Stavanger 6. september 2006 57G-Protokoll_RS-02 Protokoll Fra møte i Regionstyret nr. 02/06-08 avholdt onsdag 6. september 2006 på Maritim Hotell, Flekkefjord, fra klokken 1700 til klokken 2100. Tilstede: Regionstyret (RS) Fra NHF Administrasjonen Forfall Regionsleder Nestleder Varamedlem Ingen Daglig leder Ansattes representant Varamedlem Tor-Jan Stokkedal Berit Hagen Birger Eggen Kenneth Olsen Ole Bjørn Birkeland Doris Høyland Geir Ø. Pedersen Erik Andersen Inger Berit Høiklev Mette Seglem Aasen Sture Rasmussen Sak oversikt: 13 Godkjenning av protokoller - RS Protokoll 01-06-08 - AU Protokoll 01-06-08 - AU Protokoll 02-06-08 14 Rapporteringsrutiner fra ansvarsområder 15 Status fra sonemøtene 16 Veteran NM 2006 17 Framtidig komitéstruktur 18 Møteplan 19 Regional Strategikonferanse 20 Europeisk Kulturhovedstad 2008 21 Det nye folkestyre 22 Idretts Finans 23 Hvordan følge opp strategiplanen 24 Forbundstinget 2007 25 Representasjon NHF Region SørVest Norge Telefon: 51 73 78 70 Bankgiro: 3201 07 19800 Postboks 3033 Telefaks: 38 25 41 27 Postgiro: 0804 56 52433 4095 STAVANGER E-post: nhf.rsvn@handball.no Postgiro LISENS: 0825 09 41200
13 Godkjenning av protokoller Til de fleste Regionstyremøter foreligger protokoller som skal godkjennes av Regionstyret. Til godkjenning foreligger: RS protokoll 01-06-08 AU protokoll 01-06-08 AU protokoll 02-06-08 RS-vedtak i sak nr. 13 Regionstyre protokoll 01-06-08 Arbeidsutvalg protokoll 01-06-08 Arbeidsutvalg protokoll 02-06-08 godkjennes. godkjennes. godkjennes. 14 Rapporteringsrutiner fra ansvarsområder En ny tingperiode er allerede godt i gang, og aktivitetsnivået er høyt og økende. I forrige periode (04-06) rapporterte Regionstyremedlemmene fra sine ansvarsområder i forbindelse med Regionstyremøtene. Hvilke rapporteringsrutiner skal følges i denne perioden? RS-vedtak i sak nr. 14 Malen fra siste Tingperiode er fra Regionstyret sitt ståsted tilfredsstillende. Samme mal videreføres i inneværende Tingperiode, med oppstart i neste Regionstyremøte. Det rapporteres i forbindelse med alle Regionstyremøter. 15 Status fra sonene Det har i forbindelse med seriestart vært arrangert møter i samtlige soner med meget godt fremmøte. Sonelederne i sone 3, 6 og 8 har bebudet avgang, og det må i løpet av høsten velges nye sone ledere i nevnte soner. Til orientering. RS-vedtak i sak nr. 15 16 Veteran NM 2006 Veteran NM 2006 skal arrangeres i Stavanger og Sola 27-29 oktober 2006. Deltakelsen er, som vanlig, formidabel, og det blir sannsynligvis (igjen) ny deltaker rekord. Stor dugnadsånd blant arrangementskomiteen og involverte klubber gjør at Regionen er i stand til å påta seg arrangement av slike enorme dimensjoner som dette mesterskapet er. Til orientering. RS-vedtak i sak nr. 16 Side 2 av 7 sider
17 Framtidig komitéstruktur Regionstyre vedtak i sak nr. 05-06-08: Regionstyret godkjenner forslag til ny organisasjonsstruktur. Alle involverte informeres/innlemmes i arbeidet innen utgangen av september 2006. Følgende utvalg/komiteer er oppnevnt med personer: Valgkomité - Tingvalgt Kontrollkomité - Tingvalgt Dommerutvalg (mangler to medlemmer, 10% stillinger) Følgende utvalg/komiteer skal oppnevnes: Sportslig utvalg Regional Anleggskomité Arrangementskomité Hederskomité Ungdomsutvalg Vi må ta stilling til hvor mange medlemmer som skal sitte i de ulike komiteer/utvalg. Vi må ta stilling til hvilken tilknytning utvalg/komiteer skal ha til Regionsstyret og til ansatte. Vi må forespørre personer til å sitte i utvalg/komiteer. Vi må informere/takke tillitsvalgte som ikke lenger blir med. Mandat-arbeidsoppgaver-fullmakter til oppnevnte komiteer og utvalg Dette må utarbeides mandat for hvert enkelt komité/utvalg i