forvaltningsrevisjonsprosjektet

Fylkesrevisjonen forvaltningsrevisjonsprosjektet Rammeavtaler og innkjøpspraksis Juni 2008 1

Sammendrag Fylkesrevisjonen har i denne undersøkelsen sett nærmere på om fylkeskommunens innkjøpspraksis er i tråd med inngåtte innkjøpsavtaler. Nærmere bestemt om fylkeskommunale virksomheter 1 kun benytter leverandører som det er inngått innkjøpsavtaler med. Videre har vi sett på om innkjøpsavtalene følges m.ht. priser og leveringsbetingelser. Årsaker til eventuelle avvik fra avtalene er også søkt forklart. Dette prosjektet er en oppfølging av en lignende undersøkelse fylkesrevisjonen foretok i 2001/2002. Undersøkelsen er gjennomført ved å kontrollere i overkant av 250 forskjellige innkjøp foretatt av fylkeskommunale virksomheter. I tillegg er rutiner og praksis i fylkeskommunen kartlagt gjennom spørreskjemaer til fylkeskommunale virksomheter. Informasjon er også innhentet gjennom samtaler med fylkeskommunens innkjøpsleder. Undersøkelsen viser at lekkasjene fra avtalene er relativt høye. Det vises her til at ca. 25% av de innkjøp revisjonen har gjennomgått er gjort fra leverandører utenom avtalene. Videre stiller vi spørsmål til om fylkeskommunen har en tilfredsstillende kontroll med at priser og betalingsbetingelser er i tråd med inngåtte avtaler. Etter revisjonens mening er priskontrollen noe vanskelig og tidkrevende å gjennomføre. Dette kan i verste fall medføre mangelfull kontroll, og risiko for ikke å oppnå de avtalte rabatter og betingelser. Fylkesrevisjonen anbefaler at det gjennomføres en del tiltak som kan gi en bedre utnyttelse av de inngåtte innkjøpsavtaler. Dette gjelder særlig at fylkeskommunen får et større fokus mot praktiseringen av avtalene og mulighetene som ligger i sikre og effektive elektroniske systemer. I denne sammenheng anbefales det at man ser nærmere på hvordan innkjøpsweben 2 fungerer som et sikkert og effektivt hjelpemiddel for de fylkeskommunale innkjøperne. En videreutvikling av dette systemet bør vurderes. 1 1 Med fylkeskommunale virksomheter menes alle avdelinger på fylkeshuset, videregående skoler, tannhelsedistrikt og klinikker samt virksomheter under kulturavdelingen. 2 Innkjøpsweben er nettsidene til innkjøpstjenesten i fylkeskommunen. Her ligger opplysninger om inngåtte innkjøpsavtaler, priser/betingelser mv. Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 2 av 10

Innholdsfortegnelse FORORD... 1 SAMMENDRAG... 2 1. INNLEDNING... 4 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING... 4 3. METODER OG GJENNOMFØRING... 4 4. REVISJONS-/VURDERINGSKRITERIER. 5 4.1. VALG AV LEVERANDØR... 5 4.2. KONTROLL PRISER OG BETINGELSER... 5 4.3. ÅRSAKER TIL AVVIK FRA AVTALENE... 5 5. FAKTABESKRIVELSE OG REVISJONENS VURDERING... 5 5.1. VALG AV LEVERANDØR... 6 5.2. KONTROLL PRISER OG BETINGELSER... 7 5.3. ÅRSAKER TIL AVVIK FRA AVTALENE... 8 6. KONKLUSJON, ANBEFALING... 9 7. HØRINGSUTTALELSE... 9 REFERANSER:... 10 Vedlegg: 1. Oversikt kontrollerte virksomheter 2. Spørreskjema 3. Fylkesrådsleders høringsuttalelse Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 3 av 10

