Referat fra møte nr. 58 i Nasjonal IKT Til: Kopi: Fra: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Gunnerød, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem, Håkon Grimstad, Terje Wistner, Norunn Saure Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Arnt Ole Ree, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Kristian Skauli ved Dagfinn Hallseth og Therese W. Sandnes Sted: Radisson Blu Royal Garden Hotell, møterom Austråt (Trondheim, HelsIT konferansehotell) Tid: 28.09.11 kl 12:30-15:00 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen (leder), Erik M. Hansen, Siri Cathrine Rølland, Terje Wistner, Bjørn Nilsen, Daniel Haga, Steinar Lund, Sigmund Eidem, Hans Nielsen Hauge, Håkon Grimstad, Norunn Saure (for Christine Bergland) og Arild Pedersen (for Ingerid Gunnerød) Jostein Ven var til stede ved behandling av sak 04. Dagfinn Hallseth og Therese W. Sandnes fra. Forfall: Ingerid Gunnerød, Oddvar Larsen, Christine Bergland, Tor Eid, Kai Rune Furberg Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-15. Det ble meldt 2 saker til eventuelt: 1. Samordning av svar fra RHF- ene til HOD vedrørende høringsnotat v/ Terje Wistner (HSØ) 2. Orientering om endring av EBI plattform v/håkon Grimstad Innkallingen ble godkjent. 02 Godkjenning av referat fra møtet 17.6.2011 Det var ingen kommentarer til selve referatet. Det ble påpekt at i forbindelse med tilbakemelding på vedtak i AD- møte vedrørende Nasjonal IKTs ressursutfordringer, ref. sak 10 i SG- møtet 17.06, er det ønskelig at har en direkte dialog mot sekretariatet i AD-møtet i for- og etterkant. tok dette til etterretning. 1
Referatet ble godkjent. 03 Gjennomgang av prosjektstatus orienterte kort om status. Følgende ble kommentert spesielt: Tiltak 15.5 Folkeregisteret i helsenettet og 15.6 - Nytt hjelpenummer i helsenettet: Det ble presisert fra Helse Midt at notert status i statusrapporten ikke er korrekt. Riktig status er at HEMIT venter på svar fra NHN. Det ble påpekt behov for bedre dialog i prosjektet, noe NHN og Helse Midt tok til etterretning. Styringsgruppen tok status til orientering. 04 Termer og symboler (tiltak 39) Prosjektleder Jostein Ven (KITH) fremla prosjektets hovedresultater. Tiltaket har utviklet et sett av termer og symboler til anvendelse i brukergrensesnitt i elektroniske kurvesystemer. Ven gjennomgikk kort de to definerte delmålene for prosjektet, hvorav delmål 2 ble oppfattet som en mindre oppgave ettersom det forventes at et separat prosjekt (tiltak 41) vil fokusere på det. Ifølge Ven har prosjektet oppnådd sine målsetninger, men ønsker å gjennomføre en høring av prosjektets leveranser. Forslaget fra prosjektet er å gjennomføre en høring, deretter innarbeide kommentarer fra høringen i et sett som publiseres i en prøveperiode. Etter prøveperioden bør det gjennomføres en evaluering før man vedtar videre bruk. Ven påpekte at prosjektet har vært i møte med ulike leverandører, og ser behovet for en aktør som kan forvalte settet av termer og symboler videre dersom leveransene skal danne grunnlag for en standard. Videre kommenterte Ven at NSEP ikke er oppsatt for å gjøre dette. Etter behandling i Styringsgruppen ble det konkludert at man foreløpig ikke trenger å etablere et eget organ for forvaltning av settet med termer og symboler, men at det kan gjennomføres som et prosjektarbeid. Det ble gitt tilbakemelding på at videre arbeid med høring bør inkludere psykologstanden. Dette tok prosjektet til etterretning. Styringsgruppen pekte på viktigheten av å være på linje med internasjonale standarder der det finnes. Til dette responderte Ven at dette er svært ønskelig, men at det har vært utfordrende å finne relevante standarder internasjonalt. KITH har vært med å gjøre søk internasjonalt knyttet til dette. Ven ønsker gjerne at Styringsgruppen melder tilbake til prosjektet dersom de har informasjon knyttet til relevant internasjonalt arbeid. Styringsgruppen kommenterte at det har vært positivt at prosjektet har hatt kontakt med leverandører. Utfordringen er at leverandørene i dag blir kontaktet fra flere ulike hold, derfor blir det viktig at man i fremtiden fokuserer på å samkjøre kontakten dem. Avslutningsvis spilte Styringsgruppen inn at det er positivt at Norge trolig er pioner på dette området. Det må derfor ikke sees på som et nederlag for prosjektet dersom man i fremtiden må utarbeide nye eller justere eksisterende standarder, fordi de internasjonale er ulike de norske. 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tar resultater og hovedfunn fra prosjektet til etterretning, men ber om at prosjektet, innenfor en gitt budsjettramme på 150 timer, arbeider videre med gjennomføring av en høringsprosess. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner sluttleveransene fra prosjektet. 2
