Vi skal gjøre Skien tydeligere! Kommunikasjonsstrategi 2014 2019

Vi skal gjøre Skien tydeligere! Kommunikasjonsstrategi 2014 2019 1

Innhold Vi skal gjøre Skien tydeligere! 3 Omdømme 9 Kommunikasjon i tjenestene 20 Intern kommunikasjon 26 Mediekontakt 32 Hvordan strategien skal realiseres 35 Hvem vil vel være utydelig? Eller verre, ubetydelig? Hensikten med denne kommunikasjonsstrategien er å gjøre Skien tydeligere. Det er på tide at Skien tar tilbake rollen som en tydelig, førende og viktig aktør både lokalt og nasjonalt. Dette skal gjøres ved å øke oppmerksomheten om Skien som sted, og ved å tydeliggjøre kommunens tjenestetilbud til innbyggerne. Skien den gode og inkluderende møteplass er visjonen vår. Samfunnsplanen definerer tre mål for å gjøre denne visjonen levende: Legge til rette for det gode livsløpet; med fokus på barn og unge By- og næringsutvikling i et regionalt perspektiv Miljø og bærekraft Skal kommunen oppnå disse målene, må vi drive aktivt kommunikasjonsarbeid på flere måter. Gi faktabasert informasjon om tjenestene Forventningene i samfunnet til hva kommunen skal levere øker. Vi vet at ressursene ikke øker i takt med disse forventningene, men hvordan kan vi likevel møte innbyggernes forventninger på best mulig måte? Vi må gi lett tilgjengelig informasjon om tjenestene og driften vår. En vesentlig del av dette er hvor grensene går mellom hva kommunen leverer og hva den enkelte må ta ansvar for selv. Dette forebygger misforståelser, og innbyggerne vet hva de har å forholde seg til og får innfridd forventningene til hva de får. Vi må jobbe for å få ut gode og nyanserte situasjonsbeskrivelser av hvordan situasjonen er i tjenestene. Når vi leverer så mange tjenester som vi gjør, klarer vi ikke alltid å tilfredsstille alle. Det er de misfornøyde som ofte roper høyest, og vi ser at noen av disse sakene blir «sannheter om tjenesten» i interessegrupper eller i mediene. Vi vet vi har et stort og godt tjenestetilbud, og mange gode saker som kan løftes frem. Det et stort potensial for å bygge et positivt omdømme eksternt, og skape inspirasjon internt. Markedsføre hva vi har å tilby For å utvikle Skien for fremtiden er det satt mål om at vi skal øke innbyggertallet i kommunen, ha økt næringsvirksomhet gjennom vekst i eksisterende og ny næring, og øke besøk og turisme til Skien. Det innebærer at vi både må ha et attraktivt tilbud OG kommunisere det slik at folk i og utenfor regionen vet om det. Vi har et stykke vei å gå i forhold til å formidle tyde- 2 3

lige fremtidsbilder av de store tjenestene og samfunnsutviklingen i Skien. Dette er viktig fordi det viser at vi er et spennende samfunn som endrer oss slik at Skien vil være et godt sted å bo også i fremtiden. Sørge for god kommunikasjon internt og eksternt For å kunne kommunisere godt med omgivelsene er det en forutsetning at vi har god intern kommunikasjon med våre ledere og medarbeidere. Som kommune har vi MANGE kontaktpunkter til «verdenen på utsiden», og det er viktig at våre medarbeidere kan formidle informasjon, forklare hvorfor ting er som de er, ta med innspill fra brukere og pårørende inn i organisasjonen og ikke minst være gode ambassadører for alt det gode som skjer. Dette stiller krav til at ledere og medarbeidere opplever et eget ansvar for å formidle kunnskap og erfaringer med kollegaer, at det finnes interne kommunikasjonskanaler som når medarbeiderne, og at politikere og administrasjon ikke gir motstridende opplysninger til innbyggerne. Det innebærer også at vi aktivt henter inn innspill fra brukere og innbyggere for å utvikle tjenestene og organisasjonen. Fire kommunikasjonsmål Det er satt fire mål for det systematiske kommunikasjonsarbeidet de neste fem årene. De to første handler om oppdragene vi skal løse, og de to neste dreier seg primært om kommunikasjon i organisasjonen vår og hvordan vi skal være profesjonelle kommunikatører. MÅL: 1 2 3 4 Innbyggerne skal være stolte, ative ambassadører for Skien. Tjenestene skal ha godt omdømme og høy tillit. Medarbeidere skal ha god kunnskap om kommunen, egen enhets tjenester og skal være stolte over egen arbeidsplass. Kommunens mediekontakt skal være profesjonell, og Skien skal være mer synlig i nasjonale medier. Bakgrunnsinformasjon For mer informasjon om prosessen og undersøkelsene i forbindelse med utarbeidelse av strategien, se kartleggingsrapport «Mye mer enn frisk luft» på www.skien.kommune.no 4 FOTO: Safaa Alwan

