NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 22. september 2009 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Namsos Samfunnshus, Møterom Maribo. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 018/09 Referatsaker 019/09 Regnskapsrevisjon - 2009 020/09 Orientering fra revisor 021/09 Kontroll og tilsyn - Forslag til driftsbudsjett 2010 022/09 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2009 023/09 Rapport etter avholdt selskapskontroll - Namsos Industribyggeselskap AS Eventuelt Sak 023/09 Rapport etter avholdt selskapskontroll - Namsos Industribyggeselskap AS vil bli ettersendt. Steinkjer 15.09.09 Jørgen Hoffmann Leder Paul Stenstuen Kontrollsekretær (sign) Tel: 74 11 14 78 Mobil: 909 50 440 E-post: paul.stenstuen@komsek.no
SAK 018/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 22.09.09 Paul Stenstuen 018/09 413-1703-5.3 Referat 1 Namsos kommune Revisjonsnotat til regnskapet for 2008 Vedlagt 2 Nye regler for kommuners og Kommunal og fylkeskommuners finansforvaltning (ny regionaldepartementet finansforskrift fra 1/7-2010) 3 KS Nord-Trøndelag IKS Temadag for kontrollutvalg 4 Overhalla kommune Fortsatt deltagelse i KomSek Trøndelag IKS 5 KomRev Trøndelag IKS Informasjon om skifte av oppdragsansvarlig revisor 6 Namdalsavisa Kommunalt kontraktsrot (11.09.09) 7 Namdalsavisa NVE har tatt seg til rette (14.09.09) Referatene tas til orientering. SAK 019/09 REGNSKAPSREVISJON 2009 Kontrollutvalget 22.09.09 Paul Stenstuen 019/09 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag.
Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2009 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollkomiteen, jf. revisjonsforskriftens 15. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 020/09 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 22.09.09 Paul Stenstuen 020/09 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Statusrapport (deles ut i møte) trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en orientering, samt legge frem statusrapport for revisjonsarbeidet i møte.
SAK 021/09 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2010 Kontrollutvalget 22.09.09 Paul Stenstuen 021/09 413-1703-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollog tilsyn - med en total ramme på kr. 1 248 300. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Ingen Andre saksdokumenter - ikke 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.09. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110.
Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 66 700 68 300 68 300 68 300 68 300 Kjøp av sekretariatstjenester 203094 190000 190000 190000 190000 Kjøp av revisjonstjenester 927000 990000 990000 990000 990000 Total ramme kontrollutvalget 1 196 794 1 248 300 1 248 300 1 248 300 1 248 300 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010 kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser etc. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt noe faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2010 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,5 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 7. mai budsjett 2010 og økonomiplan 2010-2013. Budsjettet for kjøp av sekretariatstjenester er redusert i forhold til tidligere år eter at selskapskontrollen er overført til revisjonen jf. vedtak i representantskapet 7. mai 2009. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I forbindelse med forskriftsendringene i 2004 ble revisors revisjonsansvar mht. kommunens internkontroll i utgangspunktet betydelig redusert. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.) Selskapskontroll er overført til KomRev fra og med 7. mai og budsjett for kjøp av revisjonstjenester har derfor økt, jf. vedtak i representantskapet 7. mai 2009. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret.
Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Ønsker en derimot å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må en anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for de(t) kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. SAK 022/09 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget 22.09.09 Paul Stenstuen 022/09 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmannen og ordfører for videre oppfølging. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2009 Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes.
