Årsmøte 2011 Midtunhaugen Velforening Torsdag 31. januar kl 1930 Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179) Viser til utsendt innkallelse til årsmøtet 8. januar 2011. Saksliste: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 2010 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 2011 7. Budsjett 2011 8. Valg av styre, revisorer og ny valgkomité Vedlegg: Årsberetning Regnskap 2010 Revisorberetning 2010 Innkomne saker med styrets innstilling Kontingent for 2011 Budsjett 2011 Kandidater til nytt styre, revisorer og valgkomité Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Vel møtt! Hilsen Styret 1
Referat fra Årsmøte 31.01.11 Fremmøtte: 5 styremedlemmer, 22 medlemmer av velforeningen, 7 fullmakter Totalt stemmeberettigede: 34 Saksliste: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 2010 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 2011 7. Budsjett 2011 8. Valg av styre, revisorer og ny valgkomité * Åpning ved styreleder Trond Havelin og en kort presentasjon av styremedlemmene. * * 1. Valg av referent og ordstyrer. Det ble spurt om noen av de fremmøtte ønsket å være referent og ordstyrer. Ingen meldte seg. Forslag fra styret om følgende referent og ordstyrer; Referent: Mette H. Monsen Ordstyrer: Anette Matre Godkjent 2. Årsmøteinnkalling Godkjent. 2
3. Årsmøteberetning for 2010; Det var enighet i salen om at styreleder går gjennom årsberetningen punkt for punkt. Ingen kommentarer til bjørketrærne. Kommentar til Fjerning av hekker ved utkjørsel fra parkeringsplass nedenfor rekken nr. 33-43. Forslagsstiller (nr. 49) mente styret ikke hadde fulgt vedtak fattet i fjor og fikk følge av flere. Andre beboere mente at det hadde blitt bedret sikt ved utkjøring og en beboer var svært fornøyd. På den motsatte siden mente en beboer at alt for mye hadde blitt fjernet, hvilket hadde medført økt innsyn til leiligheten og hagen hennes og dårligere livskvalitet. Vedkommende hadde ikke hatt anledning til å være tilstede på fjorårets årsmøte og hadde ikke forstått forslaget til vedtak (sak 3) dit hen at så mye av beplantningen skulle fjernes. Hun pekte videre på at benkeforslaget fra i fjor ikke kunne være gyldig, da kun saker som er meldt på forhånd, innen en gitt frist i følge vedtektene, skal kunne stemmes over. Etter diskusjon ble konklusjonen at styret jobber videre med saken fra i fjor. Bemerkning fra styret: Sikten ved utkjørselen per d. d etter fjerning og beskjæring: Ved oppmåling har vi funnet at den frie sikten pr. i dag er 8-9 meter oppover og 14 meter nedover når man står minst 2 meter fra asfaltkant ved utkjørselen av parkeringsplassen, noe som sannsynligvis er langt innenfor "kravene". Disse målene har vi planer om å utvide/ forlenge. Styret mener at sikten har blitt bedret betraktelig, men at det kan være rom for noen ytterligere endringer ut mot veien. Det er brukt rundt kr. 28.000,-på denne jobben som ble belastet post 2; Vedlikehold av grøntområder. Hele hekken med vissen himalayaeiner (ca 4m*5m), 5 mindre rododendron og 1 spirea har blitt fjernet og kjørt til Espehaugen, mens sibirkornellhekken (på begge sider), 5 store rododendron har blitt tatt opp med rot og omplassert. En del vekster er også beskåret kraftig. Deler av kaprifoliumene ble vurdert fjernet, men må vente til neste dugnad. Det vedtatte forslaget fra i fjor, hadde ikke kostnadsoverslag. Tilleggsbenkeforslaget, som ikke var meldt på forhånd, medførte at jobben ble ytterligere kostbar. I tillegg kunne man tenke seg at andre beboere ikke ville stemt for benkeforslaget dersom det hadde vært kunngjort på formelt vis. Styret er opptatt av å imøtekomme alles behov ved å skjerme mot støy, forurensing og innsyn mot husrekken og til parkerte biler, samtidig som vi vil ivareta barnevennlighet, fri sikt og sikkerheten til de gående og kjørende. Brøyting: Til dette punktet kom det bemerkninger fra beboere som gikk på; Dårlig brøyting i fjor, snøhauger på p-plasser, innesnødde søppelplasser, stengte hageutganger av snømasser osv. Parkeringsmulighetene blir dårligere når det blir store snøhauger foran p- plasser og hageutganger, det må da håndmåkes privat mange steder, men det er få som stiller opp når det trengs. Snø brøytingen blir dårligere og dårligere for hvert år, og man må da trå til selv. 3
