsaksbehandling og all annen saksbehandlinghar klare analogier til dokumentasjonskravene som foreligger i pasientjournaler, i historiske vitenskapelige publikasjoner, laboratorieprosedyrer, og andre former områder med tunge dokumentasjonskrav 11/9/2011 19 2010 CIBER, Inc.
Dokumentasjonskraveneinnebærerat Legen, bioingeniøren, sykepleieren og den administrative saksbehandleren skal kunne falle død om på sin post og deretter skal kollegaen hans kunne fortsette (saks)behandlingen og komme frem til samme resultat. 11/9/2011 20 2010 CIBER, Inc.
Dette forutsetter at man benytter en felles løsning for dokumentasjon som igjen krever Felles oppbevaring av dokumentasjon Felles retningslinjer og regler for hva som skal dokumenteres Felles forståelse av kravene til forsvarlighet i saksbehandlingen Felles- og likeartede rutiner for like saker Helst klarlagte prosedyrer for standardiserte sakstyper Tilgang på presedenser og eksempelsaker knyttet til de vanligste saksområdene 11/9/2011 21 2010 CIBER, Inc.
Hva innebærer det? Saksbehandleren skal sitte på pulten og ha tilgang til alt 11/9/2011 22 2010 CIBER, Inc.
Det betyr at ting ikke bare skal finnes i folks 11/9/2011 23 2010 CIBER, Inc.
Eller i egne private kontorers 11/9/2011 24 2010 CIBER, Inc.
Vil du ha pasientjournalen i din en tilfeldig bortgjemt arkivskuff i et tilfeldig kontor Når du trenger den 11/9/2011 25 2010 CIBER, Inc.
I Helseforetaksloven går det frem at Dere er å anse som et offentlig organ Som innebærer at dere skal følge forvaltningsloven Inkludert forsvarlighetsprinsippene der 11/9/2011 26 2010 CIBER, Inc.
Dere er også underlagtarkivloven Men den er ikke så viktig Egne dokumentasjonsforpliktelserer det helt sentrale her 11/9/2011 27 2010 CIBER, Inc.
På lik linje med de andre lovene og bestemmelsene jeg ramset opp tidligere i denne fremstillingen 11/9/2011 28 2010 CIBER, Inc.
Det helt sentrale er å ha enfelles Forsvarlig dokumentasjonsforvaltningsfunksjon Såi stedet for å forsøke å bygge et kvalitetsregime på diffuse og uklare bestemmelser om lagring og oppbevaring etter ulike lover bør man forholde seg et sett med grunnleggende Dokumentasjonsforvaltningsstandarder ISO15489-1 og 2 (2001) Og ikke minst ISO 30301 (som kommer) 11/9/2011 29 2010 CIBER, Inc.
Hva fortellerstandardenei 8 setninger Arkivfunksjonen skal være en sentral støttefunksjonfor virksomheten Dokumentasjonskravene må støtte opp under virksomhetens forretningsmessige behov Ansvar, rutiner og retningslinjer må være klart definert Systemene må være gode nok Ansvaret for dokumentasjonsfunksjonen ligger hos den øverste ledelsen Arkivfunksjonen må ha nok ressurser Systemene må støtte opp under saksbehandlingen slik at forsvarlig arkivering finner sted 11/9/2011 30 2010 CIBER, Inc.
Jannesom nytilsatt arkivleder forteller meg om visse utfordringer ephorte innført i 2008 Uten nødvendig? periodisering 100 fikk opplæring 20 benytter løsningen All post leveres uåpnet til avdelingene Hvor mye arkivverdig på post kommer tilbake til arkivet? Er det i det hele tatt noe vits i å bruke arkivet Hva er da vitsen med å ha et administrativt arkiv 11/9/2011 31 2010 CIBER, Inc.
Hva er effektenav å bruke et system Som ikke inneholder deninformasjonen man forventer at skal være der Man gir opp, spesielt dersom systemet virker tungvint fordi man ikke er vant til å bruke det? 11/9/2011 32 2010 CIBER, Inc.
For å stille et retorisk spørsmål Lardere være å bruke pasientjournalsystemet selv om det ikke er brukervennlig 11/9/2011 33 2010 CIBER, Inc.