1. Innledning Nordland fylkeskommune kjøper årlig varer og tjenester for ca. 1.5 milliarder kroner 3. Mye av dette innkjøpet foretas via inngåtte innkjøpsavtaler (rammeavtaler). Dette er sentralt 4 inngåtte avtaler som styrer fylkeskommunale virksomheters innkjøp til utvalgte leverandører til forhåndsavtalte priser og betingelser. Fylkesrevisjonen gjennomførte i 2001/02 et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot fylkeskommunens innkjøpsordning. Konklusjonen i denne undersøkelsen var at innkjøpsordningen ikke fungerte optimalt bl.a. ut fra at lekkasjene fra innkjøpsavtalene var høye og det ble konstatert mangelfull intern kontroll av priser/betingelser på de leverte varer. Med denne bakgrunn har Nordland fylkeskommunes kontrollkomité i samråd med fylkesrevisjonen besluttet å gjøre en oppfølgingsundersøkelse rettet mot de avvik som ble registrert i forrige undersøkelse. 2. Formål, problemstillinger og avgrensning Hovedmålsettingen med dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er å undersøke om fylkeskommunale virksomheters innkjøpspraksis er i overensstemmelse med inngåtte rammeavtaler. Ut fra hovedmålsettingen har vi definert de enkelte problemstillingene til: 2.1 Følges rammeavtalene ved at innkjøp kun gjøres fra leverandører som fylkeskommunen har inngått avtaler med? 2.2 Har fylkeskommunen kontroll med at fakturerte priser og betalingsbetingelser er i tråd med de inngåtte avtaler? 2.3 Hva er årsakene til eventuelle avvik mellom inngåtte avtaler og virksomhetenes innkjøpspraksis? 3 Jfr. tallbudsjett Nordland fylkeskommune 2007 hovedpost. 4 Innkjøpsseksjonen i fylkeskommunens økonomiavdeling har ansvaret for å utlyse og forhandle frem rammeavtaler på vegne av fylkeskommunen. For øvrig gjør vi oppmerksom på at kontrollen ikke omfatter alle fylkeskommunens virksomheter. I denne gjennomgangen er 25 virksomheters innkjøpspraksis kontrollert. I tillegg har 21 virksomheter svart på revisjonens spørreskjema om innkjøpspraksis/rutiner, jfr. vedlegg nr. 1 3. Metoder og gjennomføring Dette forvaltningsprosjekt er gjennomført i samsvar med standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges Kommunerevisorforbund (RSK001). Undersøkelsen omfatter regnskapsåret 2007 og er gjennomført som en utvidet kontroll i forbindelse med vår ordinære regnskapsrevisjon i løpet av 2007 og 2008. Samtlige regnskapsrevisorer i fylkesrevisjonen har deltatt i kontrollen. I forbindelse med denne gjennomgangen er det valgt ut ca. 250 innkjøp i de aktuelle virksomheters regnskaper som er vurdert i forhold til inngåtte rammeavtaler. Vi gjør oppmerksom på at utvelgelsen av innkjøp er tilfeldig. De kontrollerte innkjøp er dermed ikke nødvendigvis representative for de innkjøp som ikke er kontrollert. Det kan derfor ikke trekkes noen sikker konklusjon for alle fylkeskommunens innkjøp. Dette gjør også at en sammenligning med resultat fra revisjonens tidligere undersøkelse blir noe usikker. Til tross for dette vil vi understreke at alle innkjøp i fylkeskommunen behandles i henhold til fylkeskommunens felles rutiner, dvs. kontroll av innkjøpet gjennom attestasjon og anvisning. Behandlingen av enkelttransaksjonene er derfor ensartet gjennom året og bygger på de samme interne rutiner/kontroller. Selv om vi statistisk ikke kan trekke noen sikker konklusjon på alle fylkeskommunens innkjøp er det ikke urimelig å forvente lignende avvik i de ikke kontrollerte innkjøp som blant de kontrollerte. I tillegg til regnskapskontroll har vi kartlagt praksis og rutiner ved de kontrollerte virksomheter gjennom spørreskjema 5 og samtaler med økonomi-/kontorledere. De aktuelle feil og mangler som er funnet ved den enkelte virksomhet er tatt opp direkte med den enkelte i egne revisjonsrapporter. Denne rapporten oppsummerer og gir et samlet og 5 Kopi av benyttet spørreskjema følger som vedlegg nr. 2 til rapporten. Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 4 av 10

