Nordisk Råd Mødegruppe Kontrollkomiteen, KK Mødetid 22. september 2014 Mødested Tammerfors Ved Stranden 18 DK-1061 København K Tel +45 3396 0400 Fax +45 3311 1870 nordisk-rad@norden.org www.norden.org Referat 24. september 2014 14-286 30/14 Godkjenning av dagsorden Ingen bilag Sekretariatet hadde til møtet utarbeidet forslag til dagorden etter samråd med lederen av Kontrollkomiteen. Kontrollkomiteen godkjente forslag til dagsorden. Saker til drøftelse og beslutning 31/14 C 3/KK: Betenkning over Riksrevisjonens beretning om Nordisk ministerråds virksomhet 2013 1 Betænkning over Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om Nordisk Ministerråds virksomhed for 2013 (C 3/kk) 2 C 3/kk: Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om Nordisk Ministerråds virksomhed for 2013 3 Årsrapport NMR 2013 Riksrevisjonen i Danmark har framlagt sin beretning om revisjonen av NMRs regnskap for 2013, se bilag. Det er Kontrollkomiteens oppgave å forberede behandlingen av regnskapet ved Nordisk råds sesjon. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et forslag til Kontrollkomiteens betenkning.
Under diskusjonen ble det avtalt å revidere teksten i det avsnitt som beskriver Komiteens synpunkter; henvise til Komiteens besøk til Nordisk velferdssenter i mai hvor Komiteen fikk opplyst at oppgaver vil bli flyttet fra NHV til NVC, men at det på det tidspunkt var uklart om omfanget og hvilke økonomiske midler som følger eventuelle oppgaver til NVC. Videre at teksten om Nordisk ministerråds prosjektvirksomhet skal være i linje med Rigsrevisions uttalelse. (slette «meget» og isteden skrive «lite tilfredstillende» i setningen: Komiteen finner det meget utilfredsstillende at Nordisk ministerråd tross flere år med påpekninger fra både Rigsrevisionen og Nordisk råd ikke har klart å opprette en god administrativ praksis av prosjektvirksomheten.) Kontrollkomiteen vedtar forslag til betenkning om at Nordisk råd beslutter: å ta regnskap og revisjonsberetning for Nordisk ministerråd for 2013 til etterretning å oppfordre Nordisk ministerråd til å følge opp planer om strukturendringer i prosjektadministrasjon, som kan føre til mer fokus på konkretisering og operasjonalisering av mål og resultatkrav å oppfordre Nordisk ministerråd til å skape klarhet i gjennomføringen av avviklingen av Nordiska högskolan för folkhälsovetenskap (NHV)den 31. desember 2014 å oppfordre Nordisk ministerråd til hurtig å følge anbefalinger om forbedring av økonomiforvaltning på kontoret i Riga Komiteen besluttet å revidere teksten i betenkningen i overenstemmelse med det som fremgår av kommentarene ovenfor, og å løfte problemet med prosjektadministrasjonen spesielt fram ved fremleggelse av saken på sesjonen. 32/14 C 4/KK: Betenkning over Riksrevisjonens beretning til Nordisk råd om revisjonen av Nordisk råds regnskap for 2013 1 2 3 4 Betænkning over Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd om revisionen af Nordisk Råds regnskab 2013 2013 NR Beretning.pdf C 4/kk: Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd om revisionen af Nordisk Råds regnskab 2013 2013 NR Påtegning Regnskap 2013 NR Riksrevisjonen i Danmark har framlagt sin beretning om revisjonen av Nordisk råds regnskap for 2013. Det er Kontrollkomiteens oppgave å forberede behandlingen av regnskapet ved Nordisk råds sesjon. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et forslag til Kontrollkomiteens betenkning. Diskusjonen kom inn på, at kontrollkomitéen har anbefalt å ha en finansiell buffer på budsjettet som kan klare 3-4 måneders drift i tilfelle av en situasjon som var utenfor Sekretariatets kontroll. side 2 af 10
