Fosnes kommune Fellesfunksjoner Saksmappe: 2008/9409-1 Saksbehandler: Knut O. Dypvik Saksframlegg Valg av samarbeidsstrategi og samarbeidsmodell for Midtre Namdal Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes formannskap 05.11.2008 Fosnes kommunestyre 13.11.2008 Rådmannens innstilling Saken fremmes med 2 alternative forslag til vedtak og det vises til protokoll i regionrådets sak 20/08 der et flertall på 7 medlemmer anbefaler alternativ 2 mens et mindretall på 3 medlemmer anbefaler alternativ 1. I tillegg vises det til regionrådets vedtak i sak 22/08 den 23. oktober angående justering av regionrådets vedtak i sak 20/08 (endringene er innarbeidet i alternativene).
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 24.10.2008 Valg av samarbeidsstrategi og samarbeidsmodell for Midtre Namdal Det vises ellers til tidligere utsendt rapport/saksunderlag for møtene i regionrådet 16.september og felles kommunestyremøte 2.oktober 2008: Valg av samarbeidsstrategi og samarbeidsmodell i Midtre Namdal utarbeidet av Geir Vinsand og Jørund K Nilsen på oppdrag av Midtre Namdal Regionråd. Saksopplysninger Formålet med saken er at kommunestyrene fatter vedtak som avklarer framtidig samarbeidsstrategi og styringsmodell for MNR. Regionrådet har forutsatt at dette må skje i november av hensyn til nye løsninger for forsøksordningene som må avvikles innen 01.03.09. (barnevern og miljø- og landbruk). Det er videre lagt opp til at regionrådet fremmer forslag på konkrete løsninger for den modellen som velges, slik at dette fastsettes av kommunestyrene i desember. Regionrådet har i 2008 gjennomført en omfattende prosess for å evaluere erfaringene med dagens interkommunale samarbeid og utvikle forslag til framtidig samarbeidsstrategi og styringsmodell for MNR. Arbeidet er utført med bakgrunn i bestilling fra kommunestyrene. Prosessen er gjennomført med bistand fra Nivi Analyse AS som hovedkonsulent og Trøndelag Forskning og Utvikling AS som konsulent for sluttevaluering av forsøksordningene. Evalueringene av regionrådet og MNR-ordningene er oppsummert i 3 rapporter: Erfaringer med dagens samarbeid og vurdering av alternative styringsmodeller, NIVIrapport nr 3.2008 Forsøk med felles barneverntjeneste i Midtre Namdal, sluttevaluering, TFU 2008. Evaluering av forsøk med felles Miljø- og Landbruksforvaltning, TFU 2008. Evalueringene ble presentert i felles kommunestyremøte 19.06.08. Parallelt med evalueringene i MNR er det gjennomført en omfattende kartlegging og evaluering av det interkommunale samarbeidet i Nord-Trøndelag med hovedvekt på omfang og erfaringer med det etablerte samarbeidet i fylkets delregioner. Resultater fra dette prosjektet ble presentert på et seminar i regi av fylkesmannen og KS på Steinkjer 05.09.08 og sluttrapport vil foreligge i slutten av oktober. På grunnlag av dette har regionrådet gjennomført en arbeidsprosess som har munnet ut i foreliggende forslag til framtidig styringsløsning for samarbeidet i Midtre Namdal. Regionrådet avklarte premisser for det endelige løsningsforlaget 16.09.08. Det vises til notat om valg av samarbeidsstrategi og samarbeidsmodell (vedlegg 3). Premisser, hovedspørsmål og alternative løsninger ble deretter presentert og debattert i felles kommunestyremøte 02.10.08. Regionrådet har avklart 2 alternative løsningsforslag: 1. Dagens modell videreføres med evt. justeringer i representasjonsordning og administrativ løsning for regionrådet. Forsøkene organiseres etter nytt regelverk for