05 HL7 Implementeringsguide (tiltak 33.2) fremla kort prosjektets hovedresultater. Formålet med Tiltak 33.2 var å trekke den foreliggende første versjonen av implementasjonsguiden frem til en nasjonal standard. KITH har gjennomført foreslåtte endringer skissert i KITH-rapport 1015:2010. Saken ble behandlet i PEF- møtet den 8.9.2011. PEF hadde ingen kommentarer til innholdet, men påpekte at arbeidet hadde tatt lang tid og at det kunne vært ønskelig med noe mer tilbakemelding fra KITH. PEF anbefalte imidlertid at prosjektets leveranser godkjennes. 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tar resultater og hovedfunn fra prosjektet til etterretning 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner sluttleveransene fra prosjektet 06 Medikasjonstjeneste - Forslag til videre arbeid innledet kort om status på arbeidet som har foregått med å revidere direktivet til Medikasjonstjenesten. Terje Wistner (HSØ) påpekte videre at revideringsprosessen siden siste Styringsgruppemøte har vært svært positiv. Prosjektet har gjort en omfattende jobb med å justere direktivet i henhold til diskusjonen i workshop, telefonmøte, PEF, samt i henhold til mottatte kommentarer i etterkant. Det ble presisert at Medikasjonstjenesten er en informasjonsutveksler, hvor det tilrettelegges med flere systemer på tvers. Det reviderte direktivet legger opp til at videre arbeid deles opp i to hovedfaser. Fase 2 vil være realiseringen av den langsiktige målsettingen. Det langsiktige målbildet (fase 2) om én, felles nasjonal MT, er tatt med som et langsiktig mål i direktivet, men det vil være behov for å utarbeide et eget direktiv for fase 2 på et senere tidspunkt. Fase en legger nå opp til en enklere organisering med en kjernegruppe på tre personer. Kjernegruppen skal støtte, koordinere og tilrettelegge det regionale arbeidet. Det forutsettes at mye av jobben med utvikling av tjenester gjøres i de regionale prosjektene. Fase en baserer seg på fem hovedområder: 1) Identifiserer tjenestebeskrivelser, fordele utviklingsoppgaver 2) Utarbeide tjenestebeskrivelser: eresept (og SykehustFEST) 3) Utarbeide tjenestebeskrivelser: Intern forordning 4) Utarbeide samhandling mellom regionale medikasjonstjenester 5) Utarbeide tjenestebeskrivelser: Pasientrettede tjenester Etter behandling i PEF 08.09.11 ble det konkludert at RHF- ene bør ha ansvar for sine egne gevinstrealiseringsplaner og at det ikke vil være hensiktsmessig å utarbeide en samlet nasjonal gevinstrealiseringsplan. Videre påpekte Wistner at Nasjonal IKT vil dekke kostnadene relatert til selve kjernegruppen. Ifm. arbeid i de ulike RHFene vil Nasjonal IKT kun dekke kostnadene til et RHF der hvor arbeid har blitt igangsatt basert på en direkte bestilling fra Nasjonal IKT. For øvrig må hvert RHF dekke sine egne kostnader. Styringsgruppen kommenterte at det bør foreligge en framdriftsplan for prosjektet som blir godkjent av Styringsgruppen i Nasjonal IKT. En framdriftsplan skaper forventning om hva hvert RHF skal levere og til hvilket tidspunkt. Det ble påpekt at hver region har ansvar for egen framdrift, men at kjernegruppen rapporterer status på framdrift til Nasjonal IKT. Styringsgruppen i Nasjonal IKT konkluderte med at hvert RHF skal utarbeide en framdriftsplan for sitt arbeid før neste møte i Styringsgruppen (08.12.11) som Hvert RHF 3