Hovedbudskap Vannvittig bra i tusenvis av år! Handel Opplevelse Innovasjon

Vannvittig bra i tusenvis av år! Når vi spør folk hva de syns er positivt med Skien, så er det disse begrepene som går igjen. Skiens lange historie som går flere tusen år tilbake viser at Skien har vært en god møteplass for folk og næringsvirksomhet. Det har vi ambisjoner om å være i tusenvis av år til. Vannvittig bra i tusenvis av år viser også til byen ved vannet, som har vært viktig, og vil fremdeles være viktig for byens utvikling. Og ikke minst vi har masse bra og tilby for alle som har lyst å bo, besøke eller drive bedrift hos oss. Handel, fordi vi er regionens største handelsby, med 50 % av all omsetning i Telemark. Vi vet at folk kommer langveisfra fordi vi har så stort utvalg av handelskonsepter. Dette er en av de eldste og mest livskraftige næringene vi har. Dette er det folk synes Skien er sterk på Opplevelse, fordi mange kommer til oss for å besøke Ibsens barndomsby, reise med Telemarkskanalen, besøke matfestivalen, kose seg i Skien fritidspark, gå på konserter og teater på alle de små og store scenene våre, delta på et stort spekter av idrettsarrangementer, hoppe i fallskjerm, delta i påsketravet og mye mer! Innovasjon, fordi vi ligger høyt i Norgessammenheng når de gjelder oppstart av nye bedrifter, og det har vokst frem et stort og spennende miljø med mange små- og mellomstorebedrifter blant annet på Klosterøya. 8 9 FOTO: Dag Jenssen

1 Omdømme Innbyggerne skal være stolte, aktive ambassadører for Skien. Hovedresultater Vi vet at det som tiltrekker folk til et sted enten er arbeid eller stedlig attraktivitet. Stedlig attraktivitet går på hvordan folk oppfatter kommunen i forhold til det å bo, besøke og drive bedrift. Borgerskåren Spørsmål 1: Tjenestetilfredshet Samlespørsmål 2: Omdømme 64 63 67 68 72 75 Innbyggerne oppfatter Skien som et trygt og godt sted å være, med kommunale tjenester på snittet av landet, men vi skårer dårligere sammenliknet med andre større byer i Norge på tilbud og muligheter. Folk oppfatter at vi har gode muligheter til natur- og friluftsliv, men mindre å tilby når det gjelder jobb- utdannings- og næringsmuligheter, og tilbud til turistene. Dette slår seg og ut i en dårlig skår på hvorvidt man anbefaler kommunens som et bosted til andre. Vi har sett på oppfatninger om Skien sentrum, fordi bykjernen er en viktig symbolbærer for hva slags sted vi er. Kun 5 % av innbyggerne kan nevne positive assosiasjoner når de skal nevne sine første assosiasjoner til sentrum. Så selv om Skiens Kommunenes tjenester Tilbud og muligheter Trygghet i hverdagen Demokrati Kommunenes som organinsasjon Tilknytning og tilhørighet Anbefale komunen som bosted Bor i kommunene om fem år = signifikant høyere enn storby = signifikant lavere enn storby 41 Skien Storby 53 60 61 63 62 57 58 72 73 67 76 75 77 0 25 50 75 59 73 10 11 FOTO: Marianne Synnes Kaasa

