SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Hovedutvalget for oppvekst og kultur Møtested: Kommunehuset Møtedato: 16.03.2016 Tid: 18:30 Agenda: Eli Svarverud vil orientere om et prosjekt om mobbing. Det innkalles med dette til møte i Hovedutvalget for oppvekst og kultur Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 16/1 16/1068 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 16/2 16/1232 REVIDERING REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE 16/3 16/1247 RULLERING AV SIGDAL KOMMUNES DELEGASJON- OG ØKONOMIREGLEMENT VÅREN 2016 16/4 16/1023 ENDRET GODKJENNING AV EGGEDAL BARNEHAGE 16/5 16/1082 AVSETNING TIL FOND OPPVEKST 16/6 16/1002 TILSKUDDSPORTALEN 16/7 16/1243 FELLES BIBLIOTEKTJENESTE I MIDT BUSKERUD- EVALUERINGSRAPPORT 16/8 16/1054 NERSTAD SKOLE/SAMFUNNSHUS TAK SLUTTRAPPORT OG OMDISPONERING AV GJENNSTÅENDE MIDLER
16/1 16/10 REFERATSAKER Sakene er utlagt på kommunehuset fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til sekretæren, tlf. 32 71 14 00 eller e-post: post@sigdal.kommune.no Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Prestfoss, 11.mars 2016 Henrik Otto Mørch leder (sign) 2
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 1/16 Arkivsaknr.: 16/1068-1 Løpenr.: 46/16 Arkivnr.: 033 Saksbeh.: Berit Kathrine Jokerud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/1 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Rådmannens forslag til vedtak: Møteprotokoll fra møte 11.11.2015 godkjennes. Saken avgjøres av: Hovedutvalg for oppvekst. Vedlegg: møteprotokoll fra møte 11.11.2015 SIDE: 1
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 2/16 Arkivsaknr.: 16/1232-1 Løpenr.: 317/16 Arkivnr.: 033 &00 Saksbeh.: Tone Eidal Frøvoll Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Eldrerådet 15.03.2016 EL-16/9 Sigdal Kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 15.03.2016 RFF- 16/10 Hovedutvalg for helse og sosial 15.03.2016 HS-16/6 Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/2 Hovedutvalget for næring og drift 17.03.2016 ND-16/30 Ungdomsrådet UR-/ Formannskapet FS-/ Kommunestyret KS-/ REVIDERING REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE Rådmannens forslag til vedtak: Reglement for formannskap, kommunestyre, hovedutvalg og godtgjøring til kommunale folkevalgte i Sigdal kommune vedtas. Saken avgjøres av: Vedlegg: Kommunestyret Reglement for formannskapet, vedtatt 18.03.04 Reglement for kommunestyret, vedtatt 18.03.04 Reglement for hovedutvalget for kultur og oppvekst, vedtatt 18.03.04 Reglement for hovedutvalget for helse og sosial, vedtatt 18.03.04 Reglement for hovedutvalget for næring og drift, vedtatt 18.03.04 Reglement for godtgjøring for kommunale folkevalgte i Sigdal kommune, datert 04.03.2016. Saksutredning Konklusjon: Dokumentene legges frem til behandling og vedtak, med foreslåtte endringer innarbeidet, og innstilles vedtatt slik de her foreligger i vedlegg. Bakgrunn: Reglementene ble sist revidert og godkjent i 2004 og 2011. Det er behov for en revidering, og man ønsker en klarere ordlyd slik at reglementet ikke kan mistolkes. Reglementene vil legges fram for eldrerådet, rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, hovedutvalgene, formannskapet og kommunestyret hvert fjerde år. SIDE: 1
Sak 2/16 Vurdering: Reglement for formannskapet og kommunestyret: Ved tidligere behandling av reglementet, sak KS 16/2, var det kommet en interpellasjon vedrørende punkt 17 i kommunestyrets reglement. Dette aktualiserte en full gjennomgang av reglementet, nos som nå er gjort, samtidig med at det er foretatt en endring knyttet til punkt 17. Disse reglementene ble behandlet i formannskapet den 26.11.15. Siste innspill når det gjelder punkt 17 og endringer knyttet til behandling av interpellasjoner er innarbeidet og ble godkjent ifm godkjenning av protokollen fra formannskapsmøtet 26.11.15. Det foreligger derfor en «ferdig behandlet» og så langt endelig innstilling fra Formannskapet. Tidligere på høsten 2015 er det her fremlagte sendt til gruppeledere for høring i partigrupper, og mottatte innspill og tilbakemeldinger er hensyntatt og innarbeidet i her fremlagte forslag. Innholdet i dette, med videre bakgrunn, drøfting og innhold er altså å finne i formannskapets sak FS 70/15. Saken kom imidlertid ikke med til kommunestyrets behandling i desember 2015. Når administrasjonen så at det var mulig å samle en sluttbehandling av reglement knyttet til hovedutvalgene, og godtgjøring folkevalgte, i en felles sak ble det derfor valgt å utsette dette og fremlegge det slik man her gjør. Det siste poenget som må understrekes er at det i Formannskapet den 04.02.16 ble behandlet en sak knyttet til «Kommunal epostadresse til politikere». Formannskapet fattet følgende vedtak: Saken utsettes. Spørsmålet om kommunal epost for