samarbeid mellom Regionstyret og komiteer/utvalg. Tydelige mandat inneholdende oppgavens omfang, myndighet, rapporteringsvei, tidsfrister og ledelse. Hvordan legger vi opp framdriften og hvem har ansvaret? RS-vedtak i sak nr. 17 Det legges opp til at fremtidige komiteer/utvalg har inntil 5 medlemmer inklusive leder. Berit Hagen, Mette Seglem Aasen og Kenneth Olsen har ansvar for å oppnevne personer til komiteer/utvalg. Forslag sendes til Regionstyremedlemmene. Det må være en link/kommunikasjonskanal mellom Regionstyret og komité/utvalgslederne. Regionen har tidligere utarbeidet mandat for de enkelte komiteene/utvalgene. Birger Eggen tar utgangspunkt i tidligere mandat og bearbeider disse slik at de kan benyttes i våre komiteer/utvalg. Forslaget sendes Regionstyremedlemmene for godkjenning. Side 3 av 7 sider
18 Møteplan Forslag til møteplan, ut året 2006, ble fremlagt. Følgende møteplan ble vedtatt: Møteplan for 2006: RS-vedtak i sak nr. 18 Arbeidsutvalgsmøte 03-06-08 Onsdag 4. oktober - Telefonmøte Arbeidsutvalgsmøte 04-06-08 Onsdag 1. november - Telefonmøte Regionstyremøte 03-06-08 Fredag 10. november i Stavanger Strategikonferanse Lørdag 11. november i Stavanger (RS og Soneledere) Arbeidsutvalgsmøte 05-06-08 Onsdag 13. desember Telefonmøte Forslag til møteplan for 1. halvår 2007 legges frem i Regionstyremøte i november 2006. 19 Regional Strategikonferanse Regionstyre vedtak i sak nr. 06-06-08: Regional Strategikonferanse 2006 arrangeres med Regionstyret og Sonelederne som deltakere. Dato for ovennevnte konferanse må fastsettes, og programkomité må oppnevnes. RS-vedtak i sak nr. 19 Regional Strategikonferanse arrangeres i Stavanger lørdag 11. november 2006 fra klokken 0900 til klokken 1500. Det legges også opp til Regionstyremøte og Soneledermøte i forkant av konferansen. Disse møtene arrangeres fredag 10. november 2006 fra klokken 1900-2100. Doris Høyland, Sture Rasmussen, Erik Smedsrud og Stig Amundlien oppnevnes som programkomité. 20 Europeisk kulturhovedstad 2008 Stavanger skal sammen med Liverpool være Europeisk kulturhovedstad i 2008. I den forbindelse har Regionen søkt om samarbeid i forbindelse med EURO 2008 for menn og et skoleprosjekt med håndball i skolen som er knyttet opp til ungdomsskoler i de 8 kommunene som er med i kulturhovedstadprosjektet. Regionen har nå fått positive tilbakemeldinger, og skal i videre dialog, i forbindelse med Europeisk kulturhovedstad 2008 prosjektet. Til Orientering. RS-vedtak i sak nr. 20 Side 4 av 7 sider
21 Det nye folkestyre NIF inviterte idrettskretser, særforbund og andre organisasjonsledd til høring på NOU 2006/7 - Det lokale folkestyret i endring - Om deltakelse og engasjement i lokalpolitikken. Utredningen kan lastes ned fra følgende adresse: http://odin.dep.no/krd/norsk/dok/andre_dok/nou/016001-020024/dok-bn.html Utredningen omhandler situasjonen i lokaldemokratiet. Vi henstiller derfor til idrettskretser og særforbund å involvere underliggende ledd. Idrettsrådene er særlig aktuelle. Det er to temaer i utredningen som er spesielt interessante for idretten: 1: Kommunal organisering og lokaldemokrati 2: Frivillige organisasjoner og lokal demokratiet I kap.1 på side 7, "Hovedkonklusjoner, mandat sammensetning og arbeidet" finner dere de viktigste signalene i utredningen. NIF har frist for å avgi høringssvar den 1. oktober. Frist for høringsuttalelse til NIF er satt til: fredag 15. september 2006 Frist for høringsuttalelse til Regionene er satt til: Fredag 8. september 2006 Hvilke innspill skal vi sende NHF vedrørende saken? AU-vedtak i sak nr. 21 Regionen sender brev/svar til Norges Håndballforbund som forespurt. Berit Hagen og Birger Eggen har ansvaret i saken. 