generelt bilde av de kontrollerte virksomheters praksis. Vi gjør derfor spesielt oppmerksom på at resultatet for enkeltvirksomheter vil kunne avvike fra denne samlede oppsummeringen. 4. Revisjons-/vurderingskriterier Revisjonens vurderinger bygger på en sammenligning av fylkeskommunens praksis med revisjons-/vurderingskriterier som sier noe om hvordan praksisen bør være. Revisjons- eller vurderingskriterier kan utledes fra politiske vedtak, lover og forskrifter, anerkjent praksis osv. For å vurdere fakta og besvare problemstillingene i punkt 2 vil følgende kriterier legges til grunn: 4.1. Valg av leverandør For å oppnå mest mulig besparelser har fylkestinget bestemt at Nordland fylkeskommunes innkjøp skal samordnes mest mulig. Gjennom inngåtte rammeavtaler styres virksomhetenes innkjøp til utvalgte leverandører til forhåndsavtalte priser/betingelser. Virksomhetens pålegges å benytte de leverandører som fylkeskommunen har inngått rammeavtaler med. Dette fremgår av fylkesutvalgssak 235/85 og av fylkeskommunens økonomihåndbok 6 punkt 8.2. 4.2. Kontroll priser og betingelser Her vil de enkelte avtalene regulere hvilke priser og betingelser som den enkelte leverandør kan kreve for de leverte varer og tjenester. De fylkeskommunale virksomheter har plikt til å innføre interne kontrollrutiner hvor det bl.a. foretas kontroller mot fakturerte priser og betingelser. Dette fremgår av fylkeskommunens økonomihåndbok del I. Jfr. punktene 6.4 og 6.5. 4.3. Årsaker til avvik fra avtalene Dette punktet kan det ikke utledes revisjonskriterier for. Forholdet behandles som en rent beskrivende del av undersøkelsen. 6 Økonomihåndboken del I (utgave 27.11.07) beskriver fylkeskommunens interne kontrollopplegg med prinsipper, retningslinjer og rutiner på overordnet nivå. 5. Faktabeskrivelse og revisjonens vurdering Fylkeskommunens innkjøpsordning omfatter sentraladministrasjonen, tannhelse, videregående skoler, og kulturinstitusjoner. I tillegg har 14 primærkommuner knyttet seg til innkjøpsordningen. For noen avtaleområder er også alle sykehusene i Nordland med, med unntak av Narvik sykehus. Høgskolen i Bodø er også med i samarbeidet. Fylkeskommunens innkjøpstjeneste har bl.a ansvaret for innkjøpsordningen gjennom å forhandle frem rammeavtaler på vegne av fylkeskommunen. Innkjøpstjenesten er organisert som en del av økonomiavdelingen på fylkeshuset. De varer og tjenester som trengs til den daglige drift inngås det for det meste rammeavtaler på. Lengden på disse avtalene er i utgangspunktet 4 år, og etatene/institusjonene pålegges å benytte de leverandører som blir valgt. Nordland fylkeskommune er inndelt i 7 innkjøpsområder; Salten, Rana, Vefsn, Lofoten, Ytre-Helgeland, Ofoten, Vesterålen. Noen rammeavtaler er inngått med samme leverandør for alle regioner mens det for andre kan være forskjellige leverandører (innenfor samme varegruppe) fra en region til en annen. Fylkeskommunale virksomheter som holder til innenfor det enkelte område benytter de leverandører som er valgt innenfor sitt område. Innkjøpsavtalene er videre inndelt i ulike varegrupper eksempelvis kontortekniske produkter, matvarer, tekniske produkter mv. Til sammen innenfor disse varegruppene er det inngått omtrent 150 rammeavtaler med ulike leverandører. Innkjøpstjenesten på fylkeshuset har sendt ut informasjon om avtalene til alle fylkeskommunale virksomheter. I tillegg er det på fylkeskommunens nettsider ( innkjøpsweb ) informasjon om rammeavtalene. Dette er opplysninger som er unntatt offentlighet og tilgang til innkjøpsweb er beskyttet av brukerident og passord for den enkelte fylkeskommunale etat/institusjon. Oversikt over priser, rabatter, betingelser med mer er i følge innkjøpstjenesten oppdatert på innkjøpsweb. Prisøkninger i avtaleperioden skal godkjennes skriftlig av fylkeskommunen. Leverandøren Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 5 av 10