folkevalgte innarbeides i retningslinjer for formannskap og kommunestyre. Rådmannen har derfor lagt inn følgende avsnitt i reglement til kommunestyret punkt 2, Innkalling til møter utlegging av dokumenter. Det forutsettes at folkevalgte kan nås med elektronisk saksdistribusjon og epost, hvor nødvendig maskinvare (nettbrett) og opplæring gis fra kommunen. Folkevalgte må oppgi epostadresse de ønsker benyttet til administrasjonen i Kommunen. Folkevalgte som ønsker det kan få etablert epost i kommunal regi på formen: «fornavn.etternavn@politiker.sigdalkommune.no». Den enkelte må selv melde fra til kommunes servicetorg hvis løsning med kommunal epostadresse ønskes. Epostadressen termineres så snart aktuelle folkevalgte fratrer, og ikke lenger har kommunalt relaterte verv og oppgaver som folkevalgt. Reglement for hovedutvalgene I reglement for hovedutvalgene er det i første rekke gjort mer redaksjonelle og språklige endringer knytte til nye rutiner for innkalling og elektronisk saksdistribusjon. Dette er formulert etter samme mal som for «Formannskap og Kommunestyret». Når det gjelder punktene 2 og 4 er disse endret for å være oppdatert og i tråd med det delegasjonsreglement som nå også ligger til behandling. I vedlagte forslag til reglement er det gjort følgende endringer: SIDE: 2
Sak 2/16 Punkt 2. Ansvarsområde. Tredje avsnitt; Hovedutvalget fører kontroll med at vedtak innenfor utvalgets arbeidsområde blir gjennomført Flg. tilføyes; For øvrig vises det til kommunens delegeringsreglement. Punkt 4. Saker hvor utvalget har uttalerett. Kulepunkt 4 styrkes; Opprettelse, omgjøring og inndragning av stillinger innen arbeidsområdet. Punkt 6. Hovedutvalgets møter. Andre avsnitt; Utvalget innkalles normalt med 7 dagers varsel, endres til 5 dagers varsel. Flg. tilføyes; Innkallingen skal kunngjøres på kommunens nettsider. Samtidig som innkalling kunngjøres, legges alle dokumenter ut elektronisk på kommunens saksdistribusjonssystem, og på kommunens nettsider. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som kan unntas offentlighet etter lov om offentlighet i forvaltningen eller annen lov, og som ordføreren finner er av slik art at de ikke bør bli kjent av andre enn kommunestyrets medlemmer. Dokumenter kan også rekvireres i utskrift ved kommunens servicetorg. Reglement for godtgjøring til kommunale folkevalgte i Sigdal kommune Forslag til reglement for godtgjøring til folkevalgte i Sigdal ble fremlagt for formannskapet i deres møte 04.02.16 (FS 5/16). Formannskapet hadde imidlertid flere innvendinger til fremlagte forslag og sendte saken tilbake til administrasjonen. Momentene som fremkom i møtet 04.02 er således forsøkt innarbeidet, som det fremgår av kulepunkter nedenfor, og revidert forslag til reglement legges frem sammen med øvrige reglement i denne saken. Andre avsnitt side 1 tilføyes flg.: sekretær i hvert utvalg påser at skjema fylles ut og underskrives. Skjemaene leveres administrasjon v/rådmannskontoret fortløpende. Fjerde avsnitt side 1 tilføyes flg.: Reglementene vil legges fram for eldrerådet, rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, hovedutvalgene, formannskapet og kommunestyret hvert fjerde år. B. 3 Varaordfører. Tredje setning endres til: Varaordfører har i tillegg krav på godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste, dersom man har krav på dette jfr. punkt C, og arbeidsgodtgjøring for møter i formannskapet, kommunestyret og andre oppdrag mv. C. Fjerde avsnitt tilføyes: Folkevalgte som mottar pensjon, har ikke faktisk tap i arbeidsinntekt, og kan ikke kreve tapt arbeidsfortjeneste utover laveste sats, maks kr. 900,- pr. dag. C. Femte avsnitt endres til: Det er forutsatt at også grupper uten fast lønnet arbeid skal få erstattet tap i arbeidsinntekt når de må forsømme sine ordinære gjøremål for å ivareta tillitsverv. Eksempel på slike grupper er pensjonister, studenter m.m. Satsene for ulegitimert tap benyttes, maks kr. 900,- pr. dag. C. 1. Andre avsnitt; inntil strykes. C. 1. Fjerde avsnitt; Inntil strykes i første setning. Andre setning endres til; De må legge frem dokumentasjon på at de er selvstendig næringsdrivende fra regnskapsfører eller skattemyndighetene. SIDE: 3
Sak 2/16 C. 1. I siste avsnitt tilføyes: Dokumentasjonen må fremlegges hvert år innen 15. januar. Dersom dette ikke foreligger, utbetales det ikke tapt arbeidsfortjeneste. SIDE: 4
