INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 30. oktober kl. 09.30 i Rissa. Saker til behandling: SAK 23 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL SAK 24 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 25 3. KVARTALSRAPPORT SAK 26 BUDSJETT 2016 Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon 73858590. Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder Side 1
SAK 23/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS. 29.09.15 kl. 09.30-11.30 Til stede : Kjell Sverre Tung, Ole Hyllmark, Laila Lund, Marit Rennan og Gro Kristiansen deltok på møte. Forfall : Andre : Ola Sørås SAK 20/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den 21.08.2015 fra sak 16/15 til 19/15. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den 21.08.2015 fra sak 16/15 til 19/15. SAK 21/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger: Ved gjennomgang av den regionale avfallsstrategien, ble følgende punkter påpekt: o Det foreslås at strukturen på strategien endres til et kort hoveddokument som inneholder målene. Resten kan ligge som vedlegg. o Det foreslås at strategien gjøres mer generell ved at målene beholdes i hoveddokumentet, men at tiltakene kan gjøres om til eksempel som kan stå i vedleggene. Det bør være opp til hvert enkelt selskap å finne tiltak. Det ble informert om at kommunene er invitert til møte angående samarbeidsavtaler før neste anbud på slam. Strategiseminar gjennomføres 4. desember. Vedtak: 1. Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. 2. Styret ber administrasjonen ta med synspunkter angående felles avfallsstrategi til styringsgruppen for SESM. SAK 22/15 BUDSJETTFORUTSETNINGER I budsjettarbeidet for 2016 skal følgende legges til grunn: Statsbudsjettet er retningsgivende for lønns- og prisstigning. Priser: Tilsvarende priser som i eksisterende kontrakter legges til grunn både for varekostnader og transportkostnader. Side 2
Avfallsmengder: Avfallstype Avfallsmengde 2016 [tonn] Husholdningsavfall til forbrenning 4780 Grovavfall til sortering 2500 Papir 900 Papp 600 Plast 80 Metall 800 Trevirke 2000 Kvist/Hageavfall 900 Farlig avfall 400 Slam 1750 Vedtak: I budsjettarbeidet for 2016 skal følgende legges til grunn: Statsbudsjettet er retningsgivende for lønns- og prisstigning. Priser: Tilsvarende priser som i eksisterende kontrakter legges til grunn både for varekostnader og transportkostnader. Avfallsmengder: Avfallstype Avfallsmengde 2016 [tonn] Husholdningsavfall til forbrenning 4780 Grovavfall til sortering 2500 Papir 900 Papp 600 Plast 80 Metall 800 Trevirke 2000 Kvist/Hageavfall 900 Farlig avfall 400 Slam 1750 Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Marit Rennan Gro Kristiansen Styret godkjenner protokollen fra møte den 29.09.2015 fra sak 20/15 til 22/15. Side 3
SAK 24/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Driftsorientering Sykefravær hittil i år 1,3 % Stabil drift på alle avdelinger Regnskap - Det vises til sak 25/15. Møte med Fosen Kommunerevisjon Torsdag 1. oktober ble det gjennomført et møte mellom Fosen kommunerevisjon v/stig Ove Sletten og Monica Larsen og Fosen Renovasjon IKS. Møtet var varslet på forhånd. Det ble gjennomgått rutiner, avtaler, lover og systemer. Møte slam 8. oktober ble det gjennomført et møte med representanter fra kommunene som er med på slamsamarbeidet. Det ble enighet om at alle må skrive under avtale for å være med på samarbeidet. Dette må gjøres før vi går ut på nytt anbud. Plukkanalyser I forbindelse med SESAM-prosjektet er det lyst ut anbud på gjennomføring av plukkanalyser for selskapene. Mepex vant anbudet og det jobbes nå med analysen. Foreløpige resultater viser at sammensetning er relativt lik i selskapene. Det er som forventet mye matavfall ca 50 % og ca 10 % plast. Detaljerte resultater er ikke ferdig produsert enda. Komprimo Miljøpartnerne har gått inn med økonomisk støtte til et forskningsprosjekt som kan vise seg å bli nyttig for SESAM-samarbeidet. Det blir gitt en kort presentasjon i møtet. Status marked Det gi en kort informasjon om markedet. Retningslinjer for fritak Administrasjonen har laget egne retningslinjer for fritak fra renovasjonsgebyret. Det er ønskelig at disse vedtas av styret. Dette legges fram som egen sak ved neste styremøte. Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 4