plikter deretter å distribuere de nye prislistene til de aktuelle etater/institusjoner. 5.1. Valg av leverandør Fakta Spørreskjemaundersøkelsen: På spørsmål om kunnskap om avtalen og plikten til å benytte disse, svarer virksomhetene følgende: I all hovedsak kjenner virksomhetene til fylkeskommunens innkjøpsavtaler og plikten til å benytte disse. Kun to virksomheter har opplyst at de ikke kjenner godt nok til disse avtalene. Virksomhetene er også spurt om avtaleleverandører alltid benyttes dersom de kan levere den aktuelle vare. Til dette svarer virksomhetene: 14 virksomheter (67%) opplyser at avtalene følges slik at avtaleleverandør alltid foretrekkes dersom leverandør kan levere varen. 7 virksomheter (33%) opplyser at avtalene kun delvis følges mht. valg av leverandør. Det er ingen virksomheter som oppgir at avtalene ikke følges på dette punktet. Regnskapskontrollen: Fylkesrevisjonens bilagskontroll har som nevnt omfattet en gjennomgang og vurdering av 252 innkjøp foretatt av 25 fylkeskommunale virksomheter. Dette er varer og tjenester som fylkeskommunen har inngått innkjøpsavtaler for. Oversikt over hvilke fylkeskommunale virksomheter som har foretatt disse innkjøpene fremgår av vedlegg nr. 1. Resultatet av bilagskontrollen fremgår av tabell nr. 1 nedenfor. Tabell 1 Resultat bilagskontroll bruk av avtaleleverandører Antall kjøp I % av totalt Pris eks. mva. I % av total Innkjøp innenfor avtalen 178 70% 2 663 802 74% Innkjøp utenom avtalen 62 25% 917 439 25% Vet ikke 12 5% 46 137 1% Totalt kontrollerte innkjøp 252 100% 3 627 378 100% Som det fremgår av tabell 1 ovenfor viser det seg at selv om de fleste innkjøp gjøres hos avtaleleverandører er ca. hvert fjerde innkjøp gjort hos leverandører som det ikke er inngått innkjøpsavtale med. Dette samsvarer også bra med spørreskjemaundersøkelsen hvor det fremgår at det er en del virksomheter som ikke alltid følger avtalene ved valg av leverandør. I denne sammenheng kan det nevnes at tilsvarende tall fra fylkesrevisjonens forrige undersøkelse (i 2002) viste at ca. en tredjedel av de kontrollerte innkjøpene ble gjort fra andre leverandører enn avtaleleverandørene. I enkelte tilfeller har ikke revisjonen vært i stand til å konkludere på om valg av leverandør har vært i strid med avtalene. Dette skyldes at det ut fra faktura er noe vanskelig å fastslå hvilket produkt som er innkjøpt og om dette er omfattet av innkjøpsavtalene. Revisors vurdering I teorien er forventningen at alle innkjøp skal skje hos avtaleleverandører. I praksis oppnås naturlig nok ikke dette. Det kan også være legitime grunner til å benytte andre enn avtaleleverandører, for eksempel dersom avtaleleverandør ikke kan levere bestilte varer innen rimelig tid. Etter revisjonens mening er det imidlertid for mange innkjøp som gjøres utenom inngåtte innkjøpsavtaler. Som det fremgår av tabell 1 er 25% av kontrollerte innkjøp gjort utenom avtalene. Denne innkjøpspraksis er i strid med inngåtte avtaler og interne fylkeskommunale krav/rutiner. Vi mener derfor at det nå bør settes et høyt fokus på å sørge for at alle fylkeskommunale virksomheter følger inngåtte rammeavtaler mht. valg av leverandør. Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 6 av 10