omdømme generelt er ganske godt, har Skien sentrum en spesiell utfordring. Det positive er at vi vet at det er et stort engasjement og interesse for utvikling av byen vår. Når det gjelder folk utenfor regionen vår vet vi at vi er «den hvite flekken» på kartet. Vi blir sjelden eller aldri nevnt i nasjonale medier og fagtidsskrifter. Skien har et tett skjebnefellesskap med våre nabokommuner i Grenland. Vi er i praksis ett bo- og arbeidsområde, og derfor er omdømmet til Grenland viktig for Skien. Vi vet at påfallende mange (42%) utenfor regionen vår ikke har et definert inntrykk av Grenland. De som har et inntrykk av oss er mindre positive enn vår egen befolkning. Skien er attraktiv som boligby blandt egne innbyggere. Hele 20 % av et representativt utvalg av befolkningen svarte at de kunne tenke seg å flytte til sentrum. For å ta vare på denne positive oppfatningen, kan det være viktig å ha kommunikasjonstiltak som underbygger kvalitetene med å bo i sentrum, vise frem tilbud, bevisstgjøre på grøntområder og opplevelsesfaktorer mm. Attraktiviteten til sentrum er sterkt knyttet opp til handel og kultur/aktiviteter/restaurant/cafeer. Vi vet også at som boligområde i regionen er Skien viktig. Det er mange som pendler ut til nærliggende kommuner for å arbeide, men som har bosatt seg og trives i Skien. Dette innebærer et tett samarbeid med ikke-kommunale aktører, og selvsagt reiselivsselskapene Visit Grenland og Telemarksreiser. Skien som næringsby Oppfatningen om at Skien er en sterk næringsby med mangfoldig og spennende næringsliv er ikke spesielt sterk blant innbyggerne våre. Vi må profilere hvilke næringer vi er gode på, slik at vi kan bygge opp under disse både i forhold til å tiltrekke oss arbeidskraft og investorer. I tillegg har vi en kultur i befolkningen som gjør at vi verken er spesielt bevisst på hva som er bra i Skien, eller snakker høyt til andre om alt det fine vi har å tilby. Vi ser for eksempel at hvis vi spør om Skien har noe å vise frem til besøkende eller turister, er det lav respons. Inntil de får tenkt seg om, og da er det jammen mye som kan nevnes. Det kan se ut til at vi også har en kultur for at, hvis vi snakker høyt om noe, er det gjerne med et kritisk fortegn. Vi har rett og slett lite engasjerte ambassadører som selger oss dårlig utad. En forutsetning for å bli mer synlige utenfor regionen er at vi får en bedre selvfølelse i vår egen by. Vi konsentrerer omdømmearbeidet den kommende perioden på egen befolkning. Skiens besøksattraksjoner Skien har reelle attraksjoner som har god opplevelsesverdi, og vi tiltrekker folk utenfra som kommer hit for å oppleve vårt mangfoldige tilbud. Det å ha attraksjoner, noe å vise frem og identifisere seg med, skaper stolthet over eget sted. Utvikling av innholdet i attraksjonene er noe som går hånd i hanske med markedsføringsarbeidet. Vi må både ha noe spennende å vise frem OG kommunisere det. Spesielt skal fire områder løftes frem: Henrik Ibsens barndomsby Norges eneste kanalby Matbyen og Mersmak Arrangementer og aktiviteter Spesielt disse næringene er viktige for Skien: servicevirksomheter helse innovasjon handel offentlige virksomheter landbruk opplevelser (IKT, helse, bioteknologi) bank og finans 12 13 FOTO: Linda Farstad

Vannvittig bra i tusenvis av år! handel - opplevelse - innovajon BO BESØKE BEDRIFT Skien er en BY Skien er akkurat passe stor Den er urban, har kafeer, restauranter og uteliv men også liten nok til å kjenne naboen, treffe på kjente, kort vei mellom aktiviteter, mye bolig for pengene og gode bomiljø. Vi har alt du trenger, og resten av verden er like ved Geografisk nærhet til Oslo og resten av verden. Vi lager gode dager 399 kommunale tjenester Stor bredde i sjenestetilbudet Faglig profesjonelle medarbeidere Henrik Ibsens fødeby Venstøp, Snipetorp, inspirasjon til litterære verker Norges eneste kanalby To vannspeil, starten på Telemarkskanalen Mersmak og mat Matfestivalen, lokale leverandører, nye matkonsepter Arrangementer og aktiviteter Skien Fritidspark Mange små og store scener Kulturhus Kunsternbyen Bakgårder Stor bredde i idrett og ekstremsport Musikk og konserter Handel Står for 50% av Telemarks handel En næring med tusenårige tradisjoner Helse Teknologi, kompetanse og tjenester Bank og finans Service Velvære, opplevelser Offentlige virksomheter Landbruk Store på økologisk landbruk ODD fotball 14 15 Næringsområder Klosterøya Rødmyr, Herkules, Skien sentrum Nenset Vold Borgestad