22 Idretts Finans Tilskuddet fra Idretts Finans har i de senere årene vært økende, og vi mottok i overkant av kr 97 000,- i 2005. I år blir tilskuddet halvert til ca kr 48 000,-, uten at vi har vært i stand til å påvirke det, eller vite om det på forhånd. Birger Eggen, som sitter i styret til Idretts Finans, redegjorde for utregningsmodellen som blir utliknet i et to års perspektiv. Lavere tilskudd i 2006 tas igjen med et høyere tilskudd i 2007. Hvordan forholder vi oss til ovennevnte? RS-vedtak i sak nr. 22 Vi må i framtida komme i en posisjon som gjør at vi kan påvirke resultatet. Dette med tanke på forutsigbarhet. Birger Eggen og Kenneth Olsen har videre ansvar i saken. Side 5 av 7 sider
23 Hvordan følge opp strategiplanen Strategiplanen er vedtatt på Regionstinget mai 2006. Alle organisasjonsledd er ansvarlig for gjennomføringen. Regionstyret sammen med administrativ utøvelse av administrasjonen, er ansvarlig for å nå målene i strategiplanen gjennom: Kortsiktige mål og prioriterte tiltak for Regionstyret/Administrasjonen Ressurser til gjennomføring av prioriterte tiltak. Samarbeid med og oppfølging av soner/klubbene for å nå målene. Regionstyret skal i samarbeid med administrasjonen, komiteer/utvalg og andre nødvendige ressurspersoner utarbeide konkrete Handlingsplaner for å holde fokus på måloppnåelse i Strategiplanen. Sonene skal ha en organisering som gjør dem i stand til å utføre de oppgaver som de selv prioriterer innenfor Strategiplanen. Hvem skal ha hovedansvar, og hvordan gjennomføre ovennevnte? RS-vedtak i sak nr. 23 Strategiplanen blir fulgt opp som skissert ovenfor. Regionsleder Tor-Jan Stokkedal og Nestleder Berit Hagen utarbeider forslag til handlingsplan. Regionstyremedlemmer med de ulike ansvarsområder, komiteer/utvalg og administrasjon er med i prosessen med å utarbeide konkrete handlingsplaner. 24 Forbundstinget 2007 Forbundstinget arrangeres på Rica Park Holmenkollen Hotell i Oslo i perioden 4. - 6. mai 2007. Brev i forbindelse med innmelding av saker til Forbundstinget 2007 er nå mottatt. Følgende datoer er forslagsfrister: 1. Klubber har frist til: 1.10.2006 2. Regioner har frist til: 31.10.2006 Hvordan er videre framdrift i saken? RS-vedtak i sak nr. 24 Det foreligger pr. dato ingen saker fra klubber i Region SørVest. Arbeidsutvalget får fullmakt til å behandle-vidersende eventuell forslag fra klubbene eller Regionen. Eventuelle forslag sendes Regionstyret for uttalelse. Regionsleder Tor-Jan Stokkedal har mottatt brev fra Valgkomiteen. Valgkomiteen ønsker forslag på kandidater innen 10. oktober 2006. På bakgrunn av dette må aktuelle kandidater meldes Regionsleder Tor-Jan Stokkedal senest 4. oktober 2006. Det gjennomføres et telefonmøte med Regionstyret 4. eller 5. oktober 2006. Regionsleder Tor-Jan Stokkedal har hovedansvaret for videre framdrift i saken. Side 6 av 7 sider
25 Representasjon Birger Eggen representerte Regionen på seminar under NM i Beach Håndball som ble arrangert 5. og 6. august i Sandefjord. Frode Ellingsen var Regionens representant på Rogaland Idrettskrets sitt møte vedrørende Regionale Idrettsanlegg. Møtet ble arrangert på Viking Stadion den 28. august 2006. Berit Hagen, Randi Lie, Inger Berit Høiklev og Reidun Osgjelten representerte Regionen under Landsturneringen 2006 som ble arrangert i Tønsberg 1.-3. september 2006. Berit Hagen representerte Regionen i møte i Norges Håndballforbunds integreringsutvalg som hadde møte i Sandefjord 2. september 2006. Til orientering RS-vedtak i sak nr. 25 Tor-Jan Stokkedal (Regionsleder) Berit Hagen (Nestleder) Regionstyrets protokoller er offisielle og bindende for organisasjonen når minimum 2 av de 4 overstående har signert protokollen. Side 7 av 7 sider