Prosjektplan Elektronisk samhandling Heidi Jacobsen
1 BAKGRUNN OG BEHOV...3 2 FORANKRING AV PROSJEKTET...3 3 FORMÅL OG MÅL...3 4 GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET...4 4.1 ALLE LEGEKONTOR I REGIONEN SKAL KUNNE HENVISE TIL ALLE STATLIGE SYKEHUS I NORD-NORGE...4 4.2 NYE MODULER OG OPPLÆRING TIL SYKEHUSENE...4 4.3 UTVIKLING AV NY FUNKSJONALITET...4 5 ORGANISERING AV PROSJEKTET...5 6 SAMARBEID MED ANDRE AKTØRER OG PROSJEKT...6
1 Bakgrunn og behov I løpet av de siste to årene har det i Helse Nord vært satset på økt elektronisk samhandling mellom sykehus og legekontor. Spesielt har det vært fokusert på elektronisk sending av epikriser og henvisninger. Det har vært gjennomført tre ulike prosjekter for å få dette realisert. I 2002 ble det gjennomført et prosjekt for elektronisk epikriser og et for elektronisk henvisning. I 2003 ble det gjennomført et prosjekt for videreutvikling av den elektroniske henvisingstjenesten. Alle prosjektene har vært finansiert av Helse Nord RHF og av Sosial- og Helsedirektoratets midler tilknyttet strategiplanen Si @!. Henvisningstjenesten er videreutviklet til en mer strukturert henvisningsmelding. Det er lagt til rette for applikasjonskvittering for mottatt elektronisk henvisning, og brev til legekontor om mottatt henvisning kan sendes elektronisk. Det er implementert standardmelding for røntgenrekvisisjon. Disse funksjonene er implementert i journalsystemene DIPS, Profdoc Vision, Profdoc Winmed og Infodoc, og kommunikasjonssystemet Well Communicator. Ennå gjenstår det at sykehus og legekontor tar i bruk de nye funksjonene. I regionen er det 11 somatiske sykehus og ca. 250 legekontor. Prosjektene har resultert i at 10 sykehus sender elektroniske epikriser til ca. 190 legekontor og 10 sykehus mottar elektroniske henvisninger fra ca. 100 legekontor. I løpet av våren 2004 har det 11. sykehuset på eget initiativ startet mottak av elektroniske henvisninger. Imidlertid kan legekontorene kun sende elektronisk henvisning til sitt nærmeste sykehus med unntak av noen legekontor som kan sende elektronisk henvisning til to sykehus. Sykehusene i regionen har meldt inn behov for å kunne sende henvisninger og epikriser elektronisk mellom sykehusene, og å kunne sende brev om pasient til legekontor elektronisk. En videre satsing på elektronisk samhandling mellom 1. og 2. linjetjenesten vil være med på å øke bruken av de nye løsningene. Alle legekontor tilknyttet helsenettet i Nord-Norge skal få mulighet til å sende elektronisk henvisning til alle sykehus i regionen. De nye funksjonene i journalsystemene skal tas i bruk av sykehus og legekontor. Det skal satses på opplæring og informasjon til alle parter som benytter systemene, og funksjonaliteten skal videreutvikles til å gjelde henvisninger og epikriser mellom sykehus og brev om pasient fra sykehus til fastlege. 2 Forankring av prosjektet Prosjektet er forankret på øverste nivå i Helse Nord RHF og hos Nasjonalt senter for Telemedisin (NST). Helse Nord RHF ønsker å være med på å utvikle og ta i bruk teknologiske løsninger som fremmer effektiv flyt av informasjon mellom tjenestenivåene. NST ser implementering av elektroniske epikriser og henvisninger som grunnlaget for i et neste steg å inkludere multimedia i meldingene. Det vil medføre at å sende og å motta telemedisinske henvisninger kan gjøres i legens journalsystem. 3 Formål og mål Det skal gis tilbud til maks 150 legekontor om å sende elektronisk henvisning Det skal implementeres elektroniske henvisningstjeneste på UNN Det skal kjøpes inn nye moduler til 11 sykehus Det skal utvikles ny funksjonalitet for elektronisk samhandlingstjeneste