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 3/16 Arkivsaknr.: 16/1247-1 Løpenr.: 356/16 Arkivnr.: 044 &00 Saksbeh.: Jens Sveaass Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Sigdal Kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 15.03.2016 RFF- 16/6 Eldrerådet 15.03.2016 EL-16/5 Hovedutvalg for helse og sosial 15.03.2016 HS-16/8 Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/3 Hovedutvalget for næring og drift 17.03.2016 ND-16/29 Administrasjonsutvalget AD-/ Formannskapet FS-/ Kommunestyret KS-/ RULLERING AV SIGDAL KOMMUNES DELEGASJON- OG ØKONOMIREGLEMENT VÅREN 2016 Rådmannens forslag til vedtak: Fremlagte delegasjon- og økonomireglement som vedlagt, med endringer som beskrevet i saken her, vedtas. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Forslag til delegasjons- og økonomireglement av april 2016 Samlet saksutredning, KS Saksutredning Konklusjon: Delegasjonsreglementet ble behandlet våren 2013 med flere vesentlige endringer. Sak hvor disse ble presentert, drøftet med tilhørende protokoll fra behandling er derfor vedlagt denne sak. Dette bør kunne danne godt grunnlag for politisk kjennskap til foreliggende reglement. I nå fremlagte forslag er det kun tre mindre og formalistiske endringer foreslått. To av disse endringene kommer som følge av endringer i lovverk og prosedyrer på fagområdet, samt vedtak om interkommunalt samarbeid. Innvendinger til disse endringene, ut over eventuelle språklige rettelser og/el tillegg, vil måtte avstedkomme egne saker. Det vil være påkrevet med nærmere drøfting av innhold og konsekvenser hvis man skulle ønske å vedta en alternativ tilnærming til delegering på disse to første endringsforslagene. SIDE: 1
Sak 3/16 Den prinsipielle endringen knyttet til plan og bygningsloven, og delegering til hovedutvalget i mindre endring av reguleringsplaner foreslås vedtatt, sammen med en en ren språklig korrigering i kulepunkt om «omdisponering av bebygd areal». Bakgrunn: Plikten til å vedta delegasjonsreglementer følger av kommunelovens 39 nr. 2, som trådte i kraft fra 1. juli 2012. Tidligere kommunestyrers delegasjonsvedtak gjelder helt til de blir endret eller opphevet. Det er ikke noe i veien for at det nye kommunestyret vedtar samme delegasjonsreglement som har vært gjeldende. Kommunestyret i Sigdal behandlet i forrige periode delegasjonsreglementet den 11.04.2013 (KS13/25). Økonomireglementet som henger naturlig sammen med delegasjonsreglementet ble ikke behandlet samtidig da man på dette tidspunktet var i gang å skifte økonomisystem. Endringer i kontostrukturer, tilhørende prosedyrer og beskrivelser av dette gjorde det riktig å avvente en behandling av økonomireglementet. Dette ble så behandlet i kommunestyret 19.02.2015. I herværende sak er alle aktuelle reglement (delegeringsreglement, økonomireglement og delegeringsreglement for personal- og organisasjonsforhold) igjen samlet i ett dokument, og behandles under ett. Intensjonen i loven som trådte i kraft juli 2012 er å gi kommunestyret et tettere forhold til delegasjonsreglementet og hvordan ansvar, makt og myndighet er innrettet. Ved forrige rullering av delegasjonsreglementet ble det gjort en omfattende gjennomgang i alle sektorer og virksomheter, og det ble fremmet forslag om enkelte viktige, prinsipielle endringer i kommunestyrets delegering og innretting av ansvar og myndighet. For full oversikt over dette vises det derfor til møtebok i sak KS13/25. Rådmannen har derfor lagt ved sak fra forrige behandling, da denne hadde i seg flere endringer og i større grad belyste prinsipielle forhold ved delegasjonsreglementet, kommunestyrets ansvar, delegert myndighet i råd og utvalg, samt rådmannens ansvar og myndighet knyttet til blant annet ansettelse- og personal- og organisatoriske spørsmål. Sektorer og virksomheter har nå sett over gjeldende reglement, uten at det er fremkommet forslag om nye og mer omfattende endringer. Forslag til rullert delegasjonsreglement har derfor i seg kun tre mindre korrigeringer, to av disse som følge av at punktene ble utsatt ved forrige gjennomgang. I denne saksutredningen er det derfor bare kort gjort rede for disse endringene. For øvrig er det rådmannens oppfatning at gjennomgangen i 2013 fortsatt er relevant og gyldig som bakgrunn for kommunestyrets kunnskap om vedlagte forslag til reglement, og det vises altså til vedlagte sak. De tre endringene/oppdateringene som er gjort er som følger: Delegering med utgangspunkt i alkoholloven. Punktet ble ikke rullert i 2013. I påvente av varslet arbeid med ruspolitisk handlingsplan ble dette avventet. Gjeldende handlingsplan er nå i sluttføring for endelig politisk SIDE: 2