Dette kan være problematisk for de nasjonale parlamenter at gå med på, men det er et viktig poeng, og Kontrollkomiteen foreslo at formannen tok denne observasjonen med i sin redegjørelse til plenum på sesjonen. Kontrollkomiteen vedtok forslag til betenkning, at Nordisk Råd beslutter å ta regnskap og revisjonsberetning for Nordisk Råd 2013 til etterretning. Kontrollkomiteen besluttede at formannen påpeker overfor plenum i sin redegjørelse til sesjonen, at det er anbefalelsesverdig å ha en budsjettmessig buffer så sekretariatets drift kan sikres i 3-4 måneder. 33/14 C 5/kk: Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om revisionen av Nordisk Kulturfonds virksomhed 2013 1 Betænkning over Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om revisionen av Nordisk Kulturfonds virksomhed 2013 2 2013 NKF Beretning.pdf C 5/kk: Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om revisionen av Nordisk Kulturfonds virksomhed 2013 3 Brev til Kontrolkomiteen 4 Rigsrevsionen om afgørelse om beløbsgrænse 5 NKF - Årsberetning og regnskab med underskrifter 2013 Riksrevisjonen i Danmark har framlagt sin beretning om revisjonen av Nordisk kulturfonds (NKF) regnskap for 2013 og Kontrollkomiteens oppgave er å forberede behandlingen av regnskapet ved Nordisk råds sesjon. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et forslag til Kontrollkomiteens betenkning hvor det bemerkes at Riksrevisjonen i Danmark ikke har noen vesentlige merknader til regnskapet og forvaltningen av NKF. NKF oppfordres igjen til å opprettholde egenkapital som rekker til minst tre måneders drift av virksomheten. Sekretariatet opplyste på møtet at det er kommet en rapport om en utredning om å undersøke fordeler og ulemper ved å administrere kulturstøtte-ordningene i en og samme institusjon. I dag er de tre nordisk kulturstøtteordninger fordelt på to institusjoner. Komiteen ønsker å ta rapporten til substansbehandling på et senere møte og unnlater derfor å kommentere disse forhold i sin betenkning om NKFs årsregnskap 2013. Kontrollkomiteen vedtar betenkning vedrørende riksrevisjonenes beretning over Nordisk kulturfonds virksomhet og regnskap i 2013, at Nordisk råd beslutter å ta regnskap og revisjonsberetning for Nordisk kulturfond 2013 til etterretning side 3 af 10
å oppfordre Nordisk kulturfonds styre til å opprettholde en egenkapital som, dekker minst tre måneders drift av NKFs sekretariat. 34/14 Tolkning av Helsingforsavtalens artikler 47 og 48 1 Utredning fra Fredrik Sterzel vedr. tolkning av 47 og 48 i Helsingforsavtaeln 2 Utlåtandet över Helsingforsforsavtalet 3 Lagstifning gällande Ålands delegation i Nordiska rådet 4 Føerøernes delegation - 5 Island - tolkning av 47 og 48 6 Nordisk Råds Sekretariats notat om fortolkning af Helsinkiaftalens artikel 47 og 48 7 Nordisk Råds Sekretariats notat om fortolkning af Helsinkiaftalens artikel 47 og 48 - FINSK Det er reist spørsmål om tolkningen av artikkel 47 og 48 av Helsingforsavtalen. Konkret handler det om sammensetningen av den finske delegasjonen til Nordisk råd. Ålands valgte suppleanter har i noen tilfeller erstattet frafall for valgte medlemmer av Finlands Riksdag. Med henvisning til artikkel 43 i Nordisk råds arbeidsordning, hvor det konstateres at Kontrollkomiteen kan avgi uttalelse til Presidiet om tolkning av Helsingforsavtalen, andre avtaler om nordisk samarbeid, Nordisk råds arbeidsordning og andre interne bestemmelser, har Rådsdirektøren på møte i Akureyri den 8. april 2014 forelagt saken Kontrollkomiteen. Innkomne synpunkter fra delegasjonene på Åland, i Finland, i Island og fra Færøyenes delegasjon er divergerende om tolkningen. Komiteen besluttet å