5.2. Kontroll priser og betingelser Fakta Spørreskjemaundersøkelsen Denne undersøkelsen viser: 11 virksomheter (53%) opplyser at de kontrollerer fakturapris mot gjeldende prislister 3 virksomheter (14%) opplyser at fakturapriser ikke sjekkes nærmere 7 virksomheter (33%) opplyser at det foretas en delvis kontroll av fakturapriser I denne sammenheng er det også verdt å merke seg at 3 virksomheter (14%) opplyser at de ikke alltid får prislister fra leverandørene. På spørsmål om virksomhetene har registrert avvik fra avtalene ved at leverandører benytter høyere priser eller betingelser enn hva avtalene tilsier, svarer de fleste at slike avvik ikke er registrert men 4 virksomheter (19%) har registrert avvik på pris/betalingsbetingelser. Regnskapskontrollen: Som det fremgår av tabell 1 er 252 enkeltinnkjøp kontrollert. Av disse innkjøpene er 178 gjort hos avtaleleverandører. Disse innkjøpene er nå vurdert i forhold til om fakturert pris er i tråd med inngåtte avtaler. Resultatet fremgår av tabell nr. 2 nedenfor. Tabell 2 resultat bilagskontroll priser og betingelser Antall kjøp I % av totaltpris eks. mva. I % av total Høyere pris enn avtaleprisen 4 2 27 108 1 Lavere pris enn avtaleprisen 1 1 34 490 1 Pris/betingelser i tråd med avtalen 10 6 79 953 3 Vet ikke om pris er i tråd med avtalen 163 91 2 522 252 95 Sum 178 100 2 663 803 100 Som en ser av tabellen er det kun et fåtall eksempler på at fakturapris er høyere eller lavere enn hva avtalen tilsier. I de aller fleste tilfellene har det imidlertid ikke vært mulig for revisjonen å kontrollere om korrekt pris er benyttet. Dette skyldes at vi ikke har hatt tilgang på aktuelle prislister. Som tidligere nevnt blir det lagt ut priseksempler på web når innkjøpsavtaler inngås. Dette er kun eksempler og ikke fullstendige prislister. Enkelte av priseksemplene som ligger på web er også omtrentlige. Dette fordi de oppgir rabatter i skalaer på for eksempel mellom 20-30%. Det opereres også med prislister inndelt i varegrupper. For å kontrollere priser må en da vite hvilken varegruppe det enkelte produkt tilhører. Ved endring av prislistene blir heller ikke disse prisene oppdatert på web. Leverandørene skal i henhold til avtalen distribuere oppdaterte prislister til de fylkeskommunale virksomhetene. Vi er imidlertid usikre på om dette gjennomføres. Noen virksomheter opplyser at de er misfornøyde med avtaleleverandører på dette punkt. Et annet usikkerhetsmoment er at de fylkeskommunale virksomhetene ikke kan vite om nye og oppdaterte prislister er godkjent av innkjøpsseksjonen i fylkeskommunen. Virksomhetene må da stole på at eventuelle prislister de får fra leverandørene er korrekte. Revisors vurdering Ut fra bilagskontrollen kan ikke revisjonen trekke noen sikker konklusjon på om fylkeskommunen faktureres med priser/betingelser som er i tråd med inngåtte avtaler. Dette fordi det mangler et grunnlag å kontrollere fakturapriser mot. Vi ser også at priskontroll kan være en stor utfordring for fylkeskommunale virksomheter. Dersom avtaleleverandører ikke sender ut prislister er dette et brudd på avtalen med fylkeskommunen som bør følges nærmere opp. Manglende prislister medfører at virksomhetene ikke er i stand til å kontrollere leverandørens fakturapris. Basert på de avvik som virksomhetene selv har registrert mht. korrekte priser/betingelser så er det en risiko for at også leverandørene gjør feil og derfor et behov for at virksomhetene