ser til blir sammenstilt for fremleggelse i NIKT. Styringsgruppen ba starte prosjektmobilisering og begynne arbeidet med å sette sammen en styringsgruppe og prosjektgruppe for prosjektet. / Prosjektet Avslutningsvis ble det kommentert behovet for å se konsekvenser av dette arbeidet og medikasjon helt ut i primærhelsetjenesten. Styringsgruppen understrekte viktigheten av dialog, erfaringsdeling og medvirkning knyttet til for eksempel kommunal side. Kommunene er i startfasen med å etablere sitt eget organ tilsvarende Nasjonal IKT og Styringsgruppen i Nasjonal IKT ønsker at involvere Medikasjonstjenesteprosjektet etablerer dialog mot dem. Terje Wistner bekreftet at dette er en av intensjonen i prosjektet og understrekte at interessentlisten i prosjektdirektivet ikke var endelig eller uttømmende, men ment som eksempel. 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv, gitt de innspill som framkom i møtet. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger midler for inntil 4 mnok til følgende kostnadselementer for tiltaket: o Lønn for 3 personer og innleide/frikjøpte ressurser o Reise- og møtekostnader for kjernegruppe, utvidet prosjektgruppe, styringsgruppe og referansegruppe o Økonomisk bidrag/støtte i forhold til regionens innsats ift forholdmessig utvikling av nasjonale tjenester 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til å etablere prosjektorganisasjonen 4. Hvert RHF utarbeider et utkast til framdriftsplan for Medikasjonstjenesten i sitt RHF før neste møte i Styringsgruppen (08.12.11) 5. Styringsgruppen Nasjonal IKT ser behovet for å inkludere aktører i primærhelsetjenesten i arbeidet med Medikasjonstjeneste. Kjernegruppen, samt RHF-ene har dermed et ansvar for at disse blir involvert i prosessen. Hvert RHF Fremtidig kjernegruppe, RHF-ene 07 RHFenes strategier og planer for realisering av eresept viste til informasjon i utsendt saksunderlag. RHF- ene redegjorde kort for status i sitt respektive RHF. Tilbakemeldingen var at hvert RHF har er i ferd med å ferdigstille regionale planer for innføring av eresept i eget RHF. Styringsgruppen kommenterte at framdrift i HN, HMN og HV er rimelig lik. Videre ønsket HSØ en måned ekstra for å kunne gi en god tilbakemelding til HOD. HSØ påpekte at de har en god dialog med Helsedir, men at eventuell bruk av Helsedirs forskrivningsmodul reiser en del prinsipielle spørsmål som ennå ikke er avklart. Dette gjør det vanskelig å gi et estimat på framdrift innen tidsfristen. Avslutningsvis påpekte Styringsgruppen at RHFene må svare HOD basert på dagens ståsted, men at innretning og fremdrift kan forandre seg underveis i prosessen etter hvert som problemstillingene blir klarere. 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tar saken til orientering 08 Planlegging av Nasjonal IKTs strategiprosess framla kort bakgrunnen for arbeidet med strategiprosessen og utarbeidet forslag til prosess. Prosessen bør fokusere på etablering av et langsiktig målbilde og en tydelig visjon med en langsiktig overordnet strategi. Strategien må understøttes av aktivitets-/ og handlingsplaner og en tydeligere porteføljestyring. Det ble påpekt at strategiperioden fremover vil gjelde for en 3 års periode, i motsetning til dagens 2-årige periode. I strategiprosessen vil det tidlig bli gjennomført en høring/ 4
bred informasjonsinnsamling og involvering for å sikre innspill fra sektoren, samarbeidsparter og andre interessenter. Det var generell enighet i Styringsgruppen om at en god strategi og visjon, gjør prioritering i forbindelse med oppstart av nye tiltak lettere. Det kommentert at grunnlaget for Nasjonal IKT sin strategi må være basert på aktuelle myndighetsstrategier og føringer (for eksempel Samhandlingsreformen og aktuelle Stortingsmeldinger), styringsdokumenter i RHF- ene, samt RHF- enes egne strategier. For å sikre at strategigruppen er geografisk og faglig representert, bør den inneholde representanter fra hvert RHF og arbeidet bør involvere NHN, HDir, samt ledere fra de ulike fagforaene i Nasjonal IKT. Avslutningsvis ble det kommenterte at Nasjonal IKT ikke trenger godkjennelse fra ADmøte for igangsettelse av en ny strategiprosess, men at Nasjonal IKT likevel bør utarbeide et første innledende kapittel som utkast for diskusjon i AD- møtet som oppsummerer kursendringene i forhold til Nasjonal IKT sin strategi; tidshorisont og innretning. strategigruppen 