Sak 3/16 behandling. Det er også gjort endringer i lovverket. Kommunestyret behandlet innholdet i dette, og en omlegging i Sigdal kommunes praksis på området i egen sak i februar 2016 (KS 9/16). Her foreslåtte delegasjon (pkt. 5.3.2) er derfor oppdatert i tråd med begge disse forholdene. Det er også ved tidligere anledning vært behov for en årlig delegering til Ordfører ved lengre møtefrie perioder (sommerferie), å treffe vedtak om inndragning av skjenkebevilgning. Dette er upraktisk å skulle påse med årlig frekvens, og egen sak på dette hvert «juni-møte». Denne delegeringen er nå derfor innarbeidet i reglementet. Barnevern-, og Barneloven: Våren 2013 var man midt i behandling av vertskommunesamarbeid og interkommunal barneverntjeneste. Oppdatering av punktet ble derfor avventet, til endelige vedtak og samarbeid var etablert (behandlet i kommunestyret den 11.04.13 (KS 12/13). Dette er nå innarbeidet i reglementet. I fremlagte forslag er nå teksten avstemt i tråd med det vedtatte interkommunale samarbeidet, med Modum Kommune som vertskommune, og i tråd med ordlyd i Krødsherad og Modum kommuner. Plan- og bygningsloven Det foreslås en endring knyttet til «mindre endring av reguleringsplaner» og en presisering/tilføyelse i punkt 5.4.1. Det refereres i utgangspunktet bare til lovverket på området, og da ligger en slik endring (større og mindre) til kommunestyret å behandle. Det anses imidlertid fra administrasjonens side å være hensiktsmessig å delegere slike mindre endringer til hovedutvalget, «der det ikke er noen innvendinger fra berørte parter». Dette kan forenkle behandlingen og prosesstid for slike kurante saker, noe som anbefales vedtatt. Den andre endringen under punkt 5.4.1 er kun en liten språklig endring, som gjør det enklere å forstå innhold knyttet til «disponering av regulert, bebygd areal pr tomt». Vurdering: De foreslåtte endringene er beskrevet over. To av endringene kommer som følge av endringer i lovverk og prosedyrer på fagområdet, samt vedtak om interkommunalt samarbeid. Innvendinger til disse endringene, ut over eventuelle språklige rettelser og/el tillegg, vil måtte avstedkomme egne saker hvor spørsmålene drøftes mer inngående før man vedtar «alternativ tilnærming» til delegering. Den prinsipielle endringen knyttet til plan og bygningsloven, og delegering til hovedutvalget i mindre endring av reguleringsplaner foreslås vedtatt, sammen med en ren språklig korrigering i kulepunkt om «omdisponering av bebygd areal». SIDE: 3
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 4/16 Arkivsaknr.: 16/1023-1 Løpenr.: 19/16 Arkivnr.: A10 &18 Saksbeh.: Berit Kathrine Jokerud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/4 ENDRET GODKJENNING AV EGGEDAL BARNEHAGE Rådmannens forslag til vedtak: Eggedal barnehage gis godkjenning for inntil 48 plasser for barn i alderen 0-6 år. Saken avgjøres av: Hovedutvalg for oppvekst og kultur. Saksutredning Konklusjon: Med hjemmel i lov om barnehager som nevnt nedenfor, og tilhørende forskrifter, godkjennes Eggedal Barnehage som en heldagsbarnehage for inntil 48 plasser. Det settes ingen begrensninger vedrørende oppholdstid eller barnas minstealder. Bakgrunn: Drift av barnehager krever godkjenning etter 10 i Lov om Barnehager. Kommunen skal avgjøre søknad om godkjenning etter en vurdering av barnehagens egnethet i forhold til barnehagens 1 og 2 om formål og innhold, og kan ved godkjenning sette vilkår for driften med hensyn til antall barn, barnas alder og oppholdstid. Sigdal kommune har egne rutiner for godkjenning jf. Sak i Hovedutvalg for oppvekst og kultur 23.01.2008. Eggedal barnehage søkte om godkjenning i 2007 ut fra 36 barn, hvorav 12 barn under 3 år og 24 barn over 3 år. I Hovedutvalg for oppvekst og kultur den 15.08.2007, saksnr. 0027/07, ble det fattet følgende vedtak: «Eggedal barnehage gis godkjenning som en heldagsbarnehage for inntil 12 barn under 3 år og 24 barn over 3 år. Det settes ingen begrensninger vedørende oppholdstid eller barnas minstealder.» Eier opprettet avdelingene Kvitebjørn for barn i alderen 3-6 år og Askeladden for barn i alderen 0-3 år. Barnehagen har hatt en del ledig kapasitet, men har de siste årene registrert en økende etterspørsel etter plasser for små barn. Eierstyret ved daglig leder Linda Hofton søker derfor om SIDE: 1
Sak 4/16 endret godkjenning, slik at de kan tilby 48 plasser, uten noen begrensninger i forhold til antall plasser for barn over og under tre år. Vurdering: Leke og oppholdsareal Eggedal barnehage ble bygd i 2007 og er en stor flott barnehage på 443 m2. Den har to avdelinger med et fellesrom med kjøkken mellom avdelingene, noe som gir en fleksibel bruk for alle avdelinger og også muligheter for fellessamlinger for barn og foreldre. Fra denne har en direkte utgang til et overbygd uteareal. I tillegg kommer personalavdeling med kontor, personalrom, grupperom og garderober, samt vaskerom, boder og teknisk rom. Avdelingene er forholdsvis like og gir en maksimal fleksibilitet i forhold til personalutnyttelse og utnyttelse av rombruk. Totalt leke- og oppholdsareal Eggedal Barnehage er 174,3, hvorav følgende: Askeladden: Leikerom 8,5 m2 Leik/soverom 9,7 m2 Leike/Aktivitetsrom 39 m2 Deler av garderobe 15 m2 Sum leke- og oppholdsareal 72,2 m2 Kvitebjørn: Leikerom 9,0 m2 Leik 51,0 m2 Leik/soverom 18,9 m2 Leike/Aktivitetsrom 8,2 m2 Deler av garderobe 15 m2 Sum leke- og oppholdsareal 