4 Gjennomføring av prosjektet Prosjektet gjennomføres i perioden juni desember 2004. Prosjektet eies av Helse Nord RHF og ledes av NST. Det er tre arbeidspakker i prosjektet: alle legekontor i regionen skal kunne henvise til alle statlige sykehus i Nord-Norge, kjøp av nye moduler og opplæring til sykehusene, og utvikling av ny funksjonalitet. 4.1 Alle legekontor i regionen skal kunne henvise til alle statlige sykehus i Nord- Norge Status pr. august 2004 er at ca. 100 legekontor kan sende henvisninger elektronisk til sitt nærmeste sykehus. Det er ca. 200 legekontor tilknyttet Nordnorsk Helsenett, i tillegg er det mellom 20 og 40 legekontor som ikke er tilknyttet helsenettet. De ca. 100 legekontorene som i dag ikke kan sende elektronisk henvisninger skal gis informasjon og opplæring om dette. De vil etter hvert ta i bruk nye versjoner av journalsystemene sine som inneholder den funksjonaliteten som ble utviklet i løpet av 2003 og våren 2004. Nordnorsk Helsenett har et prosjekt hvor legekontor som i dag ikke er koblet til helsenettet får tilbud om oppkobling. Prosjektet ledet av Nordnorsk Helsenett vil i samarbeid med dette prosjektet samtidig gi tilbud om elektronisk sending av henvisninger og mottak av epikriser. Alle legekontor skal i løpet av høsten få mulighet til å henvise til alle statlige sykehus i Nord-Norge. For å få dette til må det i journalsystemet og kommunikasjonssystemet på hvert legekontor registreres informasjon om alle sykehusene og deres avdelinger. Dette arbeidet skal koordineres av Universitetssykehuset Nord-Norge. Alle legekontor som i dag kan henvise elektronisk må også få oppdatert sine systemer med informasjon om alle sykehus. Det skal legges vekt på mer og grundigere informasjon og opplæring av ansatte ved legekontorene. Arbeidet med dette vil bli utført av ansatte ved sykehusene og Well Diagnostics. Det skal lages egen informasjonsbrosjyre om Helse Nord RHFs satsing på elektronisk samhandling. Det skal videre lages informasjon om hvilke ny funksjonalitet som er i journalsystemene i tilknytting til henvisning og epikrise. 4.2 Nye moduler og opplæring til sykehusene I løpet av 2003 og første halvdel av 2004 har DIPS utviklet nye moduler for tilbakemeldingsmeldingen, røntgenrekvisisjon, applikasjonskvittering. Henvisningsmodulen er utvidet til å håndtere versjon 0.9 av henvisningsmeldingen. Prosjektet vil kjøpe inn nye moduler til sykehusene. Innkjøpet vil bli koordinert av en representant fra Helse Nord RHF og prosjektleder. I forbindelse med kjøp av nye moduler og muligheten for ny funksjonalitet vil det gis tilbud om opplæring til et begrenset antall ansatte fra sykehusene. Opplæringen gis i forbindelse med et seminar som arrangeres for sykehusene. Seminaret vil gi informasjon og status om hvilke prosjekter og hvilke aktiviteter Helse Nord RHF har igangsatt innenfor elektronisk samhandlingstjeneste. 4.3 Utvikling av ny funksjonalitet Sykehusene har meldt behov for videre utvikling av elektronisk samhandlingstjenesten. Det er behov for å kunne sende og motta elektroniske henvisninger og epikriser mellom sykehusene. Videre har
sykehusene ønske om å kunne sende brev om pasient til legekontorene elektronisk. Til alle nye meldinger som utvikles skal det utvikles tilhørende applikasjonskvittering. Prosjektet vil være pådriver for at dette blir utviklet i DIPS. Det blir etablert en prosjektgruppe som skal arbeide for å få disse løsningene på plass. Det vil være behov for koordinering mot DNLFs ELIN-prosjekt og Kompetansesenteret for Innformasjonsteknologi i Helsevesenet (KITH). Behovet for koordinering vil være i bruk av meldinger og eventuelt utvikling av nye meldinger. Prosjektet krever at DIPS tar i bruk XML-formatet for epikriser. 5 Organisering av prosjektet Organisasjonsstrukturen i prosjektet er vist i figur 1. Styringsgruppe Prosjektgruppe Arbeidspakke 1 Arbeidspakke 2 Arbeidspakke 3 Figur 1 Organisasjonsstruktur Styringsgruppen Styringsgruppens sammensetting videreføres fra prosjektet Elektronisk henvisning fra 2003. Dette for å få en kontinuitet i arbeidet med elektronisk samhandling i Helse Nord. Styringsgruppen utvides med et medlem fra UNN. Styringsgruppen skal styre prosjektet på det overordnede nivået. Hovedoppgaver er å godkjenne planene for prosjektet, herunder arbeidsfordelingen og ressursbruken. Medlemmene i styringsgruppen skal påse at de enkelte parter lever opp til sine forpliktelser. Den skal påse at ressursavståelsen og beslutningsprosessene skjer som avtalt. Overfor prosjektlederen og prosjektmedarbeiderne skal styringsgruppen utøve kvalitetskontroll av planer, framdrift og resultater. Dersom det blir avvik fra planene skal nødvendige tiltak godkjennes. Styringsgruppen har følgende sammensetting: Oddvar Larsen, Helse Nord RHF, styringsgruppeleder Bjørn Nilsen, Helse Nord RHF