SAK 25/15 Vedlegg: Vedlegg 1 3. KVARTALSRAPPORT 3. kvartalsrapport detaljert Saksopplysninger: Oversikten nedenfor viser hovedtallene for regnskapet. Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr -18 759 269 kr -18 504 710 kr -5 346 352 kr -4 734 900 kr -7 355 095 kr -7 180 751 SUM VAREKOSTNADER kr 4 169 975 kr 3 557 332 kr 1 567 099 kr 1 242 600 kr 729 038 kr 837 520 SUM PERSONALKOSTNADER kr 1 742 956 kr 1 698 901 kr 1 128 695 kr 970 800 kr 821 679 kr 800 910 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 12 827 514 kr 13 226 078 kr 2 357 882 kr 2 192 561 kr 5 517 562 kr 5 558 300 SUM FINANSINNTEKTER kr -57 940 kr -105 657 kr -23 379 kr -1 512 kr -21 346 kr -32 181 SUM FINANSKOSTNADER kr 141 148 kr 103 886 kr 26 139 kr 17 798 kr 6 970 kr 5 590 Totalt kr 64 385 kr -24 170 kr -289 916* kr -312 653* kr -301 191 kr -10 611 *Før skatt Regnskap og budsjett er justert basert på framdrift i arbeidet. Estimert årsregnskap er vist i tabell under Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr -24 773 323 kr -24 532 900 kr -7 123 183 kr -6 313 200 kr -9 322 629 kr -9 105 200 SUM VAREKOSTNADER kr 5 360 503 kr 4 680 700 kr 1 987 842 kr 1 656 800 kr 911 298 kr 1 046 900 SUM PERSONALKOSTNADER kr 2 442 436 kr 2 330 600 kr 1 572 638 kr 1 331 800 kr 1 151 434 kr 1 098 700 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 16 911 647 kr 17 526 400 kr 3 138 540 kr 2 926 800 kr 6 968 748 kr 6 992 700 SUM FINANSINNTEKTER kr -77 254 kr -143 300 kr -31 173 kr -1 900 kr -28 462 kr -40 600 SUM FINANSKOSTNADER kr 141 643 kr 138 500 kr 26 230 kr 23 700 kr 6 995 kr 7 500 Totalt kr 5 652 0 kr -429 105* kr -376 000* kr -312 617 0 *Før skatt Slam Ut fra gjennomføringsplan for 2015 skal alle tanker tømmes i månedene mars til oktober. Basert på fremdriftsplan er 80 % av arbeidet ferdigstilt ved utgangen av september. Dette er lagt til grunn for periodisering for kostnader som er direkte knyttet til innsamling og behandling av slammet. Andre utgifter som administrasjon fordeles jevnt utover året. Inntektene er periodisert med tilsvarende fordeling som utgiftene. Renovasjon De største utgiftspostene er justert basert på framdrift og erfaringstall fra tidligere år. Andre utgifter som administrasjon fordeles jevnt utover året. Inntektene er periodisert med tilsvarende fordeling som utgiftene. Fordeling av utgifter mellom renovasjon husholdning og renovasjon næring er basert på registrerte volum for de fraksjonene dette er tilgjengelig. For andre utgiftsposter er det estimert fordelingsnøkler. Det er noe usikkerhet i noen fordelingsnøkler, da det har vært vanskelig å ta ut mengderapporter fra systemet. Side 5
Vurderinger: Totalt sett vil en si at driften av Fosen Renovasjon skjer i samsvar med de forutsetninger som er lagt. Renovasjon husholdning Tredjekvartalsrapporten viser et lite underskudd på renovasjon husholdning. Inntekter følger stort sett budsjett på alle konto. Varekostnader er vesentlig høyere enn budsjettert. Dette skyldes økte mengder av fraksjoner med høy behandlingskostnad som impregnert trevirke, vindu og farlig avfall. I tillegg har mengden trevirke økt. Andre driftskostnader er noe under budsjett. Dette gjelder spesielt noen poster på vedlikehold. Dette skyldes at det har vært mindre vedlikeholdsoppgaver enn tidligere, men også at en del oppgaver er blitt utført av