102,1 m2 Offentlig norm, som også er vedtektsfestet i Sigdal Kommunes private barnehager, er 4 m2 netto leke og oppholdsareal for barn i alderen 3-6 år og 5,3 m2 for barn i alderen 0 3 år. Bygningsmessig har barnehagen plass til flere barn enn det søkes om godkjenning for og barnehagens leke og oppholdsarealet er tilfredsstillende til 48 plasser. Uteområdet. I forhold til veiledende norm skal uteområdet være om lag 6 ganger så stort som leke- og oppholdsarealet inne og barnas lekeplassområde er på ca. 3 mål. Barnehagen har skogen og skoleområdet med akebakke, hoppbakke, svømmehall og lavo m.m. som nærmeste nabo. Lekeplassområdet vil gi varierte muligheter for leik og utfoldelse, samtidig som det er trygt for barn i ulike aldersgrupper. Uteområdet ble i forrige godkjenning vurdert som tilfredsstillende i forhold til veiledende norm og i og med at det ikke er snakk om utvidelse av plasser, er det ikke behov for større uteområde/lekeplass. SIDE: 2
Sak 4/16 Personalet. Barnehagen skal i følge lov om barnehage ha en forsvarlig og pedagogisk ledelse. Eggedal barnehage har styrer, pedagogisk ledere og assistenter, og den samlede bemanning er på søknadstidspunktet tilstrekkelig til at personalet kan drive en tilfredsstillende pedagogisk virksomhet. Godkjenning etter miljørettet helsevern/ andre instanser Etablering av ny barnehage, utvidelse og endringer av eksisterende barnehage, er søknadspliktig etter forskrift om miljørettet helsevern. Bygninger som inneholder arbeidsplasser skal i henhold til arbeidsmiljøloven godkjennes av arbeidstilsynet. Da det i utg. pkt. ikke er behov for noen utvidelser eller andre fysiske endringer i utformingen av rommene eller med det fysiske arbeidsmiljøet, er det ikke behov for å søke arbeidstilsynet eller kommunelegen om endret godkjenning. Tilsyn. Kommunen har som barnehagemyndighet hatt tilsyn med barnehagen annethvert år siden i 2009, senest i desember 2015. De anmerkninger som ble gitt i rapport etter tilsynet har barnehageeier tatt til etterretning, og det er utbeidet nye rutiner. Sigdal kommune finner at barnehagen oppfyller de krav som stilles til barnehagedrift. Konklusjon: Eggedal barnehage har mange ledige plasser, men kan ikke tilby plass til flere barn under tre år, uten at de får endret godkjenning. En endret godkjenning er også nødvendig for at Sigdal kommune skal oppfylle rett til barnehageplass. Sigdal kommune gjør oppmerksom på at barnehageeier til enhver tid må forholde seg til godkjenningen og ta i betraktning arealnorm for barn over og under 3 år ved opptak av barn. bemanningen må være i tråd med loven. Rådmannen stiller seg positiv til at søknaden innvilges. SIDE: 3
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 5/16 Arkivsaknr.: 16/1082-3 Løpenr.: 463/16 Arkivnr.: 242 A20 Saksbeh.: Berit Kathrine Jokerud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/5 Formannskapet FS-/ Kommunestyret KS-/ AVSETNING TIL FOND OPPVEKST Rådmannens forslag til vedtak: Det avsettes kr 338 000,- til bundet fond for videre utvikling av kvalitet og tilbud i skolefritidsordningen (SFO). Midlene tilbakeføres disposisjonsfondet, fra mindreforbruk tjeneste 2150, ved behandling av årsoppgjør 2015. Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksutredning Konklusjon: Sigdal kommune har i foreløpig regnskap 2015 et overskudd på SFO på kr 338 364,-. Overskuddet, avrundet til kr 338 000 på tjeneste 2150, bes disponert til bundne fond, slik at kvalitet og innhold ved SFO kan videreutvikles. Det er viktig å gjøre dette tidlig på året, for å kunne planlegge gode tiltak. Da regnskapet formelt ikke er avsluttet gjøres derfor dette ved at man binder opp midler fra disposisjonsfondet, for planlegging og iverksetting av aktuelt arbeid, og så tilbakeføres disse midlene til disposisjonsfondet, fra tjeneste 2150 i sak med regnskapsavslutning 2015. Bakgrunn: Opplæringsloven 13-7 pålegger alle kommuner å ha et tilbud om skolefritidsordning (SFO) før og etter skoletid for 1.-4. trinn, og for barn med særskilte behov for 1.-7. trinn. Det er fastsatt få føringer for innholdet i SFO utover at det skal gi barna omsorg og tilsyn og legges til rette for lek, kultur- og fritidsaktiviteter, og være tilpasset barnas og foreldrenes behov. Opplæringsloven kapittel 9a, «Elevene sitt skolemiljø», omhandler både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet til elevene. Kravene til skolemiljøet gjelder også for skolefritidsordningen. I 9a - 1 heter det: «Alle elever i grunnskoler og videregående skoler har rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring.» Videre spesifiserer opplæringsloven krav til det psykososiale arbeidsmiljøet, systematisk arbeid for å SIDE: 1