Inger Johanne Sivertsen, Hålogalandssykehusene HF Hanne P. Bentsen, Helse Finnmark HF Morten Amundsen, NST En representant fra UNN HF Prosjektgruppen Prosjektgruppens ansvar vil i hovedsak være utvikling av ny funksjonalitet. Enkelte av prosjektmedlemmene vil trekkes ut til å arbeidet med å få legekontorene til å sende henvisninger elektronisk. Prosjektet anser det som viktig å samarbeide tett med de prosjekter som berører elektronisk samhandlingstjeneste. Metakatalogprosjektet vil være sentralt i arbeidet med elektronisk samhandling og bør derfor være representert i en prosjektgruppe. Prosjektgruppen settes sammen av Prosjektleder for Metakatalogprosjektet En representant fra UNN som også er intern prosjektleder på UNN En representant fra DIPS En representant fra Nordlandssykehuset Bodø Prosjektleder fra NST Rapportering Prosjektet følger NSTs rutiner for rapportering. Prosjektleder rapporterer til programleder og koordinator den 20. hver måned. Det rapporters på status i forhold til milepælsplanen, planlagt framdrift, avvik i forhold til framdriftsplanen, tiltak for å korrigere avvik. For øvrig følges Helse Nord RHFs rutiner for rapportering. 6 Samarbeid med andre aktører og prosjekt Samarbeid med ELIN prosjektet ELIN (ELektronisk INformasjonsutveksling) prosjektet som ledes av Den Norske Legeforening er et ledd i arbeidet med å forbedre kommunikasjon og samhandling i Helsevesenet. I den delen av prosjektet som tar for seg henvisning, epikrise og røntgenundersøkelse er det et ønske om å inkludere eksisterende prosjekter for at de kan videreutvikles i tråd med brukerkrav og standarder. Dette prosjektet vil kunne koordineres med ELIN prosjektet om videreutvikling av elektronisk henvisninger med hensyn på standarder og brukerfunksjonalitet i journal- og kommunikasjonssystemene. Samarbeid med KITH Prosjektet vil samarbeide med KITH i utformingen av standard meldinger og pilotering av nye meldinger. Samarbeid med Nordnorsk Helsenett Prosjektet vil ha et nært samarbeid med Nordnorsk Helsenett og ha spesielt fokus på arbeid med katalogtjenester. Nordnorsk Helsenett leder et prosjekt for oppkobling av legekontor til helsenettet. I dette prosjektet vil de tilby legekontorene tjenesten elektronisk epikrise. Det vil være et samarbeid med dette prosjektet for også å kunne tilby elektronisk henvisinigstjeneste. Elektronisk booking ved UNN Prosjektet vil samarbeide med elektronisk bookingprosjektet ved UNN. Status på meldinger
Dialogmeldingen kan brukes som brev om pasient eller som en forespørsel. I DIPS er det lagt opp til at det kan velges hvilken mal man ønsker å benytte til brev etc. Det må avklares hvilken melding som skal benyttes ved vanlige brev. Det må avklares hvem som kjører prosessen mot journalleverandører og kommunikasjonsleverandører. BUP Å kunne sende elektroniske henvisninger til BUP har vært et ønske fra brukerne. Lægeforeningen kjører prosjektet Kvalitet og effektivitet i polikliniske tjenester for mennesker med psykiske lidelser, hvor det skal gjennomføres forskjellige delprosjekter. BUP Karasjok og BUP Alta er samlet en enhet som har meldt sin interesse til å gjennomføre et delprosjekt. I Lægeforeningens prosjektet er det en ekspert gruppe som legger fram forslag til delprosjekter og det er stor sannsynlighet for at elektronisk henvisning til BUP blir et delprosjekt. Prosjektleder tar kontakt med BUP Karasjok og BUP Alta for å informere om aktiviteten i Helse Nord på elektronisk samhandling. Dersom BUP Karasjok og BUP Alta velger et delprosjekt på elektronisk henvisning kan dette prosjektet bidra med hjelp og erfaringer.