1. Nasjonal IKTs Styringsgruppe vedtar at NIKTs strategi for 2010-12 forlenges til å gjelde ut hele 2012 2. Nasjonal IKTs Styringsgruppe godkjenner forslag til strategiprosess og ber igangsette prosessen med å opprette en strategigruppe 09 Ramme for budsjett for Nasjonal IKT i 2012 framla kort budsjettall for 2012. Budsjettet baserer seg på en ramme på 37 mnok. Rammen er basert bl.a. på at SG 17.6.2011 stilte seg bak forslag om at RHF- ene bevilger 35 mnok i tilskudd til NIKT i 2012 og dessuten 2 mnok i ekstra bevilgning til fagforaene. I tillegg ble det avtalt at hver region skal tilrettelegge for en samlet ressursinnsats tilsvarende 2, evt. 3, årsverk til arbeid i Nasjonal IKT. Leder for Styringsgruppen informerte at saken var blitt behandlet i AD- møtet. ADmøtet hadde foreløpig ikke gitt sin tilslutning til vedtak om budsjettramme på 37 mnok og ønsket en nærmere vurdering av alternativene. Det var enighet i Styringsgruppen om å lage en oversikt over hva Nasjonal IKT kan få til innenfor en bevilgning på 30mnok, opp mot et alternativt budsjett på 37 mnok. Videre ble det bemerket viktigheten av å satse på tiltak som er reflektert i strategi, mandat og fullmakter. Avslutningsvis ble det kommentert at det er en utfordring å skaffe ressurser til de ulike tiltakene. Utfordringen er ofte ikke relatert til det finansielle aspektet, men heller en utfordring i egen organisasjon til å skaffe riktig ressurs. Frikjøpsordninger ble deretter kort kommentert. Dette løser ikke de generelle ressursproblemene som eksisterer i dag. I forhold til den økonomiske rammen til Nasjonal IKT ble det kommentert at man forholder seg til budsjettrammen som en maksimal øvre ramme. Lang igangsettelsestid på prosjekter er hovedårsaken til at Nasjonal IKT ikke bruker opp de årlige bevilgningene. Styringsgruppen ønsket at utarbeider et estimat på hvor mye av årets bevilgning som kommer til å bli brukt i 2011. Dette, samt øvrige innspill, danner grunnlaget for utarbeidelse av en ny budsjettramme til AD-møtet. 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til en videre prosess for utarbeidelse av budsjettramme for Nasjonal IKT i 2012. bes, 5
basert på innspill gitt i møtet, utarbeide ny sak til AD-møtet 10 Forslag til fullmaktsmatrise i Nasjonal IKT redegjorde kort for bakgrunn og forslag til fullmaktsmatrise i NIKT. kommenterte at det utsendte materialet innehold en feil knyttet til forvaltning av NIKTs økonomiske midler og avtaleinngåelse. Korrekt part er Helse Vest IKT, ikke Helse Vest RHF. Styringsgruppen påpekte at vedtak ut fra fullmaktsmatrisen må være reflektert i målsetningene satt av Nasjonal IKT sin strategi og budsjett. Dette ønsker Styringsgruppen at inkluderer i fullmaktsmatrisen. Avslutningsvis konkluderte Styringsgruppen med at dersom man nytter en fullmakt og fatter et vedtak, skal det framlegges en orienteringssak i neste møte. Orienteringen skal inneholde bakgrunn, formål og begrunnelse for vedtak. inkluderer dette i en revidert fullmaktsmatrise. 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT stilte seg bak forslag til fullmaktsmatrise, gitt endringer som framkom i møtet 11 NSEPs samarbeidsavtale med Nasjonal IKT informerte kort om status i Nasjonal IKT sin samarbeidsavtale med NSEP. Frem til 01.07.11 har Nasjonal IKT vært NSEPs strategiske samarbeidspartner. Avtalen har også inkludert ledelse og sekretariatsfunksjonen i Klinisk IKT Fagforum. Styringsgruppen påpekte at føringene for Nasjonal IKTs initielle støtte av NSEP var at denne var avhengig av at også flere parter ville påta seg et finansieringsansvar. Dette har ikke skjedd, selv om NSEP har jobbet hardt opp mot flere ulike organ for å skaffe finansiering. 1. Nasjonal IKT avslutter den strategiske samarbeidsavtalen med NSEP, og gjennom dette vil ikke Nasjonal IKT videreføre sitt finansielle bidrag til drift av NSEP. 2. Nasjonal IKT er likevel svært interessert i å kjøpe tjenester av NSEP, i forbindelse med drift av Klinisk IKT Fagforum. 3. Nasjonal IKT takker for det strategiske samarbeidet så langt, og håper at NSEP lykkes i sitt arbeid med å finne nye finansielle samarbeidspartnere. 