søke en vurdering av saken fra en ekstern ekspert, nemlig Fredrik Sterzel. Til møtet hadde Sterzel innsendt sin vurdering av hvordan artikler 47 og 48 i Helsingforsavtalen skal tolkes med hensyn til suppleanter. Sterzels konklusjon er at det är förenligt med Helsingforsavtalet att en medlem eller suppleant ersätts av en medlem eller suppleant från vilkensomhelst av rådsdelegationerna. Denna handlingsfrihet bekräftas av arbetsordningens föreskrifter. Kontrollkomiteen noterte Fredriks Sterzels utredning og konklusjon. Komiteen viser imidlertid til at partigruppene i dag har en langt mer sentral plass i Nordisk råds arbeid enn da Helsingforsavtalen ble utformet. Komiteen har mottatt divergerende syn på tolkningen av de aktuelle paragrafer i Helsingforsavtalen, men legger hovedvekten på konklusjonen fra den eksterne utreder. Komiteen konkluderte med at kontrollkomiteen ikke foretar seg noe videre i saken, og overlater til Presidiet å vurdere om Nordisk råds arbeidsordning skal gjennomgås for å oppdatere og presisere reglene for suppleanter. side 4 af 10
Kontrollomiteen ga lederen i oppdrag å informere Rådsdirektøren om Komiteens konklusjonen. 35/14 Årsrapporter 2013 - Nordisk institusjoner og samarbeidsorganer 1 Nordiske institusjoner - regnskap 2013 Kontrollkomiteen har årlig hatt mulighet til å ta opp spørsmål om de nordiske institusjoner ved gjennomgang av årsrapportene. I tilknytting til dagens møte hadde sekretariatet gjennomgått årsrapporter fra 15 nordisk institusjoner. De er tale om følgende: 1. Nordens Institut i Grønland, NAPA 2. Nordens Hus Færøyene, NOFØ 3. Nordens Institut på Åland, NIPÅ 4. Nordens Hus Reykjavik, NOREY 5. Kulturkontakt Nord, KKN 6. Nordisk Informationscenter för Medie- och Kommunikationsforskning, NORDICOM 7. Nordisk Genresurscenter, NordGen 8. Nordens Välfärdscenter, NVC 9. Nordiska högskolan för folkhälsovetenskap, NHV 10. Nordiska institutionen för vidareutbildning inom arbetsmiljöområdet, NIVA 11. NordForsk 12. Nordisk energiforskning, NEF 13. Nordiska projektexportfonden, NOPEF 14. Nordisk Innovation 15. Nordic Centre for Spatial Development, NORDREGIO Sekretariatet presenterte en oversikt som var utarbeidet, og som også inkluderte noen observasjoner fra rapportene, som det kunne være grunn til å søke ytterligere opplysninger om fra Nordisk ministerråd. Kontrollkomiteen noterte informasjonen. Komiteen besluttet å søke ytterligere informasjon og/eller forklaring fra Nordisk ministerråd om følgende forhold: Store forskjeller på budsjett og regnskap i Nordisk energiforskning (NEF). Relativt høye administrative kostander i Nordens hus på Åland (NIPÅ). Høyt likvid beholdning i NordForsk. Høye kostnader ved kursvirksomheten i NIVA i forhold til antall kursdager. Forklaring på hvorfor ingen av Nordregios 28 medarbeidere kommer fra Norge eller Island. Om den store utskifting av personale i Nordgen, pga. 8-årsreglen, har hatt noen negative konsekvenser på institusjonens mulighet til å oppfylle resultatkrav. side 5 af 10
36/14 NR medvirkning i beslutninger om omdisponering av budsjettmidler i Nordisk ministerråd 1 Ubrukte og omdisponerte budsjettmidler i Nordisk ministerråd og parlamentarisk kontroll På sitt aprilmøte drøftet Kontrollkomiteen regler for anvendelse av udisponerte midler i Nordisk ministerråd og omdisponering av midler. Komiteen besluttet å ta opp spørsmålet om Nordisk råd skal involveres i beslutninger om omdisponering av budsjettmidler i NMR, og ga sekretariatet i oppdrag å utarbeide et notat herom. Til møtet hadde Sekretariatets utarbeidet et notat, som beskriver hva som gjelder i dag og mulige tiltak til å øke transparens og