vertskommuner. Alternativ løsning for politisk representasjon foreligger. Kommuner som ikke ønsker myndighetsoverføring, står utenfor de aktuelle ordningene og kan evt kjøpe tjenester. 2. Overgang til helhetlig og representativt regionsamarbeid der alle kjerneordninger i MNR-samarbeidet underlegges et felles politisk styringsorgan, inkludert de to forsøkene. Alternativer for administrativ løsning og navn på det felles styringsorganet foreligger. Kommuner som ikke ønsker å delta, kan evt. inngå avtaler om kjøp og salg av tjenester fra det felles styringsorganet. Det legges nå fram alternative forslag til vedtak i samsvar med dette. Nærmere redegjørelse og begrunnelse for alternativene framgår av vedlegg 1. Under debatten på felles kommunestyremøte i Namsos 2.10 framkom mange argumenter for å velge forsøk fra alle kommunene med unntak for representanter fra Flatanger som ga uttrykk for at alternativ 1 antakelig vil være tilstrekkelig. Representanter fra Namsos ga uttrykk for synspunkter i litt ulike retninger og ba om forståelse for mer tid til drøfting av de to alternativene. Forslagene til løsning har vært utsendt på høring til ansattes organisasjoner i kommunene. Et felles utvalg med representanter for hovedtillitsvalgte har 20.10.08 gitt uttalelse. Det vises til vedlegg 4. Alternativene ble behandlet av regionrådet 09.10.08 med innstilling til kommunene. Det vises til vedlagt protokoll fra regionrådets sak 20/08 (vedlegg 2). Regionrådet vedtok på møtet 23.10.08 enstemmig å foreta en justering i sitt forslag til vedtak om ny samarbeidsmodell for MNR, alternativ 2. Justeringen gjelder sammensetning og ledelse i regionstyret ved samkommuneforsøk. Vedrørende sammensetning ved samkommuneforsøk Forslaget medfører at antall representanter i regionstyret utvides fra 23 til 26 medlemmer med følgende fordeling på kommunene: - Namsos 11 - Overhalla 5 - Namdalseid 4 - Flatanger 3 - Fosnes 3 Skulle en kommune velge å stå utenfor et samkommuneforsøk reduseres antall medlemmer tilsvarende denne kommunens representanter. Vedrørende ledelse ved samkommuneforsøk Forslaget medfører at Namsos skal ha varaordfører i regionstyret når andre deltakerkommuner enn Namsos har ordfører.
Fra regionrådet foreligger dermed følgende alternative forslag til vedtak i kommunestyrene (oppdatert i samsvar med regionrådets vedtak i sak 20/08 samt sak 22/08): Forslag til vedtak alternativ 1: Intensjonserklæring for videreføring av dagens styringsmodell 1. Kommunene ønsker å videreføre hovedprinsippene som gjelder for dagens MNR-samarbeid. Det betyr at regionrådet skal være et initierende organ for frittstående interkommunale samarbeidsordninger og et felles samordningsorgan for drøfting av viktige spørsmål mellom kommunene. Regionrådet skal fortsatt ivareta styrefunksjoner der det er hensiktsmessig med en felles samordning. 2. For å sikre god forankring og en mer representativ sammensetning utvides regionrådet til 26 representanter. Disse velges med varamedlemmer av og blant kommunestyrene i Midtre Namdal. Fra Namsos velges 11 representanter, fra Overhalla 5, Namdalseid 4, Flatanger 3 og Fosnes 3. 3. For å styrke regionrådets administrative kapasitet ansettes en regionrådssekretær i 100 prosent stilling. Rådmannsgruppen videreføres og en av rådmennene skal fortsatt fungere som leder av regionrådets sekretariat. 4. Miljø- og landbruksforvaltningen i Midtre Namdal videreføres etter forsøksperiodens utløp 1.3.2009. Tjenesten organiseres etter kommunelovens 28c vertskommunesamarbeid med folkevalgt nemnd. Nemnda skal bestå av 2 representanter fra hver kommune som velges av kommunestyrene i eierkommunene. Kommunestyrene delegerer dagens oppgaver og myndighet til nemnda som kan delegere ansvar for administrative oppgaver til administrasjonen i vertskommunen. Overhalla skal være vertskommune for tjenesten og avdelingskontoret i Namdalseid skal videreføres. De ansatte vil ha sitt arbeidsgiverforhold til Overhalla kommune. 5. Barneverntjenesten i Midtre Namdal videreføres etter forsøksperiodens utløp 1.3.2009. Tjenesten organiseres etter kommunelovens 28b administrativt vertskommunesamarbeid. Namsos skal være vertskommune for tjenesten. Dagens oppgaver og myndighet delegeres til administrasjonen i vertskommunen og felles barnevernleder. De ansatte vil ha sitt arbeidsgiverforhold til Namsos kommune. 6. Endringer som er omtalt i pkt.2-5 gjennomføres før 1.3.2009. Forslag til samarbeidsavtaler etter kommunelovens bestemmelser for miljø og landbruk og barnevern legges fram for endelig vedtak i kommunestyrene. Forslag til vedtak alternativ 2: Intensjonserklæring for etablering av et helhetlig regionsamarbeid i MNR 1. Kommunene mener det er behov for å meisle ut en sterkere, mer langsiktig og mer robust samarbeidsstrategi i Midtre Namdal. Det er nødvendig som svar på dokumenterte utfordringer knyttet til styring og effektivitet i dagens samarbeid og for å møte framtidige utfordringer for kommunene. 2. Kommunene mener MNR-samarbeidet bør organiseres ut fra følgende prinsipper:
Interkommunalt samarbeid betraktes som en selvstendig strategi for oppgaveløsning der utgangspunktet er at kommunene skal bestå. Det betyr at MNR skal kunne ivareta totalansvar for oppgaver innenfor kommunale kjerneområder, inkludert offentlig myndighetsutøvelse dersom det er nødvendig for å sikre et effektivt samarbeid og dersom det gir bedre resultater for innbyggerne enn enhetskommunale løsninger. Helhetlige løsninger underlagt en felles politisk styring på regionalt nivå er ønskelig framfor en oppdeling av samarbeidet i ulike organisasjoner. Det betyr at regionrådet bør etableres som et felles politisk styringsorgan for alle kjerneordninger innenfor MNR. Organiseringen og styringen av det regionale samarbeidet bør i størst mulig grad tilpasses ordinære prinsipper som gjelder for kommunene. Det betyr bl.a. overgang til en mer demokratisk og representativ sammensetning av regionrådet og innføring av en fast administrativ ledelse som bindeledd mellom fagenhetene i MNR og regionrådet som beslutningsorgan. Samarbeidet bør gis et innhold og en organisering som bidrar til interessante roller for politikere og ansatte. Det er ønskelig at framtidige politikere i regionrådet har høy sektorpolitisk kompetanse og samhandlingskompetanse som kan gi styrke til et felles politisk styringsorgan. Rådmannsgruppen bør utvikles til en strategisk ressurs i det samlede MNR-samarbeidet og avlastes for løpende drift. Det bør tilstrebes å utvikle attraktive stillinger for ledere og fagpersonell innenfor MNR. Samarbeidet bør bidra til fordeling av kompetanse og arbeidsplasser til alle kommunene i MNR. I dette ligger en intensjon om at alle kommunene skal ivareta regionale oppgaver i den kommende fireårsperioden. Ved utvidelse av samarbeidet skal det tilstrebes lokalisering av MNR-funksjoner også i Fosnes og Flatanger. 3. Formålet med samarbeidet vil dels være å sikre god kvalitet, effektiv ressursbruk og utviklingskraft til beste for innbyggere og brukere i Midtre Namdal, dels prøve ut en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid basert på prinsippene ovenfor. Som hovedmål for den kommende fireårsperioden forslås: Bedre kvalitet på service til innbyggerne gjennom videreføring og videreutvikling av dagens MNR-samarbeid Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler der det er politisk ønskelig Bedre organisering av regionens politiske, administrative og faglige kompetanseressurser Bedre forutsetninger for forpliktende regional samhandling og aktiv mobilisering mot andre kommuner, fylkeskommunen og staten Etablering av et mottaksapparat og en beredskap for ivaretakelse av nye oppgaver og virkemidler Økt påvirkningskraft i forhold til fylkeskommunen, staten og andre aktører 4. Den kommende styringsmodellen skal bidra til følgende mål: Forenkling av det samlede interkommunale styringssystemet i retning av færre aktører, tydeligere ansvarsplassering og mer effektive samhandlingsprosesser Demokratisering av samarbeidet gjennom overgang til mer rettferdige representasjonsordninger og bedre dialog mellom MNR og kommunestyrene Vitalisering av regionrådets politiske roller som strategisk organ og styreorgan Effektivisering av den administrative styringen Utvikling av samarbeidets innhold, inkludert tilføring av nye oppgaveområder