12 Pilotprosjekt for nynorsk talegjenkjenning viste til informasjon i utsendt saksunderlag. Helse Vest opplyste om at det i etterkant av utarbeidet saksunderlag har blitt identifisert en forsinkelse i oppstart av piloten. Bakgrunnen for dette er at Max Manus sin underleverandør Nynodata trenger mer tid til kvalitetssikring av ordboken. Dette medfører ingen endringer i fremlagte kostnader, men disse kostnadene vil påløpe i 2012, ikke i 2011. 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tildelte midler for å dekke utgiftene for Helse Førde vedr. nynorsk talegjenkjenning. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT ba om at kostnadene, som samlet beløper seg til kr. 91 400, innarbeides i prosjektets budsjett. 6
13 Planlegging av møter i Nasjonal IKT i 2012 framla forslag til følgende møtetidspunkter for SG i 2012. Torsdag 9. februar kan Herlof Torsdag 29. mars Onsdag 6. juni Torsdag 27. september kan Herlof Torsdag 6. desember Tilbakemelding fra Styringsgruppen var at tidspunktene ikke var passende. Det ble konkludert at, sammen med leder for Styringsgruppen, lager et nytt forslag. Forslaget vil bli sendt ut som en Doodle- forespørsel til representantene i Styringsgruppen. Saken blir dermed utsatt til neste møte i Styringsgruppen den 08.12.11. 1. skal, etter samkjøring med leder for Styringsgruppen, sende ut et nytt forslag til møtedatoer i 2012. 14 Til orientering Generelt ble det vist til informasjon i utsendt saksunderlag, men følgende ble kommentert spesielt: a. Samhandling medisinskteknisk utstyr og IKT. Det var styremøte i Medisinsk teknisk forening (MTF) 12.9.2011, hvor Erik M. Hansen og Dagfinn Hallseth fra deltok. I møtet så man på grensegang mellom IKT og MTU, og det ble påpekt at MTF er en god en part til å utveksle informasjon med. Det er imidlertid en interesseorganisasjon for ulike aktører og ikke del av styringsstrukturen i spesialisthelsetjenesten. Dette gir føringer for hvilke typer samarbeid som kan utvikles. e. Eventuelt behov for informasjonssikkerhetsnettverk. informerte at PEF på bakgrunn av den diskusjon som fremkom i møtet 08.09.11 besluttet at opprettelsen av et formelt forum stilles i bero inntil videre. NHN v/håkon Grimstad kommenterte at NHN har fått bevilget fem millioner til stiftelse av et lignende nettverk. De ønsker deltakelse av Nasjonal IKT velkommen i nettverket. Styringsgruppen tilbakemelding er at de er ser behovet for et slikt nettverk og er positivt innstilt til deltakelse i NHN sitt nettverk. Styringsgruppen tok sak 14 a-i til orientering. 15 Eventuelt 1. Helse Sør-Øst informerte om henvendelsen fra HOD vedrørende HOD sitt samarbeid med Finansdepartementet om et høringsnotat om tilgang til folkeregisteropplysninger gjennom den kopien av folkeregisteret som NHN nå drifter. Ut fra tilbakemeldingen fra departementet må det gjøres en integrasjonsjobb fra de enkelte systemene mot folkeregisterdatabasen med et standardisert grensesnitt (HL7). En potensiell utfordring er at noen system ikke er utarbeidet til å kommunisere med andre system. HOD ønsker, før et eventuelt krav blir pålagt, en tilbakemelding fra RHF-ene om når en slik integrasjonsjobb kan være fullført, når avvikling av lokale databaser kan skje, eventuelt om det ikke er mulig å gjennomføre. Styringsgruppen kommentert at det er ønskelig å bruke NHN til dette arbeidet. Det ble påpekt at løsningen som er etablert p.t. er noe begrenset, men at det er 7
ønskelig å bruke løsningen i en større skala. Behovet utenfor spesialisthelsetjenesten ble diskutert, og forholdet til private aktører ble pekt på som et område som må vurderes. Styringsgruppen konkluderte med at det er ønskelig at det utarbeides et koordinert svar fra Nasjonal IKT på vegne av de fire RHF- ene. I løpet av de neste 14 dager skal hvert RHF utarbeide et svar som oversendes til. vil på vegne av Nasjonal IKT utarbeide et felles svar. NHN v/håkon Grimstad ønsker å få tilsende Nasjonal IKTs svar for gjennomgang før det oversendes HOD v/ Steinar Lund. RHF- ene 2. NHN v/ Håkon Grimstad informert om at det snarlig vil komme et brev vedrørende å migrere gammel EDI meldingstjeneste hos NHN over på ny løsning. NHN vil bruke Hdir som en tredjepart ved verifisering. 8