Administrasjonsprosjektet A07 Styringsgruppen for Administrasjonsprosjektet godkjente i møte 13.juni 2007 prosjektutformingen av Administrasjonsprosjektet A07. Styringsgruppen er ledet av rektor Knut Hove og består av administrerende direktør Nils Dugstad, UMB-styremedlem Anne Sæterdal, hovedtillitsvalgt Kurt Johansen, instituttlederne Vidar Thue-Hansen og Hans Fredrik Hoen og studentrepresentant Dimitrij Guzs. Hovedpunktene i forslaget - A07 har som mål å frigjøre ressurser som kan brukes til UMBs utdanning, forskning, formidling og innovasjon. - A07 skal sikre at de administrative oppgavene ved UMB utføres med best mulig forhold mellom ressurser og resultater. - A07 skal kartlegge og beskrive alle hovedfunksjoner i administrasjonen - A07 konsentreres om 4 utvalgte delprosjekter som danner grunnlaget for oppstart av nye delprosjekter høsten 2007. - De ansatte involveres gjennom deltakelse i prosjektarbeidet, allmøter og egne informasjonssider. Hva er A07? UMB må vurdere alle muligheter for å friggjøre ressurser som kan brukes i forskning og utdanning. A07 har som mål at UMB skal ha riktig ressursinnsats, høy effektivitet og kvalitet i administrasjon og forvaltning av universitetet. Summen av tiltak for å nå dette målet, er utformingen av en strategi for administrasjonen. Strategien skal vise, trinn for trinn, hvordan dagens administrasjon kan utvikles og endres. Disse endringene kan resultere i nye og forbedrete tjenester, og i endringer og reduksjon av tjenester. Administrasjon er dermed et spørsmål om best mulig forhold mellom utgifter og kvalitet på tjenester. Kostnad/nytte forholdet er en vesentlig forutsetning for A07. Når det etterlyses nye tjenester, må disse vurderes ut fra hva som er mulig for en organisasjon som UMB. Ressursene er først og fremst de ansatte og måten de samhandler på. Alle som er administrativt ansatt, skal delta, på en eller annen måte, i prosjektet. Universitetsstyret ble orientert om A07 på sitt møte 28.02.07 og ble presentert for hovedmålet for prosjektet: De administrative oppgavene ved UMB skal utføres med riktig ressursinnsats og med høy effektivitet og kvalitet for å gi best mulig service til ansatte og studenter, legge til rette for god utvikling ved UMB og å sikre god forvaltning ved UMB Det ble lagt til grunn for arbeidet med A07 at det ikke skulle ha som mål å redusere antall ansatte, og at de ansatte gjennom sine tillitsvalgte skulle være aktive deltakere i prosjektet. A07 er i utgangspunktet et ambisiøst prosjekt med tre delmål som skal være nådd innen 01.05.08: Beskrive, vedta og implementere klare roller og tydelig ansvarsfordeling mellom ulike enheter ved UMB. 1
Gjøre medarbeidere i stand til å bruke ulike arbeidsformer og administrative verktøy som fremmer effektivitet og god kvalitet i oppgaveløsning Legge til rette for samhandling og kunnskapsdeling. Denne våren er både siktemål, ambisjonsnivå og praktisk gjennomføring blitt gjennomgått. Et så bredt anlagt prosjekt krever betydelig planleggings- og utredningskapasitet dersom det skal gjennomføres etter den tidsplan som ble satt opp. A07 har en styringsgruppe ledet av rektor, og en prosjektgruppe ledet av administrerende direktør. Disse er de formelle eierne. Det er imidlertid en forutsetning at alle i utgangspunktet har et ansvar for A07. Administrerende direktør inviterte alle administrative ansatte og ledere til et allmøte i januar 2007. A07 er fra starten av tenkt som et prosjekt hvor de ansatte skal involveres, tas med på råd og delta i utformingen av de strategiske delene som må settes inn for å nå delmålene og resultatmålene. UMBs ledergrupper, Sentrallederteamet, Administrerende direktørs ledergruppe og Instituttledergruppen skal gjennomføre de endringer som kommer som resultater av A07. Det er derfor viktig at man ikke gjør opp regning uten vert. Alle som har et linjeansvar for administrative funksjoner er deleiere i dette prosjektet. Det