Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 25/04/2012 SAK NR 20-2012 Virksomhetsrapportering pr 31.03.2012 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr. 31. mars 2012 til etterretning. Skien 18.april 2012 Marit Kobro Administrerende direktør
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Utviklingen til og med mars 2012 har i stor grad vært som forventet og de fleste indikatorer er innenfor målbildet. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse Saksinngangen i mars ble 68 387 mot budsjettert 74 877 saker, dette er 8,7 % under budsjettert for mars. Etter første kvartal er saksinngangen 4,9 % lavere enn budsjettert. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid har hatt en positiv utvikling og for mars var den ca.11 dager. Pr. 31.03 er det et akkumulert positivt kostnadsavvik på 2,1 millioner kroner, som er 8,6 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt 2.8. Det har i februar og mars vært registrert høyere nedetid enn målkravet for programvarene NISSY og PRO. For PRO har det vært registrert nedetid i februar som gir grønn indikator og mars som gir gul indikator. I NISSY er det i samme periode registrert nedetid som gir rød indikator. I hovedsak skyldes nedetiden i systemene feil knyttet til endringshåndtering, samt feil i infrastrukturen. Nedetiden kommenteres under punkt.2.6. Indikator for kvalitet på saksbehandling viser positiv utvikling hvor indikator for mars viser 69 % mot 71 % i januar 2012, andel vedtak som påklages ligger på ca 0,5 % av alle vedtak. 2.1. Sammendrag er Snitt saksbehandlingstid 11,1 13,2 Andel omgjorte klager 68,6 % 71,5 % God økonomistyring 13,6 % 8,6 % Opplevd nedetid NISSY 420 268 Opplevd nedetid PRO 145 103 Tilstedeværelse 94,6 % 94,2 % Egenandelsinnrapportering, hyppighet 96,4 % 97,3 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten.
Antall saker 2.2. Aktivitet 2.2.1. Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011/2012 vs. budsjett 100 000 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan 2012 Feb 2012 2012 Faktisk saksinngang Budsjettert saksinngang Saksinngangen isolert for mars ble 68 387 saker, som er 8,7 % under budsjettert saksinngang. Akkumulert per 31.03.12 er det en saksinngang på 195 525 mot budsjettert 205 765 saker, det vil si 5 % lavere enn budsjett. 2.3. Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid 11,1 13,2 Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utviklingen fra januar til mars. På landsbasis er gjennomsnittlig saksbehandlingstid for mars ca. 11 dager, og innenfor nasjonalt mål på 14 dager. Det er kun Helse Nord som samlet sett har høyere snitt for saksbehandlingstid enn målet, med 14,5 dager for mars. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid per mars 2012 Saksbehandlingstid Januar Februar Gjennomsnitt alle regioner 14,1 14,5 11,1 Helse Sør Øst RHF 12,5 13,9 7,9 Helse Vest RHF 13,9 13,1 13,8 Helse Midt Norge RHF 19,3 18,5 13,5 Helse Nord RHF 12,4 13,1 14,5
Månedsverk Til tross for en positiv utvikling i den nasjonale saksbehandlingstiden viser statistikken at fem kontorer har en høyere gjennomsnittelig saksbehandlingstid i mars enn målet på 14 dager. Graf: Gjennomsnittelig saksbehandlingstid per pasientreisekontor for mars 2012 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Nasjonalt mål 2.4. Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester I mars ble det levert 12 månedsverk til saksbehandlingstjenester til fire pasientreisekontor. Det var pr. 31.mars bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende syv månedsverk til tre kontor for levering i april. Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester pr. 31.03 60 50 47,9 40 30 31,2 30,7 20 18,1 10 13,0 10,8 10,6 10,3 4,1 5,0 4,0 7,2 6,3 2,5 12,0 7,0 0 Jan 2011 Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan 2012 Feb Bestilt April
Etterspørselen etter saksbehandlingstjenester har økt vesentlig i mars, men har samlet sett vært lav siden september 2011. Tabell: Regnskap tilleggstjenester pr. 31.03. 2012 Tilleggstjenester pr 31.03.12 Januar Februar Resultat hittil Driftsinntekter - - - - Inntekter tjenester 278 103 537 919 Driftsutgifter Innleie av personell 41 0 226 268 Lønnskostnader 149 86 204 440 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 47 27 64 137 Andre personalkostnader 5 2 8 15 Sum driftskostnader 242 115 502 859 Driftsresultat 36-11 35 59 Etter første kvartal viser regnskapet et positivt bidrag på ca. 6 %. 2.5. Kvalitet i saksbehandling Andel omgjorte klager 68,6 % 71,5 % Indikatoren viser hvor mange klagesaker pasientreisekontorene omgjør til gunst for pasienten uten at klagen oversendes klageinstansen som nå er Fylkesmannen. Graf: Utvikling klager og reviderte saker i % av alle vedtak 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Andel reviderte saker siste 12 mnd Andel klager i % (innvilget + HT) siste 12 mnd Av tabellen fremgår det at det har vært en reduksjon i antall registrerte klager siste halvår.i første kvartal 2012 har klageandelen stabilisert seg på ca 0,5 %, dvs. at ca 1 av 200 vedtak i snitt påklages. Dette vurderes å være lavt.