kontrollerer fakturapris opp mot avtaler. Fylkeskommunens innkjøpsweb fungerer heller ikke som et godt og effektivt hjelpemiddel i priskontrollen. Dette fordi innkjøpsweben kun inneholder priseksempler som heller ikke er oppdaterte. Slik vi ser det burde det være et større fokus mot å sikre at de fylkeskommunale virksomhetene får et godt og effektivt hjelpemiddel som gjør det sikkert og enkelt å sjekke at fakturert pris er i tråd med inngåtte avtaler. Dette kan gjøres ved at innkjøpsweben forbedres slik at den inneholder alle godkjente og oppdaterte Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 7 av 10

prislister. Virksomhetene trenger da ikke andre prislister og leverandørene trenger kun å forholde seg til innkjøpsseksjonen i fylkeskommunen. Dersom fylkeskommunen klarer å kanalisere virksomhetenes innkjøp gjennom et felles system som for eksempel innkjøpsweben vil dette etter vår oppfatning både sikre at kun avtaleleverandører benyttes og at fylkeskommunen oppnår de avtalte priser og betingelser. 5.3. Årsaker til avvik fra avtalene Fakta Spørreskjemaundersøkelsen: På spørsmål om hvorfor avtaleleverandør ikke benyttes svarer virksomhetene at dette skyldes pris, kvalitet og leveringstid hos avtaleleverandører. I spørreundersøkelsen ble de fylkeskommunale virksomhetene også bedt om å svare på følgende spørsmål: Er institusjonen/avdelingen, ut fra en totalvurdering av ordningen med innkjøpsavtaler, fornøyd eller misfornøyd? Eksempler på momenter som kan vurderes er; økonomisk lønnsomhet, informasjon/opplæring fra innkjøpsseksjonen på fylkeshuset, om det er enkelt eller vanskelig å finne frem i avtalene herunder kontrollere rett pris, mv. Dersom man er misfornøyd bes det gitt eksempler på hva som ikke fungerer godt nok. Av svarene ser vi: 8 virksomheter (38%) er fornøyde 4 virksomheter (19%) er ikke fornøyde 8 virksomheter (38%) er delvis fornøyde 1 virksomhet besvarte ikke spørsmålet Virksomhetens kommentarer til avtalene varierer helt fra de som mener at det er greit med en sentral administrering slik at det ikke er nødvendig med innkjøpskompetanse lokalt, til de som mener at avtalene ikke fungerer i det hele tatt. Eksempler på forhold som virksomhetene mener ikke fungerer godt nok er; for høye priser, mangelfull informasjon/opplæring, manglende prislister. at annen leverandør enn avtaleleverandør er benyttet. Revisors kommentarer Som tidligere nevnt kan det unntaksvis finnes legitime grunner til ikke å benytte avtaleleverandør. I slike tilfeller bør man imidlertid oppgi årsaken til dette på den aktuelle innkjøpsfakturaen. Dette blir etter hva vi kan se ikke gjort. Etter revisjonens mening er dette uheldig. Av kontrollhensyn er det viktig at slike opplysninger fremgår av bilaget. Vi anbefaler derfor at det stilles krav til de fylkeskommunale virksomhetene om at slike opplysninger alltid skal gis. Virksomhetenes svar på spørreskjemaet varierer mye. Det er likevel klart at en stor andel av fylkeskommunale virksomheter ikke er helt fornøyd med innkjøpsordningen slik den fungerer i dag. Det er etter vår mening viktig å merke seg virksomhetenes tilbakemeldinger og vurdere hva som kan forbedres. Vi vil særlig påpeke at det bør finnes en velfungerende rapportering/evalueringsrutine for forhold omkring innkjøpsordningen. Fylkeskommunale virksomheter bør på en enkel måte ha mulighet til å melde fra om behov/ønsker og forhold som ikke fungerer optimalt. Det bør også kommuniseres ut til virksomhetene at det er ønskelig med slike tilbakemeldinger. Sentralt