Fra 100 dokumenter til avdelingen og 10 til arkivet? 11/9/2011 34 2010 CIBER, Inc.
Til 100 dokumenter til arkivet og 100 dokumenter til avdelingene 11/9/2011 35 2010 CIBER, Inc.
Neppemanglende systemer men heller mangel på rutiner Arkivloven helt uinteressant Menivaretakelse av egenbevarings-og dokumentasjonsforpliktelser helt sentralt 11/9/2011 36 2010 CIBER, Inc.
Muligeutfordringer Skyggearkiver Jeg har vært en jævel på skyggearkiver selv Resultatene av min saksbehandling utenom kanskje forpliktende vedtak lå på PC -Outlook,«h:\mbou» «O:\ra\elark\felles\sb» Saksbehandlingen finnes kun hos ansvarlig lege eller administrasjonsansvarlig på enheten Arkivsystemet er for tungvint å bruke(fordi jeg bruker det en gang i måneden) De tingene jeg trenger ligger ikke der Jeg synes Outlook er det beste arkivet 11/9/2011 37 2010 CIBER, Inc.
Andre forhold Systemene for saksbehandling har ikke enkel støtte for forsvarlig arkivering Arkiveringen er atskilt og relateres ikke til saksbehandlingsprosessene 11/9/2011 38 2010 CIBER, Inc.
Menlikevel 11/9/2011 39 2010 CIBER, Inc.
Arkivlovener en kulturhistorie og forskningslov Med gode generelle bestemmelser knyttettil forsvarlig arkivering Formål bevaring for evigheten Virkemiddel Krav til rutiner og systemer som innebærer at arkivering av det som skal bevares for evigheten skjer underveis i saksbehandlingen 11/9/2011 40 2010 CIBER, Inc.
Forsvarligarkivfunksjon Forsvarlighetskravenei loven gjelder alt som det ikke er fattet eksplisitte slettingsbestemmelser for 11/9/2011 41 2010 CIBER, Inc.
Arkivloven dekkeralt som finnes i sykehuset av arkiver 11/9/2011 42 2010 CIBER, Inc.
Nordlandssykehuset HF har begynt Sentralisering av arkivfunksjonen En arkivleder Er arkivansvaret hos den øverste ledelsen Finnes det en ordentlig arkivplan Forbud mot avdelingsvise postmottak? Overgang til elektronisk arkiv? 11/9/2011 43 2010 CIBER, Inc.
Nødvendig og aktivt forhold til fagsystemer 11/9/2011 44 2010 CIBER, Inc.
Jeg lagde disse figurene i 2001 11/9/2011 45 2010 CIBER, Inc.
11/9/2011 46 2010 CIBER, Inc.
For vår del, og deres (?) bør det i stedet se slik ut? 11/9/2011 47 2010 CIBER, Inc.
11/9/2011 48 2010 CIBER, Inc.
11/9/2011 49 2010 CIBER, Inc.
Elektroniskeskjemaer Selvbetjening Automatisert dokumentfangst og registrering 11/9/2011 50 2010 CIBER, Inc.
Anbefaling Bruk elektroniske skjemaer Automatiser journalføring ved hjelp av elektroniske skjemaer Gjør saksbehandlingen enklere ved hjelp av elektroniske skjemaer 11/9/2011 51 2010 CIBER, Inc.
Arkivetmå likevel inn Journalføring og elektroniske skjemaer Dokumentet og elektroniske skjemaer Publikum må vite hva de faktisk søker om Arkivet må motta et dokument (i 2 dimensjonal frosset form) Det må skje recordscapture ekte arkivdokumentfangst 11/9/2011 52 2010 CIBER, Inc.
Arkivet må vite Hva er automatisk tilførte journalopplysninger Foreligger det forhåndsautentisering Er søker anonym ved pålogging Hvilke egenskaper har vedleggene Foreligger det restriksjoner knyttet til vedleggene Blir vedleggene konvertert eller mottas de i originalutgave Er vedlegg tillatt 11/9/2011 53 2010 CIBER, Inc.
Hvordanidentifiseres skjemaene Tilleggsmetadata Erdet nødvendig med ekstra metadata(utover journalposten) Trigger skjemaet andre hendelser Hvem andre mottar kopi av skjema? 11/9/2011 54 2010 CIBER, Inc.