servicebilsjåfør. Personalkostnader, finansinntekter og finanskostnader er noe over budsjett og skyldes økt bruk av overtid. Renovasjon næring Tredjekvartalsrapporten viser overskudd på næring som budsjettert. Inntekter er vesentlig høyere enn budsjettert som følge av økte mengder, men dette veies opp av tilsvarende økte kostnader på transport og behandling. Slam Tredjekvartalsrapproten viser et overskudd på slam. Inntektene er i noe høyere enn budsjett dette skyldes økte antall abonnenter og noe underbudsjettering. Varekostnader er noe lavere enn budsjett. De siste årene har mengdene slam som er levert til behandling økt betydelig. Det er ikke funnet noen endelig forklaring på dette, men det kan tyde på at kvaliteten på slamtømmingen har vært dårlig, og at den er forbedret de siste årene. Denne trenden har nå snudd og det ligger an til en lavere mengde enn budsjettert. Andre driftskostnader stemmer bra med budsjett. 1. Styret tar regnskapskontrollen for tredje kvartal 2015 til etterretning. 2. Estimert underskudd dekkes ved bruk av fond. Side 6
SAK 26/15 BUDSJETT 2016 Vedlegg: Vedlegg 2 Budsjett 2016 Vedlegg 3 Økonomiplan med investeringsbudsjett Saksopplysninger: Budsjett 2016 Budsjettforutsetninger vedtatt i sak 22/15 er lagt til grunn for budsjettet. Lønns- og prisstigning følger statsbudsjettet, mens prisstigning for kontraktsfestet transport er hentet fra statistisk sentralbyrås sider med lastebilindekser. Lønnsstigning 3,5 %. Prisstigning 2,1 %. To akslet lastebil, renovasjonsbil (aug14-okt15) 0,85 %. Tømmertransport, 3- akslet bil med henger (oktober-oktober) 0,55% Planlagte investeringer er vist i vedlagt investeringsplan, Vedlegg 3. Ut over normal drift, er det satt av midler til følgende prosjekt i 2016: Forprosjekt - sentralt ettersorteringsanlegg 150 000 Anbud innsamling slam 100 000 Videreutvikling av GPS programvare og tilpasninger ny kundedatabase 100 000 Detaljregistrering slam 100 000 Estimert årsregnskap er vist i tabell under. Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr -24 773 323 kr -24 532 900 kr -7 123 183 kr -6 313 200 kr -9 322 629 kr -9 105 200 SUM VAREKOSTNADER kr 5 360 503 kr 4 680 700 kr 1 987 842 kr 1 656 800 kr 911 298 kr 1 046 900 SUM PERSONALKOSTNADER kr 2 442 436 kr 2 330 600 kr 1 572 638 kr 1 331 800 kr 1 151 434 kr 1 098 700 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 16 911 647 kr 17 526 400 kr 3 138 540 kr 2 926 800 kr 6 968 748 kr 6 992 700 SUM FINANSINNTEKTER kr -77 254 kr -143 300 kr -31 173 kr -1 900 kr -28 462 kr -40 600 SUM FINANSKOSTNADER kr 141 643 kr 138 500 kr 26 230 kr 23 700 kr 6 995 kr 7 500 Totalt kr 5 652 0 kr -429 105* kr -376 000* kr -312 617 0 *Før skatt Detaljert budsjett er vist i Vedlegg 2. Oppsummert budsjett er vist i tabell under: Husholdning Næring Slam Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2015 Budsjett 2016 SUM INNTEKTER kr -24 532 900 kr -24 643 915 kr -6 313 200 kr -7 250 250 kr -9 105 200 kr -9 322 629 SUM VAREKOSTNADER kr 4 680 700 kr 5 803 032 kr 1 656 800 kr 2 154 307 kr 1 046 900 kr 939 831 SUM PERSONALKOSTNADER kr 2 330 600 kr 2 531 451 kr 1 331 800 kr 1 568 203 kr 1 098 700 kr 1 193 398 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 17 526 400 kr 16 750 060 kr 2 926 800 kr 3 111 895 kr 6 992 700 kr 7 271 756 SUM FINANSINNTEKTER kr -143 300 kr -78 876 kr -1 900 kr -31 827 kr -40 600 kr -29 060 SUM FINANSKOSTNADER kr 138 500 kr 144 880 kr 23 700 kr 26 830 kr 7 500 kr 7 155 Totalt kr 506 632 kr -376 000* kr -420 843* kr 60 450 *Før skatt Side 7