Oppfordrer folk til å bruke garasjeplasser slik at brøytebilene kommer til og ikke parkere i gatetun mm. Slik at noen få enkelte ikke må håndmåke for fellesskapet. En beboer ønsket at styret re-forhandler kontrakt og vurdere andre aktører. Negative signaler blir jobbet videre med. Det ble etterlyst flere strøkasser flere steder i feltet. Styret informerte om at henvendelser om flere strøkasser og også dersom de eksisterende trenger påfyll, kan rettes til styret i hele styreperioden, enten ved mail fra hjemmesiden http://www.midtunhaugen.no/, ved å legge beskjed i hvit postkasse eller ta en telefon til en i styret. Fjerning av papirkontainer Ingen kommentarer. Kjøring og parkering på gangveier Ingen kommentarer Merking av parkeringsplasser En beboer kommenterte merkingen av parkeringsplassen og klaget over at det nå bare er plass til 4 biler, som er færre enn før. Styret svarte at Nattland Hage har brukt standard mål og fordelt plassene jevnt i forhold til totallengden. Til informasjon: Det er nå plass til 5 biler på hver side. Nedre lekeplass På spørsmål fra beboer om hvorfor vi ikke hadde overholdt årsmøtevedtak om å montere Junior Spica fra øvre lekeplass, svarte styret at denne var musespist og manglet deler og egnet seg ikke for bruk etter Natland Hage og Anlegg AS sitt råd. Beboeren mente vi da burde ha skaffet til veie de manglende delene. En annen ga uttrykk for at styret hadde tatt en god beslutning. En beboer mente at skråningen ved sandkassen er farlig for småbarn og lurte på hvordan det var med forsikringen. Lekeplassen er forsikret og skråningen er ikke farlig mener styret. Negativ tilbakemelding om at lekeplassen ikke er tilrettelagt for småbarn. Det ble tilbakevist av styret som viste til at lekeplassen kan brukes parallelt av flere aldersgrupper. Det er laget en ny sandkasse for småbarn og dissen som måtte kobles ned, blir erstattet av fuglerededisse/ufo-disse beregnet på barn ned til 3 år. Det er bestemt på tidligere årsmøter at denne lekeplassen skal ha fokus på barn i aldersgruppen 7-15 år, som også har behov for å kunne leke og møtes etter skoletid osv. En beboer mener vi har gjerdeplikt mot nabo i nr. 25. Styret undersøker dette. Lekeplasser generelt Ingen kommentar Eiendomsskatt Ingen kommentar Strøkasser En beboer vil ha strøkasser foran bakke ned til garasjeanlegg i midten av feltet. Styret ser på saken og må vurdere den i forhold til årets budsjett. 4
Styret ber de som ønsker flere strøkasser om å henvende seg skriftlig til styret, slik at vi har oversikt over hvor strøkassene trengs og hvem vi kan henvende oss til. Utbygging på Grønnhaugen Ingen kommentar Vedlikehold Det kom spørsmål fra salen om styret kunne ta avgjørelse på å avslutte avtalen med Natland Hage og Anlegg AS på egenhånd. Til det ble det svart at styret forhandler disse avtalene fortløpende, slik som tidligere. Gressklipping Videreføring av ordning med for eksempel ungdom, pensjonist, ung jobb etc. Familiebarnehage Kort informasjon om at det per d.d. er gitt avslag på søknad om 10 og 5 barn i nr.160. Styret vil forøvrig informere om at Gledesbarna Familiebarnehage (som allerede driver familiebarnehage i nr. 100 med 5 barn) har ønsket og bedt om å få benytte den nedre lekeplassen til 10 15 barn. Dette har blitt avslått av styret. OCR Ingen kommentar Fartsdempende tiltak Ingen kommentarer Demontering av disser Demonterer nåværende og montere UFO-disse hvis vedtatt. Regnskap og budsjett Spørsmål fra salen