Revisor har noen merknader knyttet til protokollføring og manglende hjemmelshenvisninger, som anbefales fulgt opp. Det vises for øvrig til den e rapport. Vurdering Rapporten anbefales oversendt rådmannen og ordfører for videre oppfølging. SAK 023/09 RAPPORT ETTER AVHOLDT SELSKAPSKONTROLL - NAMSOS INDUSTRIBYGGESELSKAP AS Kontrollutvalget 22.09.09 Paul Stenstuen 023/09 413-1703-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes til kommunestyret for videre behandling Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten til etteretning. 2. Kommunestyret ber ordføreren vurdere eierstrategien og tilbakerapporteringsrutinene i lys av rapporten og fremme sak for kommunestyret. Ingen trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 016/09 Bestilling av selskapskontroll i Namsos Industribyggeselskap AS 2. Kontrollutvalgets sak 009/09 3. Plan for selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret 27.11.08, sak 85/08 4. Kontrollutvalgets sak 018/08 5. Kommuneloven. 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Namsos Industribyggerselskap AS (NIB) er 100 % eid av Namsos kommune. Namsos kommune har hatt til dels betydelige fordringer mot selskapet fra flere år tilbake. I forbindelse med revisjon av kommunens regnskaper er det fra kommunens revisor blitt påpekt at disse fordringene ikke er blitt betjent. Blant annet som følge av dette, har Namsos kommune ved kontrollutvalget ønsket å få saken utredet.
Kontrollutvalget behandlet sak 016/09 Bestilling av selskapskontroll i Namsos Industribyggeselskap AS i møte den 28.05.09, og gjorde slikt vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette prosjektet i samsvar med bestillingen i brev av 07.05.09. 2. Revisor kan også berøre andre punkter som ut fra en faglig begrunnelse måtte vurderes å være nødvendig for belyse situasjonen i Namsos Industribyggeselskap AS. Under behandlingen av saken ble det gitt signaler om at det var ønskelig at kontrollutvalget ble holdt orientert underveis i prosjektet. På grunn av kapasitetsmessige årsaker, samt sommerferier og lignende har dette ikke latt seg gjennomføre. Revisor har nå ferdigstilt prosjektet og avlevert sin rapport. I rapporten som følger, heter det på side 4 blant annet:. Vår undersøkelse viser at resultat-, likviditets- og egenkapitalutviklingen er negativ i analyseperioden 2001-2008. Vi mener at dette kan betyr at Namsos Industribyggeselskap AS ikke har blitt drevet forretningsmessig Det er styrets plikt å holde seg orientert om selskapets virksomhet og å føre tilsyn med den daglige ledelse. Samtidig er det daglig leders oppgave å holde styret underrettet om selskapets økonomiske utvikling. Faktafeil, formfeil og manglende rettidighet i rapporteringen kan underbygge en påstand om at dette ikke har vært tilfredsstillende ivaretatt i NIB. Det samme kan ikke-protokollerte diskusjoner omkring økonomi i selskapets styremøter og det faktum at styret på et sent tidspunkt ble kjent med selskapets vanskelige økonomiske situasjon. Revisor vil opplyse at det nå er iverksatt tiltak for å bringe klarhet i alle forhold som vedrører NIB sin økonomi... Namsos kommunestyre vedtok eierdokumentet Namsos Industribyggeselskap AS i 2006. Dette dokumentet er innarbeidet i NIB sin strategiplan. Foruten eierdokumentet har ikke Namsos kommune vært en aktiv eier overfor NIB. Kommune har ikke fulgt opp sitt eget vedtak i sak 62/06 om bedre kommunikasjon mellom de valgte representanter i NIB og kommunestyret... NIB har fungert som et godt verktøy for Namsos kommune når det gjelder tilrettelegging for næringslivet og samfunnsutvikling. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. I den senere tid er det er i kommunal sektor satt fokus på utøvelsen av eierrollen. Det er også satt fokus på betydningen av eierstrategi som styringsinstrument og gode rapporteringsrutiner. Viser her bl.a til forskrift om kontrollutvalg som krever planmessige eierskapskontroller og initiativet fra KS KS eierforum, samt til Kommunal og regional departementets fokus på rolleklarhet mv. i kommunesektoren Vurdering Rapporten er omfattende og gir mye viktig og interessant informasjon, selv om enkelte punkter kunne ha vært drøftet noe mer inngående. Den viser først og fremst at det kan være behov for et sterkere fokus på eierrollen og på betydningen av eierstrategien (eierdokumentet) som styringsinstrument. Rapporten synes også å avdekke et behov for økt bevissthet knyttet til betydningen av formell rapportering.