Sak 5/16 fremme helsen, miljøet og sikkerheten til elevene (internkontroll), elevdeltakelse i skolemiljøarbeidet samt informasjonsplikt og uttalerett i saker som har vesentlig betydning for skolemiljøet. I tillegg til opplæringsloven, gjelder også forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler for skolefritidsordningen. Jf. Opplæringsloven 13-7 kan kommunen kreve utgiftene til skolefritidsordningen dekket gjennom egenbetaling fra foreldre. Sigdal kommune hadde i 2013/2014 en samlet utgift på SFO tilbudet på kr 347 218,-. På bakgrunn av Kommunestyresak 13/1093-11, pkt. 3 i Budsjett 2014 og Økonomiplan med handlingsprogram for 2014-2017, ble det utredet en sak for politisk behandling som vurderte konsekvenser av å innføre en SFO-ordning etter selvkostprinsippet. Utredningen som ble lagt frem i Kommunestyresak 59/14 den 25.9.2014 viste at dersom SFO i Sigdal kommune skulle vært drevet til selvkost skoleåret 2013/2014, ville prisen for en fulltidsplass være vesentlig dyrere i Sigdal kommune enn landsgjennomsnittet, og prisen for tilbudet ville måtte økes betraktelig for foreldrene. Rådmannen ba derfor administrasjonen utrede alternative løsninger, som ville gi en lavere driftskostnad på SFO tilbudet for Sigdal kommune, ut fra dagens skolestruktur. Det ble sett på som viktig at SFO tilbudet ble opprettholdt ved den enkelte skolekrets, og administrasjonen så da på hvordan man kunne få økte inntekter ved å gjøre mindre justeringer i SFO tilbudet samtidig som den nye løsningen skulle forenkle administrasjonen av tilbudet. I Kommunestyresak 25/15 den 9.4.2015 ble bla. følgende vedtatt: «Fra og med skoleåret 2015/2016 gis det tilbud om hele og halve plasser, og foreldrene betaler for den faktiske åpningstiden på SFO.» Vurdering: Barnetallet i kommunen varierer fra år til år, og det er uvisst hvilke og hvor mange elever som vil ha behov for SFO. Det var for administrasjonen og rektorene ved den enkelte barneskole, når budsjettet for 2015 skulle legges, uklart hvilke behov foresatte hadde og om de ville benytte seg av det nye SFO tilbudet. Ut fra dagens utvikling i barnehagene antok administrasjonen at det ville være et økt behov for SFO plass i fremtiden også i forhold til plasstype. Dette ville i så fall føre til en bedre utnyttelse av personalressursen og en lavere kostnad til drift. En annen løsning for å få flere bruker og økte inntekter, ville være å utvikle innholdet på SFO. Regnskapstall for 2015 viser at SFO har hatt økte inntekter etter gjennomføring av vedtektsendringen. Dette gjelder særlig ved Nerstad skole. På bakgrunn av at hva som utgjør kvalitet i SFO i liten grad er definert, har utdanningsdirektoratet systematisert faktorer som kan antas å ha betydning for kvalitet i SFO, slik det kommer til uttrykk i sentrale styringsdokumenter, evaluering og rapporter fra kvalitetsarbeid i kommuner. Følgende faktorer kan bidra til å øke kvaliteten på SFO: Sammenheng og samhandling mellom skole og SFO. - Ledelse, mål og oppfølging - Felles organisering og planlegging SIDE: 2
- Kompetanse for SFO ansatte og ressursutnyttelse på tvers. Forventningsavklaring, informasjon og dialog med hjemmet. Innholdet i SFO -omfang, bredde og variasjon i SFO tilbudet. - verdigrunnlag. Læringsmiljø og medvirkning Sak 5/16 Administrasjonen ser det som viktig at overskuddet på tjenesteområdet overført til fond, slik at en kan jobbe for å videreutvikle kvaliteten på SFO tilbudet. I 2016 er det ønskelig å bruke ekstra midler på følgende tiltak: Ledelsesressurs på SFO som en prøveordning for 6 mnd. Dette for bla. å få oppgradert pedagogiske planer på SFO samt avlastet rektor for arbeidsoppgaver. Innkjøp av en PC på SFO på hver barneskole Kompetansetiltak for SFO assistentene Økt bemanning Nytt utstyr og leiker Å sette inn «lekeressurs»- bruke f.eks. ungdomsskoleelever til aktivitetsarbeid på SFO. For øvrig ser administrasjonen at et SFO tilbud i Eggedal kan komme til å koste noe mer, og en må derfor være fleksible i forhold til hvilket tilbud om plasser som gis der. Administrasjonen ber om at overskuddet fra tjeneste 2150 i foreløpig regnskap kan disponeres til et bundet fond for arbeid med videreutvikling av kvalitet og innhold ved SFO. Det er viktig å gjøre dette tidlig på året, for å kunne planlegge gode tiltak. Da regnskapet formelt ikke er avsluttet, foreslås derfor dette gjort ved at man binder opp midler fra disposisjonsfondet, for planlegging og iverksetting av aktuelt arbeid, og så tilbakeføres disse midlene til disposisjonsfondet, fra tjeneste 2150, i sak med regnskapsavslutning 2015. Dette da det forutsettes at regnskapet sluttføres, slik det nå foreløpig er avlagt til revisjonen. SIDE: 3
