Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: 27.03.2014 kl. 12:00 14:20 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Statens hus, møterom Hitra/Frøya, 4. et. Siri Holm Lønseth (møteleder) Eivind Stende Sigrid Angen Gunnar Hynne Hans Bøe Torstein Larsen (vara Bøe) Oliver Husøy (vara Bøe) Nils Prestmo (for Bøe) Saker til behandling: 019/14-024/14 Arkivsak: 14/53 Saksliste Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek Sveinung Salater, økonomisjef (sak 20,21) Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge (sak 20,21) Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge (sak 22,24) Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge (sak 24) 019/14 Referatsaker 020/14 Årsregnskap og årsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune 2013 - kontrollutvalgets uttalelse 021/14 Årsregnskap for UKM Norge 2013 - kontrollutvalgets uttalelse 022/14 Forvaltningsrevisjon av etikk og varsling, prosjektskisse 023/14 Eventuelt Tilleggssak 024/14 Forvaltningsrevisjon anbudsprosesser kollektivtrafikk - ny vurdering av bestilling Sakliste ble godkjent med tilleggssak 24/14.
Sak 019/14 - Referatsaker Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ble presentert I møtet: 1. FKTs fagkonferanse kontroll og tilsyn 3.-4. juni Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Sak 020/14 - Årsregnskap og årsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune 2013 - kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse angående årsregnskap og årsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2013. Uttalelsen sendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. Ann Katharine Gardner fra Revisjon Midt-Norge orienterte om årsrevisjon og revisjonsberetningen. Følgende omforente forslag til tillegg ble fremmet: Nummerert brev nr. 3 fra revisor legges ved kontrollutvalgets uttalelse. Innstillinga med forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse angående årsregnskap og årsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2013. Uttalelsen sendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. Nummerert brev nr. 3 fra revisor legges ved kontrollutvalgets uttalelse.
Sak 021/14 - Årsregnskap for UKM Norge 2013 - kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse: Kontrollutvalget har blitt forelagt regnskap og årsberetning for Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF, og revisors beretning. Årsregnskapet er avlagt med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1 188 348. Regnskapet er revidert av Revisjon Midt- Norge IKS som har avlagt normalberetning. Med dette som bakgrunn kan kontrollutvalget anbefale at regnskapet godkjennes. Kontrollutvalget påpeker for øvrig at regnskapsmessig mindreforbruk normalt skal avsettes til disposisjonsfond, og deretter disponeres etter vedtak i fylkestinget. Foretaket er pliktig til å operere etter et budsjett vedtatt av fylkestinget, satt opp etter forskriftsmessige krav. Dette skal representere et realistisk bilde av planlagt aktivitet i perioden. Midler avsatt på disposisjonsfond (bygd opp gjennom akkumulert mindreforbruk) bør bare disponeres i budsjettet dersom det forventes å foreligge et driftsunderskudd som krever inndekning. Kontrollutvalget mener dette ryddigst gjøres i en egen sak for fylkestinget, der dette behovet godtgjøres. På bakgrunn av dette anbefaler kontrollutvalget at regnskapet vedtas, og at mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond. Videre oppfordrer kontrollutvalget fylkestinget til å be styret i UKM Norge sørge for å legge fram et revidert budsjett for 2014, satt opp i tråd med Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, i egen sak der det redegjøres for eventuelt behov for bruk av disposisjonsfond. Uttalelsen oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse: Kontrollutvalget har blitt forelagt regnskap og årsberetning for Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF, og revisors beretning. Årsregnskapet er avlagt med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 1 188 348. Regnskapet er revidert av Revisjon Midt- Norge IKS som har avlagt normalberetning. Med dette som bakgrunn kan kontrollutvalget anbefale at regnskapet godkjennes.
Kontrollutvalget påpeker for øvrig at regnskapsmessig mindreforbruk normalt skal avsettes til disposisjonsfond, og deretter disponeres etter vedtak i fylkestinget. Foretaket er pliktig til å operere etter et budsjett vedtatt av fylkestinget, satt opp etter forskriftsmessige krav. Dette skal representere et realistisk bilde av planlagt aktivitet i perioden. Midler avsatt på disposisjonsfond (bygd opp gjennom akkumulert mindreforbruk) bør bare disponeres i budsjettet dersom det forventes å foreligge et driftsunderskudd som krever inndekning. Kontrollutvalget mener dette ryddigst gjøres i en egen sak for fylkestinget, der dette behovet godtgjøres. På bakgrunn av dette anbefaler kontrollutvalget at regnskapet vedtas, og at mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond. Videre oppfordrer kontrollutvalget fylkestinget til å be styret i UKM Norge sørge for å legge fram et revidert budsjett for 2014, satt opp i tråd med Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, i egen sak der det redegjøres for eventuelt behov for bruk av disposisjonsfond. Uttalelsen oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. Sak 022/14 - Forvaltningsrevisjon av etikk og varsling, prosjektskisse Kontrollutvalget tar prosjektskissen til orientering. Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar prosjektskissen til orientering. Sak 023/14 - Eventuelt Saken legges fram uten innstilling. Ingen saker fremmet Ingen vedtak fattet.
Sak 024/14 - Forvaltningsrevisjon anbudsprosesser kollektivtrafikk - ny vurdering av bestilling Saken legges fram uten innstilling
Frode Singstad fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget ber om å få en presentasjon av rapporten i neste møte. Kontrollutvalget ber om at det legges fram en sak om behovet for ytterligere revisjon på området til neste møte. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber om å få en presentasjon av rapporten i neste møte. Kontrollutvalget ber om at det legges fram en sak om behovet for ytterligere revisjon på området til neste møte. en ble gjennomlest og godkjent i møtet.