Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 26/01/17 SAK NR 03-2017 Årlig melding 2016 Forslag til vedtak: 1. På grunnlag av den samlede rapportering for 2016, herunder også beslutninger som er fattet av styret, og den samlede planlegging og styring av virksomheten, anser styret for Pasientreiser ANS at selskapets hovedoppgaver innenfor pasientreiseområdet har vært ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt i oppdragsdokument 2016 samt andre styrende dokumenter, og at ansvaret som selskapet utøver på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet samlet sett er oppfylt for 2016. regnskapsmessig viser selskapet også for 2016 et positivt økonomisk resultat. fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på eiers føringer, demografisk utvikling og rammevilkår for øvrig for selskapet. ved videre utforming av tjenestetilbudet vektlegges standardisering og nasjonale løsninger 2. Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets evt kommentarer i møtet. 3. Årlig melding 2016 for Pasientreiser ANS oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. Skien, 19. januar 2017 Marit Kobro Administrerende direktør
1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Med henvisning til fremlagt forslag til årlig melding for 2016 anbefaler administrerende direktør at styret konkluderer som følger når det gjelder virksomheten i 2016: Selskapets hovedoppgaver nedfelt i selskapsavtale, oppdragsdokument og andre styrende dokumenter er ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt og det ansvaret som selskapet utfører på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet er samlet sett oppfylt for 2016. Selskapet har arbeidet godt med effektiviseringstiltak, økonomistyring og resultatoppfølging i 2016. Gjennomførte revisjoner i 2016 er fulgt opp med styrebehandlede tiltaks- og handlingsplaner og prinsippene for god virksomhetsstyring er fulgt opp. Fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på beslutninger fattet av eierne. Styret vil fortsatt legge vekt på at videre utvikling av selskapets tjenester skal ha et klart bruker- og kundeperspektiv som inkluderer målsettinger om likebehandling og effektivitet i saksbehandlingen. Det anbefales at styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets eventuelle kommentarer i møtet og at årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS med styrets plandokument oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Det vises til vedlagte dokument: Årlig melding for 2016 for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. I h.t. oppdragsdokumentet og melding fra de fire eierne skal selskapet utarbeide årlig melding og oversende denne til eierne innen 1. februar 2017. Meldingen skal inneholde rapport for foregående år og styrets plandokument for de nærmeste 2-3 år. 2.2 Hovedpunkter Rapportering gjennom regelmessig virksomhetsrapportering til styret skal gi eierne informasjon om måloppnåelse i forhold til selskapets mål. Foreliggende årlig melding er utarbeidet iht. mal mottatt fra eierne og er inndelt i tre hovedkapitler: 1. Innledning og sammendrag - Visjon, verdigrunnlag og mål for virksomheten inkl kort beskrivelse av måloppnåelsen. Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer. 2. Rapporteringer - Hvordan pålegg og bestemmelser som er gitt i oppdragsdokumenter i 2016 er fulgt opp. 3. Styrets plandokument, som er strategisk og overordnet, og som viser: - Utviklingstrender og rammebetingelser, forventet økonomisk utvikling, faglig utvikling, personell og kompetansebehov samt bygningskapital og øvrige investeringer status og utfordringer. - Selskapets planer for utviklingen
I tillegg åpnes for bruk av vedlegg. Årlig melding for Pasientreiser ANS har for 2016 ingen vedlegg. Rapporteringen er basert på den løpende virksomhetsrapportering til styret. Kravene i oppdragsdokument har vært gjennomgått halvårlig med tilbakemelding til styret via virksomhetsrapporteringen i september2016. Status har inngått i vurderingsgrunnlag for en gjennomgående risikovurdering i forbindelse med fremlegging av denne for styret i oktober 2016. 