Vi må vinne våre egne innbyggere! For å få til det skal vi jobbe med disse strategiene: 1. Kommunen er samarbeidspartner og pådriver i prosjektet «Profilering og markedsføring av Skien sentrum». Dette er et underprosjekt av Skien 2020, og er samarbeidsprosjekt mellom kommunen, gårdeiere, næringsdrivende og eiendomsutviklere. Mandat og oppgaver er ennå ikke klart vi skal gå veien sammen. Sentrum sitt omdømme er et resultat av oppfatninger som er skapt over tid, og med rot i reelle endringer i aktivitetsnivået i byen. Derfor må det også noen synlige, reelle endringer til i tiden som kommer for å endre de negative oppfatningene. Gjennom kommunikasjonstiltak kan vi løfte frem de positive endringene, bevisstgjøre folk på at nå skjer det noe. Siden det i dag ikke ligger planer som dramatisk, fysisk endrer sentrum på kort tid, står man i fare for at det vil ta veldig lang tid før folk endrer oppfatninger hvis vi ikke hjelper til ved aktivt å vise frem det som skjer. 2. Kommunen er pådriver og samarbeidspartner for å øke kunnskap og informasjon om kulturtilbudet i byen Det henger sammen med arbeidet som skal gjøres i Skien 2020, og er konkret et prosjekt som settes i gang av utviklingsstaben i Kultur i forbindelse med «Arrangementsbyen». Det er et behov for å samordne kulturaktørene i markedsarbeidet, slik at de besøkende lettere finner informasjon om tilbudet. En samordning vil kunne stimulere til økt bruk. 3. Kommunen er aktiv i samarbeidet om profilering av Grenland og Telemark Som en oppfølging av Strategisk næringsplan utarbeides det en markedsplan. Kommunen skal delta aktivt i dette arbeidet. Profileringsarbeidet i reiseliv er viktig for Skien. Aktivt arbeid med reiselivsselskapene våre Visit Grenland og Telemarkreiser er viktig for å få større oppmerksomhet rundt Skiens attraksjoner. 4. Vi profilerer oss aktivt mot potensielle nye medarbeidere og aktuelle fagmiljøer Kommunen selv som arbeidsgiver har et uutnyttet potensial i forhold til å være mer aktiv med å profilere oss som attraktiv arbeidsgiver overfor de kompetansemiljøene vi trenger å rekruttere fra. En tydelig rekrutteringsstrategi som inkluderer profileringstiltak er et viktig bidrag. Vi skal i dette profileringsarbeidet løfte frem: a. Henrik Ibsens barndomsby b. Norges eneste kanalby c. Matbyen og Mersmak d. Arrangementer og aktiviteter Skien fritidspark, kulturhusene våre, store arrangement, mange mindre scener, fasiliteter for adrenalinsport med mer. Skien er Ibsens fødeby, den eneste i verden! Målgrupper: Innbyggere, næringsforeninger, frivillige organisasjoner, media Ansvar: Kommunikasjonsfunksjon; Byutvikling, drift og kultur; HR Måleparametre: Befolkningsundersøkelse, Sentrumsundersøkelse om 4 år, antall og omfang av konkrete omdømmeprosjekter/-tiltak 16 17 FOTO: Dag Jenssen