er en utfordring for A07 å sikre at man har med seg ledergruppene i planlegging og utforming av tiltak og strategier. Tilsvarende er det avgjørende at de ansattes tillitsvalgte er med i denne prosessen. Ulike typer administrasjon En rekke administrative funksjoner er felles for alle statlige institusjoner og virksomheter. Økonomiforvaltning, personalforvaltning, drift, vedlikehold, innkjøp, informasjon, it, sentralbord og en rekke andre oppgaver er noe alle institusjoner må ha. Dette kalles i A07 for forvaltningsadministrasjon. På den annen side er det er en type administrasjon som bare finnes ved universitetene og høgskolene. Dette er forsknings- og studieadministrasjonen. Dette er den spesielle administrasjon som UMB må ha for å fungere som en akademisk utdannings- og forskningsinstitusjon. Her kreves det en spesiell administrativ kompetanse som bygger på generelle administrative ferdigheter. Denne type administrasjon kan vi kalle universitetsspesifikk administrasjon som primært omfatter studie- og forskningsadministrasjon. Mellom disse to hovedtypene av administrasjon er det en rekke overlappende områder. Det er for det første klart at forvaltningsadministrasjon utfyller og deltar i universitetsspesifikk administrasjon. Det er ikke vanntette skott mellom disse to typer administrasjonen. For det annet er administrasjonen pålagt å løse store og små enkeltoppgaver som berører flere administrative enheter. Her er det en spesiell ferdighet som må utvikles. Denne kalles enten ad hoc basert administrasjonen eller, som i A07, prosjektbasert administrasjon. Den sikrer at A07 har et praktisk grunnlag og at strategiene som skal brukes for å nå målet, er basert på konkrete hjelpemidler. Et nærliggende eksempel på prosjektbasert administrasjon er store felles oppgaver som instituttene og administrasjonen skal løse. Dette gjelder Resultatrapport og planer for 2
kommende år som skal leveres til departementet innen 01.04 hvert år, og det årlige arbeidet med årsplan og budsjett som styret skal vedta innen utgangen av hvert år. Slike store fellesoppgaver kan i realiteten bare løses gjennom effektiv prosjektbasert organisering og administrasjon. Hvem er med i A07-administrasjonen? En administrativt ansatt tilhører i utgangspunktet enten i forvaltningsadministrasjonen eller i universitetsspesifikke administrasjon. I en rekke tilfeller deltar en ansatt i et prosjekt som omfatter mange grener av administrasjonen. Felles for alle administrative ansatte er kravet om grunnleggende administrative ferdigheter som kjennskap til forvaltningslover, regler og retningslinjer, bruk av administrative verktøy, saksbehandlerkompetanse, service, språkkunnskaper m.m. På disse ferdigheter har de ansatte spesiell kompetanse på sine funksjonsområder. Opprettelsen av saksbehandlerskole i 2007, som nå er planlagt, er et av mange tiltak for å beholde og utvikle denne kompetansen. Det ble våren 2007 laget en oversikt over fordeling av administrative årsverk på funksjoner. Denne oversikten er en del av analysegrunnlaget som inngår i forberedelsen av A07. Til inndelingen ble det også foretatt en oppsummering av antall medarbeidere som arbeider med de forskjellige oppgavene. Mange medarbeidere arbeider med flere funksjoner, og disse er skjønnsmessig fordelt i samråd med avdelingsdirektører og instituttledere som har linjelederansvaret for disse stillingene. Administrasjonsprosjektet er avgrenset til funksjonene nedenfor og omfatter antall årsverk fordelt på funksjoner: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Årsverk fordelt på funksjoner Enhet Antall årsverk per jan-07 Ledelse Økonom inkl. lønn Personal Studieadm. Forskningsadm. IT Arkiv og dok.håndt. Bibliotek Informasjonsarb. Bygg- og eiendomsforv. Annet (Sum 2-12) Diff. 1-13 (Skal være null) ILP 7,9 1,8 0,7 0,3 2,7 0,2 0,9 0,2 0,4 0,2 0,2 0,3 7,9 0,0 INA 11,7 0,9 2,7 0,9 2,3 0,5 1,1 0,8 0,7 1,5 0,1 0,4 11,7 0,0 IHA 