2.3. Rapportering om virksomheten i 2016 og overordnet vurdering av måloppnåelse I henhold til selskapsavtalen skal Pasientreiser ANS på vegne av de regionale helseforetakene oppfylle sørge for ansvaret på området pasientreiser. Selskapsavtalen presiserer også nærmere hvilke øvrige oppgaver selskapet skal utøve. I tillegg er vedtatt strategiplan og mottatt oppdragsdokument retningsgivende for selskapets drift. Kundelinjen ivaretas gjennom egen tjenesteleveranseavtale (SLA-avtale) inngått mellom de fire regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. Ansvaret selskapet utøver på vegne av de regionale helseforetakene innebærer bl.a. krav om at det skal utøves en overordnet organisering og styring slik at tjenesten som tilbys og ytes er forsvarlig. Dette innebærer bl.a. at følgende styringsfunksjoner/-elementer skal ivaretas: Planlegge, herunder vurdere og analysere, hvordan befolkningen skal få tilstrekkelig og forsvarlig helsetjeneste. I denne sammenheng vil dette si pasientreisetilbud for pasienter som ikke er i stand til å reise på egen hånd og refusjon ihht gjeldende regelverk for reiser foretatt i egen regi av dem som er i stand til dette. Dette forutsetter bl.a. at selskapet har oversikt over behov og tilbud for pasientreiser, samt har oversikt over eventuelle områder med svikt eller fare for svikt. Ved utarbeidelse av planer/tiltak må det foretas risiko- og sårbarhetsanalyser knyttet til iverksettelse av tiltakene og det må planlegges hvordan eventuell fare for svikt skal håndteres. I tillegg må tilsvarende vurdering gjøres for å forebygge svikt når man kommer til gjennomføringen av planer/tiltak. Prosessen med en samlet risikovurdering av hele pasientreiseområdet er gjennomført også i 2016. Utgangspunktet er risikovurderinger fra det enkelte helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Dette har gitt grunnlag for målrettede tiltak, spesielt knyttet til behandling av personopplysninger. Samlet risikovurdering av pasientreiseområdet skal gjennomføres årlig. Selskapets ansvarsområder fremgår av selskapsavtalen. Oppgavene er relatert til reiser uten rekvisisjon, og også til reiser med rekvisisjon, selv om de enkelte helseforetak organiserer selve reisene med rekvisisjon. Pasientreiser ANS er imidlertid systemeier og databehandlingsansvarlig for det elektroniske systemet NISSY som benyttes ved planlegging av de sistnevnte reisene. Selskapet skal således bl.a. sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. Prosjektarbeider hhv for samkjøring og for oppgjørskontroll er eksempler på dette som står for videreutvikling av området reiser med rekvisisjon. Ansvaret innebærer også ansvar for å gjennomføre egne planer og tiltak som forutsatt og til fastsatt tid, slik at tjenesten som tilbys og ytes er forsvarlig. Videre skal gjennomføringen av planene og tiltakene evalueres; om planene/tiltakene følges, effekten av planene/tiltakene og om gjennomføringen av planene/tiltakene har medført at det har oppstått områder med fare for svikt eller svikt som må håndteres for at det skal kunne gis et forsvarlig tjenestetilbud. Dette innebærer også innhenting av styringsinformasjon, gjennom egen portal for styringsinformasjon innen pasientreiseområdet (Radar). Dette er en etterspurt
tjeneste fra samtlige pasientreisekontor. Løsningen gir mange nye muligheter, blant annet en egen plattform for visualisering og analyse av styringsinformasjon. Videre innebæreransvaret å korrigere uforsvarlige forhold, dvs å iverksette korrigerende tiltak på eget initiativ dersom det ikke tilbys eller ytes tilstrekkelige og forsvarlige tjenester. Innenfor pasientreiseområdet innebærer dette bl.a. gjennomgang av internkontroll i helseforetakenes bruk av PRO og NISSY og at initiativ tas overfor helseforetak eller regionale helseforetak fra selskapets side når ulike forhold skulle tilsi dette Internkontrollen ved samtlige pasientreisekontor ble sist gjennomgått i 2015 med gode resultater. Det ble derfor vurdert som ikke nødvendig med en ny, full gjennomgang i 2016. Videre tilbyr selskapet opplæring og andre kvalifiserende tiltak for ansatte ved pasientreisekontorene for å høyne kompetanse ved disse enhetene. I årlig melding for 2016 er det redegjort for hvordan selskapet har løst den samlede oppgaven. I momentene nedenfor trekkes forhold av særlig betydning frem: Gjennomføring av vedtatt strategiplan Selskapets strategiplan ble vedtatt av styret i april 2015 og skal i henhold til vedtaket revideres i april 2017. Gjeldende plan har strategiske mål basert på de overordnede perspektivene brukermedvirkning, kundeperspektiv, fokus på effektiv drift og ta hensyn til offentlige føringer som standardisering og digitalisering. Planen viser også til den