Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi Institutt for bygg, anlegg og transport 25.05.2010 Deres dato Deres referanse 1 av 5 Foreløpig referat Blir godkjent av Styret 08.09.2010 MØTEREFERAT Fra møte i instituttstyret 19.05.2010, kl. 12.00 15.00 Møtested: møterom 2-138, Lerkendalsbygget Deltakere: Styret: Marit Støre Valen, instituttleder Trond Bølviken, ekstern medlem (Veidekke AS) Anne Ogner (Statens vegvesen) Stein Johannessen, vitenskapelige ansatte Marit Skjåk-Bræk, teknisk-administrative ansatte Erlend Sveipe, student Victor Smith, student Vegard Aksnes, midlertidige ansatte Vara medlemmer i Styret: Jan Jønland, teknisk-administrative ansatte Amund Bruland, vitenskapelige ansatte Administrasjon: Albert Verhagen, kontorsjef 1. Åpning Instituttlederen ønsket velkommen til BATs 3. styremøte. Det kom ikke forslag til endring av dagsorden. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Kontorsjef 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen 7a + 47 73 59 46 40 Albert Verhagen bat-info@ivt.ntnu.no Gløshaugen Telefaks http://www.ivt.ntnu.no/bat/ + 47 73 59 70 21 Tlf: + 47 73 55 10 54 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 2. S-sak 04/10: Referat møte 27.01.2010 Side 2 pkt 4: Styret ønsker å presisere at vi setter pris på at studentene er mer krevende og stiller spørsmål. Generell: sakspapirene ifm styremøte bør legges på nett så fort de sendes til styremedlemmene. Styret godkjenner referat fra styremøtet 27. januar 2010 3. S-sak 05/10 Tertialrapport 1. tertial 2010 Albert Verhagen orienterte om instituttets rapport for 1. tertial 2010. Tertialrapporten er sendt til styret og fakultetet 2. uke i mai. Instituttets / fakultetets handlingsplan og måleindikatorer for 2010: Forskning: o Instituttet har som mål å øke EU-finansiert virksomhet til 1,7 MNOK i 2010. Status hittil i år er 375 000 kr. Tiltak er del av instituttets strategiplan for årene framover. På kort sikt skal det organiseres et møte med NTNU-sentral for å informere ansatte om mulighetene og støtte. o Utvikling av flere gode faggrupper har kommet i gang som del av instituttets strategidiskusjon o Utarbeidelse av en plan for utvikling av laboratorier har kommet i gang som del av instituttets strategidiskusjon o Prognosen for antall ph.d.-grader i 2010 er lavere enn måltallet. Styret diskuterte mulige årsaker og tiltak. Styret er tildelt meningen at det ikke finnes en generell oppskrift for å løse problemstillingen. Dermed bør vi også se på individuelle løsninger og spesifikke tiltak. Instituttlederen tar dette med i samtalene med faggruppeledere og ber faggruppeledere om å se på årsaker og tiltakene i faggruppene. Tiltakene som styret foreslår er bl.a. månedlige samtaler med ph.d.- ene, markering av milepæler, bonus ved avslutting innen avtalt tid. Styret påpeker at det er viktig å komme med en positiv melding til ph.d.-ene og fortelle historien på en positiv måte. Utdanning: o Instituttet opprettet et laboratorieutvalg, utvikling av laboratoriebasert undervisning er del av instituttets strategiplan for 2011-2015. Organisasjon og ressurser: o Angående nytilsetting og kjønnsbalanse sliter instituttet med å finne kvinnelige kandidater til vitenskapelige stillinger. Det vurderes å bruke søkekomiteer for å finne gode kandidater. Styret påpeker at også teksten i stillingsannonsene kan forbedres.
3 av 5 Budsjettoppfølging 2010: Instituttets budsjettrapport er sendt til styret og fakultet. Budsjettavik for instituttets totale ramme hittil i år er 135 000 kr (total ramme). Ramme Drift (RD): o Resultatet er lavere enn budsjettert. Det skyldes stort sett fakturaer ifm ekstra investeringer i 2009 som ble betalt i 2010 og høyere lønnskostnader enn budsjettert ifm ekstra studentassistenter. Det er budsjettert med 600 000 kr ekstra lønnskostnader for å bygge ned reservene mht langtidsbudsjettet. RD69: o Resultatet er 1,5 MNOK høyere enn budsjettert. Det skyldes stort sett overføring av prosjektmidler fra ett prosjekt. Midlene brukes i år ifm investeringer i Islabben og forsknings- og undervisningsassistanse. o Prosessen for å bygge ned antall 69-prosjekt er satt i gang. Instituttlederen har bedt faggruppene om å starte diskusjonen og å komme med forslag. Ikke alle faggruppene har satt i gang diskusjonen ennå. Styret er opptatt av at det kommer i gang en dialog og prosess rundt dette og at de ansatte vet hva regelverket er. Neste styremøtet kommer instituttledelsen med en status- og stemningsrapport. Strategi- og omstillingsmidler: o Bruk av driftsmidler avviker fra budsjettet. Prosjektledere har fått en oversikt over disponible og brukte midler hittil i året. Styret godkjenner instituttets rapport for 1. tertial 2010 og oppfordrer å sette i gang tiltak for: bedre gjennomføring av ph.d.-studiet bedre annonsetekster mht rekruttering av kvinner til vitenskapelige stillinger nedbygging av antall 69-prosjekt 4. O-sak 03/10 Medarbeidertilfredshetundersøkelse 2009 Instituttlederen orienterte om resultatet fra instituttets medarbeidertilfredshetundersøkelsen 2009 og allmøtet med HMS-avdelingen. Instituttet ligger i gjennomsnitt på samme nivå som universitetet og fakultetet. Noen tema, som for eksempel utviklings- og endringsmuligheter har en stor spredning i svarene. Undersøkelsen viser et stort engasjement blant ansatte. De fleste synes BAT preges av et godt faglig miljø og et godt sosialt miljø. Styret synes at svarprosenten ved instituttet er alt for lavt. Selv om ansatte synes undersøkelsen ikke er bra nok, bør de delta og bidra til videreutvikling av instituttet. Styret forventer ikke en akademisk diskusjon om spørsmålene og instrumentet, men en holdning at det her er i hvert fall bedre enn ingenting.