14,4 1,2 2,4 1,2 1,8 0,5 2,7 0,6 0,6 0,5 0,0 1,9 13,4 1,0 IKBM 10,6 1,0 2,5 1,2 2,0 0,3 1,6 0,3 0,2 0,8 0,2 0,5 10,6 0,0 IPM 13,1 1,5 3,4 0,7 1,1 0,2 1,0 0,6 1,0 0,8 0,0 2,9 13,1 0,0 IMT 11,4 1,2 2,9 0,4 2,8 0,3 1,5 0,5 0,8 0,8 0,1 0,2 11,4 0,0 IØR 7,3 1,0 1,1 0,8 2,1 0,5 0,8 0,3 0,1 0,3 0,0 0,5 7,3 0,0 Noragric 10,6 1,3 2,3 0,8 0,7 0,6 0,8 0,2 1,8 0,8 0,0 1,4 10,6 0,0 SUM institutter 86,9 9,8 17,9 6,2 15,5 3,0 10,3 3,4 5,5 5,7 0,6 8,0 85,9 1,0 APC 1,0 0,1 0,2 0,2 0,0 0,2 0,0 0,1 0,0 0,1 0,1 0,0 1,0 0,0 CIGENE 2,0 0,4 0,3 0,1 0,0 0,1 0,0 0,1 0,0 0,1 0,0 0,9 2,0 0,0 SEVU 8,0 1,2 0,5 0,1 1,5 0,0 0,3 0,4 0,0 0,8 0,0 3,3 8,0 0,0 SHF 4,0 1,4 1,0 0,2 0,2 0,6 0,1 0,2 0,0 0,1 0,3 0,2 4,0 0,0 SKP 2,0 1,0 0,6 0,2 0,0 0,0 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,0 2,0 0,0 Sum sentre 17,0 4,1 2,6 0,7 1,7 0,9 0,4 0,8 0,0 1,1 0,5 4,4 17,0 0,0 HA 52,4 5,1 15,5 7,9 13,8 3,5 2,0 0,0 0,0 2,1 0,0 2,6 52,4 0,0 IA 40,6 2,5 1,9 0,3 0,0 0,0 10,7 3,6 8,2 9,9 0,0 3,5 40,6 0,0 DSA 11,2 1,8 2,0 1,4 0,1 0,0 0,0 0,6 0,0 0,1 3,8 1,6 11,2 0,0 POU 5,6 0,5 0,6 0,2 0,0 0,0 0,0 0,4 0,0 0,3 2,3 1,5 5,6 0,0 Sum sentrale avdelinger 109,8 9,9 20,0 9,7 13,9 3,5 12,7 4,5 8,2 12,3 6,1 9,1 109,8 0,0 Sum 213,7 23,8 40,5 16,6 31,0 7,4 23,4 8,7 13,7 19,1 7,2 21,5 212,7 1,0 3
Ser vi på fordeling av de administrative årsverkene, blir en grov inndeling slik: Forvaltningsadministrasjon: 137 årsverk Universitetsspesifikk administrasjon: 38,5 årsverk. Det er vanlig å regne med at vitenskapelige ansatte bruker mellom 10-20 % av sin arbeidstid til administrative formål. Dette vil si at ca 300 vitenskapelige ansatte leverer minimum 30 årsverk til administrative funksjoner. Det er ikke lett å si hvordan disse årsverkene fordeler seg på de forskjellige funksjonsområdene. Det er viktig at det i A07 blir foretatt en grundig vurdering av hvordan det vitenskapelige personalet kan avlastes for administrative oppgaver. Her er det muligheter til å frigjøre tid som i dag går til administrative oppgaver og sette disse inn i forskning og utdanning. Avgrensning av A07 Styringsgruppen har avgrenset prosjektet på denne måten: - Analysen av dagens oppgaveløsning avgrenses til den pragmatiske inndeling i administrative funksjonsområder, slik de er inndelt i tabellen ovenfor i dette notatet. Denne oversikten, sammen med grovinndelingen forvaltningsadministrasjon, universitetsspesifikk administrasjon og prosjektadministrasjon, kan være et tilstrekkelig grunnlag for å komme i gang med A07. - Organiseringen av prosjektet er basert på det gamle ordtaket om at den vet best hvor skoen trykker som har den på. A07 vil derfor ikke ha som ambisjon å teoretisere og konstruere modeller som ikke har bakkekontakt og jordledning. - A07 har ikke ambisjon om å lage en felles modell som alle enheter skal tilpasse seg til. A07 skal utvikle nye samhandlingsformer som er tilpasset utfordringene den enkelte delen av administrasjonen står overfor. Forskning og utdanning er en virksomhet som er preget av kreativitet og en helt spesiell arbeidsform som varierer fra fagdisiplin til fagdisiplin. Administrasjonen må være så fleksibel at den ikke reduserer instituttenes muligheter til å nå sine mål for utdanning, forskning, formidling og innovasjon. - Det er UMBs ledergrupper har ansvaret for at nye tiltak fungerer. De må ha en administrasjon som sikrer god forvaltningsadministrasjon og som kan ha et spesielt høyt servicetilbud til lederne av større forskningsprosjekter, og de må ha en forsknings- og studieadministrasjon som gjør det mulig å nå målene i forsknings- og utdanningsstrategiene. - Administrasjonen må ha felles mål for å kunne fungere koordinert, effektivt, kvalitetsbevisst og profesjonelt. A07 vil derfor legge målstyring som retningslinje for det videre arbeidet. Felles mål og felles forpliktelse til å nå målene vil styrke administrasjonens oppgaver som støttefunksjoner for instituttenes arbeid med utdanning og forskning. A07 er et prosjekt som bygger på de ansattes erfaring og kreativitet. Ledere og ansatte har over tid registrert hva som mangler av nye eller utvidete tjenester, hva som fungerer tilfredsstillende og hva som kan forbedres dersom det ble gitt mulighet til det i form av organisasjon, ansatte og budsjettmidler. 4
