Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskel ved anskaffelse av: RESERVEDELER PLANLAGT VEDLIKEHOLD TIL P6088 NYE FREGATTER
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Bakgrunn for anskaffelsen... 3 1.3 Oppdraget... 3 1.4 Oppdeling av leveransen... 3 1.5 Lover og regler... 4 1.6 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud... 4 1.7 Avtale... 5 1.8 Kunngjøring av anskaffelsen... 5 1.9 Tentativ fremdriftsplan.... 5 1.10 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 1.11 Frist for levering av svar på kvalifikasjonskrav... 6 1.12 Kvalifikasjonssøknad skal sendes/leveres til:... 6 1.13 Krav til utforming av søknaden... 6 1.14 Språk... 6 1.15 Evaluering... 6 1.16 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 1.17 Tilbyders deltakelseskostnader... 6 2 KRAV TIL LEVERANDØREN/KVALIFIKASJONSKRAV... 8 3 BEHANDLING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAG...10 3.1 Åpning...10 3.2 Avvisning...10 3.3 Rett til å forkaste svarene på invitasjonen (Avlysning)...10 3.4 Retur av svar på kvalifikasjonskrav...10 3.5 Fortrolig behandling av informasjon...11 3.6 Begrunnelse...11 3.7 Vedlegg...11
1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Forsvarets Logistikkorganisasjon/Investeringsavdelingen (FLO/I) har inngått en kontrakt med det spanske verftet Navantia om bygging av frem fregatter til Den kongelige norske marinen. Til nå har Navantia levert to fregatter i Fridtjof Nansen-klassen, F310 KNM Fridtjof Nansen og F311 KNM Roald Amundsen. F312 KNM Otto Sverdrup vil bli levert 30. april 2008, mens F313 KNM Helge Ingstad og F314 KNM Thor Heyerdahl er planlagt levert hhv. høsten 2009 og høsten 2010. Prosjekt P6088 Nye Fregatter er ansvarlig for anskaffelse og idriftsetting av de nye fregattene, under dette anskaffelse av nødvendige reservedeler i perioden før fregattene blir overtatt av driftsorganisasjonen. 1.2 Bakgrunn for anskaffelsen Reservedeler er ikke del av hovedleveransen under kontrakten inngått med Navantia. P6088 Nye Fregatter er ansvarlige for anskaffelse av nødvendige reservedeler til planlagt vedlikehold og evt. annet forefallende vedlikehold. 1.3 Oppdraget Denne anskaffelsen er ment å dekke reservedelsbehovet for planlagt vedlikehold på utstyr levert av en mengde produsenter, se vedlegg 1. Anskaffelsen skal inkludere hele den logistiske operasjonen fram til levering av reservedeler på Håkonsvern, Bergen. Leverandørens leveranser skal skje på bakgrunn av bestilling fra Oppdragsgiver. Leverandøren må kunne fremskaffe de reservedeler som blir bestilt fra de ulike produsentene, og må være i stand til å få fram og formidle til oppdragsgiver evt. oppdatert produsentinformasjon, og også være i stand til å produsere oppdatert informasjon om de ulike deler og komme opp med alternative deler der deler som blir bestilt har gått ut av produksjon eller produsenten ikke lenger kan levere disse av andre grunner. 1.4 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å søke om deltakelse på deler av anskaffelsen. Det er adgang til å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandører gjelder følgende:
Leverandøren skal i kvalifiseringsanmodningen gi en oversikt over de underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag. Beskrivelsen av underleverandører skal for øvrig skje i tilknytning til de relevante punktene ovenfor og i henhold til disposisjonen der. Leverandøren må godtgjøre at han reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Oppdragsgiver skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver kan ha eksisterende avtaler med flere leverandører som kan få innvirkning på leveranser og ytelser under denne anskaffelsen. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning oppdragsgiver finner det nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene i henhold til denne avtalen. 1.5 Lover og regler Oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen ihht. lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 96 (LOA) som en begrenset anbudskonkurranse iht. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlig anskaffelser (FOA) Del III 14-1. Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Doffin/TED og dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget konkurransegrunnlag og gjennomføring av eventuelle avklaringer. Konkurransegrunnlag vil bli sendt til de leverandører som er best kvalifisert etter at trinn 1 er gjennomført. 1.6 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir kvalifisert for deltakelse i tildelingsomgangen. Antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til 5. Som utvelgelsesform vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelse vil foregå på bakgrunn av de oppgitte kvalifikasjonskriteriene.
1.7 Avtale Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres, ivaretar kravet om likebehandling og er etterprøvbare Det skal inngås avtale med 1 en leverandør. 1.8 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN (ref.nr.: 122160) og TED-basen. 1.9 Tentativ fremdriftsplan. Nedenfor viser en tentativ plan for anskaffelsen. Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato: Aktivitet: 16.04.2008 Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjonskrav 08.05.2008 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget/utlysning 20.05.2008 Frist for innlevering av kvalifikasjonskrav Meddelelse om hvem som er kvalifisert for tildelingsomgang/utsendelse av 28.05.2008 konkurransegrunnlag 07.07.2008 Tilbudsfrist 01.08.2008 Kontraktstildeling 1.10 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Siste frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag er 08.05.2008 kl. 12:00. Spørsmålene skal være skriftlige. All kommunikasjon skal være på norsk eller engelsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til: Fregattprosjektet P6088 Att: Torstein Fjeldet Lunde Boks 64 Haakonsvern, K-70 5886 Bergen Telefon: +47 55 50 46 58 / +47 917 81 389 E-post: e-tlunde@mil.no Spørsmålene vil bli samlet opp, gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Svar vil bli tilsendt samtlige tilbydere på e-post etter at fristen for å stille spørsmål er gått ut.