parlamentarisk kontroll. Sekretariatet foreslo at den parlamentariske kontroll styrkes ved at overføring av midler mellom budsjettår og omdisponering av midler i Nordisk ministerråd blir gjort mer transparent. Under møtet kom det fram forslag om at Nordisk råd til enhver tid har en egen prioritetsliste, som det skal ta hensyn til i de tilfelle hvor det blir midler til overs i Nordisk ministerråds budsjett, og disponering av disse midler overveies. Kontrollkomiteen besluttet å sende en henvendelse til Nordisk råds Budsjettgruppe om å inkludere følgende at-satser i forslag til Nordisk råds budsjettrekommandasjon 2015: 1) at Nordisk råd opplyses om omfang og formål med overføring av midler mellom budsjettår i de årlige budsjett-meddelelser fra Nordisk ministerråd til Nordisk råd; 2) at Nordisk ministerråds årsregnskap inneholder opplysninger om eventuell omdisponering av midler (overføring av midler mellom budsjettposter) som MR-SAM eller Generalsekretæren har foretatt samt begrunnelse for omdisponeringene. 37/14 Rapport fra institusjonsbesøk - Nordens Velferdssenter (NVC) 1 Rapport fra Kontrollkomiteens besøk til Nordisk velferdssenter I forbindelse med Kontrollkomiteens møte i Stockholm den 26. mai 2014 besøkte komiteen Nordisk velferdssenter. Etter besøket utarbeidet side 6 af 10
sekretariatet utkast til rapport som konkluderte at utviklingen av Nordens Velferdssenter har vært positiv fra et tilsvarende besøk i 2011, og at NVC tilsynelatende oppfyller kriterier om nordisk nytte. Komiteen stiller spørsmål om hvorfor samlokaliseringen av de aktiviteter som er i Finland ikke er på dagsorden. Ved behandling av referatet viste det seg at det var divergerende syn på konklusjonene i rapporten fra besøket til NVC. På møtet ble det vedtatt at endre setningen «Komiteen konkluderer at NVCs samvirke med nasjonale institusjoner er av en stor betydning for å unngå dobbeltarbeid» til «Komiteen merker seg at NVC mener at samvirket med nasjonale institusjoner betyr at dobbeltarbeid kan unngås». Konklusjonen om døv-blindeområdet ble endret til følgende: «Innenfor døv-blindeområdet er arbeidet basert på lang erfaring, og her vurderes den nordiske nytten å bestå i at fagmiljøene i de enkelte nordiske land er meget begrensede, og derfor er det nyttig å samle ressursene. Ved overføring av virksomheten fra Dronninglund i Danmark til Stockholm er det viktig å ta vare på kompetanse og kunnskap på dette området. Kontrollkomiteen mener det er en risiko for at kompetansen kan forsvinne ved flytting og vil derfor følge opp på flyttingen, og behandle tilbakemeldingen på et kommende møte. Det er også et relevant spørsmål om denne virksomheten med fordel kunne fortsette med utgangspunkt i samarbeidsavtale med en relevant nasjonal institusjon.» Kontrollkomiteen vedtok rapporten om Nordisk velferdssenter med de endringer som fremgår av kommentarene ovenfor, og ga sekretariatet i oppdrag å sende den til rette vedkommende. Saker til beslutning 38/14 Godkjenning av referat Kontrollkomiteens møte 26. mai 2014 1 Referat Kontrollkomiteen 26. maj 2014 kl. 13:00 Referat fra kontrollkomiteens møte i Stockholm ble sendt i skriftlig prosedyre for godkjenning den 11. juni. Referatet ble ikke endelig godkjent, og fremlegges derfor til godkjenning på møtet, når beslutningsteksten i punkt 25/14 i referatet er avklart. Kontrollkomiteen godkjente referatet fra møtet 26. mai 2014 med de endringer i konklusjonen om NVC som fremgår av oppdatert pkt. 25/14 i referatet, samt for øvrige de konklusjoner som fremgår av pkt. 37/14 om NVC i nærværende referat. Saker til orientering side 7 af 10