A07 er dermed et felles ansvar for alle som arbeider med eller leder administrative funksjoner. Prosjektorganisering av administrative funksjonsgrupper A07 er bygget opp på denne måten: - Det skal for hvert administrativt område foretas en oppgavebeskrivelse som skal dokumentere hvordan dagens saksbehandling fungerer, hvilke muligheter det er for rasjonaliseringer og hvilke oppgaver som ikke får nok prioritet. - Det skal for hvert område blir foretatt en analyse av kompetansekrav for effektiv administrasjon sammen med forslag til hvordan kompetansebehovet kan løses - Høsten 2007 skal prosjektet i tillegg til oppgavebeskrivelsen, som er felles for alle områder, konsentreres spesielt om områdene økonomi, personal, forskningsadministrasjon og informasjon/markedsføring. På disse områdene blir det startet opp prosjekter som i tillegg til oppgavebeskrivelse og kompetansekrav også skal legge frem forslag til konkrete tiltak til bedre samhandling og nye måter å organisere administrasjonen på. Prosjektene skal bygge på disse overordnete kriteriene: - De 4 prosjektene skal ledes av en instituttleder og den avdelingsdirektør som har det sentrale administrative ansvaret for funksjonsområdet. Disse to skal ha ansvaret for at prosjektgruppen gjennomfører prosjektet etter planen (om planen, se nedenfor). - Alle ansatte i administrasjonen blir på en eller annen måte involvert i A07. For ansatte på de 4 prioriterte områdene vil prosjektlederne ha ansvar for å forankre arbeidet i og blant de ansatte. Mange medarbeidere har arbeidsoppgaver på flere områder, som for eksempel økonomi og personal. I disse tilfellene må instituttlederen avgjøre hvilken gruppe det er mest hensiktsmessig at vedkommende deltar i. Alle skal ha informasjon og kjennskap til hva som står på dagsorden i hver funksjonsgruppe. og mange vil bli trukket aktivt inn i arbeidet. - Alle grupper bør ha en felles samling for å bli kjent og for å gjennomgå prosjektets mandat og arbeidsoppgaver. Prosjektlederne avgjør om det skal organiseres seminarer og lignende. Utgiftene til disse samlingene dekkes av A07-budsjettet. - Prosjektgruppene tar selv ansvar for intern informasjon. De 4 prioriterte prosjektene høsten 2007 blir dermed organisert slik: Prioriterte prosjekter 2007 Prosjektansvarlige Arbeidsgruppe Økonomiforvaltning Hans Fredrik Hoen og Jan Utpekes av prosjektlederne Olav Aasbø Personalforvaltning Tove Fjeld og Anita Wattum Utpekes av prosjektlederne Forskningsadministrasjon Jessica kathle og Odd-Jarle Utpekes av prosjektlederne Skjelhaugen Informasjon/markedsføring Terje Holsen og Jan Reiling Utpekes av prosjektledere 5
De andre prosjektene i A07 som i første omgang bare skal levere oppgavebeskrivelse, muligheter for rasjonaliseringsgevinster og kompetansevurderinger, blir organisert på tilsvarende måte. Dette gjelder: Funksjonsområder Prosjektansvarlige Arbeidsgruppe Studieadministrasjon Vidar Thue-Hansen og Siri Utpekes av prosjektlederne Margrethe Løksa IT Geir Tutturen og Arild Utpekes av prosjektlederne Veidahl Arkiv og dokumentbehandling Åse Grundstrøm og Kjersti Sørlie Rimer Utpekes av prosjektlederne Biblioteksituasjonen blir behandlet som et eget prosjekt utenfor rammen av A07. Mandat og gjennomføring av delprosjektene Det overordete målet er som nevnt tidligere i dette notatet å frigjøre ressurser som kan brukes til UMBs primære oppgaver, nemlig utdanning, forskning, formidling og innovasjon/næringslivsrettet arbeid. Konkret betyr dette at instituttene må ha en administrasjon som i minst mulig grad stjeler tid fra forskerne, og som i størst mulig grad gir tjenester