Hovedbudskap Vi lager gode dager! FOTO: Dag Jenssen

2 Kommunikasjon i tjenestene Tjenestene skal ha godt omdømme og høy tillit. Kunnskap, informasjon og omdømme til tjenestene bygges hver dag i møtet med brukere, pårørende og befolkningen for øvrig. I alt yter Skien kommune 339 ulike tjenester. Mange tjenester har et godt omdømme i dag, og må jobbes med for å opprettholdes. De tjenestene som ikke har godt omdømme, må det arbeides aktivt med enten ved å forbedre selve tjenesten og/eller kommunikasjonen rundt den. I forhold til gjennomsnittet av storbyene i Norge kommer den generelle oppfatningen i befolkningen av enkelttjenestene ut som følger: Barnehager og renovasjon kommer godt ut Helsetjenester, vann og avløp, veier, gang- og sykkelstier ligger på snitt Næringsutvikling, grunnskole og eldreomsorg ligger under snitt Kulturtilbud ligger under snitt sammenliknet med storbyene, men langt over snitt når vi sammenlikner oss med landet for øvrig NAV ble ikke målt, men brukerundersøkelser viser at folk har en mer positiv oppfatning av NAV i dag, og brukerne er i snitt godt fornøyd. Ansvaret for god kommunikasjon i tjenesten er ledere og medarbeidere som arbeider med de ulike tjenestene til daglig. Kommunen skal jobbe med disse strategiene: 1. Aktiv dialog med brukere og pårørende For å kunne kommunisere godt med brukere og pårørende av tjenestene må vi vite hva de opplever og har behov for. Alle enheter skal derfor gjennomføre en eller annen form for brukerundersøkelser (kvalitative eller kvantitative) tilpasset brukergruppen og type tjenesten. Innspill fra disse undersøkelsene skal legges det inn i enhetenes utviklingsplaner. For eksempel kan det være behov for andre møtepunkter med brukere eller pårørende. Er det behov for at det utarbeides noe brosjyremateriell? Er språket vi bruker tilpasset de vi arbeider mot? 2. Kundeorienterte og serviceinnstilte medarbeidere Vi yter tjenester og service til innbyggerne. Dette må også reflekteres i hvordan vi behandler de vi skal betjene. Dette skaper også det beste grunnlaget for en god og konstruktiv dialog, 20 21 FOTO: Max Emanuelson

og konflikter reduseres. Vi skal derfor ha tiltak som bevisstgjør på serviceinnstilling og kundeorientering og hva det betyr i hverdagen. 3. God kunnskap om egne og relaterte enheters tjenester Både kunnskap om tjenesten/relaterte tjenester OG å oppleve at man har et formidlingsansvar er viktig. Den enkelte medarbeider må i tillegg ha et aktivt forhold til å søke informasjon om relaterte tjenester. Lokalt arbeid for å se på hvor godt medarbeidere kommuniserer i tjenestene vil være viktig i forhold til dette. Enhetens leder har ansvar for at god informasjon er lett tilgjengelig, og stimulerer til interesse for egen og tilstøtende virksomhet. 4. Egen kommunikasjonsplan for større prosjekt/tiltak Planen skal definere konkrete tiltak og hvem som har ansvaret for å utføre dem. Vi ser at mange prosjekter har definert kommunikasjonstiltak, men disse er ikke alltid vurdert ut i fra målgruppenes behov, eller blir fulgt opp slik at de faktisk finner sted. Alle viktige tiltak/ prosjekter bør ha godt med informasjon FØR UNDER ETTER tiltak/prosjektet er i gang og utført, og i en form som gjør at de som er interessert i saken opplever at de har fått forståelig informasjon. 5. Aktivt løfte frem gode, nyanserte saker i interne og eksterne kanaler Er det noe vi jobber med som andre kan ha nytte av? Kan vi vise frem gode resultater, som både viser hva vi gjør og som også skaper stolthet blant medarbeiderne? Går det an å sette lokale mål på x antall saker man skal ha løftet frem internt eller eksternt i løpet av et år? De er de som arbeider med tiltak, saker eller prosjekter har ansvaret for å løfte frem at de har en sak. Kommunen har mange kommunikasjonskanaler som kan benyttes. De digitale som er e-post, Ansattportal, www.skien.kommune. no, Skien byen i mitt hjerte (facebook), og kommunes sider på Flickr, Instagram og Twitter. Vi har mange brukere internt og ekstern som er innom disse kanalene i løpet av et år, og vi ser at både interesseorganisasjoner og media videreformidler informasjon som blir lagt ut. Og så har vi de fysiske kanalene som møter, brosjyremateriell og våre større publikumsrettede virksomheter som Servicesenteret, biblioteket og NAV. Det finnes eksterne kanaler hvor vi kan få plass til våre saker. Lokalmediene, nasjonale medier, interesseorganisasjoner som næringsforeningene, brukerorganisasjoner, ideelle organisasjoner. Kommunikasjonsfunksjonen kan bistå med å lage saken i et format tilpasset målgruppen og kanalen. FOTO: Marianne Synnes Kaasa Målgrupper Brukere, pårørende, brukerrepresentanter, kommunens medarbeidere, innbyggere, media, interesseorganisasjoner Ansvar: Rådmannens ledergruppe; fagsjefer og enhetsledere Måleparameter: Brukerundersøkelse (kvantitativ/kvalitativ) gjennomført i alle enheter, antall gjennomførte kommunikasjonstiltak for primære målgrupper FOTO: Max Emanuelson? 22 23

