Rammeavtale for kremasjonsurner med tilbehør

Åpen anbudskonkurranse konkurransegrunnlag Rammeavtale for kremasjonsurner med tilbehør Tilbudsfrist: Onsdag 15.januar 2014 kl. 12.00

Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Kunngjøring... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Kontraktens varighet... 3 1.5 Antall leverandører... 3 1.6 Kontraktens omfang... 3 1.7 Forbehold fra oppdragsgiver... 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER... 4 2.1 Generelt om kravene... 4 2.2 Dokumentasjonen... 4 2.3 Lovpålagte krav... 4 2.4 Andre krav... 4 3 LEVERANSEBESKRIVELSE... 5 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen... 5 3.2 Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen... 5 3.3 Prisformat kommersielle betingelser... 5 3.4 Leveringsbetingelser... 5 3.5 Statistikker... 5 4 TILDELINGSKRITERIER... 6 4.1 Generelt om tildelingskriterier... 6 4.2 Hovedkriteriet for valg av tilbud... 6 5 ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN... 7 5.1 Regelverk... 7 5.2 Konkurranseform... 7 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget... 7 5.4 Avklaringer... 7 5.5 Forbehold... 7 5.6 Alternative tilbud... 7 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud... 7 5.8 Avvisning av leverandør... 7 5.9 Avvisning av tilbud... 8 5.10 Avlysing av konkurransen... 8 5.11 Kostnad med deltakelse i konkurransen... 8 5.12 Språk... 8 5.13 Innstilling på kontraktstildeling... 8 5.14 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 8 6 KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNLEVERING... 8 6.1 Generelt om tilbudet... 8 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter... 8 6.3 Tilbudets form... 9 6.4 Tilbudsfrist og leveringssted... 9 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist... 9 7 VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON... 10 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget... 10 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver... 10 Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Tilbudsforside Standard skjema for HMS-egenerklæring Egenmeldingserklæring for etterlevelse av ILO-konvensjon Generelle avtalevilkår Akasia Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke 49 Tilbudsfrist Onsdag 15. januar 2014 kl. 12.00 Evaluering av tilbud Uke 3-4 Kontraktstildeling og meddelelse til tilbydere Ca. uke 5 Karensperiode / klagefrist 10-15 virkedager Kontraktsinngåelse Ca. uke 7 Vedståelsesfrist 30. april 2014 Side 2 av 10 03.12.2013

1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Akasia. Akasia er en mangfoldig organisasjon i vekst og en viktig samfunnsaktør i Bergen. Vi er en del av Bergen kirkelige fellesråd, og skal ivareta noen av områdene som i henhold til Kirkelov og Gravferdslov er lagt til fellesrådet. Våre primæroppgaver er utvikling, bygging, drift, vedlikehold og forvaltning innenfor områdene eiendom, barnehage og gravferd. Vi skal være en profesjonell forvalter og en dyktig utbygger av kirker og gravplasser og en kompetent eier og drifter av våre barnehager. 1.2 Kunngjøring Konkurransen er utlyst i DOFFIN (www.doffin.no). Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på www.doffin.no. sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Til vårt krematorium, Møllendal krematorium, skal vi anskaffe urner for kremasjon, brikker for nummerering (nummerstein), pappesker til urnene for postforsendelse, kistebunner samt diverse forbruksmateriell. Anskaffelsen er delt opp i 4 varegrupper, hvorav kremasjonsurner med nummerstein regnes som en gruppe, pappesker med bobleplast regnes som en annen gruppe, kistebunner regnes som en tredje gruppe og diverse forbruksmateriell regnes som en fjerde gruppe. Det er tillatt å innlevere tilbud på en eller flere varer/tjenestegrupper. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde i 2 år. I tillegg skal Akasia ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1+1 år. Opsjon vil automatisk bli benyttet dersom Akasia ikke varsler leverandør 30 dager før utløpet av avtaleperioden/opsjonsperioden. Dersom Akasia utøver opsjon skal avtalen forlenges på de samme vilkår og betingelser som følger av nærværende avtale. 1.5 Antall leverandører Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele oppdraget mellom flere leverandører. Oppdragsgiver har anledning til å velge en eller flere leverandører for hele eller enkelte grupper av oppdraget, jf. pkt.1.3. Det vil ikke bli inngått parallelle rammeavtaler, men evt. tildelt etter varegruppe. Dersom det foreligger priskonsekvenser ved en deling av oppdraget mellom flere leverandører, må dette oppgis i tilbudet for å bli tatt i betraktning. 1.6 Kontraktens omfang Ved Møllendal krematorium har vi et årsforbruk på omtrent 1800 urner med nummerstein. Av disse skal om lag 300 urner emballeres og sendes med posten. I tillegg emballeres og utleveres om lag 100 urner direkte fra vårt krematorium. Vi forbruker også om lag 30 kistebunner årlig. Den totale kontraktsverdi inkl. opsjoner vil ligge på ca. 600.000 kr. 1.7 Forbehold fra oppdragsgiver Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, Akasia og Bergen kirkelige fellesråd sine aktiviteter og/eller organisasjon. Side 3 av 10 03.12.2013