Hvamed å fase ut e-post basert postmottak og erstatte det med Elektroniskskjema som samtidig midlertidig journalfører dokumenter 11/9/2011 55 2010 CIBER, Inc.
Kommunikasjonav sensitive opplysninger B2B For eksempel ephorteedu P2B Minside sikkerhetsportal 11/9/2011 56 2010 CIBER, Inc.
Sikker påloggingog autentisering 11/9/2011 57 2010 CIBER, Inc.
Håndtererhelseopplysninger 11/9/2011 58 2010 CIBER, Inc.
Må lageløsninger på baksiden av Denne for å kommuniseremed brukergrupper med hyppig kommunikasjon 11/9/2011 59 2010 CIBER, Inc.
EDU som en representant for fylkesmannen snakket om i går Utvekslingav informasjon knyttet til samhandlingsreformen som krever tettere administrativ saksbehandling mot kommunene 11/9/2011 60 2010 CIBER, Inc.
Andreting Outlook-klienten til ephorte Den er til pilotering hos Utdanningsdirektoratet De er fornøyd (avdelingsdirektør Morten Frøyen trenger ikke å juge for meg) 11/9/2011 61 2010 CIBER, Inc.
De synes funksjonaliteten er veldig bra Sikkerhet-og brukervennlighet er blitt ordentlig og bra Drag and drop Svar på E-post sendt fra sak kommer inn automatisk i samme sak Funksjonalitet for offline arbeid med egne saker 11/9/2011 62 2010 CIBER, Inc.
Spesialfunksjoner Arkivering direkte fra Outlook Masseimport av e-poster Automatisk arkivering av ved hjelp av e- postkjede. Saksflyt integrert med oppgaver i Outlook (3. kvartal 2011) ephorte 11/9/2011 63 2010 CIBER, Inc.
ephorte Outlook 11/9/2011 64 2010 CIBER, Inc.
ephorte Outlook 11/9/2011 65 2010 CIBER, Inc.
Journalposter gruppert på sak 11/9/2011 66 2010 CIBER, Inc.
Journalposter gruppert på sak 11/9/2011 67 2010 CIBER, Inc.
Sak med merknader 11/9/2011 68 2010 CIBER, Inc.
Ny journalpost/e-post 11/9/2011 69 2010 CIBER, Inc.
Adressebok 11/9/2011 70 2010 CIBER, Inc.
Funksjonalitet Automatisk import av eksisterende saker og e-poster/journalposter fra ephorte Automatisk synkronisering av importerte saker og journalposter Alle importerte ephorte-data og dokumenter er tilgjengelig off-line Importere eksisterende e-poster til ephorte Journalføring av utgående e-poster ephorte 11/9/2011 71 2010 CIBER, Inc.
Funksjonalitet Automatisk journalføring av inngående e-poster ved hjelp av e-post kjeder Opprette MS Office dokumenter basert på dokumentmaler Besvare inngående brev Redigere eksisterende e-poster Tilgangsbeskytte e-poster og saker Opprette/redigere saker i ephorte Tilknytte merknader til saker og e-poster ephorte 11/9/2011 72 2010 CIBER, Inc.
Integrasjonmellom ephorteog Agresso 3 ulike integrasjoner som er levert Integrasjon mellom personalmappei ephorteog Agresso Lønn/ personal Integrasjon med ephortesbyggesaksmodul (her kan tilpasninger gjøres) Fakturagrunnlag Fakturagrunnlag produseres og påføres statusverdier som gjør at opplysningene sendes til Agresso Opplysning om at faktura er betalt returneres til Agresso 11/9/2011 73 2010 CIBER, Inc.
Utover det Erdet lite konkret jeg kan si, annet enn at det er lurt å tenke veldig igjennom hva man trenger Er det reelt nødvendig med tilpasninger utover standardfunksjonalitet eller foreslått funksjonalitet Hvor mye prøvekanin har dere lyst til å være Men samtidig ved gode integrasjoner kan det være en god del å spare 11/9/2011 74 2010 CIBER, Inc.