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 6/16 Arkivsaknr.: 16/1002-1 Løpenr.: 5/16 Arkivnr.: 223 Saksbeh.: Hilde Teksle Gundersen Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/6 TILSKUDDSPORTALEN Rådmannens forslag til vedtak: Sigdal kommune blir medlem av Tilskuddsportalen, begge moduler, fra 2016. Kostnader dekkes av disposisjonsfondet første år, og inkluderes i ramme til planområde 3 fra og med budsjett 2017. Saken avgjøres av: Kommunestyre Saksutredning Konklusjon: Tilskuddsportalen ser ut til å være et godt verktøy, særlig for lag og foreninger, når det gjelder å søke midler til ulike formål. Portalen virker oversiktlig og lett å jobbe i. Det anbefales at Sigdal kommune blir medlem av Tilskuddsportalen (for både kommune og lag og foreninger). Kostnaden på ca. 50.000 kr. i 2016 dekkes av disposisjonsfond. Årlige kostnader på inntil 35.000 kr legges til rammen på planområde 3 i budsjettet fra 2017. Bakgrunn: Det ble i budsjettbehandlingen bedt om at administrasjonen ser på om Sigdal kommune skulle bli med i Tilskuddsportalen. Tilskuddsportalen er en informasjonstjeneste, som gir brukeren oppdatert og nøyaktig informasjon om tilskudds- og støtteordninger, som er søkbare for norske aktører. Den tilbys og leveres i to versjoner. Tjenesten leveres på en kommunikasjonsplattform som heter CrossWall som gir kunden mulighet til å lagre og dele informasjon innad i organisasjonen, og mellom kommune og frivilligheten. Pr. i dag er det ca. 125 kommuner som gir sine lag og foreninger tilgang til Tilskuddsportalen, samt at kommunenes administrasjon også benytter tjenesten for å skaffe tilskudd og ekstern finansiering. SIDE: 1
Det er to mulige plattformer: Sak 6/16 Tilskuddsportalen Premium. Denne gir tilgang til informasjon om alle tilskuddsordninger fra databasen som er søkbare for forvaltninger, ideelle organisasjoner, bedrifter, institusjoner og andre typer organisasjoner. Pr. januar 2015 ga Tilskuddsportalen Premium tilgang til informasjon om ca. 3000 tilskuddsordninger. I databasen er det tilskudd som har norske forvaltere, samt bilaterale, nordiske og internasjonale tilskudd som er søkbare for norske aktører. Denne benyttes av administrasjonen i kommunene. Tilskuddsportalen Forening. Denne gir tilgang til et utvalg av informasjonen i databasen, hvor utvalget består av tilskuddsordninger som er søkbare for frivillige organisasjoner i Norge. Pr. januar 2015 ga Tilskuddsportalen Forening tilgang til informasjon om ca. 1.500 tilskuddsordninger. Denne benyttes av lag og foreningene i kommunene, samt samhandling mellom kommune og frivillighet. Ny informasjon fra tilskuddsforvalterne blir fanget opp av en spesialdesignet søkerobot. Søkeroboten sjekker alle websidene fire ganger i døgnet, og den fanger opp alle endringer i informasjonen - slik som kunngjøringer, varsel om endringer av tilskudd eller nye tilskudd som tilbys. Alle de 3000 tilskuddsordningene er katalogisert etter emne/formål. Alle søknadsfristene som roboten fanger opp, blir fortløpende lagt inn i en kalender. Ca. 200 søknadsfrister pr måned. Det er i tillegg utviklet en lag- og foreningstilhørighet, som betyr at kommunen får full oversikt over alle lag og foreninger tilhørende kommunen. Det vil være mulig å registrere hver bruker etter hvilket lag, hvilken rolle den enkelte har i laget/forening, hvilket formål de jobber etter og hvordan de kan kontaktes. Slik sett kan man enkelt jobbe med felles kunngjøringer fra kommunen til alle eller basert på formål. Der vil man også kunne ta ut lister over alle lag/foreninger etter formål. Vurdering: Tilskuddsportalen virker som et godt verktøy i jakten på midler. I følge referanser fra Nordre Land kommune er det understreket viktigheten av å holde fokuset på portalen oppe så denne blir brukt av aktuelle lag og foreninger. For kommunens administrasjon vil det være en fordel å bli minnet på frister på tilskudd og evt. nye tilskuddsordninger. Det kan midlertidig bli en utfordring å administrere arbeidet rundt søknader i forhold til resurser. Dette er arbeid som vil ta en del tid og komme i tillegg til eksisterende oppgaver. Det er en prismessig forskjell på å ha begge portalene: Bare Tilskuddsportalen Premium (For kommunens ansatte): 2.000,- kr pr mnd. Årlig kostnad 24.000 kr. Bare Tilskuddsportalen Forening (Lag og Foreninger med postadresse i kommunen): 1.500 kr pr mnd. Årlig kostand på 18.000 kr. Begge modulene (De fleste kommuner har valgt denne): 2.800 kr pr mnd. Det vil si en årlig kostnad på 33.600 kr. SIDE: 2
Sak 6/16 Pr. 1. februar. 2016. Det vil i tillegg komme en etableringskostnad som beløper seg på mellom 12.500 kr. og 20.000 kr. avhengig av om vi velger en eller begge modeller. Velger vi begge modeller er kostnaden 12.500 kr. Dette innebærer et oppstartkurs for kommunenes ansatte og et eget kurs for lag og foreninger. Begge kurs vil bli holdt på samme dag. Oppsummert vil altså begge moduler, første år, innebære en oppstartskostnad på knappe 50.000,- for så videre å ha en årlig kostnad på 33.600,-. Rådmannen foreslår at man tar i bruk «full løsning», at oppstartsåret dekkes fra disposisjonsfondet, og at man for kommende år påser at midlene legges i årlig ramme for planområde 3. SIDE: 3