Hovedbudskap God intern kommunikasjon = god ekstern kommunikasjon FOTO: Dag Jenssen

Intern kommunikasjon 3 Medarbeidere skal ha god kunnskap om kommunen, egen enhets tjenester og skal være stolte over egen arbeidsplass. Medarbeidere skal ha god kunnskap om kommunen, egne enhetstjenester og skal være stolte over egen arbeidsplass. Medarbeiderundersøkelsen viser at vi er ganske gjennomsnittlige i forhold til andre kommuner ved at folk opplever at de har tilstrekkelig informasjon i jobben sin. Stolthet over egen arbeidsplass og kommunen er variabel. Medarbeiderne savner mer informasjon om overordnede mål og drift av kommunen. Kommunen mangler interne effektive kommunikasjonskanaler. Få ca. 37 % - av kommunens ansatte har tilgang til ansattportal og epost, dette gjør det vanskelig å nå ut med rask og helhetlig informasjon. Det er ikke noe internt rundskriv/nyhetsbrev. Mye avhenger derfor i dag av aktive ledere som kommuniserer med sine ansatte. Ledere som er gode til å kommunisere er ingen selvfølge, spesielt hvis de får variabelt med informasjon selv. grad enn før setter folk likhetstegn med virksomheten og lederen. Lederen må derfor være sitt ansvar bevisst som representant internt og eksternt. Mye av lederfunksjonen internt dreier seg om å kommunisere. Det innebærer at lederen er bevisst sitt kommunikasjonsansvar overfor egne medarbeidere, kollegaer og egen leder. Vi bygger bedriftskultur med intern kommunikasjon. Et systematisk arbeid for å formidle verdier, gode historier og erfaringer er sett på som viktig for å skape engasjement, trivsel og gode ambassadører. Det er stor kraft i 4400 ansatte som forteller «vår» historie internt og eksternt. Eksternt har media fått en viktigere rolle, og offentlige virksomheter og tjenester får mer oppmerksomhet enn tidligere. Kommunikasjon er en kritisk lederkompetanse. Lederen har en rolle som symbolbærer for sin virksomhet. Vi vet at i større 26 27 FOTO: Cecilie Kult

Kommunen skal jobbe med disse strategiene: 1. Tilgang til digitale interne kommunikasjonskanalene Dette innebærer at alle medarbeidere skal ha en egen brukerident, som gir tilgang til egen e-post, tilgang til felles verktøy som ansattportal, kvalitetssystem mm. Det betyr ikke at alle har egen arbeids PC, men at alle har tilgang til en. 2. Kommunisere aktivt om mål og drift, og legge til rette for en kultur som skaper stolthet. Ledere skal ha et aktivt forhold til informasjon i hverdagen om mål, planer og generell drift og deltakelse i prosesser. Dette setter medarbeiderne i stand til å gjøre jobben sin godt og målrettet, og til å komme med forslag og ta initiativ. Spesielt er dette viktig i omstillingsprosesser, og her har kommunen en egen omstillingsrutine som skal følges. Opplæring av ledere i kommunikasjonskunnskap er et tema som skal løftes. Det er viktig for en leder at man er rimelig trygg på hvordan man kombinerer kommunikasjon med de andre driftsoppgavene, hvordan holde effektive møter, gode presentasjoner, hvordan kommunikasjon fungerer i et team, hvordan få folk i tale, og etablere dialog og ha en rimelig trygghet i forhold til media. 3. Søke og dele informasjon aktivt Alle medarbeidere har et selvstendig kommunikasjonsansvar. Medarbeiderne skal sørge for å være godt informert om eget arbeid og kommunen som helhet. Deling av erfaringer og kunnskap med kollegaer gjør oss til en bedre og mer profesjonell organisasjon. Den enkelte ansatte må etterspørre informasjon ved behov. Det skal legges bedre til rette for dette fra et overordnet nivå, med større bruk av Ansattportal og etablering av et internt, ikke-digitalt nyhetsbrev eller liknende. Målgrupper: Ledere, alle medarbeidere i Skien kommune Ansvar: Rådmannens ledergruppe; fagsjefer og enhetsledere; medarbeidere; kommunikasjonsfunksjon Måleparametre: Antall digitale brukeridenter, kommunikasjonsrelaterte spørsmål i medarbeiderundersøkelse 29