Graf: Andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til Fylkesmannen. 100 % 90 % 91 % 92 % 94 % 93 % 91 % 90 % 83 % 87 % 82 % 79 % 80 % 71 % 75 % 69 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Antall omgjorte klager siste 12 mnd Mål 2012 Kilde: LR 4 I mars måned er den prosentvise delen av registrerte klager som er omgjort til pasientens gunst på ca. 69 % og det er første gang andelen er under 70 %. I tillegg til å sikre god kvalitet og riktig registrering av klage og omgjøringssakene, vil Pasientreiser ANS ha fokus på gode og riktige vedtak til pasientene i første instans. Det vil i løpet av mai - juni måned bli iverksatt stikkprøvekontroll av 1000 vedtaksbrev og påfølgende tiltak. 2.6. IKT rapportering PRO og NISSY 2.6.1. Opplevd nedetid PRO Opplevd nedetid PRO 145 103 Sammendrag Det er registrert henholdsvis 112 minutter nedetid for februar og 145 minutter for mars måned. Det er registrert 90 minutter med vesentlige tregheter for mars måned i tillegg til varslet nedetid på om lag 60 minutter som følge av tilbakerulling av en hasteendring. Årsak til nedetid Årsak til utfordringene i perioden er flere og sammensatte. Flere av tilfellene er relatert til feil i sentral infrastruktur (Sonic ESB) eller bruken av denne, samt svikt i endringshåndtering hos drift- og programvareleverandør. I tillegg påvirker ustabilitet i NISSY også driftssituasjonen i PRO grunnet sammenkoblet infrastruktur.
2.6.2. Opplevd nedetid NISSY Opplevd nedetid NISSY 420 268 Sammendrag Innrapportert nedetid var 279 minutter for februar og 90 minutter for mars. Det er samtidig innrapportert 330 minutter med vesentlige tregheter i mars, dvs. totalt 420 minutter nedetid. Det erfares også utfordringer med nedetid i starten av april. Årsak til nedetid Det er ingen enkeltstående årsak til problemene i NISSY som har blitt erfart i denne perioden. Det har vært feil knyttet til endringshåndtering og det har vært feil i infrastrukturen. I tillegg har det vært to tilfeller av feil i programvaren. 2.6.3. Utførte og planlagte tiltak i NISSY og PRO Det erfares at beredskapen ved driftsproblemer fungerer godt og man evner raskt å få systemene opp å gå igjen for å minimalisere følgene ved forstyrrelsene. Feilhendelsene følges opp løpende med leverandørene. Det er iverksatt flere tiltak for å løse de konkrete problemene som har oppstått og de fleste har blitt rettet permanent. De kortsiktige tiltakene omhandler kontinuerlig og tett oppfølging av NHN primært, men også programvareleverandørene Locus og Acando. Videre har det blitt hentet inn ekstern kompetanse for å avhjelpe med de problemene det ikke er identifisert årsak til. På lengre sikt vil gjennomføringen av de tekniske forbedringene identifisert i gjennomgangen av systemene føre til økt stabilitet og tilgjengelighet. Sentrale tiltak her er optimalisering av bruken av sentral infrastruktur (Sonic ESB), endrede arkitekturprinsipper, samt løsriving av systemene og utskillelse av felleskomponenter. Pasientreiser ANS er nå i sluttfasen av forhandlingene knyttet til ny driftsavtale. Denne vil i større grad stille strengere krav til NHN i forbindelse med blant annet endringshåndtering, dokumentasjon, testing og rapportering.
2.7. Egenandelsrapportering nasjonalt Egenandelsinnrapportering, hyppighet 96,4 % 97,3 % Hyppighet I henhold til syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed med god margin i forhold til målkravet. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres i løpet av 14 dager for at kravet skal overholdes. Graf: Egenandelsrapportering NISSY hyppighet 100,0 % 99,0 % 98,0 % 97,0 % 96,0 % 95,0 % 94,0 % 93,0 % 92,0 % 91,0 % 90,0 % Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Innrapp EA /forhåndsregistreringer (Nissy) Målkrav Grafen viser at man fra april 2011 har vært innenfor målkravet på 14 dager for innrapportering av betalte egenandeler på reiser i både NISSY og PRO. I mars er andelen forhåndsregistrerte på ca 96%, noe som skyldes driftsforstyrrelser i NISSY. Tallene for 2012 er samlet sett også under 98 %, men det vurderes likevel som svært sannsynlig at alle egenandeler er innrapportert innen 14 dager.