39/14 Institusjonsbesøk hos NIAS - oppfølging 1 2 NIAS - brev fra NMR vedr. finansiering NIAS' grundbevilling (2005-2013).pdf Kontrollkomiteen besluttet på sitt møte i april å be om ytterligere informasjon fra Nordisk ministerråd for å få belyst hvilken støtte Nordisk institutt for Asia studier (NIAS) får fra Danmark og Københavns universitet, både direkte og som husleiestøtte. Den 4. juli mottok sekretariatet svar fra Generalsekretæren og etterfølgende supplerende informasjon fra NIAS. Av tabellen fremgår at i perioden 2003 til 2013 har Københavns Universitet mottatt 18,4 MDKK fra Videnskabsministeriet i Danmark som husleiebevilgning for NIAS. I samme periode er bokført støtte til husleie fra KU 9,4 millioner og annen støtte 0,4 MDKK. Differansen mellom det som KU mottar og det som er bokført hos NIAS er 8,6 MDKK. Dette indikerer at Københavns universitet (KU) får større økonomisk bidrag fra regjeringen til NIAS virksomhet enn KU bevilger videre til NIAS virksomhet. Kontrollkomiteen noterte informasjonen. Komiteen besluttet å rette en henvendelse til Nordisk ministerråd om det foreligger en avtale mellom Nordisk ministerråd og henholdsvis Vitenskabsministeriet i Danmark og Københavns Universitet om finansiering av NIAS virksomhet. 40/14 Rapportering til Kontrollkomiteens septembermøte 2014 1 Referat Præsidiet 4. juni 2014 kl. 9:00 2 UDKAST TIL DAGSORDEN, sessionen 2014 3 Program, NR 66. session 2014 Det ble rapportert om: Møte mellom Kontrollkomiteens leder og Ministerrådets generalsekretær som planlegges i desember. Referater fra Presidiets sommermøte. Nordisk råds sesjon i Stockholm 27-30. oktober 2014 hvor Kontrollkomiteen har følgende saker på dagsorden til sesjonen: a) Beretning om Kontrollkomiteens virksomhet i 2013 b) Betenkninger over revisjonsberetningene vedrørende Nordisk Ministerråds virksomhet (C 3/kk), c) Nordisk råds regnskap (C 4/kk) og d) Nordisk kulturfonds virksomhet ( C 5/kk). e) Komiteeforslag A 1616/kk om 8-års reglens anvendelse side 8 af 10
Kontrollkomiteen noterte informasjonen. 41/14 Statusrapport om kontrolloppgave 2014 Ingen bilag På sitt januarmøte 2014 besluttet Kontrollkomiteen å igangsette en utredning om effekten av Nordisk ministerråds prosjekter og prosjekter som gjennomføres av de nordiske institusjonene. Sekretariatet opplyste at innsamlingen av opplysninger har tatt lengre tid enn forventet og selve analysearbeidet er først nå ved å komme i gang. Foreløpige resultater ventes å foreligge på Kontrollkomiteens møte i Stockholm i slutten av oktober. Selve rapporten ventes klar i november. Kontrollkomiteen noterte informasjonen. 42/14 Eventuelt Ingen bilag Det var ikke noe under dette punktet. side 9 af 10
Til stede Den socialdemokratiska gruppen (S) Sonja Mandt (A), Norge Formand Den konservativa gruppen (K) Eero Suutari (saml), Finland Valgerður Gunnarsdóttir (Sj.), Island Den vänstersocialistiska gröna gruppen (VSG) Steen Gade (SF), Danmark Nordisk frihet Lauri Heikkilä (saf), Finland Forfald Den socialdemokratiska gruppen (S) Billy Gustafsson (S), Sverige Mittengruppen (M) Jan Lindholm (MP), Sverige Gjest Christian Beijar, Ålands socialdemokrater (ÅSD), tilstede ved behandling av dagordenspunkt 34/14. Sekretariat Tryggvi Felixson, Nordisk Råd Halla Nolsøe Poulsen, Nordisk Råd Torkil Sørensen, Nordisk Råd Bente Øxseth, Nordisk Råd Paula Moisander, Nordiska rådet, Finlands delegation Christian Beijar, Nordiska rådet, Ålands delegation Niclas Slotte, Nordiska rådet, Ålands delegation Bjørn Andreassen, Nordisk Råd, Norges delegasjon Hildur Helga Gisladóttir, Mittengruppen Marianne Seip, Den sosialdemokratiske gruppen Dan Alvarson, Nordiska rådet, Sveriges delegation side 10 af 10