om hvorfor vi har brukt masse penger på store steiner foran vei oppe ved lekeplass. Beboeren hadde en bemerkning om at Nattland Hage og Anlegg AS (NH) med 5 menn holdt på i 2 dager med dette. Dette må ha blitt dyrt og steinene skader bilene. Styret svarer at veien er regulert til gangvei og at steinene var gratis. Styret vil forøvrig informere om at steinene er lagt som stabbesteiner inne på vollen på fellesområdet, for å holde på jorden (vollen). Det er lagt 9 steiner med en avstand på mellom 1,5m og 2m. NH har fakturert 19 timer på jobben med å legge jordvoll parallelt med gangveien og plassere steiner oppå jordvollen. For 2 menn utgjør det 1 dags arbeid + 1,5 time. NH har forøvrig bemerket på fakturaen: Ekstra medgått tid pga. bil i veien. Til tross for varsling i forkant, sto der en bil parkert slik at Nattland Hage ikke kom til for å gjøre jobben. Arbeiderne fra NH måtte vente i flere timer og dette er inkludert i de 19 timene. Godkjent årsberetning. * 5
4. Irene Thorsnes gikk gjennom regnskap og revisjon for 2010 Bemerkning fra beboer; Regnskapsbyråutgifter for i fjor skulle blitt tatt med i fjorårets regnskap, ikke årets slik som her. Det ble forklart at regnskapet ble sent ferdig, fakturaene kom etter årsmøtet var avholdt, og at dette har vært vanlig prosedyre tidligere år. Godkjent regnskap * Innkomne saker 1. Oppgradering av grøntområde Styreleder leser saken, ingen kommentarer til det. Diskusjon der disse momentene var fremme: Styret bør lage en plan over det man vil ha gjort og legge fram forslag til vurdering og avstemming på årsmøtene. Styret jobber jo gratis, og det er stor jobb å innhente anbud. Ikke gjennomførbart. Da må berørte beboere tas med på planleggingen slik at det ikke blir ille for de nærmeste boligene. Budsjettert med 30 000 i punkt 2. Stemt for 30 for, 2 imot og 1 blank Forslaget godkjennes. 2. Parkering på fellesområder og trafikksikringstiltak Styret ber om at årsmøte i 2011 gir fornyet fullmakt til at neste styre får fullmakt til å avgjøre om det skal settes opp skilt med innkjøring forbudt unntatt for varelevering og/eller fysisk hindring for å unngå unødig kjøring på velforeningens arealer. Nr.108 tok opp problem vedrørende kjøring til sitt hus. Problemet var ikke meldt som sak innen fristen og det ble påpekt at saken ikke var en sak for årsmøtet. 6
Motforslag fra salen til styrets innstilling: Styret skal lage et detaljert forslag på parkeringsforholdene og trafikksikringstiltak i hele området til neste årsmøte. Ingenting skal settes opp/gjøres før forslaget eventuelt er godkjent på neste årsmøte. Det ble stemt over motforslag; 33 stemmer for 1 blank Bemerkning fra styret: Vi oppfordrer alle til å komme med innspill så snart som mulig for å få et velfungerende og barnevennlig område som er i samsvar med planer og reguleringsbestemmelser for området. 3. Parkering skilting Foreslår derfor at det monteres skilter som viser klart og tydelig hvor de reserverte plassene er og hvor gjesteplassene befinner seg. Det blir satt opp skilter Anmodning fra salen om; Gi beskjed til barnehage om å kjøre helt ned til parkeringsplassen ved avlevering og henting, slik at det ikke hoper seg opp biler i veien foran barnehagen. Enstemmig vedtatt 4. Brøyting Styret vil kontakte brøyteansvarlig og forsøke å få til en ordning hvor snøen kan plasseres annerledes og fordeles på flere steder. Enstemmig vedtatt 5. Vedtektsendring: Styret forslår å endre denne paragrafen slik at den nye paragrafen blir: 2 Velforeningen skal ha et styre bestående av seks medlemmer: leder, nestleder, kasserer og tre styremedlemmer. I tillegg velges det to vara medlemmer (ikke personlige). 7