Hovedbudskap Vi gjør Skien synlig FOTO: Marianne Synnes Kaasa

Mediekontakt 4 Kommunens mediekontakt skal være profesjonell, og Skien skal være mer synlig i nasjonale medier. Kommunens mediekontakt skal være profesjonell, og Skien skal være mer synlig i nasjonale medier. Et godt forhold til mediene er viktig for kommunen. De er viktige aktører i samfunnsdebatten, og bringer mye informasjon ut til innbyggerne våre og andre som er interessert Skien. Det er primært lokalmediene Telemarksavisa og Varden som formidler det meste av det som skrives og sies om Skien. Lokal NRK formidler også noe om Skien i etermediene. Mediene har i overvekt nøytral eller positiv vinkling på sakene. Det innebærer at sakene om Skien i de fleste situasjonene kommer nyansert og/eller positivt ut. Allikevel har vi av og til saker som har et kritisk blikk på aktiviteten vår, og da er det viktig å håndtere dette profesjonelt. Det er ikke nødvendigvis en ulempe at vanskelige saker blir belyst i offentligheten. Vi arbeider ofte med komplekse situasjoner, mange behov som skal dekkes og knappe ressurser. Det er viktig at kommunen kan være åpen om dette for at innbyggerne skal kunne kjenne årsaker og konsekvenser. Problemet oppstår i det øyeblikket saker blir fremstilt unyansert. Da har vi som kommune et selvstendig ansvar for å belyse saken bredere. Når det gjelder dekning utenfor vår egen region er vi den «hvite flekken på kartet». Det er så godt som ikke referert til Skien i noen riksmedier, verken i 2010 eller 2012. Vi oppleves ikke som relevante. Vi synes ikke i noen statistikker. Våre politikere blir ikke intervjuobjekter i saker som er av nasjonal betydning. Konsekvensene i forhold til omdømme betyr at folk utenfor regionen ikke blir «minnet om at vi finnes» og gjennom det vurderer oss som et aktuelt alternativt sted å besøke, bo eller drive næring. Kommunen skal jobbe med disse strategiene: 1. Håndtere vanskelige enkeltsaker i mediene på en profesjonell måte Dette innebærer at ledere: Har en dialog med egen leder, medarbeidere og andre involverte i saken slik at alle sider blir belyst, og et hovedbudskap defineres. Blir enige om hvem som skal informere hva til hvem. Informer andre som kan komme til å måtte uttale seg om saken, som for eksempel utvalgsledere eller andre politikere. Er åpen og ærlig om sakens fakta innenfor det som er mulig i forhold til personvern. Offentliggjør raskt saken selv dersom man oppdager kritikkverdige forhold, slik at saken blir belyst så nyansert som mulig så raskt som mulig. Er tilgjengelig og serviceinnstilt dersom media ønsker uttalelser. Bruker et folkelig språk. Oppsøker kommunikasjonsfaglig bistand ved behov. 2. Profesjonalisere kontakten med media gjennom medietrening og opplæring Dette vil gi trygghet både til aktivt å ta kontakt med media, og til å opptre profesjonelt i de situasjoner hvor man selv blir kontaktet. Vi skal ha en aktiv strategi for å få frem saker Mediene er interessert i gladsaker og mennesker som har fått hjelp. Det kan også være hensiktsmessig å gå aktivt ut selv dersom vi har en vanskelig sak. Vi får oppmerksomhet rundt dilemmaene, det er mer sannsynlig at vi får frem flere nyanser i saken og vi unngår spekulasjon. Bruke våre egne nettsider aktivt, for dette er en viktig kanal som mediene følger. Det er interesse for en lokal vinkling på større, nasjonale saker. Ved å følge den nasjonale samfunnsdebatten og ta kontakt med lokale eller nasjonale medier om hvordan vi gjør ting hos oss, er ofte interessant for media. Identifisere journalistene som er interessert i ulike fagområder, og gi eksklusivitet dersom journalisten selv tar kontakt kan være måter å jobbe på. Ved feilaktig eller unyansert fremstilling av saker, skal vi gi tilbakemeldingen til journalisten eller redaktøren. Det vil kunne forhindre feil fremstilling videre i saken. 32 33