bør en deretter vurdere disse tilbakemeldinger og eventuelt sette i verk nødvendige tiltak. Det er også viktig at virksomhetene får informasjon om hva som ikke har fungert og hvilke tiltak som er iverksatt. På denne måte kan en få innkjøpsordningen mer dynamisk og velfungerende for de fylkeskommunale virksomhetene. Et eksempel er rapportering av prisavvik ved fakturamottak. Et annet kan være tilgang på prislister, informasjonsbehov mv. Vi er klar over at det allerede finnes skjema som virksomhetene kan benytte for tilbakerapportering til innkjøpstjenesten. Etter hva vi forstår fungerer imidlertid ikke dette per i dag. En mulig måte å organisere dette på kan være at det gjennom innkjøpsweben lages en enkel og effektiv informasjonskanal mellom virksomhetene og fylkeskommunens innkjøpstjeneste. Regnskapskontrollen: Regnskapskontrollen har ikke gitt noen svar på hvorfor avtaleleverandør ikke er benyttet. Bilagsdokumentasjonen for de foretatte innkjøp har ingen opplysninger om årsaken til Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 8 av 10

6. Konklusjon, anbefaling Undersøkelsen har vist at det er store lekkasjer fra inngåtte avtaler. Hvert fjerde innkjøp som fylkesrevisjonen har kontrollert i denne undersøkelsen er gjort hos leverandører fylkeskommunen ikke har innkjøpsavtale med. Vi stiller også spørsmål til om fylkeskommunen har tilfredsstillende kontroll med om priser/betingelser er i tråd med inngåtte avtaler, jfr. rapportens punkt 5.2. På bakgrunn av dette er det risiko for at fylkeskommunen ikke oppnår de avtalte rabatter og betingelser som fylkesavtalene forutsetter. Revisjonen konstaterer at fylkeskommunen har et høyt fokus på prosessen omkring avtaleinngåelse. Dette bl.a. for å sikre hensiktsmessige innkjøpsavtaler med gode betingelser. Dette fokus mener også revisjonen er viktig og korrekt. Vi mener likevel at det med fordel nå kan rettes et større fokus mot praktiseringen av avtalene. Dette slik at man sikrer at de enkelte innkjøp fortrinnsvis gjøres kun hos avtaleleverandører. Dessuten bør det sikres at fylkeskommunen får utnyttet de rabatter som ligger i inngåtte avtaler gjennom at priskontrollen kan gjøres på en sikker og effektiv måte. Vi anbefaler derfor at det ses nærmere på hva som kan gjøres for å gi fylkeskommunale virksomheter et godt og effektivt verktøy for å sikre at man virkelig oppnår de priser/betingelser som ligger i avtalene. I denne forbindelse kan man vurdere å få en bedre utnyttelse av elektroniske system (fylkesweben). Også behovet for kommunikasjon mellom fylkeskommunen sentralt og de fylkeskommunale virksomheter bør vurderes i denne sammenheng. 7. Høringsuttalelse Fylkerådsleder har i brev av 5. juni 2008 avgitt sin uttalelse til revisjonens rapport. Det fremgår av høringsuttalelsen at fylkesrådsleder ikke har noen merknader til revisjonens konklusjoner. Uttalelsen fremgår av vedlegg nr. 3 til denne rapport. Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 9 av 10

Referanser: Fu- sak 235/85 Fylkeskommunens økonomihåndbok del I (27.11.2007) Fylkeskommunens innkjøpsweb Innkjøpstjenestens standard avtaletekst for fylkesavtaler Fylkeskommunens innkjøpsavtaler, jfr. oversikt på innkjøpsweben Fylkesrevisjonen i Nordland, forvaltningsrevisjonsrapporten Innkjøpsordningen I nordland fylkeskommune (2002) http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/aktuelt/nyheter/2008/hvordan-komme-i-gangmed-ehandel.html?id=508453 Fylkesrevisjonen i Nordland, juni 2008 Side 10 av 10

WWW.NFK.NO