MØTEINNKALLING i Rendalen kommune Møtested: Bergset Aktivitetssenter, BAS, 2. etasje Møtedato: Torsdag, 12. mai 2016 Tid: Kl. 08.00 Saknr. 10/2016 21/2016 Sakliste Sak nr.: Innhold 10/2016 Godkjenning av sakliste og innkalling 11/2016 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte 12.02.2016 12/2016 Regnskapsrapport for 13/2016 Regnskap og årsmelding 2015 for Rendalen kommune 14/2016 Regnskap og årsmelding 2015 for Rendalen Kommuneskoger KF 15/2016 Valg av leverandør Forvaltningsrevisjon 2016 16/2016 Behandling av rapport Forvaltningsrevisjon 2015 17/2016 Regnskapsrevisjon 2017 2018, gjennomgang av kriteriene som skal legges til grunn i utlysningen 18/2016 Tilleggsbevilgning til kontrollutvalget i forbindelse med utarbeidelse av Overordnet analyse 19/2016 Årsrapport med regnskap 2015 for 20/2016 Årsrapport med regnskap 2015, Skatteoppkreveren i Rendalen kommune 21/2016 Eventuelt (Ta med matpakke) Mandag 18.04.2016 For Ann Kristin Moen, leder i kontrollutvalget Audun Holte Rådhuset Vingelen AS, Sekretariat Eventuelle forfall meldes til Sekretariatet, Audun Holte tlf.: 997 50 681 Kopi: Ordfører Revisjon KPMG Ekspedisjonen
Godkjenning av sakliste og innkalling 10/2016 12.05.2015 Sakliste til møte 12.05.2016 Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakliste og innkalling til møte 12.05.2016 godkjennes. s vedtak:
Møteprotokoll fra møte 19.02.2016 11/2016 12.05.2016 Møteprotokoll fra møte 19.02.2016 Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Vedlagte møteprotokoll fra møte 19.02.2016 godkjennes og signeres. s vedtak:
Regnskapsrapport for kontrollutvalget 12/2016 12.05.2016 Regnskapsrapport for i Rendalen kommune Regnskapsrapporten viser et forbruk på kr. 49 479,99. Det er kommentar til post 12705 sekretariat, denne posten vil være i samsvar med budsjett ved årets slutt. Regnskapsrapporten tas til orientering. s vedtak:
Regnskap og årsberetning 2015 for Rendalen kommune 13/2016 12.05.2016 Årsberetning 2015, Rendalen kommune Årsregnskap 2015, Rendalen kommune I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. årsberetning være avgitt innen 31. mars. revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunen har brukt i årsbudsjettet. s oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. KPMG har gjennomført revisjonen for Rendalen kommune i samsvar med Kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Saksvurdering: Kommunens årsregnskap er revidert av KPMG, og revisors beretning er utstedt den 15. april 2016.
I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisjonsberetningen inneholder ingen forbehold. Revisjonsberetningen konkluderer med at årsregnskapet for Rendalen kommune er avgitt i samsvar med lov og gjeldende forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2015 og for resultatet i regnskapsåret som er i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge. Regnskapet viser kr 122 113 000 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 4 882 000. Regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret 2015. mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. har ellers ingen merknader til Rendalen kommunens årsregnskap for 2015. tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for 2015. s vedtak:
Regnskap og årsberetning 2015 for Rendalen kommuneskoger KF 14/2016 12.05.2016 Regnskap 2015 Årsberetning 2015 Styrets behandling årsregnskap og årsberetning 2015 Årets regnskap og beretning er avlagt for sent i forhold til retningslinjene for kommunale foretak. Det samme skjedde for 2014. Regnskapet viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 274 905,00 Revisjonsrapport foreligger ikke per 11.05.2016 Saksvurdering: s vedtak:
Valg av leverandør Forvaltningsrevisjon 2016 15/2016 12.05.2016 Evaluering av tilbud Forvaltningsrevisjon 2016 Abakus har kjørt anbudsrunde på Forvaltningsrevisjon 2016. Ved fristens utløp var det levert ett tilbud, BDO. BDO har tilbudt to ressurser for gjennomføring av oppdraget, disse har erfaring innen forvaltningsrevisjon. De har liten erfaring i forhold til skole, de har oppgitt ett prosjekt hver innenfor området skole. Tilbudet er på kr. 99 000,-, som er innenfor rammen på kr. 100 000,- Saksvurdering: BDO kan forvaltningsrevisjon. Som tidligere vurdert i utvalget er det kanskje vanskelig å finne noen som kan både forvaltningsrevisjon og skole. I og med at det er bare ett tilbud, er vurdering umulig. En står igjen med å velge eller forkaste. velger BDO som leverandør av Forvaltningsrevisjon 2016. s vedtak:
Behandling av rapport Forvaltningsrevisjon 2015 16/2016 12.05.2016 Rapport om «Rapportering og bruk av KOSTRA-tall Rendalen kommune». Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS. i Rendalen kommune engasjerte Hedmark Revisjon IKS til å gjennomføre Forvaltningsrevisjon 2015. Tema for revisjonen var «Rapportering og bruk av KOSTRA-tall i Rendalen kommune». Behandlingen av rapporten kommer nå først i 2016 på grunn av at det ble forsinkelser i prosessen med å skaffe en revisor. Formålet med forvaltningsrevisjonen har vært å undersøke om Rendalen kommune har lagt til rette for tilfredsstillende registrering og innrapportering av KOSTRA-data, med vekt på bruk av funksjon og om kommunen benytter KOSTRA-data til analyseformål, herunder om kvaliteten på KOSTRA-rapporter er tilfredsstillende. Formålet er belyst ved å besvare følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har Rendalen kommune lagt til rette for tilfredsstillende rapportering av KOSTRA-data, herunder om bruk av funksjon er i samsvar med anbefalinger i hovedveileder? 2. Benytter Rendalen kommune KOSTRA-data til analyseformål, og er kvaliteten på KOSTRA-rapporter tilfredsstillende? Med bakgrunn i ressursrammen har det vært nødvendig å avgrense prosjektet slik at det har omfattet: Administrasjon/stab, Helse- og omsorg og Plan, næring og drift. Det er gjennomført en logisk kontroll av driftsregnskapets transaksjoner for perioden 1.1 30.9.2015. Det er ikke gjennomført detaljert kontroll av at alle innrapporterte regnskaps- og tjenestedata er korrekte. De har benyttet dokumentstudier, gjennomgang av detaljerte regnskapsdata og intervjuer for å besvare prosjektets problemstillinger. Prosjektets revisjonskriterier er utledet fra: Kommuneloven, herunder KL 49 Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner
Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Hovedveileder KOSTRA 2015 Kommunens interne reglementer, retningslinjer og rutiner Revisor sin totalkonklusjon for problemstillingen er at Rendalen kommune i det alt vesentligste har etablert rutiner i praksis slik at kommune rapporterer KOSTRA-data til rett tid og tilfredsstillende kvalitet. Det er likevel rom for forbedringer, herunder at oppgaver, ansvar og tidsfrister blir innarbeidet i årshjul og at rutiner og prosedyrer skriftliggjøres. Utvikling av og opprettholdelse av kompetanse, samt nødvendig opplæring bør prioriteres. Rådmannen bør følge opp og dokumentere at endringer i regnskaps- og tjenesterapporteringen har blitt fulgt opp av aktuelle virksomheter. Rapporten er sendt til kommunen, rådmannen, for gjennomsyn og uttalelse. Rådmannens høringsuttalelse står på side 42 i rapporten. Saksvurdering: Rapporten sier at Rendalen kommune i det alt vesentligste har etablert rutiner i praksis slik at kommunen rapporterer KOSTRA-data i rett tid og av tilfredsstillende kvalitet. I tillegg gir den klare anbefalinger om forbedringer og forventninger om at endringer gjennomføres. I sin høringsuttalelse sier rådmannen at forbedringer allerede er i igangsatt og at kommunen slutter seg til rapporten og de anbefalinger som framkommer. Rapporten tas til orientering og oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, med oppfordring om at anbefalingene i rapporten gjennomføres. s vedtak:
Regnskapsrevisjon 2017-2018, gjennomgang av kriteriene som skal legges til grunn for utlysningen 17/2016 12.05.2016 - Konkurransegrunnlag - Kvalifikasjonskrav - Prismatrise Økonomisjef Lars Erik Bjøntegaard deltar under behandlingen av saken. Saksvurdering: Saken legges fram uten forslag til vedtak. s vedtak:
Tilleggsbevilgning til kontrollutvalget i forbindelse med utarbeidelse av Overordnet analyse 18/2016 12.05.2016 I kontrollutvalgets budsjett for 2016 ble det uteglemt å ta inn kostnader for Overordnet analyse 2017 2020. I avtalen om regnskapsrevisjon mellom Rendalen kommune og KPMG har sistnevnte opsjon på å gjennomføre Overordnet analyse 2017 2020 til en pris på kr. 100 000 Saksvurdering: må bare beklage at budsjettposten er uteglemt og be kommunestyret om en ekstrabevilgning på kr. 100 000 for å få gjennomført en av sine pålagte oppgaver. ber Rendalen kommune, kommunestyret, om en tilleggsbevilgning på kr. 100 000 for å få gjennomført Overordnet analyse 2017 2020. s vedtak:
Årsrapport med regnskap 2015 for 19/2016 12.05.2016 Årsrapport 2015 for kontrollutvalgets virksomhet Årsrapport 2015 for legges fram med de endringer som ble vedtatt i utvalgets møte 19. februar 2015 Saksvurdering: Rapporten beskriver utvalgets pålagte og gjennomførte aktiviteter i 2015. s Årsrapport 2015 signeres og sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. s vedtak:
Årsrapport med regnskap 2015, Skatteoppkreveren i Rendalen kommune 20/2016 12.05.2016 Årsrapport for 2015 Skatteoppkreveren i Rendalen kommune Regnskap 2015 I medhold av endringer i lov av 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. overtok Skatteetaten i sin helhet oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen fra 1.juli 2004. Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Frem til 1. juli 2004 ble denne oppgaven utført av kommunerevisjonen. Kommunestyret og kontrollutvalget skal ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får via kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyre/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Saksvurdering: Rapporten signaliserer et behov for litt større ressurs ved kontoret. Ut over det er rapporten en grei informasjon om situasjonen i Rendalen kommune. Årsrapport 2015 med regnskap, Skatteoppkreveren i Rendalen kommune tas til orientering.
s vedtak:
Eventuelt 21/2016 12.05.2016