demografiske utviklingen med stor økning i aldersgrupper som er hyppige brukere av pasientreiser. Strategiplanen fokuserer på tre strategiske målbilder for henholdsvis reiser med rekvisisjon og reiser uten rekvisisjon. Målsettinger inklusiv gevinstpotensial og handlingsplan er utarbeidet for hvert av målbildene. For enkelte deler av strategiplanen understøtter igangværende prosjekter og prosjekter fullført i 2016 måloppnåelsen. Sistnevnte gjelder reiser uten rekvisisjon og prosjekt Mine pasientreiser, og for pasientreiser med rekvisisjon prosjekt Oppgjørskontroll. Prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning fullføres i 2017. Strategiplanen inneholder videre føringer for å forenkle rutiner for rekvirenter av reiser med rekvisisjon, og dette vil konkretiseres nærmere i kommende strategiplan som iht vedtak fremlegges for styret i april 2017. Aktivitet, tilgjengelighet og kvalitet Antall saker som gjelder reiser uten rekvisisjon har de siste årene vist en synkende trend, og dette fortsatte også i 2016. Selskapet har gjennom 2016 etterlevd kravene i tjenesteleveranseavtalene med de fire regionale helseforetakene der helseforetakene er tjenestemottakere. Nasjonalt mål for saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon er ikke oppnådd i 2016, og fremdeles er det stor ulikhet mellom de enkelte kontorene. Enkelte kontor har ligget langt over definerte mål for saksbehandlingstid gjennom flere perioder også i 2016. Dette følges videre opp etter innføring av ny løsning. Overordnet målsetting om likebehandling og lik praksis vil ha et bedre grunnlag for å oppnås gjennom vedtatt overgang til en juridisk enhet med ansvar for oppgaven. I likhet med de seneste årene har det gjennomgående vært god stabilitet og ytelse i IKTsystemene også i 2016. Dette har betydd sikker tilgjengelighet for kjørekontor mht å rekvirere nødvendig transport til behandling og bidradd til redusert saksbehandlingstid for pasienter med refusjonssøknader for reiser uten rekvisisjon. Økonomi Selskapet finansieres av eierne med basis i en overskuddsmodell. Fordelingen mellom eierne skjer dels etter eierandel, dels etter forbruk av tjenester. Selskapet vil for 2016 levere et
foreløpig akkumulert regnskap for ordinær drift og tilleggstjenester på 175,5 millioner kroner. Dette er et foreløpig overskudd på 22,8 millioner kroner, hvor av 21,8 millioner kroner er et begrenset resultatkrav for å sluttfinansiere nye teknologiske lønninger i prosjektene Mine pasientreiser, samkjøring og oppgjørskontroll Tiltak for produktivitetsvekst Pasientreiser ANS har siden oppstarten jobbet kontinuerlig med optimalisering av prosesser internt og eksternt for å bidra til økt produktivitet. Fra 2011 til 2015 var det en nedgang i antall årsverk. Dette til tross for en vesentlig utvidelse av oppgaveportefølje, samt at selskapet i dag har utviklet seg til en prosjektorganisasjon i tillegg til å levere på primæroppgavene. I 2016 er bemanningen midlertidig økt iht plan relatert til innføring av ny løsning for reiser uten rekvisisjon. 2.4. Styrets plandokument I siste kapittel redegjøres det for utviklingstrekk og forventede ressursmessige konsekvenser av dette. Tidshorisont er 1-2 år. Det gis en nærmere omtale av utvikling og utfordringer innenfor selskapets ansvarsområde med basis i strategiplanen. Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør mener årlig melding 2016 til eierne gir et dekkende bilde av virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS i 2016. Måloppnåelsen vurderes som gjennomgående god. Sett i sammenheng med oppdragene fra eierne, slik de fremkommer i oppdragsdokument og styrende dokumenter forøvrig anses årlig melding å svare opp hvordan selskapet har løst sine oppgaver i 2016. Det vurderes videre at Pasientreiser ANS er i stand til å møte nye utfordringer også i årene som kommer, bl.a. med henvisning til selskapets leveranser over tid og kundenes og eiernes tilbakemelding på disse. Den sist vedtatte strategiplan er gjeldende for perioden frem til 2017 og ny plan fremmes i april i tråd med styrets vedtak. God og helhetlig virksomhetsstyring kreves for å oppfylle krav i lov og regelverk og for å oppnå god økonomistyring, samtidig som overordnede styringskrav og egne mål og krav for selskapet skal oppfylles. Årlig melding for 2016 utgjør et viktig dokument i denne sammenheng. Trykt vedlegg: Årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2016