1.11 Frist for levering av svar på kvalifikasjonskrav Svar på kvalifikasjonskrav må være oss i hende innen 20.05.2008 kl. 14:00. 1.12 Kvalifikasjonssøknad skal sendes/leveres til: Fregattprosjektet P6088 Att: Torstein Fjeldet Lunde Boks 64 Haakonsvern, K-70 5886 Bergen Kvalifikasjonssøknaden skal merkes med følgende utenpå lukket konvolutt/pakning: Kvalifikasjonssøknad, rammeavtale reservedeler planlagt vedlikehold, P6088 Nye Fregatter. 1.13 Krav til utforming av søknaden 1.14 Språk Kvalifikasjonssøknaden skal fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer; 1 - en - signert original, og 1 en kopi. Søknaden skal være satt i ringperm, inndelt på følgende måte: Skilleark 1: Signert søknadsbrev Skilleark 2: Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav Skilleark 3: Svar på juridisk og finansiell stilling Skilleark 4: Svar på tekniske og faglige kvalifikasjoner Skilleark 5: Relevante vedlegg Søknaden (kvalifikasjonspapirene) skal være på norsk eller engelsk. 1.15 Evaluering Oppdragsgiver vil evaluere alle innkomne kvalifikasjonskrav og kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt konkurransegrunnlag for tildelingsomgangen straks det er klart hvem som er kvalifisert videre. 1.16 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle anbydere som har meldt interesse for å delta i konkurransen. 1.17 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert.
Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser.
2 Krav til leverandøren/kvalifikasjonskrav Innledning Oppdragsgiver vil foreta en vurdering av hvorvidt leverandørene er kvalifisert basert på vurdering av kvalifikasjonskrav. Det vil bli foretatt en utvelgelse ut fra en rangering av hvilke leverandører som best oppfyller kvalifikasjonskriteriene. Oppdragsgiver tar sikte på å prekvalifisere 5 leverandører. Nedenfor er det gitt en oversikt over kvalifikasjonskrav. Leverandører som tilfredsstiller kravene, vil bli vurdert opp mot hverandre. Alle leverandører som deltar i kvalifiseringen vil få skriftlig melding om de er utvalgt til å levere tilbud eller ikke. For å kunne komme i betraktning og bli kvalifisert for tildelingsomgangen, MÅ alle tilbydere dokumentere følgende forespurte krav listet under. Manglende dokumentasjon kan føre til avvisning, jf. FOA 20-12. 1. Signert søknad for kvalifikasjonskrav Kvalifiseringsanmodningen skal inneholde et signert følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. 2. Obligatoriske krav: Krav: Leverandøren skal ikke ha restanser på betaling av merverdiavgift og skatt/arbeidsgiveravgift. o Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra søknadsfrist. Med skatteattester menes: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold.
Krav: Egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). o HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal. 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak o Firmaattest Krav: Det kreves god økonomi o Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for 2007 ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal regnskap for 2005 og 2006, samt utskrift av resultat/balanse, signert av daglig leder, for minimum 1. halvår 2007 vedlegges. o Oversikt over omsetning relatert til denne type oppdrag for siste 3 år. Oppdragsgiver vil i tillegg kunne innhente kredittvurdering av leverandørene. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God gjennomføringsevne o Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. o Det skal videre gis opplysninger om eierforhold, herunder selskapsform, eierstruktur og navn på daglig leder, både for leverandøren og eventuelle underleverandører.
o Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Oppdragsgiver skal uansett bare forholde seg til en leverandør. Leverandøren vil ha samme ansvar for sine samarbeidspartneres ytelser som for sine egne ytelser. o Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for leveransen. Krav: God erfaring fra tilsvarende prosjekt/oppdrag. o Leverandøren skal beskrive sin faglige kompetanse relatert til anskaffelsen. o Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år. Referansene skal inkludere verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tittel, tlf.). Oppdragsgiver skal bli gitt muligheten til å kunne kontakte oppgitte referanser. o Attester fra de 3 siste relevante/viktigste referansene (vedlagte mal skal benyttes). 3 Behandling av kvalifikasjonsgrunnlag 3.1 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning for svar på kvalifikasjonskrav. 3.2 Avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise forsinkede innleverte eller mangelfulle dokumenterte kvalifikasjonssøknader ihht. FOA 20-12 t.o.m. 20-14. 3.3 Rett til å forkaste svarene på invitasjonen (Avlysning) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbudene ved saklig grunn, jf. FOA 22-1. 3.4 Retur av svar på kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil ikke returnere innkomne kvalifikasjonssøknader.
3.5 Fortrolig behandling av informasjon Oppdragsgiver vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Leverandør kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra oppdragsgiver. 3.6 Begrunnelse Leverandører som ikke får delta i tildelingsomgangen vil få tilsendt brev med en begrunnelse for hvorfor de selv ikke var aktuelle ihht. FOA 20-16. 3.7 Vedlegg Vedlegg 1: Produsentoversikt Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Mal for attest Vedlegg 4: Varsomhet, taushetsplikt og habilitet