som instituttene trenger i sin virksomhet. Hver gruppe skal selv avgrense mandat og målmatrise. Det er forskjellige krav, avhengig av om det er forvaltningsadministrasjon, universitetsspesifikk administrasjon eller prosjektbasert administrasjon. Prosjektgruppene får dette mandatet: - Alle delprosjektene skal beskrive, inndele og kvalitetssikre oppgavefordelingen på hvert administrativt område. Hver prosjektgruppe skal redegjøre for kompetansekrav og kompetansebehov på hvert av de administrative områdene. Prosjektgruppen skal utarbeide forslag til opplæringsplaner og kompetansefremmende tiltak som styrker hele gruppen av ansatte som arbeider på funksjonsområdet. - For de 4 utvalgte delprosjektene må prosjektledelsen må lage en plan for et felles ansvar for hvordan funksjonsområdet kan ivaretas, utvikles og ledes. Ikke minst gjelder det å legge grunnlag for både nye tjenester som i dag er etterspurt, men som ikke kan gis, på den ene side, og på den annen side rasjonaliseringer som fører til at den samme tjenesten kan gis, men med færre arbeidsoperasjoner. Det er viktig å unngå et vi og de forhold i administrasjonen. - Prosjektlederne utpeker arbeidsgrupper som må ha medlemmer fra sentraladministrasjonen og institutt/senteradministrasjon. Alle i gruppen må være med på minimum en samling hvor de kan delta i utformingen av forslagene. - Innen 01.09.07 skal prosjektlederne for de 4 utvalgte prosjektene rapporterer til A07s styringsgruppe om hvordan arbeidet organiseres og hvordan de ansatte involveres. - Alle forslag som kan ha budsjettmessige konsekvenser må være utredet og konkretisert innen 01.11.07. Prosjektgruppene må levere sine forslag innen 30.11.07. 6
I alle prosjekter vil det være en såkalt restfaktor. Dette gjelder spørsmål og forhold som det ikke er mulig å finne en løsning på innenfor mandatet, arbeidstid og kapasitet gruppen har fått. Det er særdeles viktig at disse restfaktorene blir registrert og levert videre til prosjektledelsen og til A07s styringsgruppe. Administrerende direktør vil koordinere tiltakene som skal løses gjennom prosjektbasert administrasjon. Dette er områder og tiltak som omfatter flere administrative enheter og/eller områder som ligger inn under faglig ledelse og ansvar. Prioritering og gjennomføring A07 forutsetter at alle som har ansvar for administrative funksjonsområder deltar i uformingen av endringsforslagene og dermed kan ta ansvaret for iverksettelse. Dette betyr at instituttlederne og avdelingsdirektørene må ha en felles virkelighetsoppfatning og være innstilt på å gjennomføre endringene. Prosjektgruppen og styringsgruppen har ansvaret for at denne prosessen blir gjennomført på en effektiv måte og med størst mulig tilslutning. Dette er avhengig av prioritering og gjennomføring av prosjektet. Utformingen av A07 vil for alvor komme i gang når prosjektgruppene for de forskjellige administrative områdene har fått arbeidet frem en anbefaling om mål og tiltak for de respektive områdene. Tilsvarende vil forslag til løsning på de såkalte vanskelige områdene inngå i arbeidet med å lage definerte mål og strategier for administrasjonen. Det blir derfor en særdeles spennende høst for prosjektgruppen og styringsgruppen når forslagene ligger på bordet. Det er investert mye arbeid og tid i A07. Endringene som skal gi forskning, utdanning, formidling og innovasjon bedre arbeidsvilkår, blir utformet som en samlet plan for hele administrasjonen. Denne planen skal vedtas av Universitetsstyret etter at de ansattes tillitsvalgte drøftet og eventuelt forhandlet frem endringene innenfor gjeldende regelverk. Det er viktig at A07 ikke stanser opp eller svekker det løpende arbeidet som utføres av administrasjonen. Inntil styringsgruppen og Universitetsstyret har vedtatt nye mål, strategier og tiltak, gjelder den nåværende organisasjons- og arbeidsfordeling. For Styringsgruppen for A07 Nils Dugstad/ Paul Stray 14. juni 2007 7
8