2 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 8-4. 2.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 2.3 Lovpålagte krav Krav Skatteattest for skatt Skatteattest. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattest for mva. Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. For skatteattestene: Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Oppfyllelse av HMS HMS egenerklæring (vedlegg 2) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Felles for lovpålagte krav: Leverandører er også ansvarlig for at eventuelle underleverandører med kontrakter som overstiger kr. 100.000,- fremlegger tilsvarende dokumentasjon 2.4 Andre krav Krav Registrert foretak Leverandøren må være et lovlig opprettet virksomhet Soliditet Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter Etterlevelse av ILO-kjernekonvensjon Det bes om at leverandøren dokumenterer status for etterlevelse av følgende ILOkjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden. Dokumentasjonskrav Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister (firmaattest for norske leverandører). Dokumentasjon: Kredittrating fra et anerkjent firma, f.eks. Dun & Bradstreet. Dokumentasjon: Egenerklæring ILO-kjernekonvensjon (vedlegg 3) Leverandørenes status innen dette emnet kan bli tema i kontraktsoppfølgingen i avtaleperioden, med spesielt fokus på kontinuerlig forbedring. Side 4 av 10 03.12.2013

3 Leveransebeskrivelse 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen viser de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til den vare som skal anskaffes. Dersom det er avvik mellom oppdragsgivers beskrivelse og hva leverandør kan tilby, må dette presiseres på en entydig måte, slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene opp mot beskrivelsen uten å ta kontakt med leverandør. 3.2 Kravspesifikasjon / beskrivelse av anskaffelsen Varegruppe 1: 1800 kremasjonsurner med nummerstein Kremasjonsurnene skal oppfylle vilkårene om nedbrytbarhet slik det gjengis i gravferdsforskriftens 31 Krav til askeurne. For gravplassene i Bergen gjelder en fredningstid for urner på 20 år. Standard kremasjonsurne (beregnet til 1800 pr. år) skal ha maksimumsmål på 30x20x20 cm (høyde x lengde x bredde), og ha en minimum ifyllingsåpningsdiameter på 63 mm. Standard kremasjonsurne skal ha et minimum volum på 4,5 liter. Barneurne (beregnet til 15 pr. år) skal ha maksimumsmål på 30x20x20 cm (høyde x lengde x bredde), og ha en minimum ifyllingsåpningsdiameter på 63 mm. Barneurne har som minimum krav til volum 2,5 liter. Det skal leveres datablad for hver urnetype Varegruppe 2: Pappesker og bobleplast 300 brune pappesker i dobbel bølgepapp. Skal i størrelse være tilpasset standard kremasjonsurne, med plass til bobleplast mellom. 100 hvite pappesker med bærehåndtak. Eskene skal i størrelse være tilpasset standard kremasjonsurne med plass til bobleplast mellom. Bobleplasten kan leveres som tillegg til eskene, eller være inkludert/fastmontert i hver enkelt eske. Varegruppe 3: Kistebunner Kistebunner (30 pr. år) kan være av ubehandlet materiale og ha lettere skader dog ikke slik at bunnenes bæreevne svekkes. Bunnene skal ha håndtak av tremateriale. Varegruppe 4: Diverse forbruksmateriell Hånddesinfeksjon: 3 veggmonterte automatiske dispensere (Engangskjøp) Årlig forbruk av hånddesinfeksjon tilpasset dispenser. Engangs kjeledress: Beregnet forbruk på 10 pr. år Støvmaske, engangs: Beregnet forbruk på 100 pr. år. 3.3 Prisformat kommersielle betingelser Priser kan justeres iht. endringer i konsumprisindeks. Første justering kan skje 01.01.2015 med grunnlag i avtalt indeks for november 2014. 3.4 Leveringsbetingelser Leveres fritt Bergen, incoterms DDP. Leveringssted: Kistemottaket, Møllendal krematorium, Møllendalsveien 56 b, 5009 Bergen. 3.5 Statistikker Minst en gang i året skal det leveres statistikk uten kostnad for Akasia. Statistikken skal inneholde antall artikler, antall bestillinger og omsetning for hver artikkel og total omsetning. Side 5 av 10 03.12.2013

