Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget i Trysil Dato: 03.12.2014 Møtested: Rådhuset, Kroken Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må varsles snarest til møtesekretær, 48 88 30 36 eller 95 13 31 87. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:
Saksnr Innhold PS 14/28 Benchmarking regnskapsrevisjon PS 14/29 Revisjonsrapport interim - 2014 PS 14/30 Statusrapport revisjon 2. tertial 2014 PS 14/31 Referatsaker 3. desember 2014 Underskrift leder: Tom R. Østli ---------------------- Trysil 24.11.2014 Kristin Moe Sekretær
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 06.11.2014 Referanse: 25303/2014 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Benchmarking regnskapsrevisjon Saksnr Utvalg Møtedato 14/28 Kontrollutvalget i Trysil 03.12.2014 Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar Hedmark Revisjon IKS sin redegjørelse til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn I tråd med oppdragsavtalen skal Hedmark Revisjon IKS delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking, og kontrollutvalget skal orienteres om resultatet. Vurdering NKRF har invitert bedriftsmedlemmer som leveres regnskapsrevisjonstjenester til å delta i benchmarking av regnskapsrevisjon. For å drive virksomheten på en kostnadseffektiv måte, er det et behov for å måle egen virksomhet opp mot hva som må betraktes å være et rimelig kostnadsnivå. Benchmarking vil være et nyttig instrument i en slik sammenheng. Formålet med sammenligningen er todelt: a) Å vise kostnadseffektivitet i egen organisasjon b) Å få et instrument og skape en referanseramme som kan bidra til å utvikle organisasjonen til å bli mer kostnadseffektiv
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 11.11.2014 Referanse: 25634/2014 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Revisjonsrapport interim - 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/29 Kontrollutvalget i Trysil 03.12.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisjonsrapport Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar revisjonsrapport interim 2014 Trysil kommune, utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS, til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn Revisjonen har gjennom høsten oppdatert tidligere kartlagte rutiner og implementerte kontroller knyttet til forskjellige revisjonsrutiner, samt testet noen av disse. En kort oppsummering: Vurdering Det er gjennomført test av attestasjon og anvisning på bilag innenfor transaksjonsområdene lønn og utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Når det gjelder kommunale gebyrer og avgifter er det kontrollert at vederlaget kommunen mener den har krav på er utfakturert til brukere fullstendig. Dette gjelder også kommunale barnehageplasser og vederlag for helsetjenester. Pensjon er en vesentlig utgift for kommunen og beregningene gjennomføres av en aktuar med bakgrunn i opplysninger mottatt fra kommunen. Det er gjennomført tester på at innrapporteringen til pensjonsselskapene blir korrigert i forhold til forhold til de endringene som kan oppstå i løpet av et år. Det er ikke avdekket avvik i noen av de ovenstående punkter. Internkontrollen er testet og vurdert på følgende områder: Skille drift og investering Løpende avstemming av bank Løpende avstemming av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk Tilknytningsavgifter Overstyringsadgang kommunale avgifter og lønn Det er ikke avdekket vesentlige mangler eller svikt i den interne kontrollen på disse områdene. Revisjonen har observert at den økonomiske informasjonen i avstemmingen er totalt sett tilfredsstillende dokumentert, i noen tilfeller er det registrert at slik dokumentasjon mangler. Visma ressursstyringssystem Kommunen har i 2013 tatt i bruk ressursstyringssystemet til Visma. Dette blir brukt i helsesektoren som grunnlag for variabel lønn og utarbeidelse av turnus. Det er blitt foretatt kontroll av overføringene. Det er ikke blitt avdekket vesentlige feil eller avvik som vil bli fulgt opp. Attestasjon og anvisning Trysil kommunes attestasjons- og anvisningsrutiner tilsier at regnskapsbilag skal være attestert og anvist av bemyndigede personer. Kontrollen knyttet til manuelle bilag i 2014 avdekket avvik når det gjelder anvisernes fullmakter. Forholdet vil bli fulgt opp. Før det avlegges revisjonsberetning vil det bli avviklet et møte mellom revisjonen og ledelsen hvor en gjennomgår utkast til årsavslutningsbrev og utkast til revisjonsberetning for 2014.
