Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV 2015/00409 «Midlertidig leieavtale for mørk fiber»
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 5 1.4 Kontrakt... 5 1.4.1 Kontraktsperiode... 5 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 5 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.)... 5 1.5 Kunngjøring... 5 1.6 Tilleggsopplysninger... 5 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 Prosedyre... 6 2.2 Tilbudsfrist... 6 2.3 Innlevering av tilbud... 6 2.4 Ønsket presentasjonsform... 7 2.5 Vedståelsesfrist... 7 2.6 Deltilbud... 7 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 8 2.8 Tilbudskonferanse... 8 2.9 Opplysningsplikt... 8 2.10 Taushetsplikt... 8 2.11 Offentlighet... 8 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 8 2.13 Forbehold... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 9 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 9 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 4.1 Registrering av tilbud... 10 4.2 Tildelingskriteriene... 10 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 11 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten (heretter kalt Kunden)», innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av midlertidig rammeavtale på leie av mørk fiber. Oslo kommune er en av Norges største arbeidsgivere med ca. 43 000 ansatte og et årsbudsjett på ca. 42 milliarder kroner. Kunden er organisatorisk plassert under Byrådsavdeling for finans (FIN). Plasseringen framgår av illustrasjonen ovenfor. Kunden gjennomfører utrednings- og utviklingsarbeid samt implementerer vedtatte konsernovergripende strategier og prosjekter. Kunden har et ansvar for å samordne, videreutvikle og drifte fellestjenester som bidrar til profesjonalisering av Oslo kommunes virksomhet. Dette gjelder blant annet kommunens økonomisystem og lønns- og personalsystem, kontaktsenter Oslo kommune 02 180 og kommunens felles fakturasentral. Videre er har Kunden et ansvar for Oslo kommunes statistikkproduksjon og er kommunens kompetansesenter innen anskaffelses- og samkjøpsområdet. Kunden er også Oslo kommunes interne IKT-leverandør (IKTL). Kunden har et ansvar for å samordne, videreutvikle og drifte kommunens sentrale driftsmiljø Oslofelles. Som intern leverandør har Kunden et ansvar for driftstjenester innen IKT og oppgaver knyttet til informasjonssikkerhet og kommunens felles IKT-infrastruktur. Det er avdeling IKT Leverandør hos Kunden som er ansvarlig for IKT drift for de virksomhetene i Oslo kommune som har overført sin drift til kommunens sentrale IKT-miljø. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
Kunden ved avdeling for IKTL vil ha forvaltningsansvaret for avtalen som skal inngås. For nærmere informasjon om oppdragsgiver henvises det til www.oslo.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : André Joachim Frank E-postadresse : andre.frank@uke.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post med kopi til anskaffelser@uke.oslo.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Kunden har etablert et konsernnett for data og tele - OK MAN, som utgjøres av ca. 1200 samband. Omtrent 800 er DSL-basert, mens resten er samband på mørk fiber. Kunden har allerede en rammeavtale for leie av mørk fiber, men denne rammeavtalen er tidsbegrenset og avsluttes 31.5.2015. Det er kommunens ulike virksomheter som gjør avrop på denne rammeavtalen etter hvert som behovet for fiber oppstår. Kunden har et prosjekt for å inngå ny avtale for nettverksområdet. Dette vil blant annet omfatte erstatning for leieavtalen som avsluttes 31.5.2015. Prosjektet er forsinket og Kunden har nå behov for en midlertidig rammeavtale for leie av mørk fiber. Midlertidig rammeavtale for leie av mørk fiber skal ha en varighet tom 31.12.2015 med opsjon på forlengelse. Avtalen skal benyttes til avropsbasert etablering av mørk fiber for nye datalinjer til Kundens virksomheter, konvertering av eksisterende DSL-samband og etablering av fiber for aksesser mot eksterne aktører. I og med at denne avtalen har kort varighet og formålet er å sikre leveranser i perioden mellom utløp av eksisterende avtale og etablering av ny avtale kan Leverandøren ikke forvente større volumer. Kunden estimerer behovet til å være i størrelsesorden 1 (ett) samband i måneden. Dette er hverken garantert volum eller noen begrensning i og med at det er kommunens virksomheter som gjør avrop uten at det er noen sentral styring av avropene. Alle fibre som leies etter denne avtalen skal leveres på sveiset fiber (punkt-til-punkt) og termineres i patchepanel i HMG (Hans Møller Gassmans vei 9) eller i Digiplex (Ulvenveien 89B) som er Kundens kjernenoder. Prismodellen for linjeleie skal være basert på individuelle tilbud hvor etableringskostnad og linjeleie synliggjøres. Kunden vil velge bindingstid (max 5 år) for hvert enkelt avrop. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 17 Kunngjøring av konkurranse 24-25 Kvalifikasjons og tilbudsevaluering og valg av tilbud 25 Utsendelse av tildelingsbrev 25-27 Karensperiode 27 Kontraktsinngåelse 27 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kunden ønsker å inngå en rammeavtale for leie av mørk fiber til bruk i OK MAN. Avtalen skal ha en varighet fra kontraktsignering til 31.12.2015. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 6 måneder + 6 måneder på uendrede vilkår. Kunden skal i hele avtaleperioden ha rett til å avslutte avtalen med 1 måneds varsel. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtalen, den lille kjøpsavtalen (SSA-k) med bilag, se vedlegg 2. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse; Midlertidig leieavtale for mørk fiber, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 10.06.2015 kl. 1200. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud Midlertidig leieavtale for mørk fiber. Tilbudet skal være på norsk. Tilbudsbrev bes levert på papir samt elektronisk (minnepinne), øvrige dokumenter leveres elektronisk (minnepinne). Leverandøren skal levere elektroniske filer i PDF format. For å forenkle Kundens behandling og evaluering av tilbudene, bes leverandørene også levere alle dokumenter i et redigerbart format. Dokumentene bes levert i Microsoft Office 2010- kompatibelt format slik at Kunden kan søke i alt innhold i dokumentene, benytte klipp/limfunksjon og legge inn elektroniske kommentarer. I tillegg bes det om at evt. tabeller inneholder tall- og bokstavverdier (dvs. at tabeller ikke limes inn i dokumenter som bilder). Ved motstrid vil det være de innleverte PDF filene som utgjør tilbudet. I tillegg bes leverandøren levere en elektronisk utgave av forespørselen hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
Tilbudet skal leveres på følgende adresse: Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Avdeling for konserninnkjøp Resepsjonen 5. etasje Strømsveien 102 0663 OSLO Resepsjonen har åpningstid kl 08:00 15:30. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbud utover tilbudsbrev skal innleveres som elektronisk dokumentasjon både i låst format og i redigerbart format der dette er angitt i kolonnen filnavn i tabell nedenfor. Tabellen nedenfor angir hvordan filnavn skal bygges opp for dokumentasjon som utgjør tilbudet. Dokumentasjon Jf. pkt. Filnavn Signert tilbudsbrev. <leverandørnavn>_fil0.pdf Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.2 <leverandørnavn>_fil1.pdf HMS-egenerklæring jf. punkt 3.2 <leverandørnavn>_fil2.pdf Dokumentasjon på leverandørens jf. punkt 3.3.1 <leverandørnavn>_fil3.pdf organisatoriske og juridiske stilling, Dokumentasjon på leverandørens jf. punkt 3.3.2 <leverandørnavn>_fil4.pdf finansiell og økonomisk stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.3.3 <leverandørnavn>_fil5.pdf + redigerbar fil Eventuelle forpliktelseserklæringer <leverandørnavn>_fil6.pdf for underleverandører Leverandørens besvarelse av bilagene til SSA-k <leverandørnavn>_fil7.pdf + redigerbar fil Sladdet utgave av tilbudet <leverandørnavn>_fil8.pdf Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 31.08.2015, kl 1600. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand (vedlegg 2). 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Siste års regnskap med revisors uttalelse. økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Kunde vil på eget initiativ innhente kredittvurdering via Experian for alle leverandører som søker kvalifisering Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante fra tilsvarende oppdrag. leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om Med tilsvarende oppdrag oppdragets art, verdi, tidspunkt, samt navnet på den menes fiberleveranser. offentlige eller private mottaker. Maks 3 (tre) A4- sider totalt. Leverandøren skal ha et dokumentert og funksjonelt kvalitetssikringssystem som etterleves. Kortfattet beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem. Maks 1 (en) A4-side. Kortfattet beskrivelse av hvordan det sikres at kvalitetssikringssystemet etterleves. Maks 1 (en) A4- side. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10
Dato: 24.april 2015 Gerd Robsahm Kjørven etatsdirektør Gunnar Wedde avdelingsdirektør Godkjent og signert elektronisk VEDLEGG Vedlegg 1: Kontraktsbestemmelser med bilag Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Forpliktelseserklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11