3. Identifisere opinionsledere og arbeide aktivt med disse Utenfor Skien sitter det mange med interesse eller relasjoner tl Skien. Vi vil gi politikere, fagspesialister, mediefolk, næringslivsfolk og kjendiser med Skienstilhørighet de gode eksemplene og historiene slik at de kan være aktive amassadører for oss i ulike sammenhenger. Primære målgrupper: Kommunenes ledere og fagspesialister. Opinionsledere, Politikere lokalt og nasjonalt. Fagspesialister, mediefolk, næringlivsfolk og kjendiser med tilhørighet til Skien. Ansvar for oppfølging: Kommunikasjonsfunksjon og redaksjonsgruppe, rådmannens ledergruppe, fagsjefer og enhetsledere. Målparametre: Medieundersøkelse (inkl. tilbakemeldinger fra mediene), antall gjennomførte medietreningskurs og retningslinjer for mediehenvendelser. vi har en vanskelig sak. Vi får oppmerksomhet rundt dilemmaene, det er mer sannsynlig at vi får frem flere nyanser i saken og vi unngår spekulasjon. Bruke våre egne nettsider aktivt, for dette er en viktig kanal som til mediene følger. Det er interesse for en lokal vinkling på større, nasjonale saker. Ved å følge den nasjonale samfunnsdebatten og ta kontakt med lokale eller nasjonale medier med hvordan vi gjør ting hos oss, er ofte interessant for media. Identifisere journalistene som er interessert i ulike fagområder, og gi eksklusivitet dersom journalisten selv tar kontakt kan være måter å jobbe på. Ved feilaktig eller unyansert fremstilling av saker, skal vi gi tilbakemeldingen til journalisten eller redaktøren. Det vil kunne forhindre feil fremstilling videre i saken. 4. Identifisere opinionsledere og arbeide aktivt med disse Utenfor Skien sitter det mange med interesse eller relasjoner tl Skien. Vi vil gi politikere, fagspesialister, mediefolk, næringslivsfolk og kjendiser med Skienstilhørighet de gode eksemplene og historiene slik at de kan være aktive amassadører for oss i ulike sammenhenger. Fra strategi til handling Denne strategien har et 5 års perspektiv. Den skal følges opp med årlige kommunikasjonsplaner som definerer konkrete kommunikasjonstiltak. Alle de fire kommunikasjonsmålene skal jobbes med hvert år, i tillegg til ett ekstra fokusområde per år: 2014: Omdømme 2015: Kommunikasjon i tjenestene 2016: Intern kommunikasjon 2017: Mediakontakt 2018: Evaluering av kommunikasjonsarbeid og måloppnåelse Operativt kommunikasjonsarbeid Det etableres èn til to redaksjonsgrupper med deltakere fra alle kommunalområdene, som skal ha den operative oppfølgingen av kommunikasjonsplanen. Disse personene skal også være ressurspersoner for kommunikasjon internt i sitt kommunalområde, og skal kunne bistå ved behov. Det er en egen gruppe som jobber med nettsider, hvor hvert kommunalområde er representert med nettkoordinatorer og skribenter. Arbeidet koordineres av kommunens kommunikasjonsfunksjon. Kommunikasjonsfunksjonen har i tillegg ansvar for vedlikehold og utvikling av kommunikasjonskanalene, og for å bistå der informasjon skal ut i hele organisasjonen. 34 35 FOTO: Skien Fritidspark

Design og trykk: Reklamehuset Wera AS, 82186 Postboks 158 Sentrum, 3701 Skien Tlf: 35 58 10 00 www.skien.kommune.no Skien byen i mitt hjerte @skienkommune 36 den gode og inkluderende møteplass