2.8. Økonomirapportering 31.03.12 God økonomistyring 13,6 % 8,6 % 2.8.1. Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr.31.03. (Tall i hele 1000) Regnskap Januar Februar Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Driftsinntekter - - - - - - - Inntekter tjenester 7 639 7 505 7 147 22 291 24 804 2 513 Driftsutgifter Produksjonskostnader 526 418 467 1 412 1 487 75 5 % Innleie av personell 359 437 606 1 402 507-896 -177 % Lønnskostnader 2 134 2 156 2 110 6 401 7 982 1 582 20 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 630 737 577 1 944 2 613 668 26 % Andre personalkostnader 173 306 313 792 845 53 6 % Avskrivninger 214 214 214 641 694 53 8 % Trykkeritjenester 269 141 25 435 533 97 18 % Nissy, PRO og 05515 2 503 2 366 2 254 7 123 7 158 35 0 % Andre driftskostnader 996 897 754 2 647 3 111 464 15 % Sum driftskostnader 7 804 7 674 7 319 22 797 24 929 2 132 8,6 % Driftsresultat -165-169 -172-506 -125 381 Netto finansinntekter -165-169 -172-506 -125 381 247 % Resultat etter finansposter 0 0 0 0 0 0 0 % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 2,8 % 9,0 % 13,6 % 8,6 % + 1 407 Regnskapet pr. 31.03 viser et positivt kostnadsavvik på ca. 2,1 millioner kroner. Kommentarer til de mest sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene all den tid selskapet har en allokeringsmodell. Produksjonskostnader positivt avvik på 75: Avviket skyldes lavere saksinngang enn budsjettert i perioden. Personalkostnad positivt avvik på 1 407 : Av dette avviket relateres 400 til lavere aktivitet enn budsjettert i driftsavdelingen. I tillegg er det et positivt avvik på 700 på andre avdelinger knyttet til turnover og vakante stillinger som er under rekruttering. Disse stillingene er ikke erstattet 100 % med innleid i perioden. Det resterende avviket på ca 300 er knyttet til andre mindre periodiseringsavvik. Avskrivninger positivt avvik på 53 : Lavere avskrivninger som følge av senere investeringstidspunkt enn budsjettert. Trykkeritjenester positivt avvik på 97 : Det har i perioden vært lavere etterspørsel etter materiell fra behandlere i forhold til budsjettert.
Kostnader NISSY/PRO/05515 positivt avvik 35 : Dette er i stor grad i henhold til budsjett. Andre driftskostnader positivt avvik 464 : Avviket skyldes i all hovedsak planlagt aktivitet som ikke er kommet i gang, men som vil bli gjennomført på et senere tidspunkt. LEAN- prosjektet inngår ikke i tabellen over, og blir særskilt rapportert i styremøte. 2.9 Tilstedeværelse Tilstedeværelse 94,6 % 94,2 % Graf: Tilstedeværelse 2012 100,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Tilstedeværelse totalt Tilstedeværeselse driftsavdeling Mål 2012 Tilstedeværelse i Pasientreiser for mars 2012 har gul styringsindikator med 94,6 %. Totalt er fraværet 5,4 %, hvor 2,11 % skyldes langtidsfravær. Sammenlignet var tilstedeværelsen for mars 2011 kun 90, 5 %, derav 6,4 % langtidsfravær. Snittet for 2012 er totalt 94,2 %, mot 91,3 % for 2011. Tabell: Tilstedeværelse 2012 Tilstedeværelse Jan Feb Mar snitt Tilstedeværelse totalt 94,7 % 93,3 % 94,6 % 94,2 % Tilstedeværelse driftsavdeling 93,4 % 95,3 % 96,3 % 95,0 %
Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak 04-2012) Grenseverdier Snitt saksbehandlingstid < 14 > 14 > 21 Andel omgjorte klager < 50 % < 90 % > 90 % God økonomistyring > 0 % < 0 % < -2 % Opplevd nedetid NISSY < 82 < 182 > 182 Opplevd nedetid PRO < 123 < 220 > 220 Tilstedeværelse > 95 % > 93 % < 93 % Egenandelsinnrapportering, hyppighet > 98 % > 95 % < 95 %