4 av 5 Styret påpeker også at undersøkelsen viser at endring ikke er lett og at tosidig kommunikasjon og informasjon er viktige virkemidler for å oppnå resultatene: For ansatte er det viktig å kommunisere det som angår dem til prosjektledelsen For eksterne er det viktig å kommunisere hvordan miljøet oppleves fra utsida. Styret drøftet i forbindelse med medarbeidertilfredshetundersøkelsen også temaet undervisningskvalitet. Styret er oppmerksomt på at mye av frustrasjonen rundt Fremtidens byggstudium har en historisk bakgrunn, bl.a. i etterspørsel etter anerkjennelse for undervisning og ujevn undervisningsbelastning. Siden utdanningskvaliteten av de kandidatene som utdannes er ekstremt viktig for næringslivet, er styret opptatt av at instituttet lager et forum hvor faglærere diskuterer undervisningsrelaterte saker med hverandre og et miljø som støtter og kommer med tilbakemeldinger. Instituttlederkommentar; Dette støtter under Prorektor for utdanning sitt synspunkt om at faglærere gjør undervisningen mindre privat og deler synspunkter og erfaringer med hverandre i den hensikt å forbedre undervisningen 5. S-sak 06/10 Strategiplan Institutt for bygg, anlegg og transport 2011-2015 Instituttlederen orienterte om instituttets strategiseminar på Røros i februar og etterarbeidet. Etter BATs strategiseminar har ledergruppen blitt enige om følgende visjon, mål og verdigrunnlag: Instituttlederen laget en oversikt over strategiprosjektene som kom fram på seminaret og plukket ut 4 prosjekter som skal starte før sommeren: 1. BAT på web: et prosjekt for bedre synliggjøring av BAT på Internett. 2. Instituttarealer: et prosjekt for bedre utnytting av instituttets arealer (arealeffektiv og arena for fellesskap) 3. Strategi for laboratorier og verksted: avklare av personressurser, kompetanseheving, oppgradering av utstyr, økning av studentaktivitet 4. Felles faglig forståelse og instituttets struktur mht prioriterte forsknings- og undervisningsområder, tverrfaglig samarbeid og ett felles institutt. Styret drøftet strategiprosjektene og diskuterte sammensetning av prosjektgruppene. Styret foreslår å inkludere eksterne deltakere og studenter i bl.a. gruppe 4 og 2. Styret påpeker at informasjon om prosjektene og prosjektenes fremgang er viktig, for eksempel gjennom allmøter og temamøter. Instituttets ledergruppe kan være referansegruppen for alle prosjektgrupper og bør ikke være en prosjektgruppe. I tillegg påpekte styret at det er viktig å beholde det gode vi har i dag. Styret støtter instituttlederens valg av prosjekter og foreslåtte arbeidet i prosjektgruppene.
5 av 5 6. S-sak 07/10 Strategisk personalplan BAT 2010-2015 I sammenheng med strategidiskusjonen drøftet styret også instituttets strategiske personalplan og konsekvensene av forventet avgang for fagområdene. Styret støtter instituttlederens initiativ til å revurdere instituttets strategiske personalplan ihht institutts strategiarbeid. Dette diskuteres videre på neste styremøtet. 7. O-sak 04/10 Valg av nye styremedlemmer De midlertidig vitenskapelig ansatte ved instituttet skal velge en ny representant og vararepresentant til instituttstyret (14.-15.juni). Det er de midlertidig vitenskapelig ansatte som må foreslå kandidatene fra egne rekker. Frist for nomineringen er 21. mai. Også studentene skal velge nye representanter. Valget foregår i løpet av høstsemesteret. 8. Eventuelt Ingen saker ble diskutert. 9. Evaluering av møtet Styret opplevde møtet som et godt møte. Det var fint å dele informasjon og høre kommentarer fra andre representantene i styret. Det bidrar til at styremedlemmene begynner å se sammenhengen mellom sakene som foregår ved instituttet. Møtet var preget av mye orientering, styret ville foretrekke mer diskusjon. Det gjelder spesielt saken om strategi, som fikk for kort tid til å diskutere godt nok. Instituttlederen takket alle styremedlemmene for bidragene, spesielt representantene for studenter og midlertidig ansatte som ikke kommer tilbake på neste styremøtet og ønsker styret en riktig god og forfriskende sommer!