Tabellen under viser utviklingen av selvkostfondene de siste årene og estimat for 2015 Selvkostfond Renovasjon husholdning Slam 31.12.2015 (estimat) 5 732 643 2 387 547 31.12.2014 5 734 470 2 080 113 31.12.2013 6 396 876 2 030 851 31.12.2012 6 907 426 2 214 512 31.12.2011 5 962 359 1 518 399 31.12.2010 3 142 222 538 854 31.12.2009 3 118 436 31.12.2008 4 515 118 I tillegg har selskapet et næringsfond. Dette består av både midler som er bundet i aksjer og frie midler. Fordeling driftsfond Frie midler Aksjer 31.12.2015 (estimat) kr 1 108 542 2 015 100 31.12.2014 795 295 2 015 100 31.12.2013 1 883 696 515 100 31.12.2012 1 577 829 515 100 31.12.2011 1 377 189 515 100 31.12.2010 1 291 624 515 100 31.12.2009 1 300 000 515 100 31.12.2008 1 300 000 515 100 Økonomiplan 2016-2019 Det er ikke planlagt store endringer i driften de fire neste årene. Det planlegges et sentralt ettersorteringsanlegg, men dette vil mest sannsynlig ikke realiseres før tidligst i 2020. De fleste stor kontrakter har vært ute på anbud de siste årene og vil vare gjennom perioden for økonomiplanen. Det legges opp til en del større investeringer i perioden. Alle investeringer finansieres med banklån. Det forutsettes at fortsatt lav rente 1,5-2%, og en prisvekst på 3,5%. Den vedlagte investeringsplanen tar med de prosjekter som kan være aktuelle å gjennomføre i perioden. Erfaringsmessig blir ikke alle prosjekt realisert evt. blir de skjøvet i tid. For beregningene for bokført verdi og gjeld er derfor investeringskostnadene justert med en faktor 0,5. Det legges opp til en styrt nedjustering av selvkostfondene ved å holde gebyrene uforandret evt. en liten økning. Vurderinger: Renovasjon husholdning Ut over gebyrene består inntektene av varesalg. Disse inntektene er avhengig av mengde og pris. Varemengdene er relativt stabile, men det er noe usikkerhet i prismarkedet. Spesielt har metallprisen gått ned i den siste tiden. Varekostnadene øker som følge av økte mengder til gjenvinningsstasjonene. Dette gjelder spesielt grovavfall og treverk. Side 8
Personalkostnadene øker som følge av ny ansettelse av medarbeider på servicebil. Dette veies opp av lavere kostnader på kjøpte tjenester som gjenspeiles i at driftskostnader har gått ned. Dette skyldes i tillegg lavere priser på innsamling med ny kontraktør, samt lavere kostnader på vedlikehold av gjenvinningsstasjonene. Renovasjon næring 2015 har vært et år med svært stor aktivitet på næringsrenovasjon med store prosjekter. Det budsjetteres med tilsvarende aktivitet i 2016. Utgiftene følger i stor grad inntektene både når det gjelder varekostnader og transportkostnader. Størst usikkerhet er knyttet til varepris for grovavfall som skal på anbud. Slam Budsjettet for 2015 var noe underestimert på inntektssiden, noe som må korrigeres i budsjett for 2016. Det forventes noe økte utgifter i forbindelse med utbedring av EDB-systemet, samt kostnader i forbindelse med nye anbud. Den største usikkerheten er kostnader på behandling av slammet som skal på anbud. Gebyr Det har vært positive driftsfond både på renovasjon husholdning og slam over flere år. Det foreslås derfor et budsjett uten gebyrøkning. For renovasjon er det budsjettert med 0,5 mil i negativt resultat. For at budsjettet skulle gått i balanse, ville det vært nødvendig med en gebyrøkning på 1,5%. Den lave økningen skyldes reduserte kostnader på innsamling, samt at begrenset økning av prisindeksene som regulerer de største kontraktene. I tillegg er det budsjettert stramt som følge av driftsfondets størrelse. For slam er det foreslått å holde gebyrene uforandret. Det er budsjettert med 60 000 i negativt resultat. For at budsjettet skulle gått i balanse ville det vært nødvendig med en gebyrøkning på 0,7 %. Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2016 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning i 2016. Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 4. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 522,- og en pris pr. kbm. på kr. 283,-, begge priser eks. mva. 5. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 6. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes. Side 9