4 Tildelingskriterier 4.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av de definerte tildelingskriteriene vil avgjøre hvilke av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt for oppdraget. 4.2 Hovedkriteriet for valg av tilbud Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Følgende kriterier vil bli vurdert og vektet som vist nedenfor: Tildelingskriterier varegruppe 1 Vekting Kvalitet Herunder: 50% Formålstjenlighet Estetikk Pris 30% Leveringstid 20% SUM 100 % Tildelingskriterier varegruppe 2, 3, 4 Vekting Pris 80% Leveringstid 20% SUM 100 % Kvalitet I tillegg til vurdering av produktene gjennom leverandørens egenbeskrivelse, samt vedlagte bilder / tegninger / brosjyrer, kan det være aktuelt med ytterligere vurdering av enkeltprodukter gjennom vareprøver/uttesting. Dette skal tilbys kostnadsfritt for Akasia ved forespørsel. Dokumentasjon: Beskrivelse i tilbudet, datablad og evt. annet innlevert materiell Pris Dokumentasjon: Priser i tilbud. Leveringstid Dokumentasjon: Tilbud med beskrivelse av leveringstid. Akasia kan bare evaluere levert materiell. Dermed er det viktig at tilbudet beskriver alle vesentlige egenskaper ved produktene. Tilbyderen har et selvstendig ansvar for at levert tilbud inneholder relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til de fastsatte tildelingskriteriene. Side 6 av 10 03.12.2013

5 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 5.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og II. I tillegg er anskaffelsen omfattet av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 2. august 2008 med hjemmel i LOA. 5.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og leverandørene må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Oppdragsgiver må behandle alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av leverte tilbud. 5.3 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 5.4 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å få klarlagt uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA 12-1. 5.5 Forbehold Det er tillatt for tilbyderne å ta forbehold i tilbudet dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA 11-11 (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 5.6 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 5.7 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA 11-5. 5.8 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør ved manglende oppfyllelse av kravene for deltakelse og manglende innlevering av skatteattester og HMS erklæring, jf. FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). Side 7 av 10 03.12.2013

5.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som er angitt i FOA 11-11 (1) Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som er angitt i FOA 11-11 (2). 5.10 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, Jf. FOA 13-1. 5.11 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 5.12 Språk Tilbudet med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk jfr. FOA 3-9. Kontraktsavklaring gjennomføres på norsk. Konkurransegrunnlag med tilhørende vedlegg er utformet på norsk. 5.13 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne. Karenstid / klagefrist vil være 10-15 dager fra dato for kontraktstildeling avhengig av om meddelelsen sendes elektronisk eller per post. Kontrakt kan ikke signeres før karenstid er utgått. 5.14 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (Offl.) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jfr. FOA 3-6, Off. 13 og Forvaltningsloven 13. 6 Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. I tillegg er det ønskelig at det vedlegges en elektronisk versjon, som skal være sikret mot virus. Av miljøhensyn kan dokumentasjonen av kvalifikasjonskravene leveres kun på en minnepenn. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. 6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforside (vedlegg 1) skal leveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Side 8 av 10 03.12.2013

Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle eventuelle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Hvilke priskonsekvenser en eventuell deling av tilbudet vil ha. Signert av person som har fullmakt til å binde leverandør for tilbudet. Tilbudet bør også signeres med initialer på hver side. Dokumentasjon av leverandørs kvalifikasjoner Dokumentasjonen bør legges i samme rekkefølge som den er opplistet, med ett skilleblad pr. kvalifikasjonskrav. Dokumentasjon knyttet til kravspesifikasjon og tildelingskriterier Dokumentasjon i forhold til kravspesifikasjon og tildelingskriterier som dekker det som er etterspurt. Oppdragsgiver har bare mulighet for å vurdere innlevert materiell, og eventuell manglende informasjon vil gi lavere skår på evaluering. Prisskjema skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Brosjyrer Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 6.3 Tilbudets form Dokumentene ønskes levert innsatt i A4 ringperm. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding eller stifter. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med: Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise tilbud som ikke er avgitt i lukket og merket forsendelse, jfr. FOA 11-11 (1) b. 6.4 Tilbudsfrist og leveringssted Frist for levering av tilbud er satt til: Onsdag 15. januar 2014 kl. 12.00. Dokumentene skal enten leveres eller sendes til oppdragsgivers adresse: Akasia v/joy Frantzen Bjørns gate 1 5008 Bergen (Åpningstid: Fra kl. 09:00 til 15:00). Dokumentene må være oppdragsgiver i hende på oppgitt adresse før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA 11-11 (1) a. Dette gjelder også dersom forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.). 6.5 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet vil være bindende for leverandør til 30. april 2014. Side 9 av 10 03.12.2013

7 Viktig praktisk informasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Akasia vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til tilbudsfrist. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra www.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver Vedrørende produktet/tjenesten: Kontaktperson: Ingebrigt Norbakken Telefon: 55 59 39 36 / 930 08 616 E-postadresse: Ingebrigt.Norbakken@akasia.no Vedrørende konkurransegrunnlaget: Kontaktperson: Joy Frantzen Telefon: 55 59 78 74 / 922 27 878 E-postadresse: Joy.Frantzen@akasia.no Side 10 av 10 03.12.2013