Trysil kommune Postboks 200 2420 Trysil Postboks 84, 2341 Løten Telefon: 62 43 58 00 www.hedmark-revisjon.no post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: 974 644 576 MVA Bankgiro: 1822.46.49505 REVISJONSRAPPORT INTERIM Vi har gjennomført interimsrevisjon i Trysil kommune. I den forbindelse ønsker vi å knytte noen kommentarer til det arbeidet vi har gjort. Gjennom høsten har vi oppdatert våre tidligere kartlagte rutiner og implementerte kontroller knyttet til forskjellige revisjonsområder, samt testet noen av disse. Nedenfor har vi summert opp våre erfaringer av interimsrevisjonen. Test av intern kontroll Det er gjennomført test av attestasjon og anvisning på bilag innenfor transaksjonsområdene lønn og utbetaling av økonomisk sosialhjelp, uten å ha avdekket svakheter ved de etablerte kontrollene. Når det gjelder kommunale gebyrer og avgifter, har vi kontrollert at vederlaget kommunen mener den har krav på er utfakturert til brukere fullstendig. Dette gjelder også kommunale barnehageplass og vederlag for helsetjenester. Pensjon er en vesentlig utgift for kommunen og beregningene gjennomføres av en aktuar med bakgrunn i opplysninger mottatt fra kommunen. Vi har gjennomført tester på at innrapporteringen til pensjonsselskapene blir korrigert i forhold til de endringene som kan oppstå i løpet av et år. Dette kan være ansatte som slutter eller nyansatte som skal meldes inn. Det er ikke avdekket avvik. Videre har vi vurdert og testet internkontrollen på følgende områder: skille drift og investering løpende avstemming av bank løpende avstemming av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk tilknytningsavgifter overstyringsadgang kommunale avgifter og lønn Det er ikke avdekket vesentlige mangler eller svikt i den interne kontrollen på disse områdene. Vi har observert at den økonomiske informasjonen i avstemmingene er totalt sett tilfredsstillende dokumentert. I andre tilfeller har vi registrert at slik dokumentasjon mangler. Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4
Vi mener det vil styrke avstemmingens troverdighet og etterprøvbarhet dersom det legges ved dokumentasjon på den økonomiske informasjonen, for eksempel bankutskrift, utskrift fra regnskapssystemet eller annen ekstern dokumentasjon o.l. Forholdet er kommunisert til økonomisjef og vil bli fulgt opp. Visma ressursstyringssystem Trysil kommune har i 2013 tatt i bruk ressursstyringssystemet til Visma. Det er helsesektoren som bruker dette som grunnlag for variabel lønn og utarbeidelse av turnus. Vi har gjennomført kontroll av overføringene. Det ble ikke avdekket vesentlige feil eller avvik som vil bli fulgt opp. Attestasjon og anvisning Trysil kommunenes attestasjons- og anvisningsrutiner tilsier at regnskapsbilag skal være attestert og anvist av bemyndigede personer. Kontrollen knyttet til manuelle bilag i 2014 avdekket avvik når det gjelder anvisernes fullmakter. Forholdet er kommunisert til økonomisjef og vil bli fulgt opp. Årsavslutning Vi minner om frist for å avlegge årsregnskap er den 15. februar og årsberetningen den 31. mars. Foreligger årsregnskap og årsberetning innen fristen, vil vi avgi vår revisjonsberetning senest innen 15. april 2015. Før vi avlegger revisjonsberetning vil vi avvikle et møte mellom revisjonen og ledelsen hvor vi gjennomgår utkast til årsavslutningsbrev og utkast til revisjonsberetning for 2014. Foreløpig dato er satt til den 25. mars 2015. Løten, den 10. november 2014 Hanne Mette Rusten regnskapsrevisor Kopi: Kontrollutvalget 2
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 11.11.2014 Referanse: 25699/2014 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Statusrapport revisjon 2. tertial 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/30 Kontrollutvalget i Trysil 03.12.2014 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Statusrapport Sekretærens innstilling: Statusrapport revisjon 2. tertial 2014 Trysil kommune tas til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
Bakgrunn Av oppdragsavtale for 2014 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Vurdering Oppdragsavtalen 1-4 Revisjonsberetning for Trysil kommunes regnskap for 2013 ble avlagt i 1. tertial. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. Revisjon av beboerregnskap er sluttført i 2. tertial. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht. medgått fremgår av vedlagte tabell. Vedtak om å gjennomføre forvaltningsrevisjon er besluttet i september. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Det er brukt 9,25 timer på møtedeltakelse og 10,50 på forberedelser tom 2. tertial 2014. I tillegg er det medgått 38,00 timer på kjøring. Trysil kommune belastes for timer medgått til kjøring gjennom timeprisen på 725. Konklusjon Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen. Det skulle derfor ikke være behov for oppfølging fra kontrollutvalget.