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 7/16 Arkivsaknr.: 16/1243-1 Løpenr.: 353/16 Arkivnr.: C61 Saksbeh.: Hilde T Gundersen Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/7 Kommunestyret 28.04.2016 KS-/ FELLES BIBLIOTEKTJENESTE I MIDT BUSKERUD- EVALUERINGSRAPPORT Rådmannens forslag til vedtak: Saken tas til orientering Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Evaluering av felles bibliotek i Midtfylket i Buskerud fra ASOK endringstjenester A/S Saksutredning Konklusjon: Samarbeidet med Modum og Krødsherad har gitt bibliotekene i Sigdal større faglig miljø og kompetanse. Evalueringsrapporten tas til orientering Bakgrunn: Bibliotekene i Modum, Sigdal og Krødsherad kommuner har hatt felles ledelse plassert i Modum siden 1. januar 2014. Bibliotekene fikk i 2014 100.000,- fra Nasjonalbiblioteket til bl.a. å evaluere prosjektet etter ett år, da Modum, Sigdal og Krødsherad var de første kommunene i Norge som valgte denne løsningen. Evalueringsrapporten skal sendes Nasjonalbiblioteket for publisering og være tilgjengelig for andre kommuner som utreder samme løsning. SIDE: 1
SIGDAL KOMMUNE Hovedutvalget for oppvekst og kultur MØTEBOK Sak 8/16 Arkivsaknr.: 16/1054-1 Løpenr.: 104/16 Arkivnr.: 614 D12 Saksbeh.: Hilde T Gundersen Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Hovedutvalget for oppvekst og kultur 16.03.2016 OK-16/8 Formannskapet 14.04.2016 FS-/ Kommunestyret 28.04.2016 KS-/ NERSTAD SKOLE/SAMFUNNSHUS TAK SLUTTRAPPORT OG OMDISPONERING AV GJENNSTÅENDE MIDLER Rådmannens forslag til vedtak: Av gjenstående midler på prosjekt 950021 Nerstad samfunnshus rehabilitering av tak bevilges kr 500.000,- som overføres til prosjekt 950022 Nerstad samfunnshus rehabilitering. Resterende midler på kr 342.884,- tilbakeføres til disposisjonsfond. Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksutredning Konklusjon: Da det er stort behov for rehabilitering av samfunnhus-salen på Nerstad overføres 500.000,- av gjenstående midler fra prosjekt 950021, Nerstad samfunnshus rehabilitering av tak, til prosjekt 950022 Nerstad samfunnshus rehabilitering. Resterende gjenstående midler, kr 342.884,- tilbakeføres til disposisjonsfond. Bakgrunn: Det ble i budsjettbehandlingen for 2015 bevilget 2 mill til rehabilitering av taket på Nerstad skole /samfunnshus. Etter at anbud var innhentet og entreprisekostnad var kjent ble det i sak KS 68/15 bevilget ytterlige 1,2 mill- til sammen 3.2 mill. Denne summen er inkludert spillemidler på ca. 800.000,-, som det er søkt om men som ikke er innvilget i 2015. Det vil bli søkt på nytt i 2016 med søknadsfrist 1.mai 2016. Kostnaden på prosjektet endte imidlertid på kr 2.528.651,-. Jobben er gjennomført etter tidsplan med Senterbygg som entreprenør og byggeledelse utført av HP prosjekt. Det var ingen store overraskelser under prosjektet, tidsplan og ramme ble dermed holdt. SIDE: 2
Sak 8/16 Det gjenstår midler i prosjektet på kr 842.884,-. Av disse søkes kr 500.000,- omdisponert til Nerstad samfunnshus, rehabilitering, mens resterende midler avsettes til disposisjonsfond. Det ble avsatt 250.000 til Nerstad samfunnshus rehabilitering i budsjettbehandlingen i 2015. Det er ikke gjort store endringer der siden dette ble bygget på begynnelsen av 1960 tallet. Samfunnshussalen, som daglig er benyttet av skolen til utleie, trening, selskaper og diverse arrangementer, trenger rehabilitering. Skyvedør mellom salene må byttes, denne er allerede innkjøpt. Styret i samfunnshuset har vært med i planlegging av prosjektet. Scenen skal rives og erstattes av løse elementer som kan flyttes i rommet etter behov. Det vil bli satt inn store vinduer i enden av salen, der scenen har stått, for å slippe inn mer lys og gjøre salen mer brukervennlig. Dette medfører en del ekstra kostnader knyttet til maling og elektrisk arbeid. Idrettslaget vil rive scenen og rydde ut på dugnad, i tillegg til at de vil legge nytt tak på kjøkkenet med allerede innkjøpte materialer på dugnad. Riving av scenen vil føre til ca. 40m2 større rom. Jobben med selve ombyggingen og bytting av vinduer ble lagt ut på anbud våren 2015 og entreprenør ble valgt. Dette måtte gjøres så tidlig da en trengte lang planlegging på grunn av allerede planlagt utleie i 2015 og 2016. Behovet for økte midler kom ikke med i budsjettbehandlingen for 2016 da det var lite ressurser på kulturkontoret i denne perioden. Vurdering: Rehabilitering av Nerstad samfunns er et stort løft for samfunnshus/skole og lokalsamfunnet på Nerstad. Det medfører at salen blir 40m2 større og kan leies ut til større arrangementer. Det er viktig å få et godt brukervennlig samfunnshus. SIDE: 3