5. Etablering av et helhetlig og representativ regionsamarbeid vil innebære at regionrådet overtar alle styreoppgaver og overført myndighet til styrer i nåværende MNR-ordninger, inkludert styrene for barnevern og miljø og landbruk. Regionrådet får dermed ansvar for følgende kjerneordninger: Barneverntjenesten i Midtre Namdal Miljø- og landbruksforvaltningen i Midtre Namdal Utviklingskontoret i Midtre Namdal Skatteoppkreveren i MNR Kommuneoverlegen i MNR Legevakttjenesten i MNR 6. Det foreslås at regionrådet og regionrådets administrasjon også tildeles ansvar for løpende samordning og oppfølging av følgende MNR-ordninger: IT MNR Jordmortjenesten i MNR MNR Helse MNR Oppvekst PP-tjenesten Det er behov for å foreta en nærmere avgrensning av regionrådets ansvar for disse ordningene i forhold til kommunestyrene og rådmennene i den enkelte kommune. 7. Ny styringsmodell forutsetter følgende endringer i organiseringen: Regionrådet utvides til 26 representanter som velges med varamedlemmer av og blant kommunestyrene i Midtre Namdal. Fra Namsos velges 11 representanter, fra Overhalla 5, Namdalseid 4, Flatanger 3 og Fosnes 3. Dersom en av kommunene velger å stå utenfor den felles styringsløsningen, reduseres antall medlemmer i styringsorganet tilsvarende denne kommunens representanter. Valg til nytt felles styringsorgan avholdes før 1.3.2009. Valget gjelder fram til kommunevalget i 2011 da nytt regionråd med funksjonstid fram til 1.3.2013 velges fra de nye kommunestyrene. Det felles styringsorganet benevnes Midtre Namdal Regionstyre. Regionstyret ledes av en av ordførerne og en nestleder. Leder velges etter en turnusordning mellom kommunene. Nestleder skal velges blant representantene fra Namsos, når Namsos ikke har leder. Ellers velges nestleder etter en turnusordning mellom de øvrige kommunene. Styrefunksjoner for miljø og landbruk videreføres i et eget politisk utvalg under regionrådet. Regionstyret står fritt til å vurdere opprettelse av andre politiske utvalg. Regionstyrets administrasjon ledes av en administrasjonssjef. Administrasjonssjef er en av rådmennene i deltakerkommunene etter turnusordning. Dette kombineres med tilsetting av fast administrasjonssekretær. Regionstyret vil være arbeidsgiver for vedkommende. Administrasjonssjefen vil være ansvarlig for løpende saksutredning for regionstyret, inkludert økonomistyring og budsjett. Rådmannsgruppen videreføres med strategiske oppgaver, ansvar for samordning mot kommunene og som støtteressurs for administrativ leder. Ansatte i MNR-ordningene viderefører sitt arbeidsgiverforhold som
de har i dag (Namsos og Overhalla som vertskommuner), men er underlagt regionstyrets faglige og administrative styring. Kommunene vil være ansvarlig for finansiering av regionstyret. Budsjett for det første driftsåret fastlegges ut fra dagens prinsipper for fastsettelse av budsjett for den enkelte ordning. Regionstyret og regionstyrets organer kan samarbeide med andre kommuner gjennom kjøp og salg av tjenester eller ved at regionstyret er vertskommune for andre kommuner. Regionstyret bestemmer omfang og innretning på avtalebasert samarbeid. Delvis deltakelse med begrenset stemmerett i regionstyret vil ikke være mulig. Regionstyret kan fritt tildele utvalgte kommuner, fylkeskommunen, fylkesmannen eller andre aktører en observatørrolle. 8. Den nye styringsmodellen forutsetter at det søkes om et 4-årig forsøk med mulighet for 2 års forlengelse. Forsøksperioden vil være fra 1.3.2009 til 1.3.2013. 9. Søknad må utarbeides og være vedtatt i alle kommunestyrene før årsskiftet dersom KRD skal rekke saksbehandling før 1.3.2009. Sammen med søknaden må det foreligge en forsøksforskrift etter forsøksloven som definerer overordnede rammer for forsøket og juridiske avvik fra kommuneloven og særlovgivningen. Det må også utarbeides en grunnavtale med vedtekter som beskriver organisering og rutiner nærmere. Et konkret forslag til søknad, inkludert utkast til grunnavtale og forsøksforskrift vil legges fram for behandling i kommunestyrene i desember, gitt at kommunestyrene gir sin tilslutning til prinsippene ovenfor.