Menuansett så er det viktigste Økt bevissthet rundt dokumentasjonskraveneog kravene til forsvarlig arkivering Nye rutiner hjelper ikke dersom de ikke følges Saksbehandlere; selv om de er leger og selv om de har fylt 50 må bruke det verktøyet de har fått Diskusjonen om leger skal behandle pasienter eller drive med saksbehandling er en annen skål 11/9/2011 75 2010 CIBER, Inc.
Hva skalhvor (siste økt) 11/9/2011 76 2010 CIBER, Inc.
Forholdet mellom taushetspliktbestemmelsene i ulike lover Fra brev til alle kommuner, fylkeskommuner og regionale helseforetak datert 15.1.2007 Brev 11/9/2011 77 2010 CIBER, Inc.
Hva dette innebærer i praksis Når pasientopplysninger benyttes som underlag til administrativ saksbehandling skal pasientopplysningene behandles som saksdokumenter og kunne arkiveres i det verktøyet som benyttes til administrativ enkeltsaksbehandling Personer som ikke er helsepersonell skal kunne behandle pasientopplysninger som benyttes i forbindelse med administrativ enkeltsaksbehandling 11/9/2011 78 2010 CIBER, Inc.
I praksis betyr det at dersom nødvendighetskriteriene er oppfylt Så kan direktøren gi meg og andre administrative medarbeidere tilgang til pasientopplysninger dersom det er nødvendig for meg å gjøre jobben min Jeg antar at selv de mest sensitive opplysningene ikke er underlagt like strenge kriterier som EOS-utvalget, hvor jeg har innført ephorte høsten 2010 At jeg finner denne tilgangen skremmende og jeg ikke ønsker å vite hva som ligger der er en helt annet sak De administrative medarbeiderne føler sikkert det samme når de går inn i og behandler pasientopplysninger til administrative formål 11/9/2011 79 2010 CIBER, Inc.
Administrativ enkeltsaksbehandling Jeg vet dere stort sett er leger og annen type helsepersonell 11/9/2011 80 2010 CIBER, Inc.
Men dessverre må dere også drive med administrasjon og enkeltsaker Dagens pasientgrupper er ekstremt krevende og oppfatter seg som kunder det betyr at dere må dokumentere at alt dere gjør blir utført på en forsvarlig måte Det vil si at alt dere gjør som ikke er pasientbehandling eller ren pasientadministrasjon skal ut av skuffene deres og inn i saksbehandlingssystemet Det skal være mulig å dokumentere all kontakt som ikke er rent behandlingsrettet ved å gå inn i arkivets saksdokumenter 11/9/2011 81 2010 CIBER, Inc.
ephorte Hva er ephorteog hvordan skal ephortevære relatert til prinsippet om forsvarlig saksbehandling og arkivering? ephorte(skal være) verktøyet for all administrativ enkeltsaksbehandling i organisasjonen Skal inneholde en fullstendig og komplett oversikt over alle inn-og utgående brev som på en eller annen måte forplikter virksomheten 11/9/2011 82 2010 CIBER, Inc.
Hva skal inn i ephorte? Saksdokumenter Som er (offentlighetslovens 4) 4. Definisjonar Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. 11/9/2011 83 2010 CIBER, Inc.
Eksempler på saksdokumenter (foreslått av HOD) Egenadministrasjon økonomiforvaltning og personalforvaltning Alle typer kontakt med andre instanser og personer Det regionale helseforetaket Andre helseforetak Myndigheter (Norsk pasientskadeerstatning, Helsetilsynet, departementet, kommunene ) Pasienter (både nåværende og tidligere) henvendelser som ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen som pasienten får eller skal ha Pårørende 11/9/2011 84 2010 CIBER, Inc.
Saksdokumenter -fortsatt Vare-og tjenesteleverandører og andre kontraktspartnere Andre (naboer til helseforetaket som klager på byggeaktivitet, innbyggere i regionen som vil si sin mening om helseforetaket ) Dokumenter som bare eksisterer internt i helseforetaket (notater, organinterne dokumenter) Det kreves ikke at dokumentet knytter seg til en konkret sak i helseforetaket for å kunne kalles saksdokument. Det er nok at det knytter seg mer generelt til foretakets ansvarsområder eller virksomhet For eksempel brev fra privatperson med generelle synspunkter på helseforetakets arbeid 11/9/2011 85 2010 CIBER, Inc.