Hedmark Revisjon IKS Statusrapport revisjon for 2014 Trysil kommune 2.tertial 2014 Utarbeidet 30.09.14
Rapportering Av oppdragsavtale for 2014 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2.tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, og statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Rapporteringen vår tar utgangspunkt i avtalt ressursbruk slik den fremgår av oppdragsavtalens punkt 3. Tabellen under viser avtalt timetall, samt status pr rapporteringstidspunkt: Tjeneste Timer avtalt 2014 Timer medgått pr 30.04 Timer medgått pr 31.08 Timer medgått pr 31.12 Forbruk Prognose Timer Regnskapsrevisjon 1 Rev. av årsregnskap 600 173,25 367,25 550 2 Revisjonsuttalelser 125 33,00 47,00 100 3 Rev beboerregnskap 50 28,00 39,50 50 4 Veiledning/bistand 25 1,25 1,75 5 SUM 1-4 800 235,50 455,50 56,94% 705 Bestilte revisjonstjenester 5 Mindre undersøkelser 50 0,00 0,00 0 6 Forvaltningsrevisjon 250 0,00 12,00 250 7 Selskapskontroll 50 0,00 0,00 0 SUM 5-7 350 0,00 12,00 3,43% 250 Annet 8 Møter i KU/ KS 50 17,25 19,75 39,50% 35 SUM TOTALT 1-8 1 200 252,75 489,00 40,75% 990 Linje 5 omfatter følgende særskilte bestillinger: Ingen prosjekter igangsatt. Linje 6 omfatter følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter/foranalyser: 1201 Plan- og byggesaksbehandling 12,00 timer Totalt 12,00 timer 1
Linje 7 omfatter følgende selskapskontroller: Ingen prosjekter igangsatt. Kommentar til og vurdering av ressursbruken Oppdragsavtalen 1-4: Revisjonsberetning for Trysil kommunes regnskap for 2013 ble avlagt i 1.tertial. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. Revisjon av beboerregnskap er sluttført i 2.tertial. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht medgått fremgår av tabellen over. Vedtak om å gjennomføre forvaltningsrevisjon er besluttet i september. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid er innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Vi har brukt 9,25 timer på møtedeltakelse og 10,50 timer på forberedelser tom 2.tertial 2014. I tillegg er det medgått 38,00 timer på kjøring. Trysil kommune belastes for timer medgått til kjøring gjennom timeprisen på kr 725. Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen. Det er etter revisors vurdering ikke behov for oppfølging fra kontrollutvalget. Løten, den 30.september 2014 Morten Alm Birkelid daglig leder 2
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 04.11.2014 Referanse: 24967/2014 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Referatsaker 3. desember 2014 Saksnr Utvalg Møtedato 14/31 Kontrollutvalget i Trysil 03.12.2014 Sekretærens innstilling: Referatsaker tas til orientering. TRYSIL KOMMUNE Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes derfor ut uten signatur.)
26. Trysil Kommuneskoger KF innkalling styremøte 23. september 2014 27. Trysil Kommuneskoger KF hovedutskrift fra møte 27.05.14 28. SØIR IKS protokoll fra representantskapsmøte 20.06.14 29. SØIR IKS - protokoll fra representantskapsmøte 29.08.14 30. Hedmark Revisjon IKS protokoll fra representantskapsmøte 17. september 2014 31. MHBR IKS innkalling styremøte 23. september 2014 32. MHBR IKS protokoll fra styremøte 23. september 2014 33. Trysil Kommuneskoger KF innkalling til styremøte 13. november 2014 34. Trysil Kommuneskoger KF referat fra styremøte 23.09.2014 35. einfo 14/8 ytringsfrihet og lojalitetsplikt 36. SØIR IKS innkalling til representantskapsmøte 18. desember 2014