Representantene velges for en periode på to år. Det skal tilstrebes at en del av styret er på valg hvert år, slik at tre av styremedlemmene velges det ene året, og de resterende tre er på valg det påfølgende år. Eier er forpliktet til å motta valg til styret, men er ikke forpliktet til å motta gjenvalg når denne sitter i styret. Benkeforslag: Ikke presisere 6 medlemmer da det er rekrutteringsvansker til styrevervene. Det vil være bedre å endre vedtektene til ordlyden minst 5 medlemmer og minst 2 vara medlemmer. Da kan en i perioder med lite å gjøre velge 5 personer til styret og ikke være nødt til å ha 6 på valg. Endre vedtektene til; 2 Velforeningen skal ha et styre bestående av minst fem medlemmer: leder, nestleder, kasserer og minst to styremedlemmer. I tillegg velges det to vara medlemmer (ikke personlige). Representantene velges for en periode på to år. Det skal tilstrebes at en del av styret er på valg hvert år, slik at tre av styremedlemmene velges det ene året, og de resterende to er på valg det påfølgende år. Eier er forpliktet til å motta valg til styret, men er ikke forpliktet til å motta gjenvalg når denne sitter i styret. Det ble stemt over benkeforslaget; Enstemmig vedtatt 6. Dugnadspenger Styret ber årsmøte om tilslutning til å prøve ut en slik ordning og ønsker å evaluere ordningen på slutten av året og da innstille på om ordningen ønskes videreført eller engasjere anleggsgartner på nytt. Til arbeider som ikke kan utføres som dugnad, vil en fremdeles kunne leie inn fagfolk. På spørsmål om det er satt av penger til dette, ble det opplyst at det er budsjettert under post 2 i budsjettet, vedlikeholdsbudsjett. En del beboere tror dugnadsånden er død, og ønsker ikke dugnad i det hele tatt. Noen ønsker at jobben settes bort til andre. Andre hevdet at dette kan fort bli dyrt. Motforslag, ikke dugnad i hele tatt. Mange beboere mener at områdene vil forfalle hvis man ikke har dugnad. Det ble stemt over opprinnelig forslag; 14 for og 11 mot Flertall for dugnadspenger. 8
7. UFO- disse Styret innstiller på at det bevilges kroner 25.000 til innkjøp og montering av ufo- disse. Info om hva en UFO-disse er og hvem som vil ha nytte av den. Spesielt barn i aldersgruppen 3-14 år. 3 imot 1 blank, resten for. 8. Ferdigstillelse av nedre lekeplass Styret innstiller på at det bevilges 3.000 kroner til innkjøp av benk og utstyr til nedre lekeplass. Meninger fra salen; Dårlig forslag om å ha kasse med leker, badminton og lignende, da dette blir liggende rundt å slenge eller forsvinner. God stemning for benk, og basketballstativ. En del beboere mente det var vanskelig å stemme på basketballstativ da det er kostbart å montere, og vi ikke har et prisoverslag. Det ble stemt over; Alternativ 1 Basketballstativ og benk; 8 for, resten imot Alternativ 2 Bare benk; 17 for, resten imot Flertall for innkjøp av benk til nedre lekeplass. 9. Annet Styreleder leser sakene og styrets innstillinger; Kontingent Kontingenten økte fra 1.400 til 1.600 på årsmøte i 2010. Styret innstiller derfor på at kontingenten blir stående på kr 1.600 i 2011. Alle er for stående kontingent på 1600 per år. Valg komité Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av styret for 2011: 9
Styremedlemmer ikke på valg Trond Havelin Nr. 122 1 år igjen Liv Sverdrup Nr. 200 1 år igjen Mette Herstein Monsen Nr. 110 1 år igjen Nye styremedlemmer: Hanne Fromreide Nr. 248 2 år Torstein Raknes Nr.158 2 år Lillian Teige Nr.133 2 år (dersom sak 4 blir vedtatt) Nye vara medlemmer: Irene Thorsnes Nr. 51 1 år Mette Hofstad Nr. 280 1 år Revisorer Ørjan Karlsen Nr. 198 1 år (gjenvalg) Stein Roar Helle Nr. 250 1 år (gjenvalg) Valgkomité 2010 Audhild Kårdal Nr. 198 Eivind Fjeld Nr. 124 Torgeir Jensen Nr. 128 Trer ut av styret/valgkomité Audhild Kårdal Nr. 198 Irene Thorsnes Nr. 51 Foreslåtte kandidater til styret og vara medlemmer ble valgt ved akklamasjon. Budsjett 2011 Godkjent Til slutt: Dersom noen har en benk eller kan tipse oss om en benk som kan brukes på nedre lekeplass, er det fint om dere